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Ein ERP kann dir dabei helfen, das Management deines Unternehmens nicht nur effektiver sondern auch effizienter und schneller zu machen. Aber was ist überhaupt ein ERP? Welche Funktionen hat es und für wen eignet sich welche ERP-Software am besten? Antworten auf diese Fragen und alles, was noch wichtig ist im Bereich ERP, findest du hier!

Moderne Unternehmen sind oft sehr komplex, mit vielen verschiedenen Fachbereichen, Aufgaben, Abläufen und Zielen. 

 

Die Koordinierung, Steuerung und Planung der Unternehmensbereiche kann aufgrund der Vielseitigkeit der Aufgaben und Anforderungen oft nicht ohne Hilfe durchgeführt werden. 

 

Das schlägt sich häufig auch in der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens wieder, da die Geschwindigkeit, mit der Informationen zur Verfügung gestellt werden können, immer wichtiger wird. 

 

Sind die Steuerungsprozesse deines Unternehmens also effizient und schnell, trägt das auch zu einer größeren Wettbewerbsfähigkeit bei.

 

Und genau da kommt ein ERP-System bzw. eine ERP-Software ins Spiel.

 

Was das genau ist und wie ERP dir und deinem Unternehmen dabei helfen kann, effizienter und effektiver zu werden, erfährst du in diesem Artikel.

 

ERP – Was ist das?

Die Abkürzung ERP steht für “Enterprise-Resource-Planning”. 

 

Die Definition des Begriffs ERP sieht folgendermaßen aus:

 

Ein ERP-System ist eine Software, die für eine bestmögliche Steuerung der Geschäftsprozesse sorgt.

 

Prinzipiell ist eine ERP-Software oder ein ERP-System darauf ausgerichtet, die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu steuern.

 

Die drei Haupt-Ressourcen stellen dabei Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel dar.

 

Das übergeordnete Ziel des Einsatzes eines ERP-Systems ist die taktische und strategische Steuerung und Nutzung dieser Ressourcen. Die Kontrolle der Effizienz und Effektivität dieser beiden Vorgänge gehört auch dazu. 

 

Beim Einsatz einer ERP-Software kannst du folgende Verbesserungen erwarten:

  • Verbesserte Organisation von Abläufen, Strukturen und (Arbeits-)Prozessen
  • Schnellere Anpassungsfähigkeit deines Unternehmens an Veränderungen im Unternehmen selbst und auf dem Markt
  • Allgemeine Optimierung der Geschäftsprozesse

 

Alles in allem dient also eine ERP-Software besonders dazu, der Geschäftsleitung und dem Management einen besseren Überblick über alle vorgehenden und ausstehenden Prozesse zu bieten. 

 

So können Ressourcen durch eine Software zentralisiert sowohl unternehmensweit als auch in einzelnen Bereichen des Unternehmens effektiv gestaltet, beeinflusst und gemanagt werden.

 

 

Welche Funktionen hat eine ERP-Software?

Die übergeordnete Funktion eines ERP-Systems besteht darin, das Management bei seinen Tätigkeiten zu unterstützen, Prozesse allgemein schneller zu machen und die Organisation von Arbeitsabläufen im Unternehmen zu erleichtern. 

 

So können ineffektive Arbeitsabläufe oder andere potenziell problematische Prozesse entdeckt werden. 

 

Außerdem kannst du auch direkt Gegenmaßnahmen ergreifen, um die Entwicklung des gesamten Unternehmens, eines Unternehmensbereiches, einer einzelnen Abteilung oder eines bestimmten Prozesses zu korrigieren. 

 

Welche Funktionen eine ERP-Software konkret hat, hängt davon ab, für welchen Unternehmensbereich sie genutzt wird.

 

ERP im Unternehmen: Diese Bereiche bieten sich an!

Im Optimalfall kannst du die ERP-Software für dein ganzes Unternehmen anwenden. Das macht dir die Arbeit leichter und übersichtlicher und es gibt dadurch zum Beispiel keine Probleme durch die Inkompatibilität verschiedener Softwares.

 

Für diese Bereiche im Unternehmen lohnt sich ein ERP-Software:

  • Vertrieb und Marketing
  • CRM (Customer Relationship Management)
  • Stammdatenverwaltung
  • Produktion
  • Logistik
  • Forschung und Entwicklung
  • Personalwesen
  • Controlling und Finanzen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • uvm.

 

Welche individuellen Funktionen  du nutzen kannst, hängt vom Anbieter ab.

 

Damit du dir aber besser vorstellen kannst, was möglich ist, findest du hier einige Beispiele für Anwendungsmöglichkeiten und Features, die der ERP-System-Anbieter xentral zur Verfügung stellt.

ERP in der Logistik

Im Bereich der Logistik kannst du zum Beispiel unzähliche Versanddienstleister wie DHL oder Hermes direkt anbinden, was für einen reibungsloseren Versand bei besserer Übersicht und Kontrolle sorgt. 

 

Ebenso läuft die Warenannahme und -sortierung automatisiert, was ebenfalls Zeit und Aufwand spart. All dies gehört zum Oberbegriff “Automatisierte Logistik” und ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen.

Finanzen und Controlling mit ERP-Software

Der Vorteil einer ERP-Software in Finanzen & Controlling liegt definitiv bei der verbesserten Übersicht über Eingangs- und Ausgangsrechnungen. 

 

Außerdem können Vorgänge wie der Zahlungsabgleich eingehender Bestellungen digitalisiert und automatisiert werden, was dir und deinem Team wiederum mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen gibt.

ERP-System: Auch für den Vertrieb

Bewegt sich dein Unternehmen viel im Bereich Vertrieb, ist auch dafür ein ERP-System geeignet. Xentral bietet dafür zum Beispiel einen Multichannel an, in dem du alle deine Vertriebskanäle verbinden kannst. 

