Zeit sparen, Fehler minimieren und Mitarbeiter motivieren mit der digitalen Zeiterfassung

Egal wie dein Unternehmen aufgestellt ist: Einzelne Angestellte, Freelancer oder großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern – die digitale Zeiterfassung erleichtert in jedem Fall sowohl die Arbeit als auch Abrechnungen und Buchhaltung. 

Ob die digitale Zeiterfassung auch für dich geeignet ist, welche Vorteile sie hat und wie so ein Tool im Detail aussieht, erfährst du hier!

Für wen ist die digitale Zeiterfassung geeignet?

Die digitale Zeiterfassung passt eigentlich zu allen Unternehmen, egal ob einzelne Angestellte, großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder Freelancer. Überall, wo nach Arbeitszeit abgerechnet wird, kannst du ein Tool zur digitalen Zeiterfassung einsetzen.

Du willst die manuelle Zeiteintragung, die sonst mühsam über diverse unübersichtliche Excel-Tabellen geschieht, einfach, schnell und unkompliziert machen? Dann ist die digitale Zeiterfassung die Lösung!

Gerade wenn du Arbeitszeit in Rechnung stellen musst, kann ein solches Tool sinnvoll sein. Damit erhältst du genaue Zeiterfassungen und vermeidest Umsatzverluste aufgrund fehlerhafter Arbeitszeitmessungen.

Du kannst deinen Zeitaufwand nicht nur korrekt in Rechnung stellen, sondern auch Budgets und Rentabilität der Projekte im Auge behalten und so ein effektiveres Unternehmen erschaffen.

 

6 Gründe warum es nötig ist, auf die digitale Zeiterfassung umzusteigen

Die Digitalisierung der Zeiterfassung wirkt sich positiv auf viele verschiedene Bereiche aus. 

Hier findest du die 6 wichtigsten Gründe, wieso du den Umstieg auf die digitale Zeiterfassung in Betracht ziehen solltest.

1. Prozesse werden vereinfacht

Durch automatisiertes Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement sparen sich Mitarbeiter, Personaler und Vorgesetzte viel Zeit und erhalten gleichzeitig mehr Transparenz. 

Durch die digitale Zeiterfassung hast du alle Auswertungen auf einen Klick parat und kannst direkt erkennen, welche Arbeitsprozesse zu viel Zeit kosten. Das ermöglicht es dir, dein Unternehmen schneller und effektiver zu machen.

2. Geringere Fehleranfälligkeit

Bestehende Vorgaben nicht erst manuell eingeben zu müssen, verringert die Fehleranfälligkeit extrem und macht die Arbeit für die Personalabteilung leichter. Mit einem digitalen Zeitmanagements-Tool werden alle erfassten Arbeitszeiten automatisch verarbeitet und an das Lohn- und Gehaltssystem übermittelt.

Dadurch, dass das Zeitmanagement-Tool rechtlich immer auf dem neuesten Stand ist, werden alle Anforderungen erfüllt und Veränderungen von z.B. Arbeits- und Pausenzeiten direkt implementiert.

3. Ortsunabhängige Zeiterfassung problemlos möglich

Eine rechtlich korrekte Zeiterfassung ist mit einem digitalen Tool auch ortsunabhängig möglich. Das schafft mehr Flexibilität – für Mitarbeiter, Personaler und Vorsitzende!

4. Zufriedene Mitarbeiter

Automatisierte Prozesse und mehr Transparenz sorgen auch für zufriedenere Mitarbeiter. Dein Team erhält mehr Eigenverantwortung und kann auf unkomplizierte Weise selbst Einfluss auf die Arbeitszeitgestaltung nehmen. 

Auch Schichtwünsche oder Tauschangebote können so besser umgesetzt werden, was die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessert. Mitarbeiter werden produktiver, motivierter und fühlen sich dem Unternehmen mehr zugehörig.

5. Umfangreiche Report- und Analyse-Tools

Durch detaillierte Auswertungen und Analysen vereinfachst du Managemententscheidungen.

