Verkauf → POS
Die in Xentral integrierte Kassenfunktion – kurz als Point of Sale (POS) bezeichnet – ermöglicht die Abwicklung von Bargeschäften in einer Verkaufsstelle. Beim Verkaufsvorgang können Artikel entweder gescannt, oder direkt aus dem Artikelstamm von Xentral zu einer Transaktion hinzugefügt werden. Verkäufe können entweder anonym für Laufkundschaft abgewickelt, oder direkt mit einem Kunden aus den Stammdaten verknüpft werden.

- Zahlung Bar
- Zahlung EC
- Zahlung Kreditkarte
- Zahlung Überweisung
- Kein Beleg oder mit Rechnung bzw. Quittung
- Rabatt in EUR oder Prozent
- Trinkgeld
- Entnahme
- Einlage
- Storno Funktion
- Belege laden
- Lade öffnen
- Vorgang speichern
Einrichtung POS
Projekt anlegen
Legen Sie unter Stammdaten → Projekte ein eigenes Projekt für die Kasse an.
Kassenbuch definieren
Für eine Kasse muss ein Kassenbuch hinterlegt werden, in welches die Umsätze der Kasse gebucht werden. Kassenbücher werden unter Administration → Einstellungen → Geschäftskonten angelegt. Dazu muss ein neues Geschäftskonto erstellt, und der Typ auf "Kasse" eingestellt werden.Das so erstellte Kassenbuch wird dann unter Buchhaltung → Kassenbuch gelistet.

Kundennummer für "Laufkundschaft" festlegen
Legen Sie in Stammdaten → Adressen eine Adresse an, die stellvertretend für alle anonyme Kunden verwendet wird. Ein geeigneter Name könnte z.B. "Laufkundschaft" o. ä. lauten. Diese Adresse wird später bei den Projekteinstellungen hinterlegt (siehe Screenshot bei POS Einstellungen).
Kassierer anlegen
Die Bedienung der Kassenoberfläche kann nur durch ausgewiesene Kassierer erfolgen. Die Erstellung eines Kassierers im System, setzt voraus, dass dieser Kassierer bereits als Mitarbeiter in Stammdaten → Adressen vorhanden ist. Wichtig hierbei ist das der Mitarbeiter explizit die Rolle "Mitarbeiter des entsprechenden POS - Projektes ist", es reicht nicht wenn der Mitarbeiter nur die Rolle "Mitarbeiter von Projekt alle" besitzt.



Rechtevergabe für Kassierer
Vergeben Sie mindestens folgende Rechte für Kassierer:- POS
- WELCOME: login, logout, settings, start, startseite
Artikel für Rabatt einrichten
Um an der Kasse einfach und schnell Rabatte an Kunden zu vergeben oder mit Gutscheinen zu arbeiten, legen Sie einen sog. Rabattartikel an, den Sie im weiteren Verlauf auch bei den Projekteinstellungen hinterlegen.
POS Einstellungen
Sie müssen für die POS kein bestimmtes Kommissionierverfahren definieren.Alle Einstellungen nehmen Sie im Projekt unter Einstellungen → POS Einstellungen vor:
- Lagerprozess: Definiert, ob bei einem Verkauf eine Lagerbuchung stattfindet, und wenn ja, aus welchem Lager Ware für den Verkauf entnommen werden kann
- POS Lager für den Verkauf: Definiert das Lager für die POS, sofern bei Lagerprozess "Aus eingestelltem POS Lager entnehmen" ausgewählt wurde (Zusätzlich ist unter Lager → Lagerverwaltung → Regale die Option "POS Lager" für jedes Regal zu aktivieren)

