FAQ: Xentral Cloud-Migration

12 Minuten Lesedauer
Geschrieben von Xentral ERP Software GmbH
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Die Zukunft von Xentral liegt in der Cloud. Denn wir wollen mit der Zeit gehen und dir ein System bieten, das deinem Business langfristig ein sicheres Fundament bietet und mit allen Vorteilen einer Cloud-Lösung ausstattet. 

Unser Ziel ist es, mit Xentral das beste SaaS-ERP (Software as a Service) am Markt für kleine und mittelständische Unternehmen zu werden. Mit unserer strategischen Neuausrichtung läuft die On-Premise-Option nun schrittweise aus – das gibt uns die nötigen Kapazitäten, um unsere SaaS-Aktivitäten zu verstärken. 

Wenn du Xentral bisher on-premise genutzt hast, unterstützen wir dich dabei, dein ERP in die Cloud zu migrieren. Alles was du dazu wissen musst, findest du in diesem Artikel.

 

FAQ Cloud-Migration – Antworten auf deine Fragen

Folgende Fragen haben wir weiter unten für dich beantwortet.

 

Warum liegt die Zukunft von Xentral in der Cloud?

Welche Vorteile bietet mir die Xentral Cloud-Umgebung?

Wie ausfallsicher bzw. verfügbar ist die Xentral Cloud-Umgebung?

Bietet Xentral Backups für Instanzen in der Cloud-Umgebung an?

Wie gut bin ich bei IT-Sicherheit und Datenschutz in der Xentral Cloud aufgestellt?

Kann ich Xentral weiterhin on-premise nutzen?

Ist es möglich, die Amazon-Schnittstellen von Xentral weiterhin on-premise zu nutzen?

Wann treten welche Änderungen für On-Premise-Kunden in Kraft?

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Cloud-Migration?

Wie läuft die Cloud-Migration im Detail ab?

Ich werde von einem Xentral Partner betreut. Kann er mich bei der Migration unterstützen?

Was passiert, falls bei der Migration etwas schief geht?

Was kostet mich die Cloud-Migration meines Xentral Setups?

Ändert sich mein monatlicher Abopreis nach dem Umzug?

Wird es nach dem Umzug in die Cloud automatische Updates für mein ERP geben?

Werden meine Customizations in Xentral nach der Migration noch funktionieren?

Kann ich auch in der Cloud weiterhin meine Anpassungen pflegen und auch neue vornehmen?

 

Warum liegt die Zukunft von Xentral in der Cloud?

Unsere strategische Neupositionierung ist von folgenden drei Faktoren motiviert:

Wir wollen dir die bestmögliche Customer Experience bieten. Unsere SaaS-Lösung ist dafür der wichtigste Treiber und bietet gegenüber einer On-Premise-Lösung signifikante Vorteile.

Unser Ziel bleibt das gleiche: Xentral unterstützt Unternehmen dabei, Business-Prozesse zu vereinfachen und flexibel zu skalieren. Wir wollen dir Arbeit abnehmen, anstatt zusätzlichen Aufwand mit dem Hosting, dem Updaten und der Verwaltung einer ERP-Software zu verursachen. Das ist genau das, was sich unsere Kunden wünschen, wie unser Support-Feedback und Umfragen zur Kundenzufriedenheit zeigen: Je geringer die Komplexität, desto glücklicher sind Xentral Kunden. Sie wollen keine Software verwalten, sondern sich vielmehr auf das Wesentliche konzentrieren – ihr Unternehmenswachstum. Starkes Wachstum und ein umfassender Support lassen sich allerdings mit einer SaaS-Lösung einfacher umsetzen als mit einer On-Premise-Lösung, bei der vor allem die Suche nach Fehlerquellen enorm viel Zeit kosten kann. 

Schnittstellen sind für Xentral Kunden erfolgsentscheidend.

Um ein Business erfolgreich zu führen und zu skalieren, brauchen unsere Kunden starke Partner und Tools. Deshalb arbeiten wir ständig an der Anbindung von strategischen Partnern über umfangreiche und moderne Schnittstellen. Technologiepartner wie Amazon setzen zunehmend auf moderne Technologien, die den Support von On-Premise-Installationen aus technischer und operativer Perspektive immer schwieriger gestalten. Insbesondere stellt die umfassende Sicherstellung von IT-Sicherheit, Compliance mit rechtlichen Anforderungen und Datenschutz in unserem heutigen schnelllebigen IT-Umfeld eine massive Herausforderung für die On-Premise-Nutzung dar. Schließlich ist ein ERP-System das Herz deines Unternehmens, in dem alle kritischen Businessdaten und Informationen zusammenlaufen. Die Lösung dieser Themen erfordert signifikante Kompetenzen und Ressourcen und wir bei Xentral möchten Kunden wie Partner nicht damit belasten.

