Adressen anlegen

  • Adresse
Das Adressenmodul in Xentral ist die zentrale Stelle für Kundendatenpflege. Alle Kontaktdaten, Lieferadressen, Ansprechpartner, Belege, Kommunikation, Service und vieles mehr können an dieser Stelle gepflegt und eingesehen werden. Auch automatische Prozesse greifen auf die Stammdaten zu und ersparen Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Je genauer und umfangreicher Sie die Adressdaten pflegen desto weniger Arbeit haben Sie im Nachhinein in Xentral.


Eine neue Adresse wird über "Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_neu.png?35" angelegt. Zunächst ist jeder "Kontakt" eine Adresse:
  • Adresse → nur Adresse
  • Kunde → Adresse mit Kundennummer (kann auch gleichzeitig Lieferant sein oder Mitarbeiter)
  • Lieferant → Adresse mit Lieferantennummer (kann auch gleichzeitig Kunde sein oder Mitarbeiter)
  • Mitarbeiter → Adresse mit Mitarbeiternummer → bekommt zusätzlich einen Benutzeraccount (kann auch gleichzeitig Kunde sein oder Lieferant)
  • Vertriebspartner → nur Lieferant
  • Lead → nur Adresse oder Kunde
  • Eigene Firma → die eigene Firma kann auch als Adresse angelegt werden z.B: als Lieferantennummer, wenn man eigene Bestellvorschläge für die Produktion erstellen oder die Firma in den Reisekosten oder anderen Modulen und Suchen auswählen und hinterlegen möchte
Die Klassifizierung wird über "Rollen" oder "Gruppen" vorgenommen.Über "Rollen" wird z.B. die Kundennummer, Lieferantennummer oder Mitarbeiternummer vergeben. Über "Gruppen" die Zugehörigkeit zu einer Interessensgruppe, Preisgruppe. Funktionen/Aktionen:Ein Kunde hat z.B. mehr Aktionsbuttons/Tabs als eine Adresse ohne Rolle. Ebenso ein Lieferant oder Mitarbeiter.

Details

:wawision:kurzanleitung_adresse_kunde_uebersicht.png

Neu anlegen

:wawision:kurzanleitung_adresse_schnellwahlbuttons.png

Stammdaten

:wawision:kurzanleitung_adresse_stammdaten.png
  • Typ → Unterscheidung Privatperson oder Firma (Herr/Frau, Firma), ist für die Anzeige der Besteuerung im Beleg zuständig (Brutto/ Netto). Ab 19.1 gibt es den Typ <Bitte wählen>, hier wird die Anzeige in den Belegen auf Brutto gestellt.
  • Name → Name der Person oder der Firma (enstpricht Zeile 1 im Adresseblock des Briefpapiers)
  • Titel ->
  • Ansprechpartner ->
  • Abteilung ->
  • Unterabteilung ->
  • Adresszusatz ->
  • Straße ->
  • PLZ/Ort
  • Land ->
  • Lieferbedingung ->
  • GLN ->

Kontaktdaten

  • Telefon
  • Telefax ->
  • Anschreiben ->
  • E-Mail ->
  • Mobil ->
  • Internetseite ->

Einstellungen

  • Vertrieb ->
  • Innendienst ->
  • Hauptprojekt ->
  • Sprache für Belege ->
  • Kundenfreigabe ->
  • Liefersperre ->
  • Datum ->
  • Liefersperre Grund ->
  • Marketingsperre ->
  • Potentieller Neukunde (Lead) ->
  • Folgebestätigungsperre ->
  • Trackingmailsperre ->

Abweichende Rechnungsadresse

:wawision:kurzanleitung_adresse_abweichende_rechnungsadresse.png

Steuer

:wawision:kurzanleitung_adresse_steuer.png

Sonstiges

:wawision:kurzanleitung_adresse_sonstiges.png

Info für Auftragserfassung

Die Information für die Auftragserfassung wird in der Adresse eingetragen.Beim Anlegen verschiedener Dokumente wird diese Information angezeigt:
  • Angebot
  • Auftrag
:wawision:kurzanleitung_adresse_kunde_infoauftragserfassung.png Im Dokument selbst wird die Info für Auftragserfassung direkt neben den Stammdaten angezeigt::wawision:kurzanleitung_adresse_kunde_infoauftragserfassung1.png