- Preisgruppe bevorzugt: es werden nur die Artikel-Verkaufspreise gezogen, die der hinterlegten Preisgruppe zugeordnet werden
- Kasse für Bar: Angabe des Kassenbuchs
- Laufkundschaft: Die für Laufkundschaft angelegte Adresse (siehe oben)
- Kunden aus fremden Nummernkreisen abwickeln: Die Kundenauswahl beim Verkauf ist damit auch aus anderen Projekten möglich
- Nur Artikel aus Projekt erlauben: Nur Artikel werden in POS angezeigt, die das selbe Projekt wie die POS besitzen.
- Lieferschein erstellen: Es wird zusätzlich ein Lieferschein erzeugt (Wichtig bei Nutzung von MHD und Chargen!)
- Kasse Beschriftung 1: Das Feld "Interne Bemerkung" kann hier in den Belegen umgenannt werden
- Kasse Beschriftung 2: Das Feld "Freitext" kann hier in den Belegen umbenannt werden
- Artikelbeschreibung in Belege übernehmen:
- POS Anzeige in netto: Alle Preisangaben erfolgen in Netto
- Mehrere Aufträge pro Kassierer: Erfassung mehrerer Aufträge pro Kassierer möglich durch "Vorgänge Speichern" & "Laden"
- Automatisches Ausloggen: Hier können Vorgaben für einen automatischen Logout vorgenommen werden. Der Zeitraum für den Logout kann dabei sowohl je Abschluss eines Kassiervorgangs als auch allgemein festgelegt werden.
Buttons
Folgende Buttons können in den POS Einstellungen für die Kasse aktiviert werden- Zahlweise Bar
- Zahlweise EC
- Zahlweise Kreditkarte
- Zahlweise Überweisung:
- Beleg Rechnung
- Beleg Quittung
- Rabatt in %
- Rabatt in EUR
- Einlage
- Entnahme
- Trinkgeld
- Lade öffnen
- Belege laden
- Storno


Weitere Einstellungen
Nehmen Sie hier die für Sie zutreffenden Konfigurationen vor.- Erweiterte Adressfelder
- Zwangsauswahl Zahlweise
- Vorauswahl Anrede
- Erweiterte Lagerabfrage
Drucker Einstellungen
Konfigurieren Sie hier welche Dokumente bei einer Transaktion an der Kasse, wie oft, und auf welchem Drucker ausgegeben werden:- Belege ausgeben nach Abschluss
- Drucker
- Anzahl Lieferschein
- Anzahl Rechnung
- Anzahl Lieferschein Doppel

Einrichtung der dazugehörigen Hardware
Die einzelnen Hardwarekomponenten sollten, wie in folgender Grafik beschrieben, aufgebaut werden:
Bondrucker einrichten
Um zusätzlich zu den Rechnungsbelegen Bons zu drucken, können Sie einen Bondrucker einrichten. Zunächst müssen Sie die hierfür die Verbindung zur Adapterbox einrichten. Öffnen Sie in der Ansicht Administration → Einstellungen den Punkt Adapterbox.






Freifeld auf Bon
Es gibt die Möglichkeit pro Artikel-Position auf dem Bon ein Freifeldtext des Artikels auszugeben.
Mit einem | im Freifeld-Text können Sie bei diesem Positionstext einen Umbruch erzeugen. Hinweis: Der Freifeld-Name erscheint auf dem Beleg auch, aber nur wenn er in den Freifeldeinstellungen nicht leer ist.
ZVT - Anbindung EC Terminal
Es ist möglich ZVT-kompatible EC-Geräte anzubinden, indem man die IP-Adresse und den Port des Geräts dazu eingibt.Dadurch wird bei der Auswahl der Zahlungsweise "EC" der Betrag auf das Gerät übertragen. Über den Button Zahlung abbuchen im Verkaufendialog kann ein Trinkgeld bei Verkauf mit EC-Karte gebucht werden (siehe Buttons). Hinweis: Es erfolgt nur eine Rückmeldung zum Kartenlese-Gerät, nicht wieder zurück nach Xentral.

Feld | Beschreibung |
---|---|
IP-Adresse | Die IP-Adresse des EC-Kartenlesers |
Port | Der Port an dem der EC-Kartenleser angeschlossen ist |
Entnahme/ Einlage Konten
Ab Version 18.4 ist es möglich in Xentral bestimmte Konten für die Entnahme bzw. Einlage von Geldbeträgen in der POS zu definieren mit den entsprechen Steuersätzen. Über den Button "Neuer Eintrag" kann ein neues Konto definiert werden.


Arbeiten mit der Kassenoberfläche
Anmelden an der POS
Die Anmeldung an der POS erfolgt unter Verkauf → POS mit der Kassierer-Nummer, die beim Anlegen des Kassierers vergeben wurde.




Seriennummern in der POS
Ab Version 17.2 ist es möglich Seriennummern direkt in der POS-Oberfläche zu erfassen.

