Connection to a shipping service provider or fulfillment service provider (XML/CSV/PDF/EDI)

The connection to a fulfillment service provider enables, among other things, the transfer of XML structures or CSV files to a fulfillment service provider and subsequently the import of data reported back by the fulfillment service provider, such as tracking numbers, stock levels, best before dates, etc. The interface also enables the import of new customer orders, e.g. from an external software/order platform (e.g. EBISS).

Fulfillment Connection

In general it is possible to store data as a file on a server. This data is then retrieved by the filler and processed further.Afterwards, the filler reports back to the server, e.g. 1x at night, the tracking numbers, updated stock levels and also SLEDs, for example. This data is then read and updated by Xentral via a cron job. A feedback to shops for stock updates or the tracking number to the shop as a simultaneous trigger for an invoice e-mail are possible in parallel. Info:The further processing of the data and the filing of the feedback file for Xentral with the necessary fields is usually created by the Fulfiller.

External platform connection

The interface also enables the import of new customer orders, e.g. from an external software/order platform (e.g. EBISS).

Steps diagram

In the following scheme, the interaction between Xentral, an online shop/marketplace and a shipping service/fullfiller is roughly illustrated. :developer:fulfillment_transmission_structure.png From Xentral, an automatic transfer of documents, such as delivery notes or orders, can be set up via XML or CSV file to the dispatch service provider. The transfer can be done via FTP, FTPS (only with username + password, not when using certificates), email or into a local directory.

Set up/basic settings Transfer

The following article explains the basic settings you need to make for the transfer: basic settings for transmissions (EDI / XML / PDF)

Example XML files

In this section you will find example files for shipping service providers or fulfillment providers.
Delivery note (outgoing from Xentral to shipping service provider)
Here you will find the data structure of the delivery note with all necessary fields. The PDF file of the delivery note or further attachments can be found in the field pdf base64-coded.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
   <xml>
      <lieferschein_list>
         <lieferschein>
            <datum>2016-11-10</datum>
            <projekt>1</projekt>
            <lieferscheinart />
            <belegnr>13256</belegnr>
            <bearbeiter>Sachbearbeiter1</bearbeiter>
            <auftrag>AH200019</auftrag>
            <auftragid>15</auftragid>
            <freitext />
            <status>versendet</status>
            <adresse>26</adresse>
            <name>Musterfirma GmbH</name>
            <abteilung />
            <unterabteilung />
            <strasse>Müsterstraße 12</strasse>
            <adresszusatz />
            <ansprechpartner />
            <plz>12345</plz>
            <ort>Musterhausen</ort>
            <land>DE</land>
            <ustid />
            <email>musterfirma@waw.de</email>
            <telefon />
            <telefax />
            <betreff />
            <kundennummer>12000</kundennummer>
            <versandart>DHL</versandart>
            <versand />
            <firma>1</firma>
            <versendet>1</versendet>
            <versendet_am>2016-11-10 12:05:35</versendet_am>
            <versendet_per>sonstiges</versendet_per>
            <versendet_durch>VersandMA1</versendet_durch>
            <inbearbeitung_user>0</inbearbeitung_user>
            <logdatei>2016-11-10 12:06:59</logdatei>
            <vertriebid>0</vertriebid>
            <vertrieb>Johannes Schmid</vertrieb>
            <ust_befreit>0</ust_befreit>
            <ihrebestellnummer />
            <anschreiben />
            <usereditid>1</usereditid>
            <useredittimestamp>2016-11-10 12:06:59</useredittimestamp>
            <lieferantenretoure>0</lieferantenretoure>
            <lieferantenretoureinfo />
            <lieferant>0</lieferant>
            <schreibschutz>1</schreibschutz>
            <pdfarchiviert>0</pdfarchiviert>
            <pdfarchiviertversion>0</pdfarchiviertversion>
            <typ>firma</typ>
            <internebemerkung />
            <ohne_briefpapier>0</ohne_briefpapier>
            <lieferid>0</lieferid>
            <ansprechpartnerid>0</ansprechpartnerid>
            <projektfiliale>0</projektfiliale>
            <projektfiliale_eingelagert>0</projektfiliale_eingelagert>
            <zuarchivieren>0</zuarchivieren>
            <internebezeichnung />
            <angelegtam>0000-00-00 00:00:00</angelegtam>
            <kommissionierung>0</kommissionierung>
            <sprache />
            <bodyzusatz />
            <id_ext />
            <rechnung_name>Musterfirma GmbH</rechnung_name>
            <rechnung_anrede />
            <rechnung_strasse>Musterstrasse 12</rechnung_strasse>
            <rechnung_adresszusatz />
            <rechnung_ansprechpartner>Mustermann</rechnung_ansprechpartner>
            <rechnung_abteilung />
            <rechnung_unterabteilung />
            <rechnung_plz>12345</rechnung_plz>
            <rechnung_ort>Musterhausen</rechnung_ort>
            <rechnung_land>CN</rechnung_land>
            <anzahluebertragungen>1</anzahluebertragungen>
            <lieferschein_position_list>
               <lieferschein_position>
                  <lieferschein>10</lieferschein>
                  <projekt>1</projekt>
                  <bezeichnung>Musterartikel</bezeichnung>
                  <beschreibung />
                  <internerkommentar />
                  <nummer>AI-100-2</nummer>
                  <seriennummer />
                  <menge>3</menge>
                  <lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
                  <vpe />
                  <sort>1</sort>
                  <status>angelegt</status>
                  <bemerkung />
                  <geliefert>0</geliefert>
                  <abgerechnet>0</abgerechnet>
                  <logdatei>2016-11-10 11:59:02</logdatei>
                  <explodiert_parent_artikel>0</explodiert_parent_artikel>
                  <einheit />
                  <zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
                  <herkunftsland>0</herkunftsland>
                  <artikelnummerkunde />
                  <freifeld1 />
                  <freifeld2 />
                  <freifeld3 />
                  <freifeld4 />
                  <freifeld5 />
                  <freifeld6 />
                  <freifeld7 />
                  <freifeld8 />
                  <freifeld9 />
                  <freifeld10 />
                  <lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
                  <auftrag_position_id>30</auftrag_position_id>
                  <kostenlos>0</kostenlos>
                  <lagertext />
                  <teilprojekt>0</teilprojekt>
                  <explodiert_parent>0</explodiert_parent>
                  <id_ext />
                  <ean />
                  <gewicht />
                  <herstellernummer />
                  <lagerartikel>1</lagerartikel>
               </lieferschein_position>
            </lieferschein_position_list>
         </lieferschein>
      </lieferschein_list>
   </xml>
</response>
Note: Translation of fieldnames (XML node names):

