Checkliste für GoBD mit Xentral ERP

GoBD mit Xentral ERP

19. Juli 2022

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Buchhaltung /

Datev /

Checkliste

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Ab wann gelten die Vorschriften nach GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten ab dem 01.01.2015 und sind für alle Unternehmen in Deutschland bindend.

Wie ist der Rechtscharakter der GoBD?

Die Wichtigkeit und Notwendigkeit einer Regelung der Datenführung wurde von der Finanzverwaltung und den Ländern erkannt und die GoBD sollten hierfür eine einheitliche Praxis schaffen und sicherstellen.
In der heutigen Zeit werden nahezu alle Vorgänge nur noch digital abgewickelt, auch Papierdokumente werden gescannt und elektronisch erfasst. Dies stellt die Unternehmen vor neue Herausforderungen und selbstverständlich auch die elektronische Datenverarbeitung.

Welche Daten sind für das Finanzamt steuerlich relevant?

Laut Bundesministerium der Finanzen müssen alle Daten aufbewahrt werden die für eine Besteuerung relevant sind. Dazu gehören unter anderem:

•    Bücher, Berichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
•    Handelsbriefe, Geschäftsbriefe
•    Buchungsbelege
•    Journaldaten wie Bestellungen, Abrechnungen, Stornos auch mit Anmerkungen und Gründen
•    Berichte wie Auswertungsdaten
•    Stammdatenänderungen in Artikel, Warengruppen usw. durch den Anwender
•    Programmierdaten, Dokumentation der Software sowie Bedienungsanleitungen der Kasse
•    Verfahrensdokumentation der einzelnen Prozesse

Im weiteren Verlauf erhalten Sie eine Übersicht wie in Xentral erp Daten verarbeitet und archiviert werden.

1. Werden alle Unterlagen und Daten, die steuerrelevant sind aufbewahrt?

Alle Belege wie Rechnungen, Stornos und Gutschriften werden im Verzeichnis /userdata/pdfarchiv/ abgelegt und können ab dem Moment der Freigabe in Xentral erp durch den Benutzer nicht mehr verändert werden.

1.1 Werden Geschäfts-Emails und die Mails der Mitarbeiter in Xentral erp archiviert?

Sie können den kompletten E-Mail Verkehr über Xentral erp abwickeln inkl. der automatisch durch das System versendeten E-Mail wie z. B. Trackingmails bis hin zu E-Mails, die über das integrierte Ticketsystem hereinkommen. Auch jede E-Mail, die ein Kunde an Ihr Unternehmen schickt, kann unter CRM im Kundenstamm abgelegt und archiviert werden. Die E-Mails der Mitarbeiter werden ebenfalls auf dem Xentral-Server unter /userdata/emailbackup/ inkl. E-Mail Header und den angehängten Dateien unverändert abgelegt.

1.2 Können gescannte Dokumente wie Briefe und Faxe in Xentral erp archiviert werden?

Dokumente, die per Fax oder Post eingehen, können nach dem Scannen ebenfalls im CRM Bereich im Kundenstamm abgelegt werden. Diese sind dann auf dem Xentral-Server unter /userdata/dms/ abgelegt bzw. direkt bei der Verbindlichkeit heraufgeladen.

1.3 Wie wird die Finanzbuchhaltung in Xentral erp abgewickelt?

WaWision ist keine Buchhaltungssoftware. Xentral erp bietet aber die wichtigsten Exportfunktionen an, die für Ihre Buchführung relevant sind. Folgende Exportmöglichkeiten stehen Ihnen mit Xentral zur Verfügung:

•    Rechnungen und Gutschriften (bzw. Stornorechnungen)
•    Verbindlichkeiten
•    Konten (Bankkonten, Kassenbucheinträge)
•    Adressdaten/ Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren)

1.4 Ist ein Export nach GoBD Festschreibekennzeichen für DATEV möglich?

Xentral ERP bietet Ihnen die Möglichkeit für ein nach GoBD Festschreibekennzeichen für DATEV an. Die beim Export generierte ASCII-Datei kann dann direkt in DATEV eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise in DATEV! Das Festschreibekennzeichen wird in DATEV zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert. Für den Export stehen Ihnen zur Zeit folgende Felder zur Verfügung: Datum, Betrag, Konto/Kd-Nr, Belegfeld 1, Buchungstext, Land, Ust-Id, Gegenkonto, Währung, Lieferdatum, Summe Einkaufspreis, Währung (EK)

1.5 Kann in Xentral erp der Lohn abgerechnet werden?

Xentral ERP bietet ein Zeiterfassungssystem an, mit welchen die Arbeitszeit der angestellten Mitarbeitern minutengenau abgerechnet werden kann. Es gibt 2 Möglichkeiten der Zeiterfassung, die 1. ist manuell über eine Eingabemaske und die 2. per elektronische Stechuhr. Selbstverständlich kann auch ein Mitarbeiter selbst unter Zeiterfassung die getätigten Arbeiten buchen. Reisekosten-Abrechnung können ebenfalls in Xentral erp angelegt und gebucht werden.

1.6 Bietet Xentral erp ein Kassensystem an?

Ja, in Xentral können Sie sogar mehrere Kassen einrichten, die auch an unterschiedlichen Verkaufsstellen bzw. Standorten stehen können. Diese bezeichnet man dann oft al