Die in Xentral integrierte Kassenfunktion (oft kurz als POS "Point of Sale" bezeichnet) ermöglicht die Abwicklung von Bargeschäften in einer Verkaufsstelle. Beim Verkaufsvorgang können Artikel entweder gescannt, oder direkt aus der Artikel-Datenbank von Xentral zu einer Transaktion hinzugefügt werden. Verkäufe können entweder anonym für Laufkundschaft abgewickelt, oder direkt mit einem Kunden aus den Stammdaten verknüpft werden (siehe auch Screenshot).
Die Kasse ermöglicht folgende Aktionen:
Das so erstellte Kassenbuch wird dann unter Buchhaltung → Kassenbuch gelistet.
Ist der Datensatz für den Mitarbeiter vorhanden, kann er unter Administration → AppStore → POS (Konfiguration) → Übersicht als Kassierer hinzugefügt werden.
Legen Sie mit 'Neu' einen neuen Kassierer an, ...
... und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus den Stammdaten, das Projekt (bzw. den Standort, die Filiale) aus, und vergeben Sie eine Kassierer-Nummer.
Da es sich hierbei nicht um einen prozentualen Rabatt handelt, ist der Artikel auch nicht als Rabttartikel durch ein Häkchen auszuzeichnen (siehe Screenshot). Vielmehr wird der Rabattabzug über einen negativen Verkaufspreis realisiert, der jedoch auch im Verkaufsprozess flexibel verändert werden kann.
Zusätzlich zu diesem "Standard-Rabatt-Artikel" können Sie auch beliebig viele weitere Rabattartikel dieser Art anlegen, um bspw. saisonale Gutscheine auszustellen und auf diesem Wege getätigte Umsätze anschließend auch auswerten zu können.
Alle Einstellungen nehmen Sie im Projekt unter Einstellungen → POS Einstellungen vor:
Damit werden nur Artikel angezeigt, die das selbe Projekt wie die POS hinterlegt haben.
Hinweis: Ab Version 19.2 gibt es eine neue Funktion:
Hier können Vorgaben für einen automatischen Logout vorgenommen werden. Der Zeitraum für den Logout kann dabei sowohl je Abschluss eines Kassiervorgangs als auch allgemein festgelegt werden.
Im Anschluss müssen Sie den POS noch in Wawision einrichten, um die Kasse, wie in folgendem Video verwenden zu können:
Wählen Sie in der Adapterbox-Ansicht ,NEU'. Danach werden Sie von Xentral in 3 Schritten durch die Einrichtung geführt.
Zunächst können Sie, falls nötig, die Netzwerkeinstellungen manuell festlegen. Sollten Sie hier Änderungen vornehmen, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf 'weiter mit Schritt 2'.
Hinweis: Wir empfehlen den Betrieb über ein Netzwerkkabel, da es so am besten und stabilsten läuft. Betrieb über WLAN ist prinzipiell möglich, wird aber von uns nicht supported, da dies eher fehleranfällig ist und die möglichen Probleme vor allem in Ihren Netzwerkeinstellungen zu finden sind.
Für diesen Schritt erhalten Sie von Xentral eine Liste von durchzuführenden Aktionen. Arbeiten Sie diese Liste in der vorgegebenen Reihenfolge sorgfältig ab. Sie benötigen jetzt den FAT-formatierten USB-Stick.
Wenn Sie die Liste abgearbeitet haben, drücken Sie weiter mit Schritt 3 und geben Sie eine Drucker-Bezeichnung und die Seriennummer der Adapterbox an.
Im letzten Schritt kann die Einrichtung durch einen Testdruck überprüft werden.
Nach erfolgreichem Testdruck können Sie den Bondrucker in den POS-Einstellungen anwählen und dem Projekt hinterlegen.
Pro Zeile können 39 Zeichen dargestellt werden.