<lieferschein_list>: delivery note list
<lieferschein>: delivery note
<datum>: date
<projekt>: project
<lieferscheinart>: delivery note type
<belegnr>: voucher
<bearbeiter>: editor
<auftrag>: order
<auftragid>: orderid
<freitext>: free text
<status>: status
<adresse>: address
<name>: name
<abteilung>: department
<unterabteilung>: subdivision
<strasse>: street
<adresszusatz>: address supplement
<ansprechpartner>: contact person
<plz>: postcode / zip code
<ort>: city
<land>: country
<ustid>: vat id
<email>: email address
<telefon>: phone number
<telefax>: fax number
<betreff>: subject 
<kundennummer>: customer number
<versandart>: shipping method
<versand>: shipping
<firma>: Is Company (1 = true, 0 = false)
<versendet>: status: sent (1 = true, 0 = false)
<versendet_am>: send date time
<versendet_per>: sent per Carrier
<versendet_durch>: sent by Carrier
<inbearbeitung_user>: currently worked on by
<logdatei>: log file
<vertriebid>: distribution
<vertrieb>: distribution
<ust_befreit>: no vat 
<ihrebestellnummer>your order number
<anschreiben>write to
<usereditid>: user id last edit
<useredittimestamp>: timestamp of last user edit
<lieferantenretoure>: supplier return
<lieferantenretoureinfo>supplier return info
<lieferant>: supplier
<schreibschutz>: write protection
<pdfarchiviert>: pdf archived
<pdfarchiviertversion>: pdfarchive version
<typ>: salutation: firma = Company, herr = Mr., frau / Mrs.salutation: company = Mr., Mrs.
<internebemerkung>: internal note
<ohne_briefpapier>: without_stationery
<lieferid>: lieferid
<ansprechpartnerid>: contact personid
<internebezeichnung>: internal designation
<angelegtam>: DateTime (timestamp) created atDateTime (timestamp) created at
<kommissionierung>: order picking
<sprache>: Document language in ISO codeDocument language in ISO code
<bodyzusatz>: bodycomponent
<id_ext>: id_ext
<rechnung_name>: invoice name
<rechnung_anrede>: invoice saying
<rechnung_strasse>: invoice street
<rechnung_adresszusatz>: invoice_address suffix
<rechnung_ansprechpartner>: invoice contact
<rechnung_abteilung>: invoice_department
<rechnung_unterabteilung>: invoice subdivision
<rechnung_plz>: invoice zip code
<rechnung_ort>: invoice city
<rechnung_land>: invoice country
<anzahluebertragungen>: amount of data submissions
<lieferschein_position_list>: delivery note position list (includes the following iteems)
<lieferschein_position>: delivery note position (includes a single one of the following items)
Article based item information for position listArticle based item information for position list
<lieferschein>: delivery note
<projekt>: project
<bezeichnung>: designation
<beschreibung>: description
<internerkommentar>: internal commentary
<nummer>: number
<seriennummer>: serial number
<menge>: quantity
<lieferdatum>: delivery date
<vpe>: vpe
<sort>: sort
<status>: status
<bemerkung>: comment
<geliefert>: delivered
<abgerechnet>: billed
<logdatei>: log file
<explodiert_parent_artikel>: explode parent article
<einheit>: unit
<zolltarifnummer>: customs tariff number
<herkunftsland>: country of origin
<artikelnummerkunde>: article numbering
<freifeld1> through <freifeld10>: free field1 through free field10
<lieferdatumkw>: delivery datkw
<auftrag_position_id>: order position id
<kostenlos>: free of charge
<lagertext>: stock text
<teilprojekt>: subproject
<explodiert_parent>: explodes parent
<id_ext>: id_ext
<ean>: European Article Number
<gewicht>: weight
<herstellernummer>: manufacturer number
<lagerartikel>: stock items

