POS/Kasse verwenden

Die in Xentral integrierte Kassenfunktion (oft kurz als POS "Point of Sale" bezeichnet) ermöglicht die Abwicklung von Bargeschäften in einer Verkaufsstelle. Beim Verkaufsvorgang können Artikel entweder gescannt, oder direkt aus der Artikel-Datenbank von Xentral zu einer Transaktion hinzugefügt werden. Verkäufe können entweder anonym für Laufkundschaft abgewickelt, oder direkt mit einem Kunden aus den Stammdaten verknüpft werden (siehe auch Screenshot). :wawision:pos_oberflaeche_19_001.png?direct&700 Die Kasse ermöglicht folgende Aktionen:
  • Zahlung Bar
  • Zahlung EC
  • Zahlung Kreditkarte
  • Zahlung Überweisung
  • Kein Beleg oder mit Rechnung bzw. Quittung
  • Rabatt in EUR oder Prozent
  • Trinkgeld
  • Entnahme
  • Einlage
  • Storno Funktion
  • Belege laden
  • Lade öffnen
  • Vorgang speichern

Einrichtung POS

Projekt anlegen

Legen Sie unter Stammdaten → Projekte ein eigenes Projekt für die Kasse an. :wawision:projekt_einstellungen_pos_neu.png

Kassenbuch definieren

Für eine Kasse muss ein Kassenbuch hinterlegt werden, in welches die Umsätze der Kasse gebucht werden. Kassenbücher werden unter Administration → Einstellungen → Geschäftskonten angelegt. Dazu muss ein neues Geschäftskonto erstellt, und der Typ auf "Kasse" eingestellt werden.
 Das so erstellte Kassenbuch wird dann unter Buchhaltung → Kassenbuch gelistet. :wawision:kurzanleitung_pos_kasse_anlegen.png

Kundennummer für "Laufkundschaft" festlegen

Legen Sie in Stammdaten → Adressen eine Adresse an, die stellvertretend für alle anonyme Kunden verwendet wird. Ein geeigneter Name könnte z.B. "Laufkundschaft" o. ä. lauten. Diese Adresse wird später bei den Projekteinstellungen hinterlegt (siehe Screenshot bei POS Einstellungen). :wawision:kurzanleitung_pos_laufkundschaft_anlegen.png

Kassierer anlegen

Die Bedienung der Kassenoberfläche kann nur durch ausgewiesene Kassierer erfolgen. Die Erstellung eines Kassierers im System, setzt voraus, dass dieser Kassierer bereits als Mitarbeiter in Stammdaten → Adressen vorhanden ist. Wichtig hierbei ist das der Mitarbeiter explizit die Rolle "Mitarbeiter des entsprechenden POS - Projektes ist", es reicht nicht wenn der Mitarbeiter nur die Rolle "Mitarbeiter von Projekt alle" besitzt. :wawision:pos_ma_rolle.png Ist der Datensatz für den Mitarbeiter vorhanden, kann er unter Administration → AppStore → POS (Konfiguration) → Übersicht als Kassierer hinzugefügt werden. :wawision:pos_app_name_neu.png Legen Sie mit 'Neu' einen neuen Kassierer an, ... :wawision:pos_anlegen_neu.png ... und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus den Stammdaten, das Projekt (bzw. den Standort, die Filiale) aus, und vergeben Sie eine Kassierer-Nummer. :wawision:pos_anlegen_kassierer_neu.png
Rechtevergabe für Kassierer
Vergeben Sie mindestens folgende Rechte für Kassierer:
  • POS
  • WELCOME: login, logout, settings, start, startseite
Bitte überprüfen Sie direkt die fehlenden Rechte im Systemlog. Führen Sie den Workflow komplett durch und prüfen Sie im Systemlog. Vergeben Sie alle fehlenden Rechte.