Mit einem | im Freifeld-Text können Sie bei diesem Positionstext einen Umbruch erzeugen. Hinweis: Der Freifeld-Name erscheint auf dem Beleg auch, aber nur wenn er in den Freifeldeinstellungen nicht leer ist.
Dadurch wird bei der Auswahl der Zahlungsweise "EC" der Betrag auf das Gerät übertragen. Hinweis: Es erfolgt nur eine Rückmeldung zum Kartenlese-Gerät, nicht wieder zurück nach Xentral.
Hinweis: Diese Einstellungen finden Sie auf dem Gerät heraus.
Wenn in der POS der Button "Einlage" oder "Entnahme" gedrückt wird, erscheint sobald man ein Konto definiert hat ein Grund, in dem man das Entnahme/ Einlage Konto auswählen kann.
Im Kassenbuch der POS erscheint der Grund auch als Eintrag.
Ab Version 19.2 erfolgt zusätzlich ein Bonausdruck bei jedem Entnahme- / Einlage-Vorgang
Wenn die Anmeldung erfolgreich war, wird die Kassenoberfläche entsperrt. Wenn Ware verkauft werden soll, wählen sie zunächst oben in der Mitte, entweder einen konkreten Kunden aus den Stammdaten aus, oder "Laufkundschaft" bei einem anonymen Vorgang. Falls ein neuer Kundendatensatz angelegt werden soll, wählen Sie hier "Neuer Kunde".
Fügen Sie unter Warenkorb die Artikel hinzu, die der Kunde erwerben möchte. Dazu können Sie die Artikel über das im Screenshot markierte Feld suchen (Leertaste= alle verfügbaren Artikel auflisten), oder Artikel mit dem Barcodescanner erfassen (der Cursor muss dazu in dem markierten blauen Textfeld stehen).
Hinweis: Ab Version 17.2 werden negative Mengen in den POS Positionen verhindert, da diese nicht verarbeitet werde können und zu Fehlern im Lager führen würden.
Wenn alle zu verkaufenden Artikel erfasst wurden, wählen Sie über die entsprechenden Schaltflächen im rechten oberen Bildschirmbereich (siehe Screenshot) die Art der Transaktion und ggf. die Bezahlart aus. Wählen Sie dort auch aus, ob eine Rechnung gedruckt werden soll oder nicht.
Schließen Sie die Transaktion mit Hilfe der "Verkaufen" Schaltfläche ab. Nach dem Abschließen werden die Belege zu dieser Transaktion gedruckt.
Im Artikel muss dafür folgende Option ausgewählt sein:
Im POS-Projekt in den POS-Einstellungen muss Folgendes eingestellt sein:
In den System-Einstellungen (Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System) folgende Option auswählen:
Auf dem Kassenbon ist das Bezahldatum abgedruckt, an dem die Bezalung an der POS vorgenommen wurde. Unabhängig davon enthält der PDF Rechnungsbeleg im WaWi das Rechnungserstellungsdatum. Dazu klickt man auf den Button "Beleg laden":
Man erhält folgende Auswahl:
Danach kann man die Menge der einzelnen Positionen eingeben, die storniert werden sollen.
Mit einem Klick auf den "Übernehmen" Button werden die angegebenen Positionen in die POS geladen.
Mit einem Klick auf den roten Storno Button, kann daraufhin eine Gutschrift erstellt werden. Im Kassenbuch wird der Betrag der Gutschrift ausgebucht und im Tagesabschluss der POS als Entnahme gekennzeichnet.Die in Xentral erstellte Rechnung wird automatisch storniert und es wird ein Gutschriftsbeleg für den Vorgang erstellt.
Mit dem Button "Vorgang Speichern", kann man die bereits erfasste Artikel eines Vorgangs in einer Liste speichern (z.B. wenn der Kunde noch zusätzliche Artikel einkaufen möchte) und mit dem Button "Laden" können gespeicherte Vorgänge geladen und abkassiert werden.
Hinweis:
Alle Buchungen eines Tages über die POS fließen automatisch in diesen Tagesabschluss.
