Checkliste für GoBD mit Xentral ERP

Ab wann gelten die Vorschriften nach GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten ab dem 01.01.2015 und sind für alle Unternehmen in Deutschland bindend.

Wie ist der Rechtscharakter der GoBD?

Die Wichtigkeit und Notwendigkeit einer Regelung der Datenführung wurde von der Finanzverwaltung und den Ländern erkannt und die GoBD sollten hierfür eine einheitliche Praxis schaffen und sicherstellen.
In der heutigen Zeit werden nahezu alle Vorgänge nur noch digital abgewickelt, auch Papierdokumente werden gescannt und elektronisch erfasst. Dies stellt die Unternehmen vor neue Herausforderungen und selbstverständlich auch die elektronische Datenverarbeitung.

Welche Daten sind für das Finanzamt steuerlich relevant?

Laut Bundesministerium der Finanzen müssen alle Daten aufbewahrt werden die für eine Besteuerung relevant sind. Dazu gehören unter anderem:

•    Bücher, Berichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
•    Handelsbriefe, Geschäftsbriefe
•    Buchungsbelege
•    Journaldaten wie Bestellungen, Abrechnungen, Stornos auch mit Anmerkungen und Gründen
•    Berichte wie Auswertungsdaten
•    Stammdatenänderungen in Artikel, Warengruppen usw. durch den Anwender
•    Programmierdaten, Dokumentation der Software sowie Bedienungsanleitungen der Kasse
•    Verfahrensdokumentation der einzelnen Prozesse

Im weiteren Verlauf erhalten Sie eine Übersicht wie in Xentral ERP Daten verarbeitet und archiviert werden.

1. Werden alle Unterlagen und Daten, die steuerrelevant sind aufbewahrt?

Alle Belege wie Rechnungen, Stornos und Gutschriften werden im Verzeichnis /userdata/pdfarchiv/ abgelegt und können ab dem Moment der Freigabe in Xentral ERP durch den Benutzer nicht mehr verändert werden.

Lesetipp: Mit Xentral können eine Vielzahl von Zahlungsanbietern abgebildet werden. Hier erfährst du von unserer neusten Partnerschaft mit Mollie.

1.1 Werden Geschäfts-Emails und die Mails der Mitarbeiter in Xentral ERP archiviert?

Sie können den kompletten E-Mail Verkehr über Xentral ERP abwickeln inkl. der automatisch durch das System versendeten E-Mail wie z. B. Trackingmails bis hin zu E-Mails, die über das integrierte Ticketsystem hereinkommen. Auch jede E-Mail, die ein Kunde an Ihr Unternehmen schickt, kann unter CRM im Kundenstamm abgelegt und archiviert werden. Die E-Mails der Mitarbeiter werden ebenfalls auf dem Xentral-Server unter /userdata/emailbackup/ inkl. E-Mail Header und den angehängten Dateien unverändert abgelegt.

1.2 Können gescannte Dokumente wie Briefe und Faxe in Xentral erp archiviert werden?

Dokumente, die per Fax oder Post eingehen, können nach dem Scannen ebenfalls im CRM Bereich im Kundenstamm abgelegt werden. Diese sind dann auf dem Xentral-Server unter /userdata/dms/ abgelegt bzw. direkt bei der Verbindlichkeit heraufgeladen.

1.3 Wie wird die Finanzbuchhaltung in Xentral erp abgewickelt?

WaWision ist keine Buchhaltungssoftware. Xentral erp bietet aber die wichtigsten Exportfunktionen an, die für Ihre Buchführung relevant sind. Folgende Exportmöglichkeiten stehen Ihnen mit Xentral zur Verfügung:

•    Rechnungen und Gutschriften (bzw. Stornorechnungen)
•    Verbindlichkeiten
•    Konten (Bankkonten, Kassenbucheinträge)
•    Adressdaten/ Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren)

1.4 Ist ein Export nach GoBD Festschreibekennzeichen für DATEV möglich?

Xentral ERP bietet Ihnen die Möglichkeit für ein nach GoBD Festschreibekennzeichen für DATEV an. Die beim Export generierte ASCII-Datei kann dann direkt in DATEV eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise in DATEV! Das Festschreibekennzeichen wird in DATEV zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert. Für den Export stehen Ihnen zur Zeit folgende Felder zur Verfügung: Datum, Betrag, Konto/Kd-Nr, Belegfeld 1, Buchungstext, Land, Ust-Id, Gegenkonto, Währung, Lieferdatum, Summe Einkaufspreis, Währung (EK)

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du mehr zur DATEV-Schnittstelle.