Wir wollen unsere Produktqualität und -entwicklung wesentlich verbessern. Dafür müssen wir die Bedürfnisse unserer Kunden besser verstehen.

Die Entwicklung eines großartigen Produkts setzt tiefes Verständnis von dessen Nutzung voraus – insbesondere wenn es um komplexe Business-Prozesse geht. Die erfolgreichsten SaaS-Anbieter analysieren anonymisierte Nutzungsdaten und führen Kunden- und Nutzerinterviews durch, um ihre Produkte zu entwickeln und zu verbessern. Feedbackschleifen zwischen Nutzern und Entwicklern funktionieren dabei nahezu in Echtzeit, Probleme lassen sich umgehend beheben und die Kunden profitieren viel schneller von neuen Features. Auch wir haben diesen Qualitätsanspruch. Allerdings können wir unseren eigenen Erwartungen nicht gerecht werden, wenn ein großer Teil unserer Kunden mit On-Premise-Lösungen arbeitet und der Feedback-Loop zu Xentral unterbrochen beziehungsweise stark verzögert ist.

Diese Faktoren haben uns in der Entscheidung bekräftigt, Xentral mit Vollkraft auf die SaaS-Lösung auszurichten. Auch wenn uns diese Entscheidung schwer gefallen ist – wir glauben fest daran, so das bestmögliche Produkt entwickeln und anbieten zu können, mit dem unsere Kunden und Partner ihr Business erfolgreich führen und skalieren können.

 

Welche Vorteile bietet mir die Xentral Cloud-Umgebung?

Ganz kurz gesagt: Mit der Xentral Cloud-Lösung musst du dich um nichts mehr als einen Browser und eine Internetverknüpfung kümmern. Und ganz konkret bieten sich dir folgende Vorteile:

  • Wir können dir noch besseren Support anbieten, da wir deine Anfragen leichter reproduzieren und Fehlerquellen beim Hosting ausschließen können. Außerdem können wir durch einen direkten Zugriff auf deine Instanz – selbstverständlich nur mit deinem Einverständnis – Probleme einfacher diagnostizieren und Lösungen schneller umsetzen.
  • Die Wartung des Servers ist in Zukunft unser Thema – das spart dir Kosten und schont deine Ressourcen. Auch die Betriebskosten des Servers sparst du dir.
  • Die Xentral Cloud-Umgebung skaliert in Spitzenzeiten automatisch – ohne dein Zutun zum Beispiel durch höhere Rechenleistung und mehr Speicherplatz.
  • Du profitierst von den Sicherheitsstandards, die wir für alle Xentral Kunden entwickeln – und musst nicht selbst immer wieder technische Anpassungen vornehmen, Audits durchführen und andere Vorkehrungen treffen, um auf dem neuesten Stand in Sachen IT-Sicherheit und Datenschutz zu bleiben.
  • Technologiepartner wie Amazon oder Fiskaly setzen immer mehr auf auf moderne Technologien, die den Support von On-Premise-Installationen aus technischer und operativer Perspektive immer schwieriger gestalten. Das bedeutet, dass einige Xentral Services wie System-Mails, Fiskaly oder Amazon-Anbindungen in Zukunft nur noch mit Cloud-Lösungen funktionieren und neue Funktionen nur für Cloud-Kunden ausgerollt werden könnten.

 

Wie ausfallsicher bzw. verfügbar ist die Xentral Cloud-Umgebung?

Eines vorab: Das Hosting stellt nur einen von vielen Bausteinen für die Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit deines Xentral ERPs dar. Da sich beim Umzug von On-premise in die Cloud ausschließlich das Hosting ändert, gehen wir in dieser Antwort nur darauf ein.

Für unsere Cloud-Umgebung nutzen wir wie viele SaaS-Anbieter Amazon Web Service (“AWS”). Wir haben mit AWS mehrere SLAs (“Service Level Agreements”) zur Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit der Dienste vereinbart, die wir für Xentral nutzen. Die Dienste, die speziell für den Betrieb der Cloud-Instanzen unserer Kunden wichtig sind, haben ein SLA von mind. 99,5 % Verfügbarkeit. Mehr Details zu den AWS SLAs findest du hier.