Artikel für Rabatt einrichten

Um an der Kasse einfach und schnell Rabatte an Kunden zu vergeben oder mit Gutscheinen zu arbeiten, legen Sie einen sog. Rabattartikel an, den Sie im weiteren Verlauf auch bei den Projekteinstellungen hinterlegen. :wawision:pos_rabatt_artikel.png Da es sich hierbei nicht um einen prozentualen Rabatt handelt, ist der Artikel auch nicht als Rabttartikel durch ein Häkchen auszuzeichnen (siehe Screenshot). Vielmehr wird der Rabattabzug über einen negativen Verkaufspreis realisiert, der jedoch auch im Verkaufsprozess flexibel verändert werden kann. Zusätzlich zu diesem "Standard-Rabatt-Artikel" können Sie auch beliebig viele weitere Rabattartikel dieser Art anlegen, um bspw. saisonale Gutscheine auszustellen und auf diesem Wege getätigte Umsätze anschließend auch auswerten zu können.

POS Einstellungen

Sie müssen für die POS kein bestimmtes Kommissionierverfahren definieren.
Alle Einstellungen nehmen Sie im Projekt unter Einstellungen → POS Einstellungen vor:
  • Lagerprozess: Definiert, ob bei einem Verkauf eine Lagerbuchung stattfindet, und wenn ja, aus welchem Lager Ware für den Verkauf entnommen werden kann
  • POS Lager für den Verkauf: Definiert das Lager für die POS, sofern bei Lagerprozess "Aus eingestelltem POS Lager entnehmen" ausgewählt wurde (Zusätzlich ist unter Lager → Lagerverwaltung → Regale die Option "POS Lager" für jedes Regal zu aktivieren)
:wawision:kurzanleitung_pos_pos_lager_aktivieren.png?nolink
  • Preisgruppe bevorzugt: es werden nur die Artikel-Verkaufspreise gezogen, die der hinterlegten Preisgruppe zugeordnet werden
  • Kasse für Bar: Angabe des Kassenbuchs
  • Laufkundschaft: Die für Laufkundschaft angelegte Adresse (siehe oben)
  • Kunden aus fremden Nummernkreisen abwickeln: Die Kundenauswahl beim Verkauf ist damit auch aus anderen Projekten möglich
  • Lieferschein erstellen: Es wird zusätzlich ein Lieferschein erzeugt (Wichtig bei Nutzung von MHD und Chargen)
  • Kasse Beschriftung 1: Das Feld "Interne Bemerkung" kann hier in den Belegen umgenannt werden
  • Kasse Beschriftung 2: Das Feld "Freitext" kann hier in den Belegen umbenannt werden
  • Artikelbeschreibung in Belege übernehmen:
  • POS Anzeige in netto: Alle Preisangaben erfolgen in Netto
  • Mehrere Aufträge pro Kassierer: Erfassung mehrerer Aufträge pro Kassierer möglich durch "Vorgänge Speichern" & "Laden"
Hinweis: Ab Version 17.3 gibt es eine neue Funktion:
:wawision:pos_einstellungen_nur_artikel_aus_projekt.png Damit werden nur Artikel angezeigt, die das selbe Projekt wie die POS hinterlegt haben. Hinweis: Ab Version 19.2 gibt es eine neue Funktion:
:wawision:pos_einstellungen_automatischer_logout.png?nolink Hier können Vorgaben für einen automatischen Logout vorgenommen werden. Der Zeitraum für den Logout kann dabei sowohl je Abschluss eines Kassiervorgangs als auch allgemein festgelegt werden.

Buttons

Folgende Buttons können in den POS Einstellungen für die Kasse aktiviert werden
  • Zahlweise Bar
  • Zahlweise EC
  • Zahlweise Kreditkarte
  • Zahlweise Überweisung:
  • Beleg Rechnung
  • Beleg Quittung
  • Rabatt in %
  • Rabatt in EUR
  • Einlage
  • Entnahme
  • Trinkgeld
  • Lade öffnen
  • Belege laden
  • Storno
Durch Betätigung der Rabatt Buttons können Sie einen Rabatt (in Euro oder Prozent) selektieren und unmittelbar auf alle Produkte im Warenkorb anwenden. Bei Auswahl des EUR Rabatts wird dabei die Artikelbezeichnung auf Ihrer Rechnung ausgewiesen, die Sie zuvor im Rabattartikel hinterlegt und in die Projekteinstellungen übertragen haben. Ab Version 19.2 kann die Annahme des Trinkgelds auf die Zahlweisen EC und Kreditkarte beschränkt werden. Dadurch steht der Button bei anderen Zahlweisen nicht zur Verfügung (ausgegraut). Hintergrund hierfür ist, dass die Trinkgeldverwaltung nicht durch die Mitarbeiter selbst erlaubt sein soll, sondern diese nur über den Steuerberater möglich sein soll. :wawision:pos_buttons.png?nolink