Adresse in Zwischenspeicher

Mit der Funktion Adresse in Zwischenspeicher, können Sie die ausgewählte Adresse in den Zwischenspeicher laden. Diese Adresse lässt sich dann bequem in andere Dokumente kopieren. :wawision:adresse_in_zwischenspeicher_1.png Sie haben die Möglichkeit über Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Tab System auszuwählen welche Adressdaten in den Zwischenspeicher geladen werden und welche Reihenfolge diese haben sollen. :wawision:adresse_in_zwischenspeicher_2.png

Kunde/Lieferant

:wawision:kurzanleitung_adresse_kunde_lieferant.png Potentielle Neukunden können während des Anlegens einer Adresse durch folgende Markierung als Lead, sprich potentieller Neukunde, gekennzeichnet werden. :wawision:adressen_anlegen_leadkunde.png Dadurch bekommt der Kunde keine Kundennummer zugewiesen und es können keine Aufträge für Ihn erfasst und versendet werden. Info:Für einen Musterauftrag an Interessenten wird immer eine Kundennummer benötigt. Hierfür kann z.B. ein neues Projekt angelegt werden z.B. "LEAD" und dieses im Kunden angeben. Dann bekommt der "Kunde" eine eigene Kundennummer (wenn im Projektnummernkreis hier ein abweichender Nummernkreis gepflegt ist z.B. mit einer Buchstabenkennung vorne) Dann können Sie die erstellten Aufträge, Lieferscheine auf dieses Projekt monitoren. Und im Auftrag auch z.B. die Preise drin lassen, dann sehen Sie auch, wieviel Sie an Kunden als Muster betragsmässig versendet haben. In den Statistiken werden die Projekte auch immer für Auswertugen aufgelistet. Sobld der Lead dann ein "echter" Kunde wird​​ können Sie das Projekt "tauschen" in der Adresse und die Kundennummer löschen. Dann wird beim speichern die nächste Kundennummer des neuen Projektes gezogen.

Zahlungskonitionen/Besteuerung

In diesem Reiter können Sie für eine Kunden- oder Lieferantenadresse die jeweilige Standard-Zahlungsweise mit Skonto und Zahlungsziel sowie die UmsatzsteuerID hinterlegen. Zudem kann an dieser Stelle definiert werden, welche Belege bei dieser Adresse im Rahmen des Autoversands erstellt werden sollen. :wawision:adresse_belege_im_autoversand.png
  • Belege im Autoversand --> Einstelllung, welche Belege im Rahmen des Autoversands erstellt und ggf. versendet bzw. gedruckt werden.

Dokumente Versandoptionen

Hier können Sie für die Adresse bestimmte Versandoptionen einstellen.
Allgemeine Versandoptionen
:wawision:adresse_details_dokumente_versand_allgemeine_versandoptionen.png
  • Immer Papier Rechnung → Wird z.B. im Abolauf ausgewertet - dort wird dann immer auch Papier gedruckt
  • Anzahl Ausdrucke Rechnung → Dies wird im Versandzentrum (Logistikprozess LS + auslagern + scannen) und im Multiorderpicking (extra Modul) ausgewertet.
  • Immer E-Mail Rechnung → Diese Option wird noch nirgends ausgewertet und dient als reines Informationsfeld um dies in der Adresse festzuhalten.
E-Mail Empfänger (Dokument abschicken)
Ab Version 18.3 gibt es die Möglichkeit für jede Belegart eine eigene E-Mail Adresse anzugegeben, an die der jeweilige Beleg verschickt werden soll. Ab Version 18.4 wird die Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht nur bei manuell neu erstellten Rechnungs-Belegen verwendet, sondern auch wenn eine Rechnung aus einem Auftrag heraus erstellt wird (Aktion 'Auftrag als Rechnung weiterführen'). Achtung: In diesen Feldern kann nur jeweils nur eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Es ist keine Angabe mehrerer Adressen durch Trennung mit Komma möglich. :wawision:adresse_details_dokumente_versand_email.png Beim Erstellen des Belegs wird die E-Mail Adresse direkt in den Stammdaten des Belegs überschrieben.
E-Mail Kopie Empfänger (Dokument abschicken)
Hier kann man E-Mail Empfänger einstellen, die eine gewisse Belegart als Kopie erhalten sollen zusätzlich zu der normalen E-Mail Adresse des Kunden. :wawision:adresse_details_dokumente_versand_emailkopie.png
Fax Kopie Empfänger
:wawision:adresse_details_dokumente_versand_faxkopie.png
  • AB per Fax bevorzugt → Beim Abschicken Dialog von Aufträgen wird automatisch die Versandoption 'Fax' vorausgewählt.