Folgende Bereiche kannst du zum Beispiel auswerten lassen:

• Zeitkonten
• Abwesenheiten
• Fehlgründe
• Umsätze pro Mitarbeiter
• Produktivität einzelner Einheiten
• Kostenstellen

6. Immer gesetzeskonform

Gerade schon einmal angesprochen, hier noch einmal kurz erwähnt: Eine Software zur digitalen Zeiterfassung sorgt dafür, dass die Arbeitszeit immer gesetzeskonform abläuft. So verpasst du keine Veränderungen und vermeidest unbedachte Fehler.

Kurz zusammengefasst sind das die Vorteile der digitalen Zeiterfassung:

• Immer einen genauen Überblick – auch bei verschiedenen Projekten
• Stundenbasierte Abrechnungen von Leistungen
• Kein Umsatzverlust durch nicht korrekt abgerechnete Arbeitszeiten
• Effiziente und produktive Workflows durch Anbindung an Projektmanagementsysteme
• Verlässliche Budgetplanung und -kontrolle
• Rentabilitätskontrolle

Das sollte ein Zeiterfassungstool alles können

Die Hauptanforderung an ein Zeiterfassungstool ist: Einfache, intuitive und angenehme Handhabung!

Alle weiteren Features hängen sehr von der Branche des Unternehmens und den individuellen Anforderungen ab.

So solltest du zum Beispiel wenn du mehrere verschiedene Projekte gleichzeitig laufen hast, diese außerdem auch separat eintragen können.

Die optimale Lösung ist hier eine digitale Zeiterfassung, die sich an ein Projektmanagementsystem koppeln lässt!

Digitale Zeiterfassung in der Praxis: Xentral als Beispiel

Damit du siehst, wie so eine digitale Zeiterfassung in Kombination mit einem Managementsystem aussieht, werden dir nun die möglichen Funktionen anhand der ERP-Software von Xentral vorgestellt.

ERP bedeutet “Enterprise Ressource Planning” und ist eine Software, die sich um die Administration, Planung, Organisation und Evaluation der Vorgänge deines Unternehmens beschäftigt.

xentral eignet sich aufgrund seiner leanen Funktionen, die du individuell an deine Bedürfnisse anpassen kannst, besonders für Startups, KMU und mittelständige Unternehmen.

Das brainy Workmanagement für produktive Teams zeichnet sich vor allem durch drei Hauptfunktionen aus.

Die Zeiterfassung ermöglicht es dir, in einem mühelosen Prozess und mit möglichst wenig Zeitaufwand, die Arbeitszeiten zu prüfen und zu tracken.

Die Kanban-Boards helfen dir dabei, Projekte zu planen, deine Aufgaben im Blick zu behalten und erfolgreich im Team zusammenzuarbeiten.

In der Projektverwaltung kannst du Projekte und Teilprojekte definieren, diese Teammitgliedern zuweisen und Projektstunden zentral an einem Ort verbuchen.

Weitere Funktionen, die sich für dich vor allem aus der digitalen Zeiterfassung von Xentral ergeben, sind:

• Zeiterfassung für dein Team auf einen Blick
• Zeiterfassung mit Stechkarte am Terminal
• Soll- und Ist-Zeit sowie Kostenerfassung
• Löhne und Überstunden werden immer berechnet

Wie du siehst, erspart dir die digitale Zeiterfassung nicht nur viel Zeit und Aufwand, sondern minimiert auch mögliche Fehler und gibt dir im Allgemeinen mehr Übersicht.

Die Implementierung in dein Unternehmen ist nicht schwer, denn du kannst zwischen verschiedenen Apps wählen und diese auch zum Beispiel an ERP-Softwares anbinden. Oft sind Tools für die digitale Zeiterfassung auch schon im ERP integriert – du musst also nicht erst nach einem kompatiblen Zeiterfassungs-Tool suchen. 

Du bist dir noch nicht sicher? Dann helfen dir vielleicht ein ERP-Vergleich, bisherige xentral Erfahrungsberichte oder der xentral Test weiter.