- Es muss ein Lagerabzug stattfinden → Lagerprozess darf nicht "Keine Lagerbuchung erzeugen" sein.
- Lieferschein erstellen


MHD + Chargen in der POS
Chargen und -MHD Artikel nach fifo-Prinzip (first in first out) ausgebucht. Ähnliche Vorraussetzungen, wie bei Seriennummern (s.o.):- In Artikel Einstellungen: Charge und MHD verwenden
- In POS Einstellungen: Lieferschein erstellen, Lagerbewegung aktiv
- In Systemeinstellungen: Charge + MHD auf Belegen einblenden
Belege abkassieren & stornieren in der POS
Aufträge / Rechnungen können in die POS-Oberfläche geladen werden um diese dort abzurechnen oder zu stornieren.Auf dem Kassenbon ist das Bezahldatum abgedruckt, an dem die Bezalung an der POS vorgenommen wurde. Unabhängig davon enthält der PDF Rechnungsbeleg im WaWi das Rechnungserstellungsdatum. Dazu klickt man auf den Button "Beleg laden":


Belege abrechnen
Wenn man eine Auftrags- oder Rechnungsnummer im Popup oben eingegeben hat und auf "Über Kasse abrechnen" klickt, wird der jeweilige Beleg in der Kassenoberfläche geladen. Vom Beleg wird in der POS-Oberfläche folgendes übernommen:- die Positionen des Belegs
- die Adressdaten des Belegs
Belege teilstornieren
Der Button "Teilstorno" lädt alle Positionen des Auftrags / Rechnung im Popup.Danach kann man die Menge der einzelnen Positionen eingeben, die storniert werden sollen.

Belege komplett stornieren
Der Button "Komplettsporno" lädt alle Positionen direkt in die POS Oberfläche.Mit einem Klick auf den roten Storno Button, kann daraufhin eine Gutschrift erstellt werden. Im Kassenbuch wird der Betrag der Gutschrift ausgebucht und im Tagesabschluss der POS als Entnahme gekennzeichnet.Die in Xentral erstellte Rechnung wird automatisch storniert und es wird ein Gutschriftsbeleg für den Vorgang erstellt.
Mehrere Aufträge pro Kassierer
Sofern in den Einstellungen des Projekts "Mehrere Aufträge pro Kassierer" selektiert wurde, sind in der POS Oberfläche die zwei Buttons "Vorgang Speichern" & "Laden" sichtbar.

Kassenabschluss
Den Kassenabschluss finden Sie in der POS-Oberfläche unter dem Reiter 'Abschluss'.Tagesabschluss
Der Kassenabschluss wird am Anfang des Tages automatisch erstellt.Hinweis:
- Alle Buchungen eines Tages über die POS fließen automatisch in diesen Tagesabschluss.
- Das bedeutet, dass dieser nicht manuell festgelegt werden muss.
- Nachdem Sie das Bargeld gezählt und "festgeschrieben" wurde, wird die Zählung auch in den Tagesabschluss übernommen

Dort werden folgende Positionen des Tages aufgelistet:
- Alle Einnahmen pro Zahlungsweise
- Stornierte Belege (Wenn eine aus der POS erstellte Rechnung storniert wird)
- Ein- und Entnahmen aus der Kasse
- Summe Einnahmen (Bar) in Brutto und Netto
- Kasse Anfangsbestand
- Kasse Endbestand
- Gezähltes Bargeld (aufgeteilt in Münzen und Scheine)

Bargeld zählen
Hier können Sie alle Münzen und Scheine zählen und die Anzahl jeweils in das entsprechende Feld eingeben.
-> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
-> Erzeugt eine Korrekturbuchung im Kassenbuch der POS

-> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
Monatsabschluss
Hier wird ein Sammel-PDF für alle Tagesabschlüsse eines Monats erstellt.
Zahlungseingang
Zahlungen Importieren Im Bereich "Buchhaltung->Zahlungseingang" können die Buchungen der Kasse importiert werden. Hierzu die entsprechende Kasse über das Stift Icon auswählen, anschließend wird man in die Maske "Import" weitergeleitet. Über den Button "Live-Import" können die Kassen-Buchungen abgerufen werden und durch betätigen des "Buchung fertigstellen" importiert werden. Sobald die Buchung importiert wurden, sind die Rechnungsbelege der Kasse auch entsprechend ausgeglichen. Ab der Version 19.1 wird geschaut ob es mehrere Buchungen mit gleichem Grundbetrag und Datum an dem Tag gibt, falls ja wird in einer Klammer die Nummer der Kassenbuchung dran gehängt:
POS Berichte Einstellungen
Unter Stammdaten → Projekte → Einstellungen → POS Einstellungen kann man den Umfang der Monats- bzw. der Tagesabschlüsse einstellen.
- Monatsberichte ohne Einzelbuchung: hier wird ein Zusammengefasster Bericht erzeugt, in dem die Einzelbuchungen nicht angezeigt werden
- Einzelbuchungen ausblenden: dadurch werden in den Tagesabschlüssen die einzelne Buchungen ausgeblendet und stehen nur die Ein- und Ausgänge drin.
FAQs
Frage:
Wieso erscheint der Bar Knopf bei der POS-Kasse nicht?
Antwort:
Dazu muss im Projekt POS, in den "POS Einstellungen" die Kasse für Bar mit dem erstellten Kassenbuch verknüpft werden.
Frage:
Warum kann immer noch bei Null-Bestand in den Filialen verkauft werden?
Antwort:
Da der Artikel in der POS vorhanden sein muss, wenn der Kunde damit an der Kasse erscheint - sonst könnte man diesen nicht abkassieren. Die POS bucht in diesem Fall den Artikel aus und mit der selben Menge danach wieder ins Lager - damit passt der errechnete Bestand wieder.
Frage:
Wenn am POS etwas bar bezahlt wird, hat der dazugehörige Auftrag den Status "Vorkasse noch nicht abgeschlossen". Wieso fehlt hier die Zahlung bzw. wird der Status nicht umgestellt?
Antwort:
Hier geht es um den fehlenden Zahlungseingang der in Xentral noch nicht verbucht worden ist. Daher die negativen Saldi bzw. ausstehenden Vorkassen.
Die Zahlungen werden ja im hinterlegtem Kassenbuch als Einnahmen geführt. Sie müssten nun nur das Kassenbuch zuerst exportieren, sprich den Kassenabschluss, und dann als Zahlungseingang importieren. Dann würden die Zahlungseingänge den entsprechenden Kundenaufträgen zugeordnet und die Saldi ausgeglichen bzw. die Vorkasse geleistet werden.
Die Zahlungen werden ja im hinterlegtem Kassenbuch als Einnahmen geführt. Sie müssten nun nur das Kassenbuch zuerst exportieren, sprich den Kassenabschluss, und dann als Zahlungseingang importieren. Dann würden die Zahlungseingänge den entsprechenden Kundenaufträgen zugeordnet und die Saldi ausgeglichen bzw. die Vorkasse geleistet werden.
Frage:
Wieso werden im Modul Kasse/POS keine Staffelpreise gezogen, so wie in einem normalen Auftrag?
Antwort:
Im Modul Kasse/POS ist es derzeit noch nicht möglich, Staffelpreise zu verwenden (Stand: Juli 2018). Allerdings können im zur POS gehörenden Projekt eigene Preisgruppen definiert werden oder Preisnachlässe über die Rabatte im Kassenmodul abgebildet werden.
Frage:
Wie kann ich die Buchungen in der POS verbuchen/vorbereiten für die Buchhaltungsvorbereitung?
Antwort:
Hier gibt es folgende Möglichkeiten:
- entweder die täglichen Summen der Kasse einbuchen lassen (macht bei manchen Kunden das Steuerbüro) → in diesem Fall wird meinstens jede Zahlungsweise über die POS automatisch in der Rechnung auf "bezahlt" gesetzt, weil man die einzelnen Rechnungen nicht als Buchungssätze exportieren will (bitte beachten: beim Rechnungsexport werden die Rechnungen nicht automatisch aussortiert, dies können SIe aber über den Projekt Filter vornehmen)
- oder die Kasse direkt verbuchen wie einen Kontoauszug → die POS Kasse ist ja wie ein "Kassenbuch" → hier kann man die Daten wie ein Bankkonto beim Zhalungseingang laden (Buchhaltung → Zahlungseingang) und wie ein normales Geschäftskonto verbuchen. In diesem Fall erhält man beim Export für die Buchhaltung auch das POS Konto, die Rechnungen sind ja im Buchhaltungs-Export im Rechnungsstapel sowieso dabei.
Frage:
Lässt sich die Kassenlade der Kasse auch per Software öffnen? Benötigt man hierfür den Bondrucker?
Antwort:
Ja. Um die Kasse über Xentral öffnen zu können, brauchen Sie den Bondrucker und müssen zudem die Einstellung "Lade öffnen" im Projekt unter POS Einstellungen aktivieren. Dann ist der Button für das Öffnen vorhanden.

Frage:
Warum funktioniert die Tastatur nicht mehr, wenn ich einen Scanner an ein Tablet angesteckt habe?
Antwort:
Das ist eine Einstellung am Tablet. Da müsste man sich an den Hersteller des Tablets wenden.
Es gibt Geräte die kann man so einstellen das beides geht - andere wiederum können entweder Tastatur oder Scanner.
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