Rollen

1. Einer Adresse können verschiedene Rollen zugewiesen werden:
  • Kunde
  • Lieferant
  • Mitarbeiter
  • Mitglied
  • ...
2. Eine Rolle kann sich auf ein Projekt oder eine Gruppe beziehen Jede Rolle kann sich zusätzlich auf ein bestimmtes Projekt beziehen. Wird das Projektfeld leer gelassen, bezieht sich die Rolle auf alle bestehenden Projekte:
  • "(...) ist Mitarbeiter von Projekt (...)"
  • "(...) ist Kunde von Projekt (...)"
  • "(...) ist Lieferant von Projekt (...)"
oder: Jede Rolle kann sich auf eine Gruppe beziehen:
  • "(...) ist Mitglied von Gruppe (...)"
:wawision:kurzanleitung_adresse_rollen.png

Benutzer-Rechtevergabe

Mit Hilfe von Rollen können die Benutzerrechte gesteuert werden. Ist einem Mitarbeiter nur ein bestimmtes Projekt zugeordnet, sind z.B. die Artikel anderer Projekte in der Artikelübersicht ausgeblendet. Diese Funktion wird z.B. verwendet wenn...
  • es mehrere Niederlassungen gibt (getrennte Nummernkreise und Artikelstamm etc.)
  • bestimmte Abteilungen für bestimmte Projekte zuständig sind
  • bestimmte Stammdaten nicht mit anderen Projekten/Bereichen vermischt werden sollen (z.B. mehrere Shops, Produktion, POS, etc.)
Weiterführende Informationen zur Benutzervergabe sind hier zu finden. Soll ein Benutzer auch Daten (also z.B. Artikel, Adressen, Lager etc.) sehen können, die keinem Projekt zugewiesen sind, braucht er die Rolle auf ALLE Projekte.

Dateien

Hier ist es Ihnen möglich verschiedene adressspezifische Dateien, wie zum Beispiel Anlieferrichtlinien des Kunden oder Service-Level-Agreements mit Ihren Lieferanten, zu hinterlegen. Sollten Sie diese als Typ "Anhang" hinzufügen, dann können Sie diese im Abschicken-Dialog als Anhang mit versenden. Hinzufügen können sie die Dateien per "Drag & Drop" oder über den "durchsuchen"-Button. :wawision:adressen_dateien.png

Ansprechpartner

Lieferadressen

Bei jeder Adresse können mehrere Lieferadressen und eine Standardlieferadresse hinterlegt werden. Die Standardlieferadresse wird dann bei diesem Kunden automatisch gezogen. Alle anderen Lieferadressen können über einen Button eingefügt werden (sollte eine Lieferung nicht an diese Standardlieferadresse gehen) Die fettgedruckte Lieferadresse ist die Standardlieferadresse: :wawision:lieferadresse.png Im Auftrag wird dies folgendermaßen angezeigt: :wawision:standardlieferadresse_dokument.png Direkt im Auftrag finden Sie folgende Funktionen, um weitere Adressen auszuwählen:
  • Lieferadresse auswählen
  • Lieferadresse neu anlegen
  • Ansprechpartner auswählen
  • Ansprechpartner neu anlegen
  • Adresse aus den Stammdaten auswählen

Lieferhinweis Bemerkung

Bei der Lieferadresse kann ein Lieferhinweis hineterlegt werden (ab 19.2). Dieser Lieferhinweis kann als Variable mit auf das Briefpapier für die Belege Angebot, Auftrag oder Lieferschein genommen werden: {LIEFERADRESSE_HINWEIS} :wawision:lieferadresse_001.png?direct

Accounts

Hier können für die Adresse verschiedene Zugänge zu anderen Anwendungen verwaltet werden. Neben den Benutzer und dem Passwort können Sie den Gültigkeitszeitraum des Accounts sowie die dazugehörige URL hinterlegen. Die Anzahl der hinterlegten Accounts pro Adresse wird direkt im Reiter angezeigt. :wawision:adressen_accounts.png