Delivery note with parts list (outgoing from Xentral to shipping service provider)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
   <xml>
      <lieferschein_list>
         <lieferschein>
            <id>87</id>
            <datum>2017-11-02</datum>
            <projekt>1</projekt>
            <lieferscheinart />
            <belegnr>171102-10</belegnr>
            <bearbeiter>Administrator</bearbeiter>
            <auftrag>200091</auftrag>
            <auftragid>122</auftragid>
            <freitext />
            <status>versendet</status>
            <adresse>2</adresse>
            <name>Beispielkunde</name>
            <abteilung>Wareneingang</abteilung>
            <unterabteilung>Elektronik</unterabteilung>
            <strasse>Rue de bellvue</strasse>
            <adresszusatz />
            <ansprechpartner>Testkontakt</ansprechpartner>
            <plz>1620</plz>
            <ort>Brüssel</ort>
            <land>BE</land>
            <ustid>4545446656446</ustid>
            <email />
            <telefon />
            <telefax />
            <betreff />
            <kundennummer>10003</kundennummer>
            <versandart>DPD</versandart>
            <versand>Administrator</versand>
            <firma>1</firma>
            <versendet>1</versendet>
            <versendet_am>0000-00-00 00:00:00</versendet_am>
            <versendet_per />
            <versendet_durch />
            <inbearbeitung_user>0</inbearbeitung_user>
            <logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
            <vertriebid>1</vertriebid>
            <vertrieb>Administrator</vertrieb>
            <ust_befreit>3</ust_befreit>
            <ihrebestellnummer />
            <anschreiben />
            <usereditid />
            <useredittimestamp>0000-00-00 00:00:00</useredittimestamp>
            <lieferantenretoure>0</lieferantenretoure>
            <lieferantenretoureinfo />
            <lieferant>0</lieferant>
            <schreibschutz>1</schreibschutz>
            <pdfarchiviert>0</pdfarchiviert>
            <pdfarchiviertversion>0</pdfarchiviertversion>
            <typ>firma</typ>
            <internebemerkung />
            <ohne_briefpapier />
            <lieferid>0</lieferid>
            <ansprechpartnerid>0</ansprechpartnerid>
            <projektfiliale>0</projektfiliale>
            <projektfiliale_eingelagert>0</projektfiliale_eingelagert>
            <zuarchivieren>0</zuarchivieren>
            <internebezeichnung />
            <angelegtam />
            <kommissionierung>65</kommissionierung>
            <sprache />
            <bundesland />
            <gln />
            <rechnungid>53</rechnungid>
            <bearbeiterid />
            <bodyzusatz />
            <lieferbedingung />
            <titel />
            <standardlager>0</standardlager>
            <kommissionskonsignationslager>0</kommissionskonsignationslager>
            <abweichendebezeichnung>0</abweichendebezeichnung>
            <id_ext />
            <anzahluebertragungen>1</anzahluebertragungen>
            <rechnung_name>Testkunde</rechnung_name>
            <rechnung_anrede />
            <rechnung_strasse>Musterstrasse 7</rechnung_strasse>
            <rechnung_adresszusatz>Anlieferbereich C</rechnung_adresszusatz>
            <rechnung_ansprechpartner>Testansprechpartner</rechnung_ansprechpartner>
            <rechnung_abteilung>Einkauf</rechnung_abteilung>
            <rechnung_unterabteilung>Technik</rechnung_unterabteilung>
            <rechnung_plz>848415</rechnung_plz>
            <rechnung_ort>Musterhausen</rechnung_ort>
            <rechnung_land>DE</rechnung_land>
            <internet />
            <shopextid />
            <lieferschein_position_list>
               <lieferschein_position>
                  <id>127</id>
                  <lieferschein>87</lieferschein>
                  <artikel>1</artikel>
                  <projekt>1</projekt>
                  <bezeichnung>Muster</bezeichnung>
                  <beschreibung />
                  <internerkommentar />
                  <nummer>1000001</nummer>
                  <seriennummer />
                  <menge>5.0000</menge>
                  <lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
                  <vpe>1</vpe>
                  <sort>1</sort>
                  <status>angelegt</status>
                  <bemerkung />
                  <geliefert>0.0000</geliefert>
                  <abgerechnet>0</abgerechnet>
                  <logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
                  <explodiert_parent_artikel>0</explodiert_parent_artikel>
                  <einheit />
                  <zolltarifnummer />
                  <herkunftsland />
                  <artikelnummerkunde />
                  <freifeld1 />
                  <freifeld2 />
                  <freifeld3 />
                  <freifeld4 />
                  <freifeld5 />
                  <freifeld6 />
                  <freifeld7 />
                  <freifeld8 />
                  <freifeld9 />
                  <freifeld10 />
                  <lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
                  <auftrag_position_id>226</auftrag_position_id>
                  <kostenlos>0</kostenlos>
                  <lagertext />
                  <teilprojekt>0</teilprojekt>
                  <explodiert_parent>0</explodiert_parent>
                  <freifeld11 />
                  <freifeld12 />
                  <freifeld13 />
                  <freifeld14 />
                  <freifeld15 />
                  <freifeld16 />
                  <freifeld17 />
                  <freifeld18 />
                  <freifeld19 />
                  <freifeld20 />
                  <id_ext />
                  <ean>4001222601064</ean>
                  <gewicht />
                  <herstellernummer />
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                  <bezeichnung>*** Einbauteil B</bezeichnung>
                  <beschreibung>Lager: HL001(10)</beschreibung>
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         </lieferschein>
      </lieferschein_list>
   </xml>
   <status>
      <action>belege</action>
      <message>OK</message>
      <messageCode>1</messageCode>
   </status>
</response>
Info article transfer: For transfer to the filler, the stock items can be filtered out in the delivery note. In the project, the following setting is possible in the logistics options: "Only transfer stock items when continuing from order to delivery note". The XML has the following value: stock item =0 or =1 → the set item is not a stock item, but the sub-items of this bill of material are. A normal bill of material is an stock item.
Response delivery note feedback tracking and serial numbers (Incoming to Xentral)

