Workflow-Automatisierung im E-Commerce: Die Vorteile von ERP-Systemen

12 Minuten Lesedauer
Geschrieben von Elisabeth Meyer
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Definitionsbereich: Der E-Commerce und seine Workflows

Solange du nur eine überschaubare Anzahl handgefertigter Traumfänger auf Etsy verkaufst, kannst du die Verwaltung deines Onlineshops mithilfe einiger Excel-Tabellen problemlos stemmen. Solltest du es mit dem Business allerdings ernst meinen, Verkaufszahlen jenseits des dreistelligen Bereiches anstreben und langfristig womöglich sogar eine internationale Expansion anpeilen, siehst du dich schnell einer Vielzahl an unterschiedlichsten Aufgabenbereichen gegenüber:

Versand- und Retourenverwaltung

Das händische Erstellen von Versandlabeln gehört zu den ersten Aufgaben, die jeder Onlinehändler:innen sich vom Hals wünscht. Zum einen ist es extrem zeitaufwendig, zum anderen sehr fehleranfällig – denn ob die Sendung an Herrn Mayer in der Langen Straße oder Herrn Meier in der Langenstraße geht, macht für den Paketdienst einen großen Unterschied.

Retouren wiederum stellen Online-Businesses vor ganz eigene Herausforderungen. Es reicht nicht aus, einfach ein neues Paket auf den Weg zu bringen; die rückkehrende Ware muss wieder ins Lager eingepflegt, gereinigt oder eventuell entsorgt, und die Buchhaltung entsprechend aktualisiert werden. Außerdem wünscht sich deine Kund:innen regelmäßige Statusupdates über den Verbleib seines Päckchens.

Inventar- und Lagerverwaltung

Wie viele Artikel sind noch auf Lager? In welcher Farbe, Größe oder Ausführung? Wann musst du nachbestellen? Und wo, verflixt nochmal, finden deine Lagermitarbeiter:innen zwischen hundert weiteren Bohrköpfen das bestellte Linksgewinde?

Solche und ähnliche Fragen lassen die Arbeit in aufstrebenden Shops schnell aus dem Ruder laufen oder im schlimmsten Fall stillstehen. Solltest du jetzt denken: „Nicht mein Problem, ich arbeite mit einem externen Logistiklager“, dann gestatte uns den Hinweis, dass auch eine mangelhafte Synchronisation zwischen deinem Shop und deinem Dienstleister schnell für logistisches Chaos sorgen kann. 

Verwaltung von Kunden- und Zuliefererdaten

Die Adressdatenbank eines Onlineshops geht schnell in die Tausende und sollte zwecks Prozessoptimierung permanent gepflegt werden: Adressdaten und Bankverbindungen müssen immer auf dem aktuellen Stand sein, um verschiedenen Problemen vorzubeugen. Zahlreiche Marketingmaßnahmen, wie der Versand von Gutscheinen und Angeboten, lassen sich nur realisieren, wenn alle Kundeninformationen korrekt sind.

Auf Seite der Lieferanten wiederum wird sich vielleicht nur selten die Kontaktadresse ändern. Dafür gilt es, eine Vielzahl anderer Daten im Überblick zu behalten. Diese erstrecken sich von gewichtigen Dingen wie der Laufzeit und den Konditionen aktueller Verträge bis hin zu Kleinigkeiten wie dem Geburtstag des persönlichen Ansprechpartners, um mit einer kleinen Geste für eine gute Geschäftsbeziehung zu sorgen.

Verbindlichkeiten- und Forderungsmanagement des Lebens aller Onlinehändler:innen

Das Mahnwesen gehört zu den unschöneren Seiten im Leben von Onlinehändler:innen, bleibt bei stetem Wachstum aber nie aus. Übersicht und Kontrolle sind dabei ausschlaggebend, denn wenig ist peinlicher – und damit rufschädigender – als einem Kunden die zweite Mahnung zu schicken, obwohl der schon längst überwiesen hat.

