Wie du mit einer ERP Software für KMU Wachstumspotenzial optimal nutzen kannst

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen flexibel sein und viel Leistung bringen, um zu wachsen. Das geht nur durch eine effiziente Nutzung der Ressourcen und gute Planung. Gerade wenn das Unternehmen wächst, werden die Aufgaben vielfältiger und komplexer. Damit du trotzdem alles aus deinem Unternehmen herausholen kannst, hilft dir eine ERP Software für KMU dabei.

Ein Unternehmen zählt als KMU, wenn es unter 250 Mitarbeitern umfasst und entweder eine Bilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro oder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro aufweist. 

 

Dass dein Unternehmen als KMU gilt, heißt aber nicht, dass die Koordination, die Planung und das Management der täglichen Aufgaben und Prozesse einfach und ohne Probleme regelbar ist.

 

Und gerade wenn du wachsen willst, werden die Aufgaben eher noch komplexer und fordern dir mehr ab. 

 

Anpassung und Unterstützung sind angesagt – und beides bekommst du mit einer ERP Software speziell für KMU. Was das ist, wie dir so eine Software helfen kann und was du bei der Auswahl beachten solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

 

Was ist eine ERP-Software und was kann sie?

Der Begriff ERP ist die Abkürzung für “Enterprise-Planning-Software”.

 

Hierbei handelt es sich um eine Software, mit der du die Vorgänge und Arbeitsprozesse deines Unternehmens steuern, kontrollieren und planen kannst. 

 

Primär geht es dabei um das effiziente und individuelle Management der Ressourcen Kapital, Betriebsmittel und Mitarbeiter. Je nach Unternehmen kommen dann noch branchenspezifische Besonderheiten dazu, wie zum Beispiel die Steuerung der Logistik.

 

Im Allgemeinen erreichst du mit dem Einsatz einer ERP-Software, dass Arbeitsabläufe und Strukturen in ihrer Geschwindigkeit und Qualität verbessert werden, was ein effizient arbeitendes und erfolgreiches Unternehmen ermöglicht. 

 

Bereiche im Unternehmen, für die sich ein ERP System lohnt:

  • Produktmanagement
  • Logistik
  • Vertrieb
  • Schnittstellen & Erweiterungen
  • Finanzen & Controlling
  • Team & Projekt

 

Ein besonderes Feature einer ERP-Software z.B. für die Branche “eCommerce” kann der Einsatz von automatisierter Logistik, die Lagerverwaltung per App oder eine ERP Amazon Integration sein. Im Allgemeinen lohnt sich eine ERP-Software für das Management eines Multichannel-Unternehmens und lässt sich auch als Mutlichannel-Software einsetzen.

 

Was muss eine ERP Software für KMU mitbringen?

Ein ERP-System für KMU unterscheidet sich von einer ERP-Software für Start-ups. Natürlich, denn ein kleines oder mittelständisches Unternehmen hat andere Bedürfnisse und Aufgaben, die durch ein ERP-System erleichtert werden sollen.

 

Allgemeine Auswahlkriterien einer ERP-Software für KMU

Einer der wichtigsten Punkte, die ein ERP für kleine und mittelständische Unternehmen mitbringen muss, ist die Zukunftsfähigkeit.

 

Eine ERP-Software muss flexibel und individuell skalierbar sein. Das Unternehmen steht immer wieder unter Innovationsdruck und muss sich durch Weiterentwicklung beweisen. Wichtige Kriterien sind hier Useranzahl und Speicherkapazität sowie Implementierung verschiedener Funktionen.

 

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Nutzerfreundlichkeit bzw. Usability.

 

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit erreicht eine ERP-Software vor allem durch ein leanes Auftreten. Wenn der Benutzer nicht von möglichen Funktionen und Anzeigen erschlagen wird und alles übersichtlich und einfach zu finden ist, erleichtert das die Arbeit ungemein. Hier solltest du allerdings individuell schauen, welches Handling dir und deinem Team am besten passt. Dafür gibt es eine kostenlose Demo-Version, die dir jeder gute ERP-Anbieter ermöglichen sollte.