 

Auch hilfreich ist beispielsweise die automatische Zusammenführung aller Anrufe, E-Mails und Aktivitäten je nach Kunde.

 

Natürlich ist die Auswahl an möglichen Funktionen noch umfangreicher. 

 

Auf welche Anwendungsmöglichkeiten du aber besonders Wert legst, musst du selbst entscheiden. Hier bietet sich eine ausführliche Recherche an.

 

Leanes ERP statt SAP: Deshalb lohnt es sich!

Jetzt fragst du dich vielleicht:

 

Wieso nicht ein ERP vom Marktführer SAP?

 

Und die Frage ist berechtigt. Die Antwort hängt maßgeblich mit deinem Unternehmen, seiner Größe und deiner Vision ab.

 

Ein ERP von SAP eignet sich vor allem für größere Unternehmen mit einer breiter gefächerten Zielgruppe. 

 

Dementsprechend ist eine SAP-Lösung eher nicht für dich geeignet, wenn du…

  • … gerade erst mit einem Start-Up auf den Markt gegangen bist.
  • … du zu den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gehörst.
  • … deine Zielgruppe und dein Angebot sehr nischig ist.

 

Außerdem sind ERPs von SAP deutlich teurer als andere ERP-Systeme. Und wenn du dann nicht die volle Bandbreite der Leistungen ausschöpfen kannst, weil das ERP nicht optimal zu dir passt, ist es vielleicht nicht das Richtige für dich.

 

Im Gegenzug dazu ist ein leanes ERP als SAP-Alternative nicht nur billiger, sondern auch in den Anwendungen schlanker und individueller. 

 

Mit dem richtigen Anbieter gibst du am Ende nur Geld aus für Funktionen, die du auch wirklich nutzen kannst!

 

Für wen ist ERP geeignet?

Wie bereits erwähnt, eignet sich eine ERP-Software von einem anderen Anbieter als SAP vor allem für Start Ups, kleine und mittlere Unternehmer und Unternehmen, die eine Marktnische bedienen.

 

Diese Eingrenzung ist allerdings sehr vage. Deshalb können dir folgende Fragen dabei helfen, herauszufinden, ob du ein ERP brauchst, welche Anforderungen du hast und welche Art von ERP sich am besten für deinen individuellen Fall eignet:

  • Was sind deine Ziele: Schnelles Wachstum oder Konzentration auf eine Nische?
  • Welche Unternehmensbereiche müssen durch das ERP abgedeckt werden?
  • Welche Tools nutzt du bereits und welche Schnittstellen müssen dafür beim ERP vorhanden sein?
  • Willst du das ERP in deine Infrastruktur einbinden oder soll es ein Cloud-Anbieter sein?
  • Welche Option ist die Richtige für dich: ERP kaufen oder mieten?
  • Lizenzlösung oder eine Open-Source-ERP-Lösung?
  • Wie viel Support würdest du gerne vom ERP-Anbieter erhalten?

 

Anhand dieser Fragen kannst du viele Anbieter bereits gut sortieren und eine Liste möglicher ERP-Softwares erstellen. 

 

Um einen Überblick über die vorhandenen ERP-Systeme und ihre Funktionen zu bekommen, lohnt es sich, einen ERP-Vergleich zur Recherche heranzuziehen.

 

ERP-Lösung: Die Vor- und Nachteile auf einen Blick

Viele Vorteile und auch Nachteile zu ERP-Softwares wurden in diesem Artikel bereits aufgeführt. Damit du aber einen besseren Überblick hast, findest du im Folgenden nochmal sowohl die Punkte, die für ein ERP-System sprechen, als auch die Nachteile, die ein ERP hat.

 

Vorteile Nachteile
 

Weniger umfangreich als große ERP-Lösungen (z.B. von SAP)

 

Je nach Anbieter auch hohe Kosten beim Kauf der Software möglich
Funktionen oft individuell an’s Unternehmen anpassbar

 

Je nach Komplexität des Systems höhere Einarbeitungszeit bei Team und in die Arbeitsprozesse
All-In-One-Tool für (fast) alle Unternehmensbereiche

 

Widerstand gegen Einführung des Systems durch Mitarbeiter
Hohe Flexibilität des Systems, z.B. im Bereich Unternehmenswachstum

 

Abhängigkeit von einem System – mögliche Folgekosten durch Anpassungen
Individuelle Unterstützung durch den Anbieter

 

Die individuellen Vor- und Nachteile hängen auch hier wieder stark mit dem Anbieter zusammen.

 

Eine gute Recherche ist also alles!

 

Klingt das gut für dich? Dann lass dich beraten! 

 

Bei vielen Anbietern kannst du dir auch auf Anfrage eine ERP-Software Beratung geben lassen. Damit findest du schnell und unkompliziert heraus, ob ein ERP zu dir passt oder nicht. 

 

Oft hast du auch die Möglichkeit, die ERP-Software vorher kostenlos zu testen

 

Bei xentral kannst du zum Beispiel vor dem Kauf 14 Tage lang kostenlos herausfinden, ob das ERP und seine Anwendungen zu dir passen oder nicht.

 

Deine perfekte ERP-Software wartet da draußen auf dich – also worauf wartest du noch?

 

Willst du mehr wissen zum Thema ERP oder xentral selbst, dann schau gerne im Blog oder auf der Webseite selber vorbei!

Janina Horn
ÜBER DEN AUTOR
Janina Horn
Sie beschreibt komplexe Themen einfach und verständlich – als Business Redakteurin unterstützt sie das xentral Team dabei, für seine Kunden das nötige Fachwissen rund um ERP und Business Hacks aufzubauen.