1.5 Kann in Xentral erp der Lohn abgerechnet werden?

Xentral ERP bietet ein Zeiterfassungssystem an, mit welchen die Arbeitszeit der angestellten Mitarbeitern minutengenau abgerechnet werden kann. Es gibt 2 Möglichkeiten der Zeiterfassung, die 1. ist manuell über eine Eingabemaske und die 2. per elektronische Stechuhr. Selbstverständlich kann auch ein Mitarbeiter selbst unter Zeiterfassung die getätigten Arbeiten buchen. Reisekosten-Abrechnung können ebenfalls in Xentral erp angelegt und gebucht werden.

1.6 Bietet Xentral erp ein Kassensystem an?

Ja, in Xentral können Sie sogar mehrere Kassen einrichten, die auch an unterschiedlichen Verkaufsstellen bzw. Standorten stehen können. Diese bezeichnet man dann oft als point of sale “POS“. Die POS in Xentral ermöglicht die Abwicklung von Bargeschäften in einer Verkaufsstelle. Beim Verkaufsvorgang können Artikel entweder gescannt oder direkt aus der Artikel-Datenbank von Xentral erp zu einer Transaktion hinzugefügt werden. Verkäufe können entweder anonym für Laufkundschaft abgewickelt oder direkt mit einem Kunden aus den Stammdaten verknüpft werden. Die Kasse ermöglicht folgende Aktionen: Zahlung Bar, Zahlung EC, Zahlung Kreditkarte, Zahlung Überweisung, kein Beleg oder mit Rechnung, Rabatt in EUR oder Prozent, Trinkgeld, Entnahme, Einlage, Storno Funktion, Vorgang speichern . Die POS speichert alle relevanten Daten, die für die Buchführung notwendig sind. Hierzu gehören: Belege, Bons, Rechnungen, Zahlungsarten.

1.7 Was beinhaltet die Warenwirtschaft in Xentral ERP?

Mit Xentral erp können Sie Prozesse, die in der Warenwirtschaft notwendig sind, abbilden.
Hierzu gehören unter anderen im

Bereich Einkauf:
•    Bestellung der Ware bei Lieferanten
•    Preisanfragen bei unterschiedlichen Lieferanten
•    Bestellvorschläge für Waren, die im Lager die Mindestmenge erreichen
•    Produktion von eigenen Produkte inkl. Testprotokolle, Arbeitsabläufe, Seriennummern
u. v. m.

Bereich Artikelverwaltung:
•    Erfassung der Artikelbewegung
•    Erfassung von Seriennummern
•    Verkaufspreis Pflege und Preisentwicklung
•    Einkaufspreis Pflege und Kalkulation
u. v. m.

1.8 Kann ich auch zwei oder mehr Firmen in Xentral erp führen?

Ja, für jedes Unternehmen können Sie ein separates Projekt anlegen. In dem Projekt werden dann separate Nummernkreise für die Buchführung angelegt. Außerdem können Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten diesem Projekt zugewiesen werden. Somit entsteht eine physikalische Trennung zwischen den Firmen und Sie als Unternehmer entscheiden darüber wer, wen und vor allem was in Ihren einzelnen Firmen sehen oder bearbeiten kann. Selbstverständlich wird auch die Buchführung getrennt geführt, so dass Sie im Nachhinein für jede Firma einzeln den Export nach GoBD Festschreibekennzeichen für DATEV anlegen können.

1.9 Wie wird der tägliche Zahlungsverkehr in Xentral erp abgewickelt?

Xentral erp bietet Ihnen hier vier verschiedene Möglichkeiten für den Zahlungsverkehr:

Kontoführung per CSV-Import

1. Bei dieser Kontoführung werden die elektronischen Kontoauszüge per CSV-Import eingelesen und die Buchungen automatisch mit den Aufträgen bzw. Rechnungen verknüpft. Wird eine Buchung nicht automatisch erkannt, so kann diese auch manuell mit dem Debitor verknüpft werden. Selbstverständlich können Sie auch Kreditoren wie Verbindlichkeiten mit der Buchung verknüpfen.
2. Kontoführung per FinTS API Bei dieser Kontoführung werden die elektronischen Kontoauszüge über eine sichere  Verbindung direkt von der Bank abgeholt und in Xentral erp importiert. Die Buchungen werden ebenfalls automatisch mit Aufträgen bzw. Rechnungen verknüpft. Selbstverständlich sind auch hier manuell Korrekturen möglich.
3. Kontoführung per PayPal API
   Beim automatischen Import der PayPal-Zahlungen werden diese ebenfalls mit Aufträgen verknüpft, die über den Shop bestellt worden sind.
4.  Bargeldkasse – Kasse
   Dieses Konto wird in der Regel für die Barkasse verwendet.