Das bedeutet, dass dieser nicht manuell festgelegt werden muss. Mit dem PDF Icon rechts können Sie sich diesen Abschluss anschauen / herunterladen.
Dort werden folgende Positionen des Tages aufgelistet:
Ab Version 17.2 gibt es auch folgende Buttons:
Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben':
=> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
=> Erzeugt eine Korrekturbuchung im Kassenbuch der POS
Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben ohne Korrekturbuchung':
=> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
Ab Version 18.2 wird statt einem Sammel-PDF mit einzelnen Tagesabschlüssen ein kumuliertert Abschluss mit aufaddierten Werten aus allen Monatstagen übersichtlich und knapp dargestellt.
- Zahlung Bar
- Zahlung EC
- Zahlung Kreditkarte
- Zahlung Überweisung
- Kein Beleg oder mit Rechnung bzw. Quittung
- Rabatt in EUR oder Prozent
- Trinkgeld
- Entnahme
- Einlage
- Storno Funktion
- Belege laden
- Lade öffnen
- Vorgang speichern
Einrichtung POS
Projekt anlegen
Legen Sie unter Stammdaten → Projekte ein eigenes Projekt für die Kasse an.
Kassenbuch definieren
Für eine Kasse muss ein Kassenbuch hinterlegt werden, in welches die Umsätze der Kasse gebucht werden. Kassenbücher werden unter Administration → Einstellungen → Geschäftskonten angelegt. Dazu muss ein neues Geschäftskonto erstellt, und der Typ auf "Kasse" eingestellt werden.Das so erstellte Kassenbuch wird dann unter Buchhaltung → Kassenbuch gelistet.
Kundennummer für "Laufkundschaft" festlegen
Legen Sie in Stammdaten → Adressen eine Adresse an, die stellvertretend für alle anonyme Kunden verwendet wird. Ein geeigneter Name könnte z.B. "Laufkundschaft" o. ä. lauten. Diese Adresse wird später bei den Projekteinstellungen hinterlegt (siehe Screenshot bei POS Einstellungen).
Kassierer anlegen
Die Bedienung der Kassenoberfläche kann nur durch ausgewiesene Kassierer erfolgen. Die Erstellung eines Kassierers im System, setzt voraus, dass dieser Kassierer bereits als Mitarbeiter in Stammdaten → Adressen vorhanden ist. Wichtig hierbei ist das der Mitarbeiter explizit die Rolle "Mitarbeiter des entsprechenden POS - Projektes ist", es reicht nicht wenn der Mitarbeiter nur die Rolle "Mitarbeiter von Projekt alle" besitzt.
Ist der Datensatz für den Mitarbeiter vorhanden, kann er unter Administration → AppStore → POS (Konfiguration) → Übersicht als Kassierer hinzugefügt werden.
Legen Sie mit 'Neu' einen neuen Kassierer an, ...
... und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus den Stammdaten, das Projekt (bzw. den Standort, die Filiale) aus, und vergeben Sie eine Kassierer-Nummer.
Rechtevergabe für Kassierer
Vergeben Sie mindestens folgende Rechte für Kassierer:- POS
- WELCOME: login, logout, settings, start, startseite
Artikel für Rabatt einrichten
Um an der Kasse einfach und schnell Rabatte an Kunden zu vergeben oder mit Gutscheinen zu arbeiten, legen Sie einen sog. Rabattartikel an, den Sie im weiteren Verlauf auch bei den Projekteinstellungen hinterlegen.
Da es sich hierbei nicht um einen prozentualen Rabatt handelt, ist der Artikel auch nicht als Rabttartikel durch ein Häkchen auszuzeichnen (siehe Screenshot). Vielmehr wird der Rabattabzug über einen negativen Verkaufspreis realisiert, der jedoch auch im Verkaufsprozess flexibel verändert werden kann.
