Güterströme organisieren: Warenwirtschaft für WooCommerce

Weltweit werden jährlich Waren im Wert von circa 30 Billionen Euro gehandelt. Um dir die schiere Größe dieser Zahl zu verdeutlichen: Würdest du so viel Geld in 10-Euro-Scheinen aneinander legen, entspräche das der zweieinhalbfachen Distanz zwischen Erde und Sonne.

Wie viele Rohstoffe, Zwischenerzeugnisse und Endprodukte sich hinter dieser Summe verbergen, hat noch niemand gezählt – und mit ein wenig Nachdenken erscheint es fast schon verwunderlich, dass der Welthandel überhaupt so reibungslos funktioniert, wie er es meist tut.

Verantwortlich für den Weg eines Produktes vom Erzeuger bis hin zum Endverbraucher ist die Warenwirtschaft. Welche Aufgaben sie in einem Onlineshop umfasst, wieso ein Warenwirtschaftssystem für Händler:innen oft unverzichtbar ist und was das alles mit WooCommerce zu tun hat, erfährst du in diesem Beitrag.

Definition: Was ist Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft organisiert die Warenströme eines Unternehmens. Ihr Ziel ist es, über den gesamten Güterverkehr eine möglichst hohe Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten und gegebenenfalls einzelne Bereiche zu optimieren.

Für den Onlinehandel schließt Warenwirtschaft insbesondere ein:
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Ziele: Warum optimierte Warenwirtschaft wichtig ist

Die Warenwirtschaft zeichnet sich also für die gesamte Reise eines Artikels verantwortlich: vom Hersteller in dein Lager und von dort zu deiner Kundschaft. Klingt vorerst sehr selbstverständlich. Als Händler:in ist es schließlich deine Aufgabe, Waren an den Mann beziehungsweise die Frau zu bringen. Wieso also ist eine gut strukturierte Warenwirtschaft so wichtig für den Erfolg eines Unternehmens? Die Gründe lauten wie folgt:⁠

Sicherstellen der materiellen Liquidität

Warenwirtschaft hat zunächst zum Ziel, deine materielle Liquidität sicherzustellen. Das bedeutet, sie soll garantieren, dass immer das richtige Produkt zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Qualität zu einem möglichst günstigen Preis zur Verfügung steht.

Denn wenn es auch nur an einer dieser Stellen hakt, entsteht unwirtschaftliches Chaos. Lieferst du das falsche Produkt oder kannst die versprochene Lieferzeit nicht einhalten, steigen deine Kund:innen dir aufs Dach. Lagert eine Ware nicht am verzeichneten Ort, kommt es zum Rückstau im Versand. Kaufst du die falsche Qualität ein, sitzt du plötzlich auf einem Berg mit Ramsch und ist dein Preis nicht konkurrenzfähig, schauen die Verbraucher:innen sich woanders um.

Lesetipp: Wir zeigen dir den Nutzen eines Online-Shop-ERPs und ab wann du über die Einführung nachdenken solltest!

Optimierung von Bestellwesen und Lagerhaltung

Gleichzeitig ist es das Ziel der Warenwirtschaft, den Warenbestand in deinem Lager auf einem optimalen – in der Regel möglichst niedrigen – Maß zu halten. Denn bekanntlich stellt jedes eingelagerte Gut gebundenes Kapital dar, mit dem sich bis zu einem Verkauf nicht operieren lässt.

Zur Aufgabe der Warenwirtschaft gehört es im Umkehrschluss daher auch, den Anteil an freiem Kapital möglichst hochzuhalten. Wann muss ich ein Produkt nachbestellen? Wie viel muss ich nachbestellen? Was ist ein günstiger Preis? Wie hoch sollte meine Notreserve sein? Wie stelle ich einen zügigen Versand nach Bestelleingang sicher? Wie viel Zeit muss ich zwischen Kauf und Zahlung einplanen? Die Antwort auf diese und viele weitere Fragen liefert die Warenwirtschaft.

Umweltschutz

Richtig gelesen: Umweltschutz. Denn Warenwirtschaft ist dank optimierter Lieferwege, kurzer Lagerzeiten, kleiner Retourenquote und wirtschaftlichem Versand tatsächlich in der Lage, über den gesamten Warenstrom für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen – und das ist durchaus in deinem Interesse.

Denn zum einen spielt Umweltfreundlichkeit bei den Kaufentscheidungen von immer mehr Verbraucher:innen eine große Rolle. Zum anderen ist damit zu rechnen, dass die bestehenden Regularien gerade für den Onlinehandel in naher Zukunft noch weiter verschärft werden. Eine Abgabe auf Retouren ist bereits im Gespräch; die Vernichtung von eigentlich noch verkäuflicher Ware stößt immer mehr Entscheidungsträger:innen sauer auf. Wenn du deinen Warenstrom schon heute perfektionierst, musst du dir um die Gesetze von morgen keine Gedanken machen.