 

Auch eine branchenspezifische Ausrichtung der ERP-Software darf nicht fehlen.

 

Je mehr das ERP zur deiner Branche passt, desto mehr spezifische Funktionen hast du auch an der Hand. Gerade bei schwierigen Branchen mit vielen Anforderungen kann sich die gezielte Suche deshalb lohnen. Es hängt aber auch wieder von deinen Anforderungen und Bedürfnissen ab, wie branchenspezifisch die ERP-Software sein muss. 

 

Individuelle Fragen, die du dir stellen solltest

Auch individuelle Fragen solltest du klären, damit du dir die Suche nach der passenden ERP-Software für KMU so leicht wie möglich machen kannst:

  • Worauf bist du aus: Schnelles Wachstum oder Abdeckung einer Marktnische
  • Welche branchenspezifischen Gegebenheiten muss das ERP bedienen?
  • Nutzt du bereits Tools, die integriert werden müssen?
  • Welche Schnittstellen muss das ERP-System aufweisen?
  • Browserbasiertes ERP oder Cloud-ERP?
  • Möchtest du die ERP-Software kaufen oder mieten?
  • Lizenzlösung oder Open-Source-ERP?
  • Willst du Support vom Anbieter erhalten oder nicht?

 

Je mehr du darüber Bescheid weißt, wie dein ERP-System aussehen soll, desto schneller geht die Recherche und desto besser passt es am Ende zu dir und deinem Unternehmen.

 

4 Warnsignale: Jetzt muss eine ERP Software her!

Es gibt verschiedene Warnsignale, die ein Hinweis dafür sein können, dass für dein KMU eine ERP-Software nötig ist. Die 4 Häufigsten findest du im Folgenden.

 

Umsatz steigt, Gewinn stagniert

Steigender Umsatz aber stagnierender Gewinn sollte dir zu denken geben. Grund hierfür ist oft, dass dein Unternehmen einfach nicht effizient genug arbeitet. 

 

Wo allerdings genau die Fehler liegen und welche Bereiche verbessert werden müssen, ist oft nur schwer selbst herauszufinden. Hier kann dir eine ERP-Software mit Management- und Analyse-Features unter die Arme greifen!

 

Kundenzufriedenheit sinkt

Hast du nichts an der Produktqualität verändert, ist besonders in der eCommerce-Branche der Versandprozess inkl. Bestellabwicklung Schuld an unzufriedenen Kunden. 

 

Dauert es lange, bis der Artikel beim Kunden ankommt, schlägt sich das schnell in den Bewertungen nieder und es werden weniger Kunden bei dir bestellen.

 

Bei einer ERP-Software kannst du nicht nur Bestell- und Versandprozess überwachen und Fehler aufdecken, sondern dem Kunden auch aktuelle Daten zum Stand des Vorganges zur Verfügung stellen. Win-Win für beide Parteien.

 

Aufwendige Koordination der Vertriebskanäle

Auch dieser Punkt richtet sich an die eCommerce-Branche. 

 

Wenn du mehrere Vertriebskanäle wie z.B. eine eigene Filiale, Shopify, Amazon, Ebay usw. selbst koordinieren musst, kostet das nicht nur viel Zeit sondern provoziert auch Fehler. 

 

Denn wenn du nicht mehr den kompletten Überblick hast und alle Kanäle selbst aktualisieren musst, ist es oftmals unvermeidbar, dass dir etwas entgeht.

 

Die ERP-Software für KMU kann dir hier auf verschiedene Arten helfen: Dashboards für mehr Überblick, Shopanbindungen für verschiedenste Shops, automatisierte Aktualisierungen der Warenbestände usw.

 

Internationales Wachstum

Internationales Wachstum ist gut um neue Kunden und neue Einsatzgebiete zu erschließen. 