Weitere Einstellungen

Nehmen Sie hier die für Sie zutreffenden Konfigurationen vor.
  • Erweiterte Adressfelder
  • Zwangsauswahl Zahlweise
  • Vorauswahl Anrede
  • Erweiterte Lagerabfrage

Drucker Einstellungen

Konfigurieren Sie hier welche Dokumente bei einer Transaktion an der Kasse, wie oft, und auf welchem Drucker ausgegeben werden:
  • Belege ausgeben nach Abschluss
  • Drucker
  • Anzahl Lieferschein
  • Anzahl Rechnung
  • Anzahl Lieferschein Doppel
:wawision:kurzanleitung_pos_projekt_pos_einrichtung.png

Einrichtung der dazugehörigen Hardware

Die einzelnen Hardwarekomponenten sollten, wie in folgender Grafik beschrieben, aufgebaut werden: :wawision:kassenanschluss.png Im Anschluss müssen Sie den POS noch in Wawision einrichten, um die Kasse, wie in folgendem Video verwenden zu können:

Bondrucker einrichten

Um zusätzlich zu den Rechnungsbelegen Bons zu drucken, können Sie einen Bondrucker einrichten. Zunächst müssen Sie die hierfür die Verbindung zur Adapterbox einrichten. Öffnen Sie in der Ansicht Administration→Einstellungen den Punkt ‚Adapterbox’ :wawision:pos_adapterbox1.png Wählen Sie in der Adapterbox-Ansicht ,NEU'. Danach werden Sie von Xentral in 3 Schritten durch die Einrichtung geführt. :wawision:pos_adapterbox_neu1.png Zunächst können Sie, falls nötig, die Netzwerkeinstellungen manuell festlegen. Sollten Sie hier Änderungen vornehmen, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf 'weiter mit Schritt 2'. Hinweis: Wir empfehlen den Betrieb über ein Netzwerkkabel, da es so am besten und stabilsten läuft. Betrieb über WLAN ist prinzipiell möglich, wird aber von uns nicht supported, da dies eher fehleranfällig ist und die möglichen Probleme vor allem in Ihren Netzwerkeinstellungen zu finden sind. :wawision:pos_adapterbox_neu2.png Für diesen Schritt erhalten Sie von Xentral eine Liste von durchzuführenden Aktionen. Arbeiten Sie diese Liste in der vorgegebenen Reihenfolge sorgfältig ab. Sie benötigen jetzt den FAT-formatierten USB-Stick. :wawision:pos_adapterbox_neu3.png Wenn Sie die Liste abgearbeitet haben, drücken Sie weiter mit Schritt 3 und geben Sie eine Drucker-Bezeichnung und die Seriennummer der Adapterbox an. :wawision:pos_adapterbox_neu4.png Im letzten Schritt kann die Einrichtung durch einen Testdruck überprüft werden. Nach erfolgreichem Testdruck können Sie den Bondrucker in den POS-Einstellungen anwählen und dem Projekt hinterlegen. :wawision:pos_adapterbox_neu5.png
Freifeld auf Bon
Ab Version 17.3 gibt es auch noch die Möglichkeit pro Artikel-Position auf dem Bon ein Freifeldtext des Artikels auszugeben.
:wawision:pos_bon_freifeld.png Pro Zeile können 39 Zeichen dargestellt werden.
Mit einem | im Freifeld-Text können Sie bei diesem Positionstext einen Umbruch erzeugen. Hinweis: Der Freifeld-Name erscheint auf dem Beleg auch, aber nur wenn er in den Freifeldeinstellungen nicht leer ist.

