Scannerbasierte Lagerverwaltung: So steigerst du deine Lagereffizienz

Vorteile einer digitalen Lagerhaltung

26. Juli 2022

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Scannerbasierte_Lagerverwaltung

Richtig eingesetzt bedeuten Scannersysteme einen massiven Effizienzgewinn. Als Onlinehändler profitierst du vor allem von einer Lagerverwaltungssoftware, die mit Barcodes und Scannern arbeitet. 

Welche Vorteile sich für dich aus einer digitalen Lagerhaltung ergeben, möchten wir dir in diesem Beitrag gerne näherbringen.

Einfach scannen: Mit Barcodes und Co. zu mehr Lagereffizienz

Was also kann eine scannerbasierte Lagerverwaltung für dich leisten? Viel mehr, als du dir gerade vielleicht vorstellst. Wie viel Zeit, Arbeit und Ärger dir bei Wareneingang und -ausgang durch ein Barcodesystem tatsächlich erspart bleibt, wird durch einen direkten Vergleich der Systeme am offensichtlichsten:

Wareneingang

Solange du nur mit einem Zulieferer zusammenarbeitest, lässt sich dein Wareneingang mit ein bisschen Aufwand noch händisch erledigen. Sobald die Anzahl der Sendungen allerdings zunimmt, du deine Artikel aus verschiedenen Quellen beziehst und zahlreiche Pakete jeden Tag dein Lager erreichen, wird es kompliziert, denn:

Wareneingang ohne scannerbasierte Lagerverwaltung

Bei einer großen Warensendung brechen gezwungenermaßen meist Chaos und Hektik aus. Zahlreiche Pakete müssen erfasst, sortiert und auf ihren Inhalt überprüft werden. Ist jede einzelne Sendung vollständig? Sind die Artikel unbeschädigt? Was muss zuerst eingelagert werden, weil es sich etwa schnell verkauft oder vielleicht gekühlt werden muss?

Danach beginnt für jedes einzelne Päckchen eine mühsame und kleinschrittige Arbeit: Jeder Artikel muss als Bestand eintragen und auf einem Buchhaltungskonto verbucht werden. Anschließend heißt es, den richtigen Platz im Lager zu finden: Ist das Produkt schon im Sortiment vorhanden und besitzt bereits einen festen Lagerplatz oder handelt es sich um neue Ware, deren Lagerort entsprechend dokumentiert werden muss?

Jeder einzelne Arbeitsschritt kostet dabei extrem viel Zeit, denn größte Sorgfalt ist immens wichtig. Ein einziger falsch eingebuchter Artikel bringt nicht nur deine Lagerlisten, sondern auch deine komplette Buchführung durcheinander; ein Produkt, das nicht ordnungsgemäß eingelagert wird, verschwindet auf Nimmerwiedersehen in den Tiefen deiner Regale.

Wareneingang mit scannerbasierter Lagerverwaltung

Ganz anders gestaltet sich die Situation, wenn du über eine Lagersoftware mit Scanfunktion verfügst.

Große Warensendungen etwa lassen sich spielend einfach organisieren: Jedem Paket wird durch das System zunächst eine Nummer zugeordnet, die seine spätere Identifikation ganz einfach macht. Der konkrete Inhalt jeder Sendung kann dann durch ein Scannen der Lieferantenadresse oder des Lieferscheins oder sogar mittels Fotoaufnahmen exakt erfasst werden. So lassen sich Lieferungen effizient vorsortieren, gegebenenfalls weiterleiten und im Falle eine Beschädigung direkt separieren.

Ähnlich effektiv gestaltet sich die finale Einlagerung jedes einzelnen Artikels: Über den Scanner wird die EAN (European Article Number) jedes Produktes erfasst. Dieses wird daraufhin nicht nur automatisch als Wareneingang verbucht, in den Bestand aufgenommen und seine Daten an die Buchführung übermittelt – auch sein Lagerplatz wird den Mitarbeiter:innen sofort angezeigt.

Serien- oder Chargennummern lassen sich ebenfalls über den Scanner erfassen. Erstere ist vorwiegend für Elektronikwaren wichtig, denn wenn es zum Beispiel um Garantiefragen, Ersatzteile oder einen Rückruf geht, ist die Serie eines Artikels von großer Bedeutung. Die Chargennummer ist wiederum ist vor allem im Lebensmittelbereich wichtig: Sämtliche Produkte einer Charge besitzen dasselbe Mindesthaltbarkeitsdatum. So weißt du genau, welche Artikel als Erstes in den Verkauf gehen müssen, wann du diskontieren solltest und wann es Zeit für eine Entsorgung wird.

Mit einer scannerbasierten Lagerverwaltung entfallen also nicht nur zahlreiche mühselige Arbeitsschritte, hauptsächlich ist sie deutlich weniger anfällig für Fehler. Denn da alle wichtigen Daten automatisch erfasst, angezeigt und übertragen werden, sind Zahlendreher, vergessene Produkte oder falsch eingelagerte Artikel so gut wie ausgeschlossen.

Alles zum Thema Lagerverwaltung und wie du sie per Xentral-Guide optimierst, findest du hier.