 

Aber es zieht auch Schwierigkeiten wie unterschiedliche Sprachen und Währungen und Änderungen beim Versandprozess nach sich.

 

Das alles kann ein ERP-System für dich übernehmen und dich dabei unterstützen, international zu wachsen ohne viele Fehler zu machen!

 

Umfassende große Software oder lieber ein leanes ERP?

Du hast dich dafür entschieden, dir eine ERP-Software anzuschaffen?

 

Dann wirst du vermutlich als Nächstes recherchieren, welche Anbieter es gibt. Dabei bist du wahrscheinlich auch schon über SAP, den größten Anbieter von einer ERP-Software gestolpert.

 

Allerdings ist eine ERP-Software für Großunternehmen wie das von SAP nicht für alle Unternehmen geeignet, vor allem, wenn es sich um KMU handelt. Die Entscheidung bleibt natürlich dir überlassen, damit du aber siehst, worin sich große ERPs wie das von SAP und leane ERPs wie das von xentral unterscheiden, werden beide nun miteinander in den wichtigsten Punkten verglichen.

 

Viele verschiedene Funktionen vs. individuell anpassbarer Funktionsumfang

 

Ein ERP für Großunternehmer kommt mit deutlich mehr Funktionen daher. Bei KMU sind aber oft gar nicht so viele Funktionen nötig. Das kann dann überfordern und sowohl den Einarbeitungsprozess als auch sämtliche spätere Änderungen kompliziert und aufwendig gestalten. 

 

Ein leanes ERP-System hat dagegen weniger Funktionen, kann aber branchenspezifisch angepasst werden. Und solltest du später weitere Funktionen benötigen, kannst du diese einfach und unkompliziert implementieren.

 

Große ERP-Softwares sind teurer als leane ERPs.

 

Das liegt vor allem am Funktionsumfang aber auch daran, dass Großunternehmen ein anderes Budget zur Verfügung haben als kleine oder mittelständische Unternehmen. Deshalb wird auch bei dir vermutlich der Preis eine große Rolle spielen. 

 

Darum solltest du darauf achten, dass du dir eine ERP-Software aussuchst, die preislich nicht den Rahmen sprengt und trotzdem einen genügend großen Funktionsumfang hat. 

 

Große ERP-Systeme wie das von SAP sind schwerfälliger als leane ERPs wie das von xentral.

 

Dieser Punkt kommt vor allem beim Thema Skalierbarkeit und Flexibilität zum Tragen. KMU müssen sich oft dem Markt anpassen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Außerdem wachsen sie meist schneller und häufiger als große Unternehmen. 

 

SAP ist besonders in diesem Punkt xentral eher unterlegen, da das Wachstumspotenzial hier zwar beachtet wird, aber der Anbieter nicht primär darauf ausgerichtet ist. 

 

Das leane ERP-System von xentral wiederum bietet dir hier eine flexiblere Gestaltung, weshalb sich solche ERP-Softwares gut als SAP-Alternative eignen.

 

Alles in allem ist es natürlich deine Entscheidung, für welches ERP-System du dich entscheidest. Ein ERP-Vergleich kann dir außerdem Klarheit bringen.

 

Egal an welchem Punkt du dich befindest, eine ERP-Software für KMU ist immer eine gute Idee. Besonders wenn du feststellst, dass dein Unternehmen die gesetzten Ziele nicht so erreicht, wie geplant oder dir die administrativen Aufgaben über den Kopf wachsen. Zudem eignet es sich zur allgemeinen Optimierung.

 

Klingt gut? Dann mach dich auf die Suche nach deiner perfekt passenden ERP-Software!

 

Dir gefällt die ERP-Software von xentral? Dann kannst du diese 14 Tage lang kostenlos testen. Außerdem findest du in unserem Blog noch viele weitere Artikel zum Thema ERP und Unternehmensoptimierung. Schau gerne vorbei!

 

Janina Horn