ZVT100 - Anbindung EC Terminal

Es ist möglich das EC Gerät ZVT100 anzubinden, indem man die IP-Adresse und den Port des Geräts dazu eingibt.
Dadurch wird bei der Auswahl der Zahlungsweise "EC" der Betrag auf das Gerät übertragen. Hinweis: Es erfolgt nur eine Rückmeldung zum Kartenlese-Gerät, nicht wieder zurück nach Xentral. :wawision:pos_einstellungen_ztv.png
Feld Beschreibung
IP-Adresse Die IP-Adresse des EC-Kartenlesers
Port Der Port an dem der EC-Kartenleser angeschlossen ist
Hinweis: Diese Einstellungen finden Sie auf dem Gerät heraus. Bei ZVT muss man die IP Adresse und den Port des EC-Kartenleser in Xentral angeben. Hinweis: Meist ist es so das das EC-Kartenlesegerät im lokalen Netzwerk eingebunden ist und “nur” eine lokale IP Adresse hat. Betreibt man aber Xentral in der Cloud oder auf einem externen Server kann Xentral natürlich nicht auf die lokale IP Adresse des EC-Kartenlesers zugreifen. In diesem Fall muss man über den Router die lokale IP Adresse bzw. den Port nach außen verfügbar machen.Bitte wenden Sie sich an Ihre Administarion - das kann nur diese für Sie machen. Xentral hat keine Möglichkeit interne IP Adresse nach außen zu Veröffentlichen. Bitte stellen Sie ebenfalls die Sicherheit weiter sicher. D.h. es sollte mit Firewalls oder VPN-Techniken der Zugriff geschützt werden.

Entnahme/ Einlage Konten

Ab Version 18.4 ist es möglich in Xentral bestimmte Konten für die Entnahme bzw. Einlage von Geldbeträgen in der POS zu definieren mit den entsprechen Steuersätzen. Über den Button "Neuer Eintrag" kann ein neues Konto definiert werden. :wawision:pos_konfiguration_entnahme_einlage.png Wenn in der POS der Button "Einlage" oder "Entnahme" gedrückt wird, erscheint sobald man ein Konto definiert hat ein Grund, in dem man das Entnahme/ Einlage Konto auswählen kann. :wawision:pos_einlage_entnahme.png Im Kassenbuch der POS erscheint der Grund auch als Eintrag. :wawision:pos_kassenbuch_eintrag.png Ab Version 19.2 erfolgt zusätzlich ein Bonausdruck bei jedem Entnahme- / Einlage-Vorgang

Arbeiten mit der Kassenoberfläche

Anmelden an der POS

Die Anmeldung an der POS erfolgt unter Verkauf → POS mit der Kassierer-Nummer, die beim Anlegen des Kassierers vergeben wurde. :wawision:pos_kasse_neu_1.png Wenn die Anmeldung erfolgreich war, wird die Kassenoberfläche entsperrt. Wenn Ware verkauft werden soll, wählen sie zunächst oben in der Mitte, entweder einen konkreten Kunden aus den Stammdaten aus, oder "Laufkundschaft" bei einem anonymen Vorgang. Falls ein neuer Kundendatensatz angelegt werden soll, wählen Sie hier "Neuer Kunde". :wawision:pos_kasse_neu_2.png Fügen Sie unter Warenkorb die Artikel hinzu, die der Kunde erwerben möchte. Dazu können Sie die Artikel über das im Screenshot markierte Feld suchen (Leertaste= alle verfügbaren Artikel auflisten), oder Artikel mit dem Barcodescanner erfassen (der Cursor muss dazu in dem markierten blauen Textfeld stehen). Hinweis: Ab Version 17.2 werden negative Mengen in den POS Positionen verhindert, da diese nicht verarbeitet werde können und zu Fehlern im Lager führen würden. :wawision:pos_kasse_neu_3.png Wenn alle zu verkaufenden Artikel erfasst wurden, wählen Sie über die entsprechenden Schaltflächen im rechten oberen Bildschirmbereich (siehe Screenshot) die Art der Transaktion und ggf. die Bezahlart aus. Wählen Sie dort auch aus, ob eine Rechnung gedruckt werden soll oder nicht. :wawision:pos_kasse_neu_4.png Schließen Sie die Transaktion mit Hilfe der "Verkaufen" Schaltfläche ab. Nach dem Abschließen werden die Belege zu dieser Transaktion gedruckt. :wawision:pos_kasse_neu_5.png