Zusätzlich zu diesem "Standard-Rabatt-Artikel" können Sie auch beliebig viele weitere Rabattartikel dieser Art anlegen, um bspw. saisonale Gutscheine auszustellen und auf diesem Wege getätigte Umsätze anschließend auch auswerten zu können.
POS Einstellungen
Sie müssen für die POS kein bestimmtes Kommissionierverfahren definieren.Alle Einstellungen nehmen Sie im Projekt unter Einstellungen → POS Einstellungen vor:
- Lagerprozess: Definiert, ob bei einem Verkauf eine Lagerbuchung stattfindet, und wenn ja, aus welchem Lager Ware für den Verkauf entnommen werden kann
- POS Lager für den Verkauf: Definiert das Lager für die POS, sofern bei Lagerprozess "Aus eingestelltem POS Lager entnehmen" ausgewählt wurde (Zusätzlich ist unter Lager → Lagerverwaltung → Regale die Option "POS Lager" für jedes Regal zu aktivieren)
- Preisgruppe bevorzugt: es werden nur die Artikel-Verkaufspreise gezogen, die der hinterlegten Preisgruppe zugeordnet werden
- Kasse für Bar: Angabe des Kassenbuchs
- Laufkundschaft: Die für Laufkundschaft angelegte Adresse (siehe oben)
- Kunden aus fremden Nummernkreisen abwickeln: Die Kundenauswahl beim Verkauf ist damit auch aus anderen Projekten möglich
- Lieferschein erstellen: Es wird zusätzlich ein Lieferschein erzeugt (Wichtig bei Nutzung von MHD und Chargen)
- Kasse Beschriftung 1: Das Feld "Interne Bemerkung" kann hier in den Belegen umgenannt werden
- Kasse Beschriftung 2: Das Feld "Freitext" kann hier in den Belegen umbenannt werden
- Artikelbeschreibung in Belege übernehmen:
- POS Anzeige in netto: Alle Preisangaben erfolgen in Netto
- Mehrere Aufträge pro Kassierer: Erfassung mehrerer Aufträge pro Kassierer möglich durch "Vorgänge Speichern" & "Laden"
Damit werden nur Artikel angezeigt, die das selbe Projekt wie die POS hinterlegt haben.
Hinweis: Ab Version 19.2 gibt es eine neue Funktion:
Hier können Vorgaben für einen automatischen Logout vorgenommen werden. Der Zeitraum für den Logout kann dabei sowohl je Abschluss eines Kassiervorgangs als auch allgemein festgelegt werden.
Buttons
Folgende Buttons können in den POS Einstellungen für die Kasse aktiviert werden- Zahlweise Bar
- Zahlweise EC
- Zahlweise Kreditkarte
- Zahlweise Überweisung:
- Beleg Rechnung
- Beleg Quittung
- Rabatt in %
- Rabatt in EUR
- Einlage
- Entnahme
- Trinkgeld
- Lade öffnen
- Belege laden
- Storno
Weitere Einstellungen
Nehmen Sie hier die für Sie zutreffenden Konfigurationen vor.- Erweiterte Adressfelder
- Zwangsauswahl Zahlweise
- Vorauswahl Anrede
- Erweiterte Lagerabfrage
Drucker Einstellungen
Konfigurieren Sie hier welche Dokumente bei einer Transaktion an der Kasse, wie oft, und auf welchem Drucker ausgegeben werden:- Belege ausgeben nach Abschluss
- Drucker
- Anzahl Lieferschein
- Anzahl Rechnung
- Anzahl Lieferschein Doppel
Einrichtung der dazugehörigen Hardware
Die einzelnen Hardwarekomponenten sollten, wie in folgender Grafik beschrieben, aufgebaut werden:
Im Anschluss müssen Sie den POS noch in Wawision einrichten, um die Kasse, wie in folgendem Video verwenden zu können:
Bondrucker einrichten
Um zusätzlich zu den Rechnungsbelegen Bons zu drucken, können Sie einen Bondrucker einrichten. Zunächst müssen Sie die hierfür die Verbindung zur Adapterbox einrichten. Öffnen Sie in der Ansicht Administration→Einstellungen den Punkt ‚Adapterbox’
Wählen Sie in der Adapterbox-Ansicht ,NEU'. Danach werden Sie von Xentral in 3 Schritten durch die Einrichtung geführt.
