Abschlussquote verdreifachen: Mit dem automatisierten Angebotsmanagement machst du’s möglich!

Mit einer Softwarelösung, die das Angebotsmanagement automatisiert, führst du nicht nur mehr Angebote zum Abschluss, sondern nutzt gleichzeitig auch die Digitalisierung, um dein Unternehmen effizienter und kompetitiver zu machen.

Bei einem regulären Angebotsmanagement kommst du auf eine Abschlussquote von maximal 10%. Mit einer Software zur Automatisierung des Angebotsmanagements ist eine Abschlussquote von mehr als 30% möglich! (Quelle: suxxeed.de)

Du willst das Management rund um deine Angebote durch Automatisierung revolutionieren? In diesem Artikel erfährst du alles, was du für die Umsetzung dieses Plans benötigst!

Das perfekte Angebotsmanagement

Das ideale Angebotsmanagement läuft mehr oder weniger nach einem gleichbleibenden Schema bzw. Prozess ab. 

Ein Kunde bzw. eine Kundin fragt ein Angebot an, auf das ein Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin mit einem individuellen Angebot antwortet. 

Im besten Fall sollte dieser Schritt sehr schnell und prozessorientiert geschehen, damit der Kunde oder die Kundin sein Angebot zeitnah erhält und deine Mitarbeitenden nicht zu viel Energie aufwenden müssen.

Im Optimalfall antwortet der Kunde oder die Kundin zügig und positiv auf das Angebot und du kannst den Vorgang direkt abschließen. 

Da dies der Ausnahmefall ist, ist eine Automatisierung deines Angebotsmanagements wichtig. Sehen wir uns aber zuerst an, welche Probleme allgemein während des Prozesses auftreten können.
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Teure Fehler, die dir beim Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten passieren können

Im Bereich Angebotsmanagement kannst du einige Fehler machen, die am Ende viel Geld kosten. 

Falls deine Abschlussquote oder dein angestrebter Gewinn nicht so hoch liegen sollten, wie gewünscht, kann das zum Beispiel an folgenden Faktoren liegen:

• Du nimmst viele Aufträge an, die keinen hohen Ertrag bringen. Das Stichwort "Auftragsgewinn" ist hier entscheidend.

• Das Angebot ist zu unspezifisch und die Kund:innen entscheiden sich erst, nachdem du noch einmal nachgehakt hast oder weitere Infromationen bereitstellst.

• Du bleibst nicht dran. Der Kunde bzw. die Kundin hat kein akutes Kaufbedürfnis und dich und dein Angebot einfach vergessen.

• Du arbeitest nur für schnelle Vertragsabschlüsse. Manchmal dauern Entscheidungen im Betrieb Tage, Wochen oder Monate.

• Die Kundschaft hat kein Budget für dein Angebot. Du hättest die Energie besser in einen anderen Kunden oder eine andere Kundin investieren sollen.

• Die Kund:innen möchten zu einem späteren Augenblick kaufen.

• Die Kundschaft antwortet absichtlich nicht auf ein Angebot und möchte so prüfen, wie verlässlich dein Kundenbeziehungsmanagement ist.

• Du hast dich nicht um die Angebotsverfolgung gekümmert und wartest nur darauf, dass sich der Kunde bzw. die Kundin beispielsweise per E-Mail zurück meldet.

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Du siehst, das größte Potenzial liegt in der Angebotsnachverfolgung. Ist diese strukturiert und organisiert, kannst du die Abschlussquote bei deinen Angeboten um mindestens 20% anheben. Um das zu schaffen, brauchst du nicht nur ein gutes CRM-System, sondern auch eine Software, die dir mit weiteren Funktionen zum Angebotsmanagement unter die Arme greift.

Was macht eine Software zum Angebotsmanagement aus?

Eine Angebotsmanagement-Software hilft dir dabei, den Angebots- und Ausschreibungsprozess zu verwalten. So kannst du zum Beispiel schnell solide Geschäftsvorschläge oder Antworten auf Ausschreibungen erstellen, die an die individuellen Bedürfnisse des Kunden oder der Kundin angepasst sind.

Eine Softwarelösung für das Management deiner Angebote zu nutzen, ist sinnvoll, wenn du das Verfassen von Angeboten, deren Nachverfolgung und das Kundenbeziehungsmanagement digitalisieren, optimieren und automatisieren willst, während die Kundschaft dich als professionellen Geschäftspartner bzw. Geschäftspartnerin wahrnimmt.

 Lesetipp: Automatisiere auch andere Geschäftzprozesse wie deine Beschaffung!

