Self-Onboarding bei yuicy: Schnelle Learnings ohne ERP-Erfahrung

Wir reden immer davon, wie flexibel Xentral ist. Jetzt zeigen wir dir, dass wir es ernst meinen. Das Szenario: Ein Start-up mit zehn Mitarbeitern und viele davon im Homeoffice hat das Onboarding mit Xentral ganz einfach selbst in die Hand genommen – ohne umfassende ERP-Erfahrung. Anton, der bei yuicy die Themen Finance und Operations verantwortet, verrät uns, wie er das geschafft hat.

Das ist yuicy: Wenn Beauty-Routinen zur täglichen Belohnung werden

Fast jeder zweite Deutsche gibt seinem Körper eine Extraportion Vitamine – und jeder Zweite davon findet, in Form von Fruchtgummis wäre der tägliche Vitamin-Boost viel leckerer. Seit 2019 erfüllt yuicy diesen Wunsch endlich: Das Start-up hat sich der Mission verschrieben, die leckersten Vitamin-Fruchtgummis der Welt herzustellen und damit Beauty Routinen zu versüßen.

Das klappt natürlich am besten, wenn man alles selbst in die Hand nimmt. Deshalb hat das Start-up seine eigene Rezeptur für vegane, effektive und hochdosierte Fruchtgummis entwickelt, die auch noch schmecken. Die Inhaltsstoffe sind fast ausschließlich selbst gesourct und in Deutschland produziert.

Die Fruchtgummis sind in bunten Sets und zusammen mit verschiedenen Accessoires erhältlich. Sie boosten Haare, Immunsystem und eine schöne Figur und versorgen sogar Kids mit wichtigen Vitaminen. 

Die Challenge: Ein ERP finden, das zu Mindset und Growth passt

Die größte Challenge hat yuicy also bereits gemeistert: Die Entwicklung einer Formel, die auf wissenschaftlichen Insights beruht und den hohen Ansprüchen der beiden Gründer Colin und Nicholas genügt. Doch als jemand mit Start-up-Erfahrung weißt du: Herausforderungen gibt es immer.

Das waren die größten Pain Points für yuicy

Im Fall von yuicy bestand die Challenge darin, ein ERP zu finden, das in jeder Hinsicht zum Business und seinem Mindset passt. Für die Channels, die bei yuicy aus Shopify, Amazon (FBA/FBM) und Retail bestehen, nutzte das Start-up zunächst die Multichannel-Software Billbee, ergänzt um Excel Sheets und Google Docs.

Allerdings wurde schnell klar: Das Set-up passt nicht zum Fokus von yuicy, der auf Wachstum und Internationalisierung liegt. Die größten Probleme bereiteten:

• fehlende Scan-Funktion im Lager
• nur zwei Steuersätze in Billbee, nicht alle Länder abbildbar
• Rechnung an B2B-Partner nur mit Bruttopreisen 
• fehlende Übersicht über Lagerbestände
• Pick & Pack-Prozess nicht optimal abgebildet
• eingeschränkte Möglichkeiten, Belege zu individualisieren
• Lagerbestandswert nur bedingt ersichtlich
• COGS berechnung kaum möglich
• Bestellvorschlag und erinnerung nicht umfangreich genug

Self-Onboarding für schnelle Learnings und flexibles Experimentieren

Da der Platz ohnehin knapp wurde, begann mit der Suche nach einem Lager auch gleich die Recherche nach einem neuen ERP. Um die Software kümmerte sich Anton, der bei yuicy für Finance und Operations zuständig ist und außer mit Billbee noch keine ERP-Erfahrung gemacht hat.

Das für ihn viel zu überladene SAP kam nicht in Frage, viel interessanter war JTL. Damit hätten sich viele Probleme lösen lassen. Allerdings spiegelte JTL nicht das New-Work-Mindset von yuicy wider: „Wir sind aktuell alle im Homeoffice und auf der Welt verteilt, deshalb wollten wir die coolste und beste Lösung für alles finden“, fasst Anton seine Wünsche an das neue ERP zusammen.