Warenausgang

Lagersoftware mit Scanner nimmt dir allerdings nicht nur viel Arbeit ab, wenn dich Pakete erreichen. Auch beim Versand ist sie für einen erfolgreichen Shop unentbehrlich. Betrachten wir wieder unsere beiden Anwendungsfälle:

Warenausgang ohne scannerbasierte Lagerverwaltung

Wenn ein Kunde eine Bestellung bei dir aufgibt, erstellen die meisten Shopsysteme einen Lieferschein, der an dein Versandlager weitergeleitet wird – bestenfalls automatisch, schlimmstenfalls als Anhang einer E-Mail.

Dort druckt ein Lagermitarbeiter das Dokument vermutlich aus, schnappt sich einen Karton, tappst los und hat wahrscheinlich etliche Fragen im Kopf: Wo waren noch mal die Schraubendreher mit Flachkopfprofil? Habe ich die Dübel tatsächlich noch nicht eingepackt oder nur vergessen, sie abzuhaken? Sind die Vier-Millimeter-Bits in der dritten oder in der vierten Schublade von rechts?

Ist das Paket dann endlich fertig gepackt, müssen sämtliche Artikel selbstverständlich noch aus den Beständen entfernt und die Konten aktualisiert werden. Außerdem muss irgendjemand noch das passende Versandlabel ausdrucken und die Information weitergeben, dass die Sendung endlich auf ihrem Weg ist.

Wie viel bei diesem händischen Prozess schiefgehen kann, dürfte offensichtlich sein: Falsch gepackte Pakete, vergessene Artikel, inkorrekte Versandadressen, vernachlässigte Bestandslisten… Von der Zeit, die so verloren geht, ganz zu schweigen. Und hinzu kommt obendrein ein unschönes Resultat: unzufriedene Kund:innen.

Warenausgang mit scannerbasierter Lagerverwaltung

Auch mit einer scannerbasierten Lagerverwaltung wird ein Lieferschein erstellt – damit haben die Gemeinsamkeiten allerdings bereits ihr Ende gefunden. Denn von jetzt an verläuft die Arbeit größtenteils elektronisch:

Jeder Sendung wird nicht nur ein eindeutiger Code zugeordnet, dank der intelligenten Lagersoftware ist auf dem Lieferschein auch vermerkt, wo jeder einzelne Artikel zu finden ist. Jeden Teil der Sendung scannt der Mitarbeiter im Lager kurz ein. So wird er zum einen von seiner Packliste abgehakt, zum anderen werden die Bestandslisten vollautomatisch aktualisiert.

Ist die Sendung dann fertig gepackt, scannt unser Lager ist abschließend den Lieferschein. Als Reaktion erstellt die Software das passende Versandlabel und informiert das System, dass sich ein Paket nun vollständig und korrekt gepackt auf dem Weg zum Kunden befindet.

Mithilfe einer scannerbasierten Lagerverwaltung fällt also zunächst die langwierige Suche nach dem Lagerplatz einer Ware weg. Auch vergessene Artikel gehören der Vergangenheit an, denn das System bemerkt, wenn ein Paket auf die Reise gehen soll, ohne dass all seine Inhalte gescannt wurden. Zuletzt entfällt jede Menge fehleranfälliger Kleinarbeit: Das Update der Bestandslisten erfolgt ebenso automatisch, wie das Auslösen weiterer Prozesse, unter anderem der Versand einer Bestätigungs-Mail an deine Kund:innen.

Optimiere deine Lagerverwaltung

Die Vorteile einer Lagersoftware mit Scanner liegen also auf der Hand: Barcodes automatisieren zahlreiche Prozesse, sorgen so für eine massive Zeitersparnis bei einem Großteil der Arbeitsschritte und helfen gleichzeitig, teure Fehler zu vermeiden.

Dabei musst du gar kein quadratkilometergroßes Logistiklager besitzen, um von einer digitalen Lagerverwaltung zu profitieren. Bereits bei einem Start-up kann sich die Arbeit, die du für die Logistik aufwenden musst, um bis zu zwei Drittel reduzieren.

Deshalb empfehlen wir dir, es nicht wie die Herren Albrecht zu halten und 48 Jahre mit der Einführung eines Scanners zu warten, sondern lieber schon morgen auf digital umzusatteln. Zum Beispiel mit dem ERP-System von Xentral, denn selbstverständlich gehört die scannerbasierte Lagerverwaltung zu unserem Funktionsumfang. Teste uns einfach 14 Tage lang kostenlos oder fordere jetzt deine Demo an.

 

Titelbild von Nana Smirnova.

Über die Redaktion

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Tim Fabiszewski ist Content-Spezialist bei  inara schreibt. Einfallsreiche und einzigartige Texte sind sein Fachgebiet, das er mit seiner SEO-Expertise fließend zu verbinden weiß. Sobald es sonnig wird, geht es auf den Basketball-Court, wo der nächste 3-Punkte Wurf nicht lange auf sich warten lässt.

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Elisabeth Meyer

Sie begeistert sich für innovative Brands und Content – und ist deshalb bei Xentral mit seinen mehr als 1.700 Startups und KMU goldrichtig. Ihr Antrieb ist es, die Xentral-Community mit hilfreichen Inhalten auf das nächste Business Level bringen.

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