Du möchtest mehr darüber erfahren, was Xentral ist und welche Funktionen dir unser ERP bietet? Unser Video verrät dir mehr!

Automatisierung: Warenwirtschaft mit einem Warenwirtschaftssystem

Du merkst, eine gut laufende Warenwirtschaft ist für den Erfolg deines Shops ausschlaggebend, kann gleichzeitig aber auch sehr schnell sehr komplex werden. Mit Kladde und Stift kommst du heute nicht mehr weit. Wesentlich erfolgversprechender ist der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems:

⁠Lesetipp: So kannst du ERP-Schnittstellen für dein Unternehmensmanagement nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Als Warenwirtschaftssystem wird Software bezeichnet, die ein Unternehmen in Erfassung, Planung, Analyse und Optimierung von Güterströmen unterstützt. Unterschieden wird dabei zwischen:

• Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Diese Art Software bildet die zentralen Bestandteile der Warenwirtschaft vollständig ab. Also: Einkauf, Wareneingang, Lager, Verkauf und Warenausgang.

• Offenes Warenwirtschaftssystem: Fehlt einer der genannten Bestandteile und wird durch eine zusätzliche Software angebunden, spricht man von einem offenen Warenwirtschaftssystem.

• Integriertes Warenwirtschaftssystem: Ein integriertes Warenwirtschaftssystem umfasst alle Funktionen des geschlossenen Systems, gestattet über Schnittstellen aber zusätzlich die Anbindung weiterer Stakeholder. So ist es etwa denkbar, dass die Marketingabteilung Zugriff auf den Lagerbestand erhält, um Kampagnen steuern und planen zu können oder dein Warenwirtschaftssystem direkt mit deinen Bankkonten verbunden ist.

• ERP-Systeme: Enterprise Ressource Planning-Systeme sind wie ein integriertes Warenwirtschaftssystem - nur besser. Denn neben allen Bestandteilen der Warenwirtschaft und der Möglichkeit, auch Außenstehende an deine Softwarelandschaft anzubinden, bieten sie dir eine Vielzahl weiterer Funktionen für dein Business.⁠⁠

⁠⁠Vorteile der Warenwirtschaft mit einem ERP-System

Die Königin der Warenwirtschaftssysteme ist also die ERP-Software. Werfen wir daher einen detaillierten Blick darauf, wie sie dich in den einzelnen Modulen der Warenwirtschaft unterstützen kann und welche Vorteile sich für dich daraus ergeben:

• Einkauf: Ein ERP-System ist unter anderem in der Lage, Nachbestellungen beim Erreichen eines Mindestbestandes automatisch aufzugeben oder dir anhand einer Einkaufshistorie genau aufzuschlüsseln, wie sich Preise über die Zeit entwickelt haben. So stehst du nie wieder vor leeren Lagern und optimierst deine Einkaufskonditionen.⁠

• Wareneingang: Auch der Wareneingang läuft mit der richtigen Software wesentlich effizienter. So kann eintreffende Ware etwa einfach gescannt und automatisch in den Lagerbestand eingebucht werden. Das spart Zeit und sorgt für ein korrektes Inventar.

• Lager: Vor allem bei der Lagerhaltung wird eine ERP-Plattform schnell unverzichtbar. Sie überwacht Lagerorte und Lagerbestände, synchronisiert letztere automatisch mit Shop und Buchhaltung und ist in der Lage, auch mehrere Lager in einer einzigen Software abzubilden. Der optimale Vorrat jeder einzelnen Ware ist da so gut wie sicher.

• Verkauf: Die Stammdaten aller Kund:innen und Produkte werden auf einer ERP-Plattform zentral und uniform dargestellt; über Reportings können Nutzende sofort sehen, was ein Kassenschlager ist und was ein Ladenhüter. Angebote und Aktionen lassen sich so effizient steuern, aus den Kundendaten können weitere wertvolle Informationen abgeleitet werden.

• Warenausgang: Auch beim Warenausgang unterstützt ein ERP-System nach Kräften. Die Bestandteile einer Sendung können per Scanner erfasst und verbucht werden, das Versandlabel muss sich der Pick-Packer oder die Pick-Packerin nur noch am Drucker abholen. Falsch gepackte Pakete sind quasi ausgeschlossen, das Lager ist immer auf dem aktuellen Stand.

⁠Lesetipp: Wenn du erfahren möchtest, wie sich ein ERP-System unmittelbar auf die Warenwirtschaft und damit den Erfolg eines Unternehmens auswirken kann, empfehlen wir die Customer Success Story unseres Kunden Wein am Limit.

Shopsystem: Was hat das alles mit WooCommerce zu tun?