Aus unserer Sicht gehört AWS zu den Cloud-Anbietern mit der besten Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit auf dem Markt. Mit der Xentral Cloud-Umgebung bist du in puncto Ausfallsicherheit also hervorragend aufgestellt.

Bitte beachte, dass der Hinweis auf die SLA unseres Cloud-Anbieters lediglich zu deiner Information dienen soll und keine Garantie zur Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit deines xentral ERPs darstellt. Die Details zu unseren Konditionen findest du hier in unseren AGB und unserem Customer Care Leistungsschein.

 

Bietet Xentral Backups für Instanzen in der Cloud-Umgebung an?

Ja. Jede Nacht erstellen wir einen Snapshot deiner gesamten Instanz erstellt und speichern ihn für 7 Tage. Im Fall der Fälle können wir deine Instanz innerhalb von wenigen Minuten aus diesem Backup wiederherstellen. Einen Überblick zu weiteren Backup-Funktionalitäten deines Xentral ERPs findest du hier im Handbuch.

 

Wie gut bin ich bei IT-Sicherheit und Datenschutz in der Xentral Cloud aufgestellt?

Wie viele SaaS-Anbieter verwenden wir Amazon Cloud Service (“AWS”), eines der meist genutzten und sichersten Cloud-Hosting-Angebote am Markt. Die Server, die wir für Xentral nutzen, stehen in Ländern der Europäischen Union. Und selbstverständlich haben wir mit Amazon eine Auftragsdatenvereinbarung geschlossen. Deine und die Daten deiner Kunden sind in der Xentral Cloud also hervorragend geschützt. Die Details zu unseren Konditionen findest du in unseren AGB und unseren Datenschutzbestimmungen.

Wir unterliegen als deutsches Unternehmen in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter der DSGVO, die wir in allen Verarbeitungstätigkeiten befolgen. Wir schließen mit allen unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (https://xentral.com/files/Xentral_AVV-Vertrag_16032022.pdf), aus dem unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Rechtsgrundlage (zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden, also nicht ohne Ihre Einwilligung) für die Verarbeitungstätigkeit von personenbezogenen Informationen entnommen werden kann.

 

Was muss ich beim Datenschutz beachten, wenn mein Unternehmen in der Schweiz ansässig ist?

Die Daten unserer Schweizer Kunden werden in Frankfurt gehostet. Wir unterliegen als deutsches Unternehmen der DSGVO, die wir in allen Verarbeitungstätigkeiten unabhängig von der Niederlassung des Kunden befolgen.

Mit der Revision des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz, das ab September 2023 in Kraft treten wird, ist der Angemessenheitsbeschluss zwischen Schweiz und EU weiterhin gewährleistet, sodass auf Grundlage dessen Datenübermittlungen zwischen der Schweiz und der EU in Zukunft auch weiterhin unkompliziert möglich sind.

 

Kann ich Xentral weiterhin on-premise nutzen?

Das ist grundsätzlich möglich, wir raten dir allerdings zu einem frühzeitigen Wechsel auf die Cloud-Lösung.

Wir fokussieren uns bei der Weiterentwicklung auf die Cloud-Lösung von Xentral und müssen auf Änderungen von Technologiepartnern reagieren. In naher Zukunft werden wir Updates (Bugfixes und Features) und Support für On-Premise-Lösungen einschränken müssen. Die Pflege deines Systems und aller Schnittstellen liegt dann bei dir. Vor dem Hintergrund, dass die Entwicklung und Wartung von API-Interfaces einen großen Aufwand erfordert, halten wir das für die meisten unserer Kunden für keinen gangbaren Weg.

Außerdem werden wir viele neue Funktionen ausschließlich in unserer Cloud-Umgebung ausrollen. Wenn du von der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Xentral profitieren willst, solltest du also auf die Cloud-Lösung wechseln.

 

Ist es möglich, die Amazon-Schnittstellen von Xentral weiterhin on-premise zu nutzen?

Auch das ist theoretisch möglich, praktisch allerdings nicht empfehlenswert. Amazon wird in naher Zukunft Änderungen an APIs vornehmen und sich dabei wie wir auf Cloud-Umgebung fokussieren. Auf diese Änderungen müssen wir bei Xentral reagieren, um die Funktion der Schnittstellen aufrecht zu erhalten und ggf. zu erweitern. Die Umsetzung dieser Änderungen für on-premise Umgebungen würde einen enormen Aufwand erfordern. Daher werden wir diese Änderungen ausschließlich für Xentral Instanzen in der Cloud vornehmen. Wenn Du Xentral weiterhin on-premise nutzen willst, kann es sein, dass du selbst Änderung und  Pflege der Schnittstelle zwischen Xentral und Amazon übernehmen musst.