CRM / Korrespondenzen

Neben dem zentralen Ticketsystem gibt es innerhalb des Adressstammes ebenso die Möglichkeit direkt Kontakt mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Adressen aufzunehmen. Dabei zeigt die linke Menüleiste die verfügbaren CRM-Funktionen, welche in für die Übersicht per Markierung, wie folgt, gewählt und angezeigt werden können. :wawision:adresse_korrespondenz_uebersicht.png Durch das Plus-Zeichen können Sie in die jeweilige Funktion gehen und zum Beispiel, wie folgt eine Email an die Adresse verfassen und verschicken. :wawision:adresse_korrespondenz_email.png Ebenso können Wiedervorlagen angelegt werden, um sich selbst bzw. einen Mitarbeiter an eine wichtige Aktion in Zusammenhang mit dem Kunden zu erinnern. :wawision:adresse_korrespondenz_wiedervorlage.png Zudem ist es Ihnen möglich den Inhalt von Telefonaten, Notizen und Briefen an dieser Stelle festzuhalten und sich die bisherigen Tickets und Belege des Kunden anzusehen. Dadurch hat man alle Informationen zum Kunden sofort im Blick.

Tickets im CRM

Der komplette Ticketverlauf wird auch im CRM Bereich dargestellt.
Damit die Antworten des Kunden dort zu sehen sind, müssen Sie an die zentrale Mailadresse der eigenen Firma gesendet werden (die zentral Mailadresse ist die unter Administration → Einstellungen → E-Mail.
:wawision:crm_tickets_voller_verlauf.png

CRM durchsuchen

Es ist möglich alle Texte der CRM-Inhalte mit der Suche zu filtern.
:wawision:adressen_crm_texte_durchsuchbar.png
Ebenso können die interne Bezeichnungen der einzelnen CRM-Bereiche, sowie der interne Kommentar aus Tickets durchsucht werden.
:wawision:adresse_crm_intern_durchsuchbar.png

Stichwörter / Tags im CRM

Ab Version 18.1 ist es möglich in den meisten Korrespondenzen Stichwörter in Tag-Form anzugeben, die man über die Suche im CRM wieder finden kann: :wawision:crm_tags_stichwort.png

Dateien in CRM

Ab Version 18.1 ist es möglich Dateien an die meisten Korrespondenzen anzuhängen. :wawision:crm_dateien_button.png Hinweis: Der Dateien Button wird erst angezeigt, beim nochmaligen Editieren des CRM-Eintrags - noch nicht beim Erstellen.

Variablen im Bereich CRM

Ermöglicht die Verwendung von Adress-Variablen in E-Mails (CRM). Verfügbar sind u.a. die folgenden Kontaktdaten:
  • Anschreiben: {ANSCHREIBEN} {TITEL} {NAME}
  • Kundennummer: {KUNDENNUMMER}
  • Telefon: {TELEFON}
  • Fax: {TELEFAX}
  • Mobil: {MOBIL}
  • E-Mail: {EMAIL}
  • Web: {INTERNETSEITE}
Informationen zur Anschrift:
  • Abteilung: {ABTEILUNG}
  • Unterabteilung: {UNTERABTEILUNG}
  • Adresszusatz: {ADRESSZUSATZ}
  • Strasse / HNr.: {STRASSE} {HAUSNUMMER}
  • PLZ / Ort: {PLZ} {ORT}
  • Bundesland: {BUNDESSTAAT}
  • Land: {LAND}
Freifelder der Adresse:
  • Adresse Freifeld 1: {FREIFELD1}
  • Adresse Freifeld 2: {FREIFELD2}
  • Adresse Freifeld 3: {FREIFELD3}
  • ...
  • Adresse Freifeld n: {FREIFELDn}
Ausgabebeispiel: :wawision:crm_email_vars_template.png

Belege

Hier finden Sie alle bisherigen Belege mit der Adresse, wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine. :wawision:adressen_belege.png

Artikel

Analog zu den Belegen gibt es in diesem Reiter eine Übersicht der darin befindlichen Artikel samt Verkaufspreisen. Maßgeblich ist hier immer der Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in einen Lieferschein/ eine Rechnung eingefügt wurde. Zudem werden an dieser Stelle Seriennummern der Artikel pro Lieferschein sowie RMA dokumentiert. Haben Sie z.B. Mustersendungen über einen Lieferschein versendet, finden Sie die entsprechenden Artikel hier aufgelistet. :wawision:adressen_artikel_rma.png

Zeitkonto/Zeit

Im Reiter Zeitkonto können Sie die auf den Kunden gebuchten Zeiten einsehen und mit bzw. ohne Zeitangabe in einen Auftrag oder in eine Rechnung als Dienstleistung überführen. :wawision:adresse_zeitkonto.png In der Adresse eines Mitarbeiters können Sie die gebuchten Arbeits- und Pausenzeiten auf Kunden, Produktionen oder Aufträge einsehen.