Zusätzlich beinhaltet die Kasse auch die von der GoBD geforderten Vorgaben wie:

•    Kassenberichte
•    Zählprotokolle
•    laufende, tägliche Eintragungen der Entnahmen
•    Eigenbelege über Privatentnahmen aus der Kasse
•    laufende, tägliche Eintragungen der Einnahmen

Es können auch noch weitere individuelle Konten-Typen eingerichtet werden.

2. Gibt es für Xentral erp eine endsprechende Dokumentation und werden die einzelnen Versionen bzw. die Weiterentwicklungen auch protokolliert?

Ja, Xentral bietet Ihnen eine umfangreiche Dokumentation im Helpdesk an. Diese wird regelmäßig aktualisiert und um neue Funktionen bzw. Anleitungen erweitert. Zusätzlich gibt es noch Videoanleitungen zu einzelnen Bereichen, die die Anwendung und den Umgang mit anspruchsvollen Funktionen oder Vorgängen erläutern.

3. Ist das Rechnungswesen innerhalb von Xentral erp nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und sicher aufbewahrt?

Ja, die Belege im Rechnungswesen sind zeitgerecht geordnet und immer abrufbereit. Wird eine Rechnung vom Sachbearbeiter freigegeben, kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Die zum Datensatz abgelegte PDF liegt im Rechnungsarchiv und kann dort nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Wird eine Rechnung storniert oder als Gutschrift weitergeführt, werden alle Schritte und Bewegungen inklusive Namen des Sachbearbeiters im Protokoll der Rechnung vermerkt. Das Protokoll selbst kann weder gelöscht noch bearbeitet werden.

4. Ist sichergestellt, dass alle elektronischen Daten während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren oder mehr noch lesbar gemacht werden können?

Ja, Xentral erp ist so aufgebaut, dass auch Daten, die vor Jahren abgelegt wurden, immer noch lesbar sind. Relevanten Dokumente werden immer im PDF-Format archiviert, welches zukunftsreicher und kompatibel ist. Findet ein Versions-Update von Xentral erp statt, wird auch die MySQL-Datenbank mit aktualisiert. Nur so kann Xentral erp sicherstellen, dass auch Datenbankeinträge, die vor Jahren erstellt wurden, auch weiterhin in der neuen Version lesbar bleiben.

Lesetipp: Auch für deine Produktinformationen lohnt es sich eine zentrale Datenbank anzulegen. Wir helfen dir dabei mit dem ERP Product Information Management.

5. Wie ist die Datensicherheit und Zugriffskontrolle in Xentral erp geregelt?

Xentral unterstützt verschlüsselte Partitionen sowie auch die verschlüsselte Übertragung per HTTPS. Die Benutzer-Zugriffskontrolle erfolgt über die interne Rechteverwaltung. Sie als Geschäftsführer können ganz genau einstellen was Ihre Mitarbeiter sehen, bearbeiten oder löschen können und das alles auch Projektbezogen. Zur Steigerung der Login Sicherheit können Sie einen Zusätzlichen Xentral OTP Stick bestellen. Der Xentral OTP Stick erhöht die Sicherheit für Ihr Unternehmen durch die One-Time-Password (OTP) Technologie. Der Stick erzeugt bei jeder Verwendung ein neues Passwort, das nur einmal gültig ist. Nur wer den OTP-Stick besitzt und zusätzlich das Benutzer-Passwort kennt, kann sich bei Xentral erp anmelden.

6. Gibt es in Xentral erp eine Backup-Funktion?

Ja, Xentral bietet vier unterschiedliche Backup Möglichkeiten an:

1.    Sie können von der Datenbank ein DB-Snapshot anlegen, z. B. um schnell etwas zu testen und es später wieder rückgängig machen zu wollen.
2.    Download der kompletten MySQL Datenbank als *.sql
3.    Download des /userdata/ Verzeichnisses mit allen archivierten Dokumenten, die in WaWision abgelegt und erzeugt worden sind.
4.    Komplettes und automatisches Systembackup per FTP.
Bei diesem Backup wird alles auf ein externes System per FTP-Protokoll übertragen. Das Backup kann so eingestellt werden, dass es täglich zu unterschiedlichen Zeiten gestartet wird. Dieses Backup bietet die höchste Ausfallsicherheit.

Hinweis: Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität und stellen daher keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Die Aussagen ersetzen keine rechtliche Beratung. Es obliegt Ihrer eigenen Verantwortung die GoBD Richtlinien einzuhalten und regelmäßig zu kontrollieren.

Letzter Stand: August 2017