Flexibilität und Freiheit für Remote-Teams

Das junge, flexible Business setzt auf Remote-Work. Das neue System sollte deshalb modern und in der Cloud zu Hause sein, Flexibilität und intuitive Funktionen bieten und das Wachstum von yuicy problemlos mitgehen. 

Aus der Start-up-Welt und von Social-Media-Ads kannte Anton Xentral und buchte sich eine Demo. Weil er technikaffin ist und Prozesse genau verstehen will, klickt er sich gerne selbst durch neue Tools – zu diesem Herangehen passt Xentral ideal. 

Mithilfe der neuen Xentral-ERP-Lernvideos konnte Anton alle Prozesse selbst einrichten – und das einfach, schnell und unkompliziert. Anton schätzt, dass er nach etwa 10 bis 20 Stunden auf einem Level war, das es ihm erlaubte, zu experimentieren. 

Inklusive der Lernphase, dem Anlegen von Stücklisten, Aufträgen, Suppliern und weiteren Grunddaten hat das Einrichten rund 40 bis 50 Stunden gedauert – und das, obwohl Anton kein ERP-Profi war.

Ready zum Durchstarten: Das hat sich für yuicy mit Xentral verbessert

„Gerade für junge Start-ups ist Xentral eine super Lösung“, findet Anton und ist zufrieden mit seinem Set-up und den Funktionen von Xentral. Die neue Flexibilität und Freiheit, die das ERP bietet, zeigen sich in vielen kleinen Details, die bei der Suche nach einem ERP oft gar nicht im Vordergrund stehen. „Die Gestaltungsfreiheit bei Xentral ist wirklich ein Segen für uns“, nennt Anton als ein Beispiel dafür.

Vor allem sorgt Xentral aber dafür, dass kritische Business-Prozesse nicht nur sauber, sondern auch bestmöglich laufen: „Du kannst den besten und schnellsten Lagermitarbeiter haben – wenn das ERP nicht gut ist, wird er Fehler machen“, weiß Anton aus Erfahrung. 

Da die Produkte bei yuicy optisch ähnlich sind und zahlreiche Bundles in verschiedensten Zusammenstellungen angeboten werden, ist eine Scan-Funktion im Lager unverzichtbar. Was mit Billbee nicht umsetzbar war, ist mit Xentral kein Problem.

Gerade im E-Commerce ist außerdem Transparenz wichtig, vor allem beim Lagerbestand. Vor Xentral kam es vor, dass Versandlabel gedruckt wurden, obwohl die Artikel nicht auf Lager waren. Mit der Auftragsampel von Xentral gehören solche kostspieligen Fehler der Vergangenheit an.

So nutzt yuicy in Zukunft das ERP-System von Xentral

Xentral ist inzwischen startklar – sobald die letzte Schnittstelle zum JTL des 3rd-Party-Suppliers steht, kann yuicy durchstarten und mit Xentral die folgenden Business-Bereiche automatisieren:

• Lager
• Produktion
• Buchhaltung und OSS
• Shops und Market Places

Und das sind Antons Favorite-Features in Xentral:

• Gestaltungsfreiheit bei Belegen
• Auftragsampel
• Einstellungsmöglichkeiten
• Controlling Berichte
• Bestellvorschlag

So geht es weiter mit Xentral und yuicy

yuicy hat ambitionierte Ziele und will in Zukunft ein hohes Umsatzniveau erreichen und auch international wachsen. „Dabei spielt Xentral eine zentrale Rolle“, sagt Anton. Dank seiner Vorarbeit ist es künftig möglich, alle Prozesse zu streamlinen. Denn damit auch der Customer Service effizient arbeiten kann, sind anständige Protokolle für jeden Auftrag ein absolutes Muss. 

Anton ist froh, dass sich jemand Gedanken darüber gemacht hat, welche Funktionen junge Start-ups brauchen, und dafür ein intuitives Tool entwickelt hat. Wir sind froh, dass Anton und sein Team mit Xentral durchstarten können und freuen uns schon auf den ersten Growth Report.

Auch dein Unternehmen hat genug von starren und komplizierten Prozessen? Dann teste jetzt 14 Tage lang Xentral.

Steckbrief: yuicy