⁠Softwarefunktionen und -features

Funktionen und Features, die eine solche Softwareanwendung normalerweise aufweist, sind zum Beispiel:

• Markenvorlagen und ausgefüllte Formulare für eine schnelle Bearbeitung von Anfragen und Nachverfolgungen

• Verschiedene Textbausteine für die Angebotserfassung

• Kompatibilität auch mit Mobilgeräten

• Tools für das Kundenbeziehungsmanagement

• Intelligente Berichterstattung von Informationen für genaue Performance-Analysen

• Schnelle und komfortable Belegerstellung

• Direkter E-Mail-Versand des Belegs

Je nach Programm sind die Funktionen häufig noch spezifischer auf dein Unternehmen und die Branche, in der du tätig bist, ausgerichtet. 

Der Fokus liegt immer darauf, dass du dein Angebot schnell und flexibel verschicken kannst, die Nachverfolgung im Blick hast und den Kund:innen das Gefühl gibst, dass du dich exzellent um sie kümmerst.
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⁠Lesetipp: Du möchtest nicht nur dein Angebotsmanagement, sondern gleich deinen ganzen Vertrieb automatisieren? Wir zeigen dir, wie das geht und auf was du achten solltest!

Die Vorteile des automatisierten Angebotsmanagements

Das automatisierte Angebotsmanagement hat offensichtlich viele Vorteile für dein Unternehmen. 

Hier findest du sie noch einmal zusammengefasst:

• Einfache Angebotserstellung, -nachverfolgung und Vertragsabschluss

• Abgabe monotoner und fehleranfälliger Aufgaben

• Besseres Kundenbeziehungsmanagement

• Effizientere Arbeitsweise

• Zentrale Lage aller Daten rund um dein Angebot an einem Ort

• Optimierung des gesamten Prozesses durch Nutzen einer einzigen intuitiven Softwareanwendung mit vielen Funktionen

• Schnelle Handlungsmöglichkeiten durch Vorlagen und das Automatisieren der Angebotserstellung, z.B. durch Pitches, Vorschläge oder Präsentationen

Du möchtest diese Benefits für dein nächstes Angebot nutzen? Dann solltest du dich mal nach einer passenden Softwarelösung zum automatisierten und professionellen Angebotsmanagement umsehen!
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⁠Lesetipp: Die automatisierte Logistik sorgt für effiziente Prozesse in den Bereichen Lagerhaltung, Kommissionierung und Fulfillment. Welche Vorteile dich erwarten, erfährst du in diesem Beitrag!

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Dank Automatisierung zum Erfolg: Angebotsmanagement mit Xentral

Eine solche Softwarelösung bietet zum Beispiel Xentral.

Bei Xentral handelt es sich um eine cloudbasierte Business-Software, die dafür sorgt, dass Administration, Planung und viele Geschäftsprozesse automatisiert werden. So kannst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und dich gleichzeitig auf die fehlerfreie Arbeit der Softwareanwendung verlassen.

Die Business-Softwareanwendung von Xentral bietet auch Funktionen für das automatisierte Management deiner Angebote an. Je nach Branche deines Unternehmens kannst du außerdem von weiteren Features für dein jeweiliges Angebot profitieren.
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An welche Bereiche sich Xentral direkt richtet

Vom einem professionellen Angebotsmanagement können Unternehmer der folgenden Bereiche profitieren:

• E-Commerce

• Einzelhändler

• Großhändler

• Fulfillment Dienstleister

• FBA-Händler

• Produzenten & Hersteller

• Service Dienstleister

⁠Funktionsauswahl im Angebotsmanagement von Xentral

Auch die Funktionsauswahl richtet sich nach den Bereichen, auf die du besonders achten möchtest. Dazu gehören:

• Vertrieb (inkl. automatisiertem Angebotsmanagement)

• Logistik

• Produkt

• Finanzen & Controlling

• Team & Projekt

• Schnittstellen & Erweiterungen

Insgesamt stehen dir über 1.500 Schnittstellen und Erweiterungen zur Verfügung, die sich von Onlineshops und Marktplätzen über Finanzen bis hin zu Versand und Fulfillern erstrecken. So kannst du Xentral in dein Unternehmen einbinden und deine bisher genutzten Schnittstellen und die darin enthaltenen Daten und Informationen behalten.

Alles in allem hilft dir Xentral dabei, nicht nur alle Bereiche deines Unternehmens zu optimieren, sondern auch Angebote zu erstellen, die deine Kund:innen überzeugen und dich keinen unnötigen Mehraufwand kosten.

Fazit

Durch den hohen Automatisierungsgrad und die Verwaltung deines Businesses in einer Software, hast du nicht nur ein immer aktuelles CRM-System, sondern auch die neuesten Daten, Veränderungen und Möglichkeiten auf dem Tisch. Das sorgt für bessere Angebote, zufriedene Kund:innen und ein erfolgreiches Unternehmen!

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