Zunächst können Sie, falls nötig, die Netzwerkeinstellungen manuell festlegen. Sollten Sie hier Änderungen vornehmen, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf 'weiter mit Schritt 2'.
Hinweis: Wir empfehlen den Betrieb über ein Netzwerkkabel, da es so am besten und stabilsten läuft. Betrieb über WLAN ist prinzipiell möglich, wird aber von uns nicht supported, da dies eher fehleranfällig ist und die möglichen Probleme vor allem in Ihren Netzwerkeinstellungen zu finden sind.
Für diesen Schritt erhalten Sie von Xentral eine Liste von durchzuführenden Aktionen. Arbeiten Sie diese Liste in der vorgegebenen Reihenfolge sorgfältig ab. Sie benötigen jetzt den FAT-formatierten USB-Stick.
Wenn Sie die Liste abgearbeitet haben, drücken Sie weiter mit Schritt 3 und geben Sie eine Drucker-Bezeichnung und die Seriennummer der Adapterbox an.
Im letzten Schritt kann die Einrichtung durch einen Testdruck überprüft werden.
Nach erfolgreichem Testdruck können Sie den Bondrucker in den POS-Einstellungen anwählen und dem Projekt hinterlegen.
Freifeld auf Bon
Ab Version 17.3 gibt es auch noch die Möglichkeit pro Artikel-Position auf dem Bon ein Freifeldtext des Artikels auszugeben.
Pro Zeile können 39 Zeichen dargestellt werden. Mit einem | im Freifeld-Text können Sie bei diesem Positionstext einen Umbruch erzeugen. Hinweis: Der Freifeld-Name erscheint auf dem Beleg auch, aber nur wenn er in den Freifeldeinstellungen nicht leer ist.
ZVT100 - Anbindung EC Terminal
Es ist möglich das EC Gerät ZVT100 anzubinden, indem man die IP-Adresse und den Port des Geräts dazu eingibt.Dadurch wird bei der Auswahl der Zahlungsweise "EC" der Betrag auf das Gerät übertragen. Hinweis: Es erfolgt nur eine Rückmeldung zum Kartenlese-Gerät, nicht wieder zurück nach Xentral.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| IP-Adresse | Die IP-Adresse des EC-Kartenlesers |
| Port | Der Port an dem der EC-Kartenleser angeschlossen ist |
Entnahme/ Einlage Konten
Ab Version 18.4 ist es möglich in Xentral bestimmte Konten für die Entnahme bzw. Einlage von Geldbeträgen in der POS zu definieren mit den entsprechen Steuersätzen. Über den Button "Neuer Eintrag" kann ein neues Konto definiert werden.
Wenn in der POS der Button "Einlage" oder "Entnahme" gedrückt wird, erscheint sobald man ein Konto definiert hat ein Grund, in dem man das Entnahme/ Einlage Konto auswählen kann.
Im Kassenbuch der POS erscheint der Grund auch als Eintrag.
Ab Version 19.2 erfolgt zusätzlich ein Bonausdruck bei jedem Entnahme- / Einlage-Vorgang
Arbeiten mit der Kassenoberfläche
Anmelden an der POS
Die Anmeldung an der POS erfolgt unter Verkauf → POS mit der Kassierer-Nummer, die beim Anlegen des Kassierers vergeben wurde.
Wenn die Anmeldung erfolgreich war, wird die Kassenoberfläche entsperrt. Wenn Ware verkauft werden soll, wählen sie zunächst oben in der Mitte, entweder einen konkreten Kunden aus den Stammdaten aus, oder "Laufkundschaft" bei einem anonymen Vorgang. Falls ein neuer Kundendatensatz angelegt werden soll, wählen Sie hier "Neuer Kunde".