Auch der umgekehrte Weg fällt unter das Forderungsmanagement: Wenn du einem Käufer (zum Beispiel aufgrund einer Retoure) oder deinen Zulieferern Geld schuldest, sollte der Betrag mit Hinblick auf ein langfristig gutes Verhältnis immer zeitnah überwiesen werden. Transparente Finanzen sind also immens wichtig.

Produkt- und Rohmaterialbeschaffung sowie Produktherstellung

Die erfolgreichsten Onlinestores verkaufen heutzutage nicht einfach die Waren anderer weiter, sondern entwickeln völlig neue Produkte und stellen diese selbst her. So viel Schaffenskraft allerdings bedeutet eine wahre Flut von zusätzlichen Herausforderungen.

Denn eine eigene Produktion führt zu jeder Menge zusätzlicher Mitarbeiter, die mitsamt ihren Aufgaben verwaltet werden müssen. Gleichzeitig gilt es, die Rohmaterialbeschaffung und die Produktion zu koordinieren, damit die Maschinen nicht unversehens stillstehen. Lieferketten, Verträge, Lagerhaltung – spätestens jetzt ist endgültig Schluss mit der Tabellenkalkulation.

Schau dir an, wie Xentral-User STERNGLAS sich mithilfe unserer Business-Software der digitalen Tabellen- und Zettelwirtschaft entledigen konnte.

Prozessoptimierung: Workflow-Automatisierung mit ERP

ERP und analytische Daten auf Laptop

Der Arbeitsalltag von E-Commerce-Händler:innen besteht also aus wesentlich mehr als dem Einpflegen einer Handvoll Artikel in eine Datenbank. Dass viele sich dabei überfordert fühlen und das Handtuch werfen, ist wenig überraschend.

Allerdings existiert eine bessere Alternative zu Zettelwirtschaft und Konkurs: Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systeme; intelligente Software wie Xentral, die sich tief in die Systemlandschaft integrieren, Shopsystem, Marktplätze, Logistiklager, Fulfillment und Produktion über Schnittstellen verknüpfen und zahlreiche Prozesse automatisieren.

Werfen wir einen Blick darauf, welche Vorteile Xentral ERP für den E-Commerce-Workflow hat:

Versand- und Retourenverwaltung

Mit Xentral behältst du die einwandfreie Kontrolle über deinen Versandprozess: Über visuelle Auftragsstempel werden dir alle wichtigen Informationen wie der aktuelle Lagerbestand eines Artikels, Zahlungseingänge und Liefertermine auf einen Blick automatisiert angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob du nur über deinen eigenen Shop oder im Multichannel-Business verkaufst oder eine Vielzahl von Versanddienstleistern nutzt. Die manuelle Verwaltung des Versandprozesses gehört damit der Vergangenheit an.

Ebenso intelligent ist es um dein Retourenmanagement bestellt: Sämtliche Rücksendungen werden automatisch erfasst und in dein System eingepflegt. Außerdem dokumentiert Xentral die Gründe einer Retoure, wertet sie aus und stellt sie auf Wunsch als Reporting dar. So wirst du in die Lage versetzt, dein Produktportfolio Schritt für Schritt zu optimieren.

Inventar- und Lagerverwaltung

Chaos im Logistiklager kannst du dank Xentral ERP vollständig von der Liste deiner Pains streichen. Unsere Software erfasst Chargen, Seriennummern und MHDs, die insbesondere für Food- und Kosmetikbrands eine große Rolle spielen -, aktualisiert Lagerbestände in Echtzeit und ermöglicht deinen Pick Packern die eindeutige Identifikation jedes einzelnen Artikels. 

Arbeitest du dagegen mit einem externen Partner zusammen, profitierst du von der nahtlosen Anbindung deines Fulfillers an dein eigenes System. Alle wichtigen Informationen und Kennzahlen landen unmittelbar auf deinem Dashboard und ermöglichen dir die optimale Planung deiner Logistikstrategie.

Verwaltung von Kunden- und Zuliefererdaten

Das Handling von Adress- und Kontaktdaten gehört zu den grundlegenden Funktionen jedes ERPs. Xentral ist allerdings ein wenig cleverer als viele andere Softwares: Mit unserem CRM-System aktualisierst du Informationen nicht nur in wenigen Mausklicks – vorwiegend spielt es keine Rolle, woher die Daten stammen.

Im Klartext bedeutet das, dass in deiner Xentral Datenbank alle Kanäle zusammenlaufen. Ob der Neukunde über den Amazon Marketplace, deine Social Media Auftritte oder über deine Homepage bestellt, ist einerlei. Seine Daten werden aufgenommen, einsortiert und stehen dir auf einen Blick zur Verfügung.

Verbindlichkeiten- und Forderungsmanagement

Genau hier stoßen zahlreiche andere Systeme an ihre Grenzen, denn ein voll automatisiertes Mahnwesen und Rückbuchung beherrschen nur die wenigsten ERP-Softwares. Dabei erspart eine Automatisierung dir gerade hier jede Menge zusätzlicher Arbeit.

Mit Xentral verschickst du Mahnung per E-Mail oder Post daher automatisch. Mahnstufen und Zeiträume legst du dabei individuell fest. Auch die Abwicklung von Gutschriften übernimmt unser System. Für dich bedeutet das eine saubere Buchhaltung und Kunden, die von deinem schnellen Service begeistert sind.

Produkt- und Rohmaterialbeschaffung sowie Produktherstellung

Selbst vor dieser oft heiklen E-Commerce-Disziplin knickt unsere Software nicht ein, denn auf Wunsch stellen wir dir ein voll integriertes Produktionsplanungssystem zur Verfügung, das dich bei der operativen Steuerung und Überwachung deiner Produktion unterstützt.

Zu seinen Funktionen gehören unter anderem ein automatisiertes Produktionsmanagement, das Erstellen sowie die Verwaltung von Seriennummern oder die Darstellung deiner gesamten Supply Chain als visuelle Auftragsampel. Deine eigene Produktherstellung zu managen, mag ein hochkomplexer Vorgang sein, mit dem richtigen ERP allerdings wird sie vielleicht nicht zum Kinderspiel, aber zu einer lösbaren Aufgabe.

Bereit zum Wachstum dank ERP

Leerer Block mit Stift neben Laptop

Wenn noch mehr Onlinestores auf ERP setzen, fallen die Zahlen des Bundeswirtschaftsministeriums zukünftig wahrscheinlich positiver aus. Denn intelligente Operations-Plattformen wie Xentral entlastet dich dank cleverer Automatisierung bei zahlreichen Aufgaben wie der Versand- und Lagerverwaltung, der Aktualisierung deiner Kundendatenbank und sogar bei Mahnwesen und Produktionsprozessen – was eine Menge Zeit erspart und die Visionär:innen besser schlafen lässt.

Solltest du jetzt neugierig geworden sein, was wir für dich und dein Business leisten können, dann laden wir dich gerne ein, es auszuprobieren. Teste Xentral 14 Tage kostenlos und lass dich überraschen, wie einfach E-Commerce-Workflows mit der richtigen Software sein können.

 

Titelbild von John Schnobrich. Weitere Bilder von Carlos Muza und Will Porada.

Über die Redaktion

Tim Fabiszewski - Content SEOTim Fabiszewski ist Content-Spezialist bei inara schreibt. Einfallsreiche und einzigartige Texte sind sein Fachgebiet, das er mit seiner SEO-Expertise fließend zu verbinden weiß. Sobald es sonnig wird, geht es auf den Basketball-Court, wo der nächste 3-Punkte Wurf nicht lange auf sich warten lässt.

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Geschrieben von Elisabeth Meyer