Abos

Die Informationen für die Aboabrechnung finden Sie hier.

Service

Im Reiter Service finden Sie die aktuellen Service & Support-Tickets der Adresse und können neue Anfragen in Form eines Service & Support-Tickets für die Adresse erzeugen. :wawision:adressen_service_support.png

Lieferprogramm

In folgender Liste bekommen Sie eine Übersicht der Einkaufspreise des Lieferprogramms. Zudem sehen Sie in welchem Beleg der Artikel in welcher Menge auftaucht und die aktuelle Bestandssituation sowie die Abfrage im aktuellen sowie im vergangenen Monat. :wawision:adressen_lieferprogramm.png

Bestellungen

Unter Bestellungen können Sie sich alle Bestellungen mit Status, Datum und Bearbeiter des Lieferanten anzeigen lassen. Im Reiter offene Artikel sehen Sie alle noch ausstehenden Artikel der Bestellungen. Die Artikel können pro Zeile durch die blauen Pfeile als geliefert markiert werden. :wawision:adressen_bestellungen_offene_artikel.png

USt.-ID Prüfung

In der Adresse kann die Umsatzsteuer-ID von Kunden aus dem EU-Ausland abgefragt werden (für Prüfungszwecke wird der offizielle Brief vom Bundeszentralamt für Steuern benötigt. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen pro Anfrage erhalten haben):
  • Neuen Eintrag anlegen → Über den Button eine neue Umsatzsteuer-ID-Prüfung anlegen
  • Die Adressdaten werden automatisch in die Felder geladen
  • Sofern die Adresse korrekt ist, kann der Button Online Prüfung geklickt werden
  • es erfolgt eine Rückmeldung, ob die Prüfung der Daten erfolgreich war und angefordert werden kann (Protokolleintrag über das jeweilige Ergebnis erfolgt)
  • bei erfolgreicher Rückmeldung kann über den Button Schriftliche Mitteilung anfordern der Brief angefordert werden
:wawision:ust_id_001.png?direct
  • Ust-ID → Umsatzsteuernummer der zu prüfenden Firma
  • Name → Firmenname der zu prüfenden Firma
  • Ort → Ort (Adresse passend zur UST-ID)
  • PLZ → Postleitzahl (Adresse passend zur UST-ID)
  • Straße → Strasse (Adresse passend zur UST-ID)
  • Land → Land (Adresse passend zur UST-ID)
Buttons:
  • Online Prüfung → prüft die links eingegebenen Daten beim Bundeszentralamt für Steuern (Info: sofern die Online Plattform erreichbar ist)
  • Schriftliche Mitteilung anfordern → kann angefodert werden, wenn die Daten korrekt sind
  • Stammdaten aktualisieren → aktualisiert die Adressdaten und gleichzeitig alle angelegten (offenen, nicht abgeschlossenen) Aufträge
  • Google Suche → hilft bei der Suche nach den korrekten Adressdaten
Protokoll: Das Protokoll liefert einen Überblick über die letzten Umsatzsteuer-ID-Prüfungen: :wawision:ust_id_002.png?direct Info: Die eigene UST-ID bitte in den Firmendaten eintragen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Firmenanschrift), so dass diese als "Anfragende" Nummer verwendet werden kann. Um die Funktion nutzen zu können muss der "Anfragende" eine Firma mit Sitz in Deutschland sein. Suchbegriffe: USt.-ID-Prüfung, Umsatzsteuer-ID-Prüfung, Prüfung der USt.-ID, UStID-Prüfung, USt-ID-Prüfung, Umsatzsteuer ID-Prüfung, Prüfung der USt.-ID, Prüfung der Umsatzsteuer ID

Dokumentation

Dokumentation finden Sie im AppStore als extra Modul. Im Reiter Dokumentation können Sie kundenspezifische Einträge anlegen und so die Vorgänge mit dem Kunden inhaltlich und zeitlich dokumentieren. Zudem sehen Sie in der Übersicht, welcher Mitarbeiter den Eintrag angelegt hat. :wawision:adresse_dokumentation.png Bitte beachten Sie die Begrenzugen der Eingabefelder:
  • Bezeichnung: max. 40 Zeichen
  • Beschreibung: max. 1025 Zeichen
:wawision:adresse_dokumentation_eintrag.png

FAQs

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