Feedback tracking number

The tracking number is reported to Xentral via the incoming file. Several delivery notes can be reported in one file.

Confirmation dispatch service provider (Carrier)

Optionally, a different carrier can also be reported, e.g. if a fulfillment service provider changes the shipping method for cost reasons. An example can be found in the following code in the tag <shipping type>DHL</shipping type>.

Feedback serial numbers

From version 20.1: Optionally, serial numbers that have been sent can also be reported back. An example can be found in the following code in the tag <serial>SN-123456</serial>. You should enter as many serial numbers as the quantity of the shipped items. The serial numbers are assigned to the delivery note and are visible in the Serial numbers tab.

Confirmation SLED and batch

From version 20.2: Optionally, dispatched batches and/or SLEDs can also be reported for each item. An example can be found in the following code. Here, SLEDs and batches can be combined individually or together in one block. In case of multiple batches / SLED combinations, the block can also be integrated several times with the corresponding subsets. The respective quantity must be specified within the block. If no quantity is specified in the block and only one block is available, the total quantity is automatically assigned to the item. If there are several blocks without quantity specification for an item, the specifications are ignored due to "non-unambiguity". Mandatory information:
  • tracking
  • Document no of the delivery note
Optional
  • id of the delivery note
  • Delivery note items
  • in the delivery note_positions you can also use sort instead of id as a field (this is then the position from 1 to x in
delivery note)
  • shipping type as own tag if you want to specify a different "carrier" (< shipping type>DHL</ shipping type>)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
  <xml>
    <lieferschein_list>
      <lieferschein>
        <belegnr>121212</belegnr>
        <tracking>1234567890</tracking>
        <tracking_link>http://dhl.de/sendungsverfolgung?tracking=123456</tracking_link>
        <tracking_sprache>english</tracking_sprache>
        <versandart>DPD</versandart>
        <lieferschein_position_list>
          <lieferschein_position>
            <id>105</id>
            <geliefert>3</geliefert>
            <serial>SN-123456</serial>
            <serial>SN-654321</serial>
            <serial>SN-456789</serial>
            <mhd_charge_block>
              <mhd>2020-12-31</mdh>
              <charge>ABC123</charge>
              <menge>2</menge>
            </mhd_charge_block>
             <mhd_charge_block>
              <mhd>2022-12-31</mdh>
              <charge>DEF456</charge>
              <menge>1</menge>
            </mhd_charge_block>
          </lieferschein_position>
        </lieferschein_position_list>
      </lieferschein>
    </lieferschein_list>
  </xml>
</response>
or if it is returned based on the order accordingly:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
  <xml>
    <lieferschein_list>
      <lieferschein>
        <auftragextid>78787878</auftragextid>
        <tracking>1234567890</tracking>
        <tracking_link>http://dhl.de/sendungsverfolgung?tracking=123456</tracking_link>
        <tracking_sprache>english</tracking_sprache>     
      </lieferschein>
    </lieferschein_list>
  </xml>
</response>
Note: auftragextid is the document number of the original order.
Feedback of several tracking numbers in one file:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
  <xml>
    <lieferschein_list>
      <lieferschein>
        <belegnr>200001</belegnr>
        <tracking>12345678901231</tracking>
        <tracking_link>https://nolp.dhl.de/nextt-online-public/de/search?piececode=12345678901231</tracking_link>
        <tracking_sprache>german</tracking_sprache>
        <lieferschein_position_list>
          <lieferschein_position>
            <id>1</id>
            <geliefert>12</geliefert>
          </lieferschein_position>
          <lieferschein_position>
            <id>2</id>
            <geliefert>2</geliefert>
          </lieferschein_position>
        </lieferschein_position_list>
      </lieferschein>
      <lieferschein>
        <belegnr>200001</belegnr>
        <tracking>12345678901232</tracking>
        <tracking_link>https://nolp.dhl.de/nextt-online-public/de/search?piececode=12345678901232</tracking_link>
        <tracking_sprache>german</tracking_sprache>
        <lieferschein_position_list>
          <lieferschein_position>
            <id>3</id>
            <geliefert>4</geliefert>
          </lieferschein_position>
        </lieferschein_position_list>
      </lieferschein>
    </lieferschein_list>
  </xml>
</response>