 

Wann treten welche Änderungen für On-Premise-Kunden in Kraft?

Wir wollen dich frühzeitig über unsere strategische Entscheidung informieren und den Wandel von Xentral zu einer SaaS-Lösung mit dir gemeinsam gestalten. Aktuell arbeiten an einem Zeitplan für die schrittweisen Änderungen für unsere On-Premise-Kunden. Dieser hängt unter anderem von technischen Anforderungen, den Änderungen unserer Technologiepartner und dem Feedback unserer Kunden ab. Sobald wir mehr Details haben, werden wir dich informieren.

 

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Cloud Migration?

Du musst nichts überstürzen, wir empfehlen dir aber aus mehreren Gründen, so schnell wie möglich von On-Premise in die Cloud zu wechseln:

  • Es ist kein großer Akt: Der Umzug dauert inklusive Vorbereitung, Umzug und Testing nicht mehr als 2 Stunden. Außerdem steht dir ein erfahrenes Migrationsteam zur Seite und deine Cloud Migration folgt einem klar definierten und erprobten Ablaufplan.
  • Je früher du umziehst, desto früher profitierst du von den Vorteilen einer Cloud-Lösung. Welche das sind, liest du weiter oben.
  • Wir haben genügend Ressourcen eingeplant, um jedem On-Premise-Kunden einen kostenlosen Migrations-Termin anzubieten. Die verfügbaren Termine werden allerdings auf First-Come-First-Serve-Basis vergeben. Je früher du buchst, desto eher erhältst du deinen Wunschtermin.
  • Im November startet die Hochsaison im Handel, die Vorbereitungen beginnen oft schon Monate vorher. Am besten nimmst du dir vorher die Zeit für deinen Umzug und bist dann pünktlich zu Black Friday & Co. cloud-fit.
  • Bis Ende 2022 profitierst du von unserem kostenlosen Migrations-Service. Bis allerspätestens dahin solltest du den Umzug also geschafft haben.

 

Wie läuft die Cloud-Migration im Detail ab?

Um den Umzug für dich möglichst einfach zu gestalten, haben wir ein Team aus Migrations-Experten zusammengestellt und einen klaren Ablauf definiert. Und so unterstützen wir dich ganz konkret:

  • Unser Migrations-Team lässt dich nicht allein und packt bei jedem Schritt mit an. Fest eingeplant sind Xentral Mitarbeiter aus der Software-Entwicklung, dem Kundensupport, dem Account Management und dem Community Management.
  • Wir haben einen klaren Ablaufplan für die Cloud Migration unserer Kunden definiert. Im Groben läuft das so ab, dass wir zunächst deine Fragen zur Cloud Migration klären (“Clarification”). Danach lieferst du uns den nötigen Input in Form eines kurzen Fragebogens, den wir dann prüfen (“Preparation”). Bei Rückfragen melden wir uns. Der eigentliche technische Umzug (“Migration”) mit direkt angeschlossenen Prüfungen (“Testing und Hypercare”) dauert in der Regel nicht mehr als 2 Stunden. Währenddessen kannst du mit deiner Xentral Instanz nicht produktiv arbeiten und unsere Migrations-Experten stehen in dir in Echtzeit bei möglichen Problemen zur Verfügung.

 

Mehr Infos zu den genauen Schritten erhältst du, nachdem du dir deinen Migrations-Termin gebucht hast. Wir führen dich durch den gesamten Prozess und lassen erst locker, wenn dein Xentral ERP in der Cloud genauso läuft, wie es vorher on-premise lief.

 

Ich werde von einem Xentral Partner betreut. Kann er mich bei der Migration unterstützen?

Die grundlegende Arbeit, also die Migration deiner Instanz in die Xentral Cloud-Umgebung, muss unser Entwicklerteam vornehmen. Aber dein Partner kann dich und uns bei den Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung unterstützen. Falls dich ein Xentral Partner betreut, sprich mit ihm über deinen Umzug – unsere Partner sind ebenfalls über die Cloud-Strategie von Xentral informiert. 

 

Was passiert, falls bei der Migration etwas schief geht?