Fügen Sie unter Warenkorb die Artikel hinzu, die der Kunde erwerben möchte. Dazu können Sie die Artikel über das im Screenshot markierte Feld suchen (Leertaste= alle verfügbaren Artikel auflisten), oder Artikel mit dem Barcodescanner erfassen (der Cursor muss dazu in dem markierten blauen Textfeld stehen).
Hinweis: Ab Version 17.2 werden negative Mengen in den POS Positionen verhindert, da diese nicht verarbeitet werde können und zu Fehlern im Lager führen würden.
Wenn alle zu verkaufenden Artikel erfasst wurden, wählen Sie über die entsprechenden Schaltflächen im rechten oberen Bildschirmbereich (siehe Screenshot) die Art der Transaktion und ggf. die Bezahlart aus. Wählen Sie dort auch aus, ob eine Rechnung gedruckt werden soll oder nicht.
Schließen Sie die Transaktion mit Hilfe der "Verkaufen" Schaltfläche ab. Nach dem Abschließen werden die Belege zu dieser Transaktion gedruckt.
Seriennummern in der POS
Ab Version 17.2 ist es möglich Seriennummern direkt in der POS-Oberfläche zu erfassen.
Im Artikel muss dafür folgende Option ausgewählt sein:
Im POS-Projekt in den POS-Einstellungen muss Folgendes eingestellt sein:
- Es muss ein Lagerabzug stattfinden => Lagerprozess darf nicht "Keine Lagerbuchung erzeugen" sein.
- Lieferschein erstellen
In den System-Einstellungen (Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System) folgende Option auswählen:
MHD + Chargen in der POS
Chargen und -MHD Artikel nach fifo-Prinzip (first in first out) ausgebucht. Ähnliche Vorraussetzungen, wie bei Seriennummern (s.o.):- In Artikel Einstellungen: Charge und MHD verwenden
- In POS Einstellungen: Lieferschein erstellen, Lagerbewegung aktiv
- In Systemeinstellungen: Charge + MHD auf Belegen einblenden
Belege abkassieren & stornieren in der POS
Aufträge / Rechnungen können in die POS-Oberfläche geladen werden um diese dort abzurechnen oder zu stornieren.Auf dem Kassenbon ist das Bezahldatum abgedruckt, an dem die Bezalung an der POS vorgenommen wurde. Unabhängig davon enthält der PDF Rechnungsbeleg im WaWi das Rechnungserstellungsdatum. Dazu klickt man auf den Button "Beleg laden":
Man erhält folgende Auswahl:
Belege abrechnen
Wenn man eine Auftrags- oder Rechnungsnummer im Popup oben eingegeben hat und auf "Über Kasse abrechnen" klickt, wird der jeweilige Beleg in der Kassenoberfläche geladen. Vom Beleg wird in der POS-Oberfläche folgendes übernommen:- die Positionen des Belegs
- die Adressdaten des Belegs
Belege teilstornieren
Der Button "Teilstorno" lädt alle Positionen des Auftrags / Rechnung im Popup.Danach kann man die Menge der einzelnen Positionen eingeben, die storniert werden sollen.
Mit einem Klick auf den "Übernehmen" Button werden die angegebenen Positionen in die POS geladen.
Belege komplett stornieren
Der Button "Komplettsporno" lädt alle Positionen direkt in die POS Oberfläche.Mit einem Klick auf den roten Storno Button, kann daraufhin eine Gutschrift erstellt werden. Im Kassenbuch wird der Betrag der Gutschrift ausgebucht und im Tagesabschluss der POS als Entnahme gekennzeichnet.Die in Xentral erstellte Rechnung wird automatisch storniert und es wird ein Gutschriftsbeleg für den Vorgang erstellt.
