E-Commerce Automatisierung – mit dem smarten ERP System

Im E-Commerce-Bereich kommen viele Prozesse zusammen, die strukturiert und koordiniert werden müssen. Die Bestellungen laufen über verschiedene Online-Shops und Marktplätze ein, müssen anschließend erfasst und im Lager kommissioniert werden. Danach wird verpackt, der Versandschein erstellt und anschließend entweder selbst versendet oder der Prozess ab einer gewissen Größe an einen Fulfillment-Dienstleister übergeben. Müssen in dieser Kette die Bestellungen noch manuell aus den verschiedenen Online Shops exportiert und an anderer Stelle importiert werden, ist das Chaos vorprogrammiert. Ein modernes ERP System schafft dort Struktur.

Ein modernes ERP System ist im E-Commerce ein MUSS!

Im Online Handel stellt sich nicht die Frage, ob man ein Warenwirtschaftssystem benötigt. Man fragt, welche Software am geeignetsten ist. Um im E-Commerce Wettbewerb mithalten und die Ansprüche an Schnelligkeit und Professionalität der Kunden erfüllen zu können, brauchen Online Händler eine Software, die einen Großteil der Prozesse automatisiert. In diesem Zusammenhang werben einige große ERP-Hersteller mit Künstlicher Intelligenz (KI) als Must-have für die nächsten Jahre. Online Händler sollten sich jedoch nicht vom Hype blenden lassen, denn alle bekannten ERP-Systeme bieten mittlerweile einen hohen Automatisierungsgrad, der stetig ausgebaut wird. Dadurch kann der Verwaltungsaufwand, insbesondere bei Routineaufgaben, enorm reduziert werden. KI ist derzeit nur für Nischenlösungen relevant, während Prozessautomatisierung für jeden Online Händler eine Priorität sein sollte.

Diese Funktionen muss ein ERP System für den E-Commerce bieten

Doch auf was müssen Online Händler bei der Auswahl oder beim Wechsel eines ERP-Systems achten? Einer der wichtigsten Punkte für den E-Commerce sind die Schnittstellen, die der ERP Hersteller anbietet. Alle Daten müssen in einem zentralen System zusammenlaufen. Darum muss das ERP unbedingt alle Datenquellen anbinden können. Wenn der Händler die Produkte also neben dem eigenen Online Shop auf weiteren Marktplätzen oder am Point of Sale (POS) anbietet, muss er diese Werte ebenfalls erfassen, damit die Lagerbestände in Echtzeit aktualisiert werden können. Das gleiche Prinzip gilt auch bei Zahlungsanbietern und Versanddienstleistern. Nur wenn zu allen Beteiligten in der Prozesskette eine Verbindung besteht, nutzt man das Potential des ERP-Systems zur E-Commerce Automatisierung.

Die Amazon Schnittstelle – eine Herausforderung für das ERP-System

Im E-Commerce kommt man kaum um Amazon herum. Die Plattform hat jedoch einige Tücken, wenn man gedenkt, sie an ein ERP-System anzubinden. Erwähnenswert sind hier beispielsweise die Cut-Off Zeiten: Falls die Aufträge nicht tag-gleich bearbeitet werden, sieht Amazon Klärungsbedarf. Das kann durch eine Fast-Lane Priorisierung der Amazon Aufträge im ERP-System umgangen werden. Damit alle Aufträge immer auf der selben Oberfläche bearbeitet werden können, können sämtlich Informationen in Xentral über die Amazon Seller App abgerufen und bearbeitet werden. Das erspart den Mehraufwand, sich ständig im Seller Center anzumelden.
Ähnlich wie Amazon haben auch andere Dienstleister ihre Tücken. Darum sollte man sicherstellen , dass die jeweilige Schnittstelle auch alle benötigten Funktionen bietet.

So kann ein E-Commerce-Prozess ablaufen

Haben sich E-Commerce Unternehmer für ein ERP System entschieden, das alle benötigten Funktionen und Schnittstellen abdeckt, funktioniert die Automatisierung in der Regel folgendermaßen: Die Software verbindet sich mit dem Onlineshop und holt dort die Bestellungen ab. Je nach Zahlungsbedingungen prüft das Warenwirtschaftssystem, ob die Zahlung bereits eingegangen ist und die Produkte für den Versand vorbereitet werden können. Ist das der Fall, verbucht die Software die Warenausgänge, prüft den Lagerbestand und bestellt bei Bedarf direkt beim Lieferanten nach. Sind die Versanddienstleister über eine Schnittstelle angebunden, werden die Versandetiketten und die frankierten Retouren-Etiketten gedruckt, ebenso wie Rechnung und Lieferschein. Die Kommissionierungsliste steuert die optimierte Führung durch das Lager.

Bei der Wahl des ERP Systems auf Skalierbarkeit achten!

Damit das ERP-System auch langfristig der richtige Begleiter ist, sollten E-Commerce Händler auf die Skalierbarkeit achten. Ist die Anzahl an möglichen Anbindungen begrenzt? Kann die Performance bei steigendem Auftragsvolumen beibehalten werden? Ab wann ändern sich Lizenz und Preis? Wer sich am Anfang für eine zu kleine ERP Lösung entscheidet, bekommt spätestens bei der Skalierung des Shops den Boomerang und muss im Ernstfall auf eine andere Software umsteigen. Das kostet Zeit und Geld. Darum ist die Auswahl des richtigen Systems für hoch performante Geschäftsmodelle wie den E-Commerce Bereich essentiell für den langfristigen Erfolg.

Diese Fragen sollten sich Online-Händler vor der ERP-Entscheidung stellen:

1. Welchen Bedarf habe ich?
2. Welche Schnittstellen brauche ich jetzt und welche eventuell in der Zukunft?
3. Wie komplex/einzigartig sind meine Prozesse? → Wird eine Individuallösung benötigt oder reichen vorerst Basisfunktionen aus?
4. Wo steht mein Unternehmen in 5 und in 10 Jahren im Idealfall? Kann das ERP System die nötigen Schnittstellen bieten und die Auftragsmenge bewältigen?
5. Können sowohl eine Inhouse Logistik als auch ein externer Dienstleiter abgebildet werden?

Wenn Eure ERP Software diese Voraussetzungen erfüllt, dann seid ihr gut für Disruptionen der Zukunft gewappnet.