Die eigentliche Migration deiner Daten an deinem Migrations-Termin dauert in der Regel nicht mehr als 2 Stunden. Bevor wir damit beginnen, musst du die produktive Arbeit mit deiner Instanz stoppen (“ERP Freeze”). Das bedeutet, dass keine Daten auf der Xentral Instanz mehr eingehen oder verarbeitet werden.

Sollten während der Migration wider Erwarten Probleme auftreten, brechen unsere Techniker die Migration ab. Deine Instanz wird dann sofort wieder gestartet, damit du weiterarbeiten kannst. 

Anschließen analysieren unsere Techniker die Ursache, halten Rücksprache mit dir und ihr legt gemeinsam ein neues Zeitfenster für die Migration fest.

Eines zur Ordnung: Wir haben in den letzten Monaten bereits einige Cloud-Migrationen durchgeführt. Fast alle davon sind problemlos verlaufen – und wenn Probleme auftraten, konnten wir sie sofort beheben und die Migration fortsetzen.

 

Was kostet mich die Cloud-Migration meines Xentral Setups?

Bis Ende 2022 ist die Migration für dich völlig kostenlos. Unseren Cloud-Migration-Service bieten wir bis dahin allen Kunden mit On-Premise Xentral Instanzen an.

 

Ändert sich mein monatlicher Abopreis nach dem Umzug?

Hier wollen wir ganz transparent sein: es kommt darauf an. Der Umzug in die Cloud erfordert eine Umstellung auf die aktuellen Preismodelle von Xentral. Das handhaben wir so, weil wir auch in puncto verschiedener Preismodelle im Xentral Kundenstamm die  Komplexität reduzieren wollen, sodass wir uns auf das Wesentliche – die Weiterentwicklung unseres ERPs – konzentrieren können.

Der Wechsel bedeutet für viele On-Premise-Kunden zusätzliche Kosten von 65 € pro Monat. Für einige wenige mehr, für andere ergibt sich sogar eine Ersparnis. Dieser Mehrpreis ergibt sich aus den Kosten, die uns für die Bereitstellung der Cloud-Umgebung ergeben.

Nach den Rückmeldungen, die wir von den Kunden erhalten haben, die schon in die Cloud umgezogen sind, wird dieser geringe Betrag durch die eingesparten Wartungskosten und dem Wegfall der eigenen Serverkosten mehr als ausgeglichen – ganz zu schweigen von den anderen Vorteilen, die die Xentral Cloud-Umgebung bietet.

Aktuelle informationen zu unseren Preisen und Paketen findest du auf hier unserer Website.

 

Wird es nach dem Umzug in die Cloud automatische Updates für mein ERP geben?

Nein, vorerst nicht. Eines der langfristigen Ziele unserer Cloud-Strategie ist, dass alle Xentral Kunden mit der aktuellsten Version arbeiten. Aber bis dahin liegt noch Entwicklungsarbeit vor uns. Bis dahin gilt: Da in Xentral deine kritischsten Prozesse zusammenlaufen, entscheidest du wie bisher selbst, wann du bereit für ein Update bist. Wenn sich daran etwas ändert, werden wir dich rechtzeitig informieren.

 

Werden meine Customizations in Xentral nach der Migration noch funktionieren?

Zur Definition: Mit “Customizations” meinen wir individuelle Anpassungen von Xentral außerhalb der Einstellungsmöglichkeiten über die Benutzeroberfläche.

Zur Antwort: Ja, das ist in aller Regel kein Problem. Wir haben bereits viele On-Premise-Kunden auf ihre eigene Initiative hin in die Cloud migriert und ihre individuellen Anpassungen/Customizations sind problemlos mit umgezogen. Falls du umfangreiche Anpassungen vorgenommen hast, klären wir im Vorfeld die Details und tun alles dafür, dass dein Umzug ohne große Änderungen an bestehenden Customizations möglich ist.

 

Kann ich auch in der Cloud weiterhin meine Anpassungen pflegen und auch neue vornehmen?

Auch das wird möglich sein. Die wichtigsten Infos dazu, welche Anpassungen in der Cloud aktuell bereits möglich sind, bietet dir unser Helpcenter. Auch in der Cloud wirst du die Möglichkeit haben, eigene Quelltexte zu nutzen oder anzupassen. Das Deployment erfolgt in diesem Fall, indem du uns deinen Quelltext über das Xentral Ticketsystem zur Verfügung stellst.

 

Wir hoffen wir konnten dir als On-Premise-Nutzer alle Fragen beantworten und freuen uns über den gemeinsamen Umzug in die Cloud-Umgebung!

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Geschrieben von Xentral ERP Software GmbH