Note: The following block is repeated several times here: <lieferschein> <belegnr>200001</belegnr> <tracking>12345678901232</tracking> <tracking_link>https://nolp.dhl.de/nextt-online-public/de/search?piececode=12345678901232</tracking_link> <tracking_sprache>german</tracking_sprache> <lieferschein_position_list> <lieferschein_position> <id>3</id> <geliefert>4</geliefert> </lieferschein_position> </lieferschein_position_list> </lieferschein>
Inventory file/ Stock (Incoming to Xentral)
In the following you will find the stock file required for the feedback of the stock figures. Optionally, for articles with a best-before date nor add the field mhd or batch charge. Then the date for the reported quantity and the storage figures are entered in the optionally specified storage bin storage_ bin.
  • number → article number
  • number of stocks → new stock total
  • storage_place → shelf name from Xentral e.g. HL001
Important note. The confirmation of the stocks of the fulfillment agent must be coordinated in such a way that the following process is guaranteed:
  • Xentral transmits orders with stock deduction (fulfillment warehouse) to the fulfillment company
  • The Fulfiller processes ALL open orders
  • ->>> thus the warehouse is balanced on both sides (except for stock changes returns, goods receipts)
  • only now the Fulfiers' stock levels are reported back to Xentral (ideally in the evening or at night, in case of minor stock changes e.g. only once a week, e.g. at the weekend)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
  <xml>
    <artikel_list>
      <artikel>
        <nummer>123456</nummer>
        <lagerzahl>7</lagerzahl>
        <lager_platz>HL001</lager_platz>
      </artikel>
    </artikel_list>
  </xml>
</response>
With at least 2 MHDs, the structure looks like this:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<response xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
  <xml>
    <artikel_list>
      <artikel>
        <nummer>1650007</nummer>
        <lagerzahl>3</lagerzahl>
        <lager_platz>KR-HR-11</lager_platz>
        <mhd>30.10.2018</mhd>
      </artikel>
      <artikel>
        <nummer>1650007</nummer>
        <lagerzahl>3</lagerzahl>
        <lager_platz>KR-HR-12</lager_platz>
        <mhd>15.02.2019</mhd>
      </artikel>
    </artikel_list>
  </xml>
</response>
Order (Incoming to Xentral)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
   <xml>
      <auftrag_list>
         <auftrag>
            <datum>2016-12-14</datum>
            <projekt>1</projekt>
            <auftragart />
            <extid />
            <bearbeiter>Administrator Bruno</bearbeiter>
            <freitext />
            <status>freigegeben</status>
            <name>Musterfirma &amp; Sohn GmbH</name>
            <abteilung />
            <unterabteilung />
            <strasse>Musterstrasse 1</strasse>
            <adresszusatz />
            <ansprechpartner />
            <plz>86343</plz>
            <ort>Musterstadt</ort>
            <land>DE</land>
            <ustid />
            <email>bla@example.com</email>
            <telefon />
            <telefax />
            <betreff />
            <kundennummer />
            <versandart>DHL</versandart>
            <ust_befreit>0</ust_befreit>
            <ihrebestellnummer />
            <anschreiben />
            <typ>firma</typ>
            <internebemerkung />
            <ohne_briefpapier />
            <internebezeichnung />
            <sprache />           
            <absender />
            <bundesland />
            <gln />
            <id_ext />
            <rechnung_name />
            <rechnung_anrede />
            <rechnung_strasse />
            <rechnung_adresszusatz />
            <rechnung_ansprechpartner />
            <rechnung_abteilung />
            <rechnung_unterabteilung />
            <rechnung_plz />
            <rechnung_ort />
            <rechnung_land>DE</rechnung_land>
            <auftrag_position_list>
               <auftrag_position>
                  <bezeichnung>Name 1</bezeichnung>
                  <beschreibung />
                  <nummer>100001</nummer>
                  <menge>1</menge>
                  <preis>12,95</preis>
                  <lieferdatum>2017-01-01</lieferdatum>
               </auftrag_position>
                <auftrag_position>
                  <bezeichnung>Name 2</bezeichnung>
                  <beschreibung />
                  <nummer>100002</nummer>
                  <menge>3,4</menge>
                  <preis>12,95</preis>
               </auftrag_position>
            </auftrag_position_list>
         </auftrag>
      </auftrag_list>
   </xml>
</response>
Extend file in XML structure It is possible to specify a path to a file in the tag <codename> instead of inserting the base64 encoded file in the tag <codecontent>. selection customer from Xentral master data When picking up orders via the transfer module, existing customers are matched as follows (in descending order of priority) With CSV:
  1. Customer number (if checked take over customer number from external system active)
  2. GLN
  3. ID, if external system transmits ID with (it is checked whether this has already been transmitted before - is entered in the mapping table when the customer creates it)
  4. Otherwise, a new address is created.
With XML:
  1. Customer number (if Transfer customer number from external system is checked),
  2. GLN
  3. Check for an existing address in the project (only if a project is specified in the transfer module), match by postcode, city, street, e-mail)
  4. ID, if external system transmits ID with (it is checked whether this has already been transmitted before - is entered in the mapping table when the customer creates it)
  5. Otherwise, a new address is created
AmazonVendor/EDI (here a fixed address must always be available or the GLN must be defined):
  1. Fixed address in transmissions
  2. GLN in delivery address or address
Order (Incoming to Xentral)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
   <xml>
      <bestellung_list>
         <bestellung>
            <id>30</id>
            <datum>2017-11-02</datum>
            <projekt>1</projekt>
            <bestellungsart />
            <belegnr>100023</belegnr>
            <bearbeiter>Administrator</bearbeiter>
            <angebot />
            <freitext>Bitte aufs Sperrlager einlagern</freitext>
            <internebemerkung />
            <status>versendet</status>
            <adresse>6</adresse>
            <name>Meine Firma</name>
            <vorname />
            <abteilung>Entwicklung/Produktion</abteilung>
            <unterabteilung />
            <strasse>Musterstrasse 6</strasse>
            <adresszusatz>Eingang C</adresszusatz>
            <plz>49646</plz>
            <ort>Musterhausen</ort>
            <land>DE</land>
            <abweichendelieferadresse>1</abweichendelieferadresse>
            <liefername>Testempfänger</liefername>
            <lieferabteilung>Logistik</lieferabteilung>
            <lieferunterabteilung />
            <lieferland>DE</lieferland>
            <lieferstrasse>Musterstrasse 7</lieferstrasse>
            <lieferort>Musterhausen</lieferort>
            <lieferplz>85344</lieferplz>
            <lieferadresszusatz>Tor 3</lieferadresszusatz>
            <lieferansprechpartner>Ansprechpartner Lieferadresse</lieferansprechpartner>
            <ustid>4648448649848</ustid>
            <ust_befreit>0</ust_befreit>
            <email>testmail@web.de</email>
            <telefon>082126841041</telefon>
            <telefax>081664644565</telefax>
            <betreff />
            <kundennummer />
            <lieferantennummer>70004</lieferantennummer>
            <versandart />
            <lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
            <einkaeufer />
            <keineartikelnummern>0</keineartikelnummern>
            <zahlungsweise>rechnung</zahlungsweise>
            <zahlungsstatus />
            <zahlungszieltage>0</zahlungszieltage>
            <zahlungszieltageskonto>0</zahlungszieltageskonto>
            <zahlungszielskonto>0.00</zahlungszielskonto>
            <gesamtsumme>1.1900</gesamtsumme>
            <bank_inhaber />
            <bank_institut />
            <bank_blz>0</bank_blz>
            <bank_konto>0</bank_konto>
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            <firma>1</firma>
            <versendet>1</versendet>
            <versendet_am>2017-11-02 07:34:26</versendet_am>
            <versendet_per>sonstiges</versendet_per>
            <versendet_durch>Administrator</versendet_durch>
            <logdatei>2017-11-02 07:35:54</logdatei>
            <artikelnummerninfotext>0</artikelnummerninfotext>
            <ansprechpartner>Testansprechpartner</ansprechpartner>
            <anschreiben />
            <usereditid>1</usereditid>
            <useredittimestamp>2017-11-02 07:35:54</useredittimestamp>
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            <steuersatz_dienstleistung>7.00</steuersatz_dienstleistung>
            <waehrung>EUR</waehrung>
            <bestellungohnepreis>0</bestellungohnepreis>
            <schreibschutz>1</schreibschutz>
            <pdfarchiviert>0</pdfarchiviert>
            <pdfarchiviertversion>0</pdfarchiviertversion>
            <typ>firma</typ>
            <verbindlichkeiteninfo />
            <ohne_briefpapier>0</ohne_briefpapier>
            <projektfiliale>0</projektfiliale>
            <bestellung_bestaetigt>0</bestellung_bestaetigt>
            <bestaetigteslieferdatum>0000-00-00</bestaetigteslieferdatum>
            <bestellungbestaetigtper>internet</bestellungbestaetigtper>
            <bestellungbestaetigtabnummer />
