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Weniger Aufwand bei der Buchhaltung? Das ist möglich – mit einer automatisierten Buchhaltung! Wie du so nicht nur viel Zeit sparst, sondern auch Prozesse flüssiger machst und Fehler minimierst, erfährst du hier!

Die Buchhaltung nimmt viel Zeit in Anspruch, dabei ist sie ein Kernstück jedes Unternehmens. Hauptaufgaben der Buchhaltung sind unter anderem die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben, das Mahnwesen, die Jahresabschlüsse und Bilanzen.

 

Damit alles gesetzlich korrekt abläuft, dürfen keine Fehler passieren und die Buchhaltung muss kontinuierlich sehr akkurat und genau geführt werden. 

 

Das klingt nach sehr viel Aufwand? Wenn du alles manuell angehst, ist es das auch. Allerdings kannst du auch auf die automatisierte Buchhaltung zurückgreifen. Was sie kann und welche Software sich für dich eignet, erfährst du hier.

 

Das muss eine automatisierte Buchhaltung können

Damit du direkt beim ersten Mal keine bösen Überraschungen erlebst, solltest du bereits vor der Anschaffung einer automatisierten Buchhaltung wissen, welche Features diese unbedingt haben muss.

 

Natürlich hängen diese Funktionen auch davon ab, wie groß dein Unternehmen ist. Eine Firma mit 10 Mitarbeitern wird andere Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware haben, als eine Firma mit über 100 Mitarbeitern. Trotzdem gibt es ein paar grundsätzliche Faktoren, die eine gute automatisierte Buchhaltungssoftware ausmachen.

 

 

Die Rechnungen

Da der Schwerpunkt der Buchhaltung unter anderem darin liegt, Rechnungen zu erstellen und zu bezahlen, sollte die Software in der Lage sein, korrekte Rechnungen zu erstellen, versenden und zu archivieren.

 

Auch Eingangsrechnungen kannst du so digitalisieren, die du Kunden und Lieferanten per E-Mail zukommen lässt. Dann können Belege direkt von der Software über eine Schnittstelle bearbeitet, weitergeleitet und verbucht werden. Das spart viel Zeit und Geld!

 

Die rechtlichen Richtlinien

Das Programm sollte immer aktuell sein, was rechtliche und gesetzliche Vorgaben angeht. So stellst du sicher, dass Buchungen und Abschreibungen rechtssicher und korrekt ablaufen.

 

Die Bankanbindung

Die Software sollte nicht nur mit deinen Konten von Bank, Post usw. verbunden sein, sondern auch automatisch Beträge fälliger Rechnungen zum korrekten Datum überweisen. 

 

Durch diese Verknüpfung siehst du immer aktuell, welche Rechnungen bezahlt wurden oder noch ausstehen.

 

Die Betriebsstatistik

Wenn du Statistiken, Auswertungen oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen musst, ist eine Software für die automatisierte Buchhaltung ein sehr zeitsparendes Tool. Dort werden dir nämlich immer alle Daten, Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben usw. direkt angezeigt, ausgewertet oder für die EÜR bereitgestellt. 

 

Umständliche Recherchen und Beleg-Zusammenstellungen durch das Personal sind damit passé!

 

Die Umsatzsteuer

Du musst entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Wenn du alle Zahlungsdaten erst manuell zusammensuchen musst, kostet dich das wieder viel Zeit und Mühe.

 

Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware geht das Ganze viel einfacher, da bereits alle relevanten Zahlen in der Software zu finden sind. Außerdem kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die Schnittstelle an das Finanzamt weiterleiten!

 

Der Steuerberater

Auch die Kommunikation und Arbeit mit deinem Steuerberater wird durch eine automatisierte Buchhaltung deutlich erleichtert. 

 

Denn eine gute Software bietet dir auch hier eine Schnittstelle, die es dir nicht nur erlaubt, Daten ganz einfach und unkompliziert an deinen Steuerberater weiterzuleiten, sondern du kannst auch entscheiden, ob du ihn direkt selbst darauf zugreifen lässt. Dann kann er seine Arbeit machen, während du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Unternehmen hast!

 

Warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Die Automatisierung der Buchhaltung hat viele Vorteile für dich, dein Unternehmen und deine Mitarbeiter.

 

Die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung sind:

  • Enorme Zeitersparnis durch Automatisierung vieler Prozesse
  • Taggenaue Analysen und Auswertungen sowie Mahnungserinnerungen
  • Geringere Personalkosten durch eine geringere Zahl an notwendigen Mitarbeitern
  • Weniger Fehler und weniger Korrekturen nötig
  • Sparen von Material wie Papier, Druckerkosten oder Ordner
  • Entlastetes und motiviertes Personal durch Abgabe von zeitaufwendigen und monotonen Aufgaben

 

Die Nachteile einer Buchhaltungssoftware zeigen sich vor allem zu Beginn, wenn du die neue Vorgehensweise in dein Unternehmen einführst.

 

So wird der Einarbeitungsprozess am Anfang die Abläufe noch etwas komplizierter machen und es werden Mitarbeiterschulungen nötig sein, damit jeder sich mit der Bedienung des Programms auskennt. 

 

Sobald deine Mitarbeiter sich aber mit der Eingabe und dem Einlesen von Belegen auskennen, kannst du die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung voll ausschöpfen!