Mehrere Aufträge pro Kassierer
Sofern in den Einstellungen des Projekts "Mehrere Aufträge pro Kassierer" selektiert wurde, sind in der POS Oberfläche die zwei Buttons "Vorgang Speichern" & "Laden" sichtbar.
Mit dem Button "Vorgang Speichern", kann man die bereits erfasste Artikel eines Vorgangs in einer Liste speichern (z.B. wenn der Kunde noch zusätzliche Artikel einkaufen möchte) und mit dem Button "Laden" können gespeicherte Vorgänge geladen und abkassiert werden.
Kassenabschluss
Den Kassenabschluss finden Sie in der POS-Oberfläche unter dem Reiter 'Abschluss'.Tagesabschluss
Der Kassenabschluss wird automatisch für jeden Tag automatisch erstellt.
Hinweis: Alle Buchungen eines Tages über die POS fließen automatisch in diesen Tagesabschluss.
Das bedeutet, dass dieser nicht manuell festgelegt werden muss. Mit dem PDF Icon rechts können Sie sich diesen Abschluss anschauen / herunterladen.
Dort werden folgende Positionen des Tages aufgelistet:
- Alle Einnahmen pro Zahlungsweise
- Stornierte Belege (Wenn eine aus der POS erstellte Rechnung storniert wird)
- Ein- und Entnahmen aus der Kasse
- Summe Einnahmen (Bar) in Brutto und Netto
- Kasse Anfangsbestand
- Kasse Endbestand
- Gezähltes Bargeld (aufgeteilt in Münzen und Scheine)
Bargeld zählen
Hier können Sie alle Münzen und Scheine zählen und die Anzahl jeweils in das entsprechende Feld eingeben.
Ab Version 17.2 gibt es auch folgende Buttons:
Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben': => Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
=> Erzeugt eine Korrekturbuchung im Kassenbuch der POS
Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben ohne Korrekturbuchung': => Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
Monatsabschluss
Hier wird ein Sammel-PDF für alle Tagesabschlüsse eines Monats erstellt.
Ab Version 18.2 wird statt einem Sammel-PDF mit einzelnen Tagesabschlüssen ein kumuliertert Abschluss mit aufaddierten Werten aus allen Monatstagen übersichtlich und knapp dargestellt.
Zahlungseingang
Zahlungen Importieren Im Bereich "Buchhaltung->Zahlungseingang" können die Buchungen der Kasse importiert werden. Hierzu die entsprechende Kasse über das Stift Icon auswählen, anschließend wird man in die Maske "Import" weitergeleitet. Über den Button "Live-Import" können die Kassen-Buchungen abgerufen werden und durch betätigen des "Buchung fertigstellen" importiert werden. Sobald die Buchung importiert wurden, sind die Rechnungsbelege der Kasse auch entsprechend ausgeglichen. Ab der Version 19.1 wird geschaut ob es mehrere Buchungen mit gleichem Grundbetrag und Datum an dem Tag gibt, falls ja wird in einer Klammer die Nummer der Kassenbuchung dran gehängt:
POS Berichte Einstellungen
Unter Stammdaten → Projekte → Einstellungen → POS Einstellungen kann man den Umfang der Monats- bzw. der Tagesabschlüsse einstellen.
- Monatsberichte ohne Einzelbuchung: hier wird ein Zusammengefasster Bericht erzeugt, in dem die Einzelbuchungen nicht angezeigt werden
- Einzelbuchungen ausblenden: dadurch werden in den Tagesabschlüssen die einzelne Buchungen ausgeblendet und stehen nur die Ein- und Ausgänge drin.
FAQs
Frage:
Wieso erscheint der Bar Knopf bei der POS-Kasse nicht?
Antwort:
Dazu muss im Projekt POS, in den "POS Einstellungen" die Kasse für Bar mit dem erstellten Kassenbuch verknüpft werden.
Frage:
Warum kann immer noch bei Null-Bestand in den Filialen verkauft werden?