Jetzt weißt du also, was Warenwirtschaft ist, warum sie so wichtig für dein Unternehmen ist und wie ein Warenwirtschaftssystem – insbesondere ein ERP-System – dich in der Umsetzung unterstützt. Aber wie in aller Welt kommt WooCommerce hier ins Spiel.

Vielleicht sollten wir die Software zunächst kurz vorstellen:

Was ist WooCommerce?

WooCommerce ist eine der weltweit beliebtesten Softwarelösungen für Onlineshops. Als Plugin für das weitverbreitete Content Management System (CMS) WordPress ist es in der Lage, eine bereits bestehende Webseite mit wenig Aufwand in einen vollwertigen Onlinestore zu verwandeln oder einen völlig neuen Shop in kurzer Zeit aus dem Boden zu stampfen.
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Warum WooCommerce?

Rund 30 Prozent aller derzeit im Netz aktiven Onlineshops basieren auf WooCommerce. Denn:

• Es ist günstig: WordPress und damit WooCommerce fußen auf der GNU Public License und sind als quelloffene Software in der Basisversion kostenlos erhältlich.

• Es ist flexibel: Quelloffen bedeutet weiterhin, dass unzählige Erweiterungen, Themes und Plugins für WooCommerce existieren. Steht eine gewünschte Funktion dabei tatsächlich noch nicht zur Verfügung, kann sie einfach programmiert werden.

• Es ist einfach: WordPress ist nicht umsonst das weitverbreitetste CMS im Web, denn mit ihm kommen selbst Digital Immigrants nach kurzer Einarbeitungszeit gut zurecht. Und da WooCommerce auf WordPress aufbaut, sind zumindest die Grundfunktionen eines Shops ebenfalls sehr einfach zu handhaben.

Was kostet WooCommerce?

Wie bereits erwähnt, ist WooCommerce dank der GNU-Lizenz in der Basisversion absolut kostenlos. Dich erwarten nur die Gebühr für den Domainnamen und den Hosting-Dienst.

Wenn du dir mehr als die Grundfunktionen wünschst, musst du allerdings in die Tasche greifen: Viele Themes, Plugins und Add-ons erfordern einen zusätzlichen Obolus, der sich meist in einem Rahmen zwischen 25 und 50 Euro bewegt. Aber das ist bei allen anderen Shopsystemen ähnlich: Apps kosten Geld. Selbst Programmierer:innen wollen schließlich essen.

Lesetipp: ERP-System für die Food-Branche: Essentielle Funktionen & Nice-To-Haves.

Schnittstellen: WooCommerce und Xentral

Die Chance, dass auch dein Onlineshop auf WooCommerce aufgebaut ist, steht also ziemlich gut – und vielleicht bist du inzwischen ins Grübeln gekommen und überlegst, ob du deine Warenwirtschaft in Zukunft einem ERP-System anvertrauen solltest …

Eventuell spukt dir jetzt auch die Frage im Kopf herum, ob das überhaupt geht – ein Shopsystem, das auf einem CMS basiert, welches ursprünglich der Veröffentlichung von Onlineblogs diente, mit einer professionellen ERP-Plattform zu verknüpfen?

Klar geht das! Denn Xentral bietet dir alle nötigen Schnittstellen, um unser System vollständig in deinen WooCommerce-Shop zu integrieren. Die Anbindung funktioniert dabei in beide Richtungen. Das heißt, es spielt keine Rolle, ob du deine Produktdaten in Xentral oder in WooCommerce anlegst. Auch die meisten Plugins werden von uns unterstützt. Die wenigen Ausnahmen lassen sich mit ein wenig Entwicklerarbeit schnell anpassen.

So importierst du bald automatisch Auftragsdaten, verwaltest Lager und Produkte zentral, synchronisierst Shop, Lager und Fulfillment und optimierst so deine gesamte Warenwirtschaft.

Warenwirtschaften wie ein Profi – auf jedem Shopsystem

Wenn du dir das perfekte Warenwirtschaftssystem wünschst, setzen wir dir also keine Grenzen. Ganz im Gegenteil: WooCommerce ist nur einer von vielen Onlineshops und Marktplätzen, in die Xentral integriert werden kann.

Möchtest du jetzt noch mehr zum Thema Warenwirtschaft, Güterströme und Lagerverwaltung lernen, dann legen wir dir unsere Case Study zu diesem Thema sehr ans Herz. Willst du dagegen gleich loslegen und deine Warenwirtschaft mit unserem ERP-System ergänzen, dann teste Xentral doch einfach für zwei Wochen kostenlos. Wäre ja gelacht, wenn wir gemeinsam nicht bald dazu beitragen, dass zukünftig ausreichend 10-Euro-Scheine für die dreifache Strecke bis zur Sonne gehandelt werden.