 

So automatisiert du deine Buchhaltung

Wenn du deine Buchhaltung selbständig automatisieren willst, solltest du nach 5 Schritten vorgehen:

  1. Festlegen der Strategie
  2. Vorbereiten der Infrastruktur
  3. Buchhaltungssoftware auswählen
  4. Motivation & Upskilling
  5. Abschließen der Implementierung der neuen Software

 

Zunächst legst du die genaue Strategie, nach der du vorgehen willst, fest. 

Dazu gehört:

  • Festlegung der Zuständigkeit für die Buchhaltung im Unternehmen
  • Welche Anwendungsbereiche sollen automatisiert werden?
  • Welche Ziele sollen dadurch erreicht werden?
  • Verschaffe dir einen Überblick, welche Buchhaltungssoftware für dich in Frage kommt

 

Nun geht es an die Planung der technischen Umsetzung. Im besten Fall beziehst du hier schon den Dienstleister, für den du dich entschieden hast, mit ein. So kannst du sicherstellen, dass die Buchhaltungssoftware auch passgenau auf dein Unternehmen und deine Bedürfnisse abgestimmt ist.

 

Wenn es an die Nutzung der neuen Software geht, solltest du deine Mitarbeiter mit einbeziehen. Mache sie mit den neuen Abläufen, Prozessen und dem Handling der Software bekannt. Je schneller sich deine Mitarbeiter auskennen, desto weniger Einarbeitungszeit wird benötigt. Das spart dein Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

 

Als letzten Schritt solltest du deine Kunden über die Nutzung der neuen Software informieren. Sie müssen zustimmen, um die Rechnung in digitaler Form als E-Mail erhalten zu können. Außerdem werden in der Testphase noch letzte Probleme oder Fehler behoben.

 

Dann kann dich nichts mehr aufhalten!

 

Automatisierte Buchhaltung direkt in deiner ERP-Software!

Für die automatisierte Buchhaltung gibt es viele einzelne Anbieter. 

 

Wenn du aber mit deinem Unternehmen in einer bestimmten Branche tätig bist und gerne weitere Geschäftsprozesse neben der Buchhaltung an eine Software abgeben möchtest, ist eine ERP-Software die richtige Lösung für dich!

 

ERP steht für “Enterprise-Ressource-Planning” und bedeutet, dass dich die Software bei der Organisation und sämtlichen administrativen Aufgaben, die in deinem Unternehmen anstehen, unterstützt.

 

Was die automatisierte Buchhaltung einer ERP-Software kann, wird dir jetzt am Beispiel von xentral vorgestellt.

 

Bei xentral handelt es sich um eine ERP-Software, die sich sowohl für Startups, als auch für KMU und Mittelständler eignet. Sogar große Unternehmen können von dem Anbieter profitieren, denn durch den leanen Aufbau kannst du selbst entscheiden, welche Funktionen du brauchst und welche nicht – also kein zusätzlicher Schnickschnack, der das Handling nur beschwert!

 

Xentral hat eigene Funktionen, die sich nur um die Buchhaltung kümmern. Diese gehört zu dem Oberbegriff Finanzen & Controlling.

 

Die drei Hauptfunktionen sind die Multiwährung, der Buchhaltungsprofi und die Business Intelligence. Diese sollen dir das Leben mit deiner Buchhaltung so einfach, unkompliziert und intuitiv machen, wie möglich. 

 

Die Multiwährung zeichnet sich dadurch aus, dass du mit xentral alle Sprachen, Währungen und Steuersätze kennst und nutzen kannst.

 

Den Buchhaltungsprofi zeichnet das zentrale Vorliegen aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus, die du vorkontieren und automatisch an deine Buchhaltung schicken lassen kannst.

 

Business Intelligence bedeutet, dass du dein Business datenbasiert entwickeln kannst. Bei den Daten handelt es sich um KPIs und Berichte über Daten, Geschäftsbereiche und Projekte.

 

Weitere Funktionen der automatisierten Buchhaltung von xentral sind:

  • Übersichtliche Finance Dashboards
  • Mehr als 100 Berichte & Statistiken
  • Ausführliche Liquiditäts-Forecasts
  • Intelligentes Debitoren- und Kreditoren-Management
  • Rechnungsverwaltung inkl. Storno und Gutschrift
  • Automatisierter Zahlungsabgleich eingehender Bestellungen
  • Nahtlose Kommunikation mit Zahlungsanbietern und Banken
  • Vollautomatisiertes Mahnwesen
  • Automatisches Mehrwertsteuer-Splitting
  • Automatisches Lieferschwellen-Management
  • uvm.

 

Du siehst also, mit einer ERP-Software wie der von xentral ist vieles möglich. Zentrales Ziel ist es hier, dir möglichst viel Zeit und Aufwand zu ersparen, damit du diese wiederum in die Weiterentwicklung und den Erfolg deines Unternehmens investieren kannst.

 

Wie sieht’s aus – hast du Lust, eine ERP-Software einmal auszuprobieren? Das kannst du bei xentral 14 Tage lang kostenlos tun. Wenn du dich zuerst noch mehr informieren möchtest, können dir sowohl ein ERP-Vergleich, als auch die xentral Erfahrungsberichte und der xentral Test weiterhelfen. Mehr Inspiration zum Thema und für erfolgreiche Unternehmen generell, findest du bei uns auf dem Blog!

Janina Horn
ÜBER DEN AUTOR
Janina Horn
Sie beschreibt komplexe Themen einfach und verständlich – als Business Redakteurin unterstützt sie das xentral Team dabei, für seine Kunden das nötige Fachwissen rund um ERP und Business Hacks aufzubauen.