Seriennummern in der POS

Ab Version 17.2 ist es möglich Seriennummern direkt in der POS-Oberfläche zu erfassen. :wawision:pos_seriennummer_popup.png Im Artikel muss dafür folgende Option ausgewählt sein:
:wawision:pos_artikel_seriennummern.png Im POS-Projekt in den POS-Einstellungen muss Folgendes eingestellt sein:
  • Es muss ein Lagerabzug stattfinden => Lagerprozess darf nicht "Keine Lagerbuchung erzeugen" sein.
  • Lieferschein erstellen
:wawision:pos_seriennummer_einstellungen.png In den System-Einstellungen (Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System) folgende Option auswählen:
:wawision:pos_seriennummer_system.png

MHD + Chargen in der POS

Chargen und -MHD Artikel nach fifo-Prinzip (first in first out) ausgebucht. Ähnliche Vorraussetzungen, wie bei Seriennummern (s.o.):
  • In Artikel Einstellungen: Charge und MHD verwenden
  • In POS Einstellungen: Lieferschein erstellen, Lagerbewegung aktiv
  • In Systemeinstellungen: Charge + MHD auf Belegen einblenden

Belege abkassieren & stornieren in der POS

Aufträge / Rechnungen können in die POS-Oberfläche geladen werden um diese dort abzurechnen oder zu stornieren.
Auf dem Kassenbon ist das Bezahldatum abgedruckt, an dem die Bezalung an der POS vorgenommen wurde. Unabhängig davon enthält der PDF Rechnungsbeleg im WaWi das Rechnungserstellungsdatum. Dazu klickt man auf den Button "Beleg laden":
:wawision:pos_belege_laden.png Man erhält folgende Auswahl:
:wawision:pos_belege_popup_auswahl.png

Belege abrechnen

Wenn man eine Auftrags- oder Rechnungsnummer im Popup oben eingegeben hat und auf "Über Kasse abrechnen" klickt, wird der jeweilige Beleg in der Kassenoberfläche geladen. Vom Beleg wird in der POS-Oberfläche folgendes übernommen:
  1. die Positionen des Belegs
  2. die Adressdaten des Belegs
Danach können Sie diesen wie einen normalen POS-Vorgang weiter abwickeln.

Belege teilstornieren

Der Button "Teilstorno" lädt alle Positionen des Auftrags / Rechnung im Popup.
Danach kann man die Menge der einzelnen Positionen eingeben, die storniert werden sollen. :wawision:pos_belege_teilstorno.png Mit einem Klick auf den "Übernehmen" Button werden die angegebenen Positionen in die POS geladen.

Belege komplett stornieren

Der Button "Komplettsporno" lädt alle Positionen direkt in die POS Oberfläche.
Mit einem Klick auf den roten Storno Button, kann daraufhin eine Gutschrift erstellt werden. Im Kassenbuch wird der Betrag der Gutschrift ausgebucht und im Tagesabschluss der POS als Entnahme gekennzeichnet.Die in Xentral erstellte Rechnung wird automatisch storniert und es wird ein Gutschriftsbeleg für den Vorgang erstellt.

Mehrere Aufträge pro Kassierer

Sofern in den Einstellungen des Projekts "Mehrere Aufträge pro Kassierer" selektiert wurde, sind in der POS Oberfläche die zwei Buttons "Vorgang Speichern" & "Laden" sichtbar. :wawision:vorgang_speichern_laden.png? Mit dem Button "Vorgang Speichern", ​​kann man die bereits erfasste Artikel eines Vorgangs in einer Liste speichern (z.B. wenn der Kunde noch zusätzliche Artikel einkaufen möchte) und mit dem Button "Laden" können gespeicherte Vorgänge geladen und abkassiert werden. :wawision:vorgang_laden.png?​​ ​​

Kassenabschluss

Den Kassenabschluss finden Sie in der POS-Oberfläche unter dem Reiter 'Abschluss'.

Tagesabschluss

Der Kassenabschluss wird automatisch für jeden Tag automatisch erstellt. :wawision:pos_abschluss_uebersicht.png Hinweis:
Alle Buchungen eines Tