Mit der Workflow Automatisierung zu zufriedenen Mitarbeitern und einem erfolgreichen Unternehmen: So geht’s

Effizienter & Produktiver

8 Minuten Lesedauer
Geschrieben von Janina Horn
am

Die Automatisierung des Workflows ist eine der wichtigsten Aufgaben, wenn es darum geht, das Unternehmen effizienter zu gestalten und erfolgreicher zu machen.

 

Je weniger Prozesse manuell ausgeführt werden müssen, desto mehr können du und deine Mitarbeiter euch auf die wichtigeren Dinge konzentrieren, die das Unternehmen weiter nach vorne bringen.

 

Wie du eine Workflow Automatisierung am besten nutzt, welche Vorteile sie noch bringt und ob sich auch eine Software dafür eignet, erfährst du in diesem Artikel.

 

Was versteht man unter einer Workflow Automatisierung?

Bei einer Workflow Automation werden Arbeitsaufgaben identifiziert, die mithilfe von Technologien, Apps und weiteren Tools automatisiert werden sollen.

 

Besonders beliebte Aufgaben, die automatisiert werden können, sind zum Beispiel:

  • Lead Management
  • Dateneingabe
  • Schreiben von Follow-Up-Mails
  • Aufgaben der Personalabteilung
  • Marketing

 

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Bereiche deren Workflow du automatisieren kannst

Viele alltägliche Geschäftsprozesse können automatisiert werden. Dazu gehören vor allem die Bereiche Marketing, Finanzen und Personalwesen.

 

Workflowautomatisierung im Marketing

Viele der gewöhnlichen Marketingaufgaben kannst du automatisieren. Wie zum Beispiel das E-Mail-Marketing.

 

Dieses ist vor allem bei der Neukundengewinnung essentiell. Und genau diese kannst du automatisiert ablaufen lassen, indem zum Beispiel das Versenden von E-Mail-Angeboten an Kunden automatisch geschieht.

 

Somit kannst du die Zeit und den Aufwand, den es benötigt, einen qualifizierten Lead zu generieren, an die Automatisierung abgeben und die eigentlich zuständigen Mitarbeiter währenddessen etwas anderes tun lassen.

 

Automatisierung im Personalwesen

Auch hier geht viel Zeit bei der Übertragung von Daten in Systeme verloren. 

 

Dies kann zum Beispiel automatisch geschehen. So werden menschliche Fehler bei der Übertragung von Daten direkt ausgeschlossen. 

 

Weitere Vorteile für das Personalwesen sind folgende:

  • Schnelle Datenverarbeitung und -eingliederung
  • Niedrigere Lager- und Druckkosten durch papierlose Vorgänge
  • Einhaltung der Richtlinien für Mitarbeiterschutz und -gesundheit
  • Effiziente Einstellungsverfahren
  • Analyse der Prozesse der Personalabteilung für weitere Verbesserungen

 

Automatisieren des Rechnungswesens

Hierbei geht es zum Beispiel um Reisenrückerstattungen, Budgetbestätigungen oder Urlaubsgenehmigungen. Diese können automatisiert werden, was vor allem bei Mitarbeitern für Zufriedenheit sorgt, die nicht erst lange auf eine Rückmeldung warten müssen.

 

Möglichkeiten dafür sind:

  • Automatisches Einpflegen von Spesenabrechnungen und Ausgaben
  • Bei Erfüllung bestimmter Kriterien automatisierte Genehmigung von Reisen
  • Verknüpfung von Zahlungsprozessen um automatisch Rechnungen und Ausgaben zusammenzuführen

 

Warum du einen automatisierten Workflow einführen solltest

Die Anwendung kennst du nun. Daraus ergeben sich bereits viele der Vorteile, die eine Automatisierung des Workflows mit sich bringt. 

 

Trotzdem findest du sie hier noch einmal gesammelt:

  • Mehr Effizienz
  • Zufriedenere Mitarbeiter, die sich spannenden Aufgaben und nicht eintönigen Tätigkeiten widmen können
  • Daten- und Aufgabengenauigkeit durch klar zugeteilte Aufgaben
  • Bessere Produktivität durch Wegfallen rein administrativer und monotoner Aufgaben
  • Höhere Verantwortlichkeit durch automatische Erinnerungen und damit bessere Ergebnisse
  • Erreichen universeller Standards der Prozesse

 

Außerdem sparst du dir durch automatisierte Workflows viel Geld. Mitarbeiter, die zum Beispiel manuelle Daten eingeben, benötigen dafür mehr Zeit, als die entsprechende Technologie. Dafür kannst du deine Mitarbeiter für etwas einsetzen, das das Unternehmen weiter und ihnen mehr Zufriedenheit bringt.

 

Zufriedene Mitarbeiter sind der Motor eines erfolgreichen Unternehmens und sollten nicht vergessen werden. Mit einer Automatisierung des Workflows schaffst du genau das: Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Aufgaben genau erledigen und sich für das Unternehmen einsetzen!

 

Workflow automatisieren: So gelingt’s in der Praxis!

Es gibt verschiedene Softwares, die sich für die Automatisierung des Workflows eignen.

 

Gerade aber, wenn dein Unternehmen etwas komplexer ist und du mehrere Bereiche automatisieren möchtest, lohnt sich der Blick auf eine ERP-Software. Diese bietet dir die Möglichkeit, dein Unternehmen als Ganzes zu verwalten und so viele Prozesse wie möglich an die Technologie abzugeben.

 

Damit du siehst, wie das in der Praxis aussehen kann, wird dir nun der Bereich ERP-Software anhand des Beispiels von xentral vorgestellt.

 

Bei xentral handelt es sich um eine leane cloudbasierte ERP-Software, die sich für Startups, KMU und Mittelständler eignet.

 

Mit ihr kannst du verschiedene Bereiche in deinem Unternehmen automatisieren und organisieren:

  • Vertrieb (z.B. Vertriebskanäle zentral steuern, Angebote automatisch erstellen)
  • Produktion (z.B. Produkte & Produktion fehlerfrei verwalten, PIM nutzen)
  • Logistik (z.B. Versand & Retouren automatisieren, Lieferanten anbinden)
  • Finanzen & Controlling (z.B. KPIs überblicken, Finanzströme kontrollieren)
  • Team & Projekt (z.B. Zeiterfassung, Projektplanung, nahtlose Team-Kommunikation)
  • Schnittstellen & Erweiterungen (z.B. Shops, Marktplätze & Drittsysteme anbinden)

 

Dazu gehören verschiedenste Funktionen, die dir vor allem administrative Aufgaben abnehmen und deinen Mitarbeitern monotone Arbeiten ersparen.

 

Das Gute an xentral ist, dass du dir dein ERP-System quasi selbst zusammenstellen kannst, ohne über viel technisches Know-How verfügen zu müssen. Die cloudbasierte Anwendung ermöglicht dir eine schnelle und reibungslose Implementierung in dein Unternehmen. 

 

Du kannst den Anbieter sofort nutzen, während er sich um Instandhaltung und Weiterentwicklung des Systems kümmert. Dazu gehört auch, dass alle 3 Monate neue Funktionen dazu kommen.

 

Alles in allem kann dir eine ERP-Software maßgeblich bei der Automatisierung von Workflows helfen und dafür sorgen, dass der Umstieg schnell und effizient vonstatten geht, damit du, dein Unternehmen und die Mitarbeiter schnell von den Vorteilen profitieren könnt.

 

Bist du an xentral interessiert? Dann schau dir direkt noch den xentral Test und die xentral Erfahrungsberichte an.

 

Suchst du lieber nach einem anderen Anbieter, kann dir ein ERP-Vergleich weiterhelfen. Viele der ERP-Softwares kannst du außerdem vor dem Kauf erstmal unverbindlich und kostenlos testen.

 

Probier dich durch und mach dir dann die Automatisierungsmöglichkeiten zunutze. Deine Mitarbeiter werden zufriedener sein und dein Unternehmen dadurch erfolgreicher!

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Geschrieben von Janina Horn