            <gewuenschteslieferdatum>0000-00-00</gewuenschteslieferdatum>
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            <internebezeichnung />
            <angelegtam>0000-00-00 00:00:00</angelegtam>
            <preisanfrageid>0</preisanfrageid>
            <sprache>deutsch</sprache>
            <kundennummerlieferant />
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            <lieferbedingung />
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            <liefertitel />
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            <skontoberechnet>0</skontoberechnet>
            <id_ext />
            <anzahluebertragungen>1</anzahluebertragungen>
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            <bestellung_position_list>
               <bestellung_position>
                  <id>31</id>
                  <bestellung>30</bestellung>
                  <artikel>10</artikel>
                  <projekt>1</projekt>
                  <bezeichnunglieferant>Steckverbindung c10</bezeichnunglieferant>
                  <bestellnummer>Seriennummernartikel XY</bestellnummer>
                  <beschreibung />
                  <menge>2.0000</menge>
                  <preis>0.50000000</preis>
                  <waehrung>EUR</waehrung>
                  <lieferdatum>2017-11-30</lieferdatum>
                  <vpe>24</vpe>
                  <sort>1</sort>
                  <status>angelegt</status>
                  <umsatzsteuer />
                  <bemerkung />
                  <geliefert>0.0000</geliefert>
                  <mengemanuellgeliefertaktiviert>0</mengemanuellgeliefertaktiviert>
                  <manuellgeliefertbearbeiter />
                  <abgerechnet>0</abgerechnet>
                  <logdatei>2017-11-02 07:29:13</logdatei>
                  <abgeschlossen>0</abgeschlossen>
                  <einheit />
                  <zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
                  <herkunftsland>0</herkunftsland>
                  <artikelnummerkunde />
                  <auftrag_position_id>0</auftrag_position_id>
                  <preisanfrage_position_id>0</preisanfrage_position_id>
                  <freifeld1 />
                  <freifeld2 />
                  <freifeld3 />
                  <freifeld4 />
                  <freifeld5 />
                  <freifeld6 />
                  <freifeld7 />
                  <freifeld8 />
                  <freifeld9 />
                  <freifeld10 />
                  <auswahlmenge>0.0000</auswahlmenge>
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                  <steuersatz>-1.00</steuersatz>
                  <steuertext />
                  <erloese />
                  <erloesefestschreiben>0</erloesefestschreiben>
                  <freifeld11 />
                  <freifeld12 />
                  <freifeld13 />
                  <freifeld14 />
                  <freifeld15 />
                  <freifeld16 />
                  <freifeld17 />
                  <freifeld18 />
                  <freifeld19 />
                  <freifeld20 />
                  <skontobetrag>0.0000</skontobetrag>
                  <id_ext />
                  <ean />
                  <gewicht />
                  <herstellernummer />
                  <altersfreigabe />
                  <lagerartikel>1</lagerartikel>
               </bestellung_position>
            </bestellung_position_list>
         </bestellung>
      </bestellung_list>
   </xml>
   <status>
      <action>belege</action>
      <message>OK</message>
      <messageCode>1</messageCode>
   </status>
</response>
Goods receipt (incoming to Xentral)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
   <xml>
      <bestellung_list>
         <bestellung>
            <id>7</id>
            <belegnr>optional</belegnr>
            <bestellung_position_list>
               <bestellung_position>
                  <id>12</id>
                  <nummer>optional</nummer>
                  <geliefert>1</geliefert>
               </bestellung_position>
               <bestellung_position>
                  <id>13</id>
                  <geliefert>3</geliefert>
                  <nummer>optional</nummer>
               </bestellung_position>
            </bestellung_position_list>
         </bestellung>
         <bestellung>
            <id>8</id>
            <bestellung_position_list>
               <bestellung_position>
                  <id>14</id>
                  <nummer>optional</nummer>
                  <geliefert>3</geliefert>
               </bestellung_position>
            </bestellung_position_list>
         </bestellung>
      </bestellung_list>
   </xml>
   <status>
      <action>bestellunge</action>
      <message>OK</message>
      <messageCode>1</messageCode>
   </status>
</response>