Antwort:
Da der Artikel in der POS vorhanden sein muss, wenn der Kunde damit an der Kasse erscheint - sonst könnte man diesen nicht abkassieren. Die POS bucht in diesem Fall den Artikel aus und mit der selben Menge danach wieder ins Lager - damit passt der errechnete Bestand wieder.
Frage:
Wenn am POS etwas bar bezahlt wird, hat der dazugehörige Auftrag den Status "Vorkasse noch nicht abgeschlossen". Wieso fehlt hier die Zahlung bzw. wird der Status nicht umgestellt?
Antwort:
Hier geht es um den fehlenden Zahlungseingang der in Xentral noch nicht verbucht worden ist. Daher die negativen Saldi bzw. ausstehenden Vorkassen.
Die Zahlungen werden ja im hinterlegtem Kassenbuch als Einnahmen geführt. Sie müssten nun nur das Kassenbuch zuerst exportieren, sprich den Kassenabschluss, und dann als Zahlungseingang importieren. Dann würden die Zahlungseingänge den entsprechenden Kundenaufträgen zugeordnet und die Saldi ausgeglichen bzw. die Vorkasse geleistet werden.
Die Zahlungen werden ja im hinterlegtem Kassenbuch als Einnahmen geführt. Sie müssten nun nur das Kassenbuch zuerst exportieren, sprich den Kassenabschluss, und dann als Zahlungseingang importieren. Dann würden die Zahlungseingänge den entsprechenden Kundenaufträgen zugeordnet und die Saldi ausgeglichen bzw. die Vorkasse geleistet werden.
Frage:
Wieso werden im Modul Kasse/POS keine Staffelpreise gezogen, so wie in einem normalen Auftrag?
Antwort:
Im Modul Kasse/POS ist es derzeit noch nicht möglich, Staffelpreise zu verwenden (Stand: Juli 2018). Allerdings können im zur POS gehörenden Projekt eigene Preisgruppen definiert werden oder Preisnachlässe über die Rabatte im Kassenmodul abgebildet werden.
Frage:
Wie kann ich die Buchungen in der POS verbuchen/vorbereiten für die Buchhaltungsvorbereitung?
Antwort:
Hier gibt es folgende Möglichkeiten:
- entweder die täglichen Summen der Kasse einbuchen lassen (macht bei manchen Kunden das Steuerbüro) → in diesem Fall wird meinstens jede Zahlungsweise über die POS automatisch in der Rechnung auf "bezahlt" gesetzt, weil man die einzelnen Rechnungen nicht als Buchungssätze exportieren will (bitte beachten: beim Rechnungsexport werden die Rechnungen nicht automatisch aussortiert, dies können SIe aber über den Projekt Filter vornehmen)
- oder die Kasse direkt verbuchen wie einen Kontoauszug → die POS Kasse ist ja wie ein "Kassenbuch" → hier kann man die Daten wie ein Bankkonto beim Zhalungseingang laden (Buchhaltung → Zahlungseingang) und wie ein normales Geschäftskonto verbuchen. In diesem Fall erhält man beim Export für die Buchhaltung auch das POS Konto, die Rechnungen sind ja im Buchhaltungs-Export im Rechnungsstapel sowieso dabei.
Frage:
Lässt sich die Kassenlade der Kasse auch per Software öffnen? Benötigt man hierfür den Bondrucker?
Antwort:
Ja. Um die Kasse über Xentral öffnen zu können, brauchen Sie den Bondrucker und müssen zudem die Einstellung "Lade öffnen" im Projekt unter POS Einstellungen aktivieren. Dann ist der Button für das Öffnen vorhanden.
Frage:
Warum funktioniert die Tastatur nicht mehr, wenn ich einen Scanner an ein Tablet angesteckt habe?
Antwort:
Das ist eine Einstellung am Tablet. Da müsste man sich an den Hersteller des Tablets wenden.
Es gibt Geräte die kann man so einstellen das beides geht - andere wiederum können entweder Tastatur oder Scanner.
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