Example CSV files

sample data as CSV
Meanwhile there are also suitable CSV files for all XML files mentioned above. You can find them in the download area of our homepage. In addition, you can set the columns in the transfer module using a simple mapping. If you have any questions about this topic, please contact our support or sales department.
Answer delivery note confirmation tracking number (incoming to Xentral) as CSV
The tracking number is reported to Xentral via this file in CSV format. The cells are separated with a semicolon. Note: The order xtid is the document number of the original order. Example in CSV format: document;order_xtid;tracking;tracking_link 20000;8;1234567890;https://example.com/?tracking=1234567890
voucher orderxtid tracking tracking_link
20000 8 1234567890 https://example.com/?tracking=1234567890

Customized fileconverter

With the fileconverters you can convert in Xentral from a near to any machine readable format to the Xentral XML format. This can be used whenever there is no way to react to the Xentral XML format on the remote peer. fileconverters are always developed customer specific --> please contact our sales department for this If the file format of the Fulfiler differs from the outgoing documents from Xentral or if the Fulfiler itself does not want to do any mapping, then it is possible to get and convert them with a special process starter (parameter=fileconverter). This is a PHP file in the Cronjobs folder. It can be called cyclically, for example every hour, or at a fixed time.
Functionality of the fileconverter/process of the conversion process
Prerequisite for using the fileconverter is the storage of the XML file in a local directory. To do this, choose the transfer type in the module mentioned above. The outgoing XML format from Xentral is now used as input, which is provided in the local directory. The fileconverter reads all files in the directory and converts them into the target format of the customer or shipping service provider.
Monitoring the conversion
In the transfer module you will find the start and end time of the conversion in the tab "logfile converter". The converted file is then either transferred automatically by FTP/FTPS or by mail or can be initiated manually from the "To transfer" tab with the "Manual release required" checkbox checked. This setting is especially recommended when setting up the module. Please note the following conditions:
  • Delivery note must have the status of the transmission module
  • If an employee manually continues an order as a delivery note, please note that the delivery note must be set to the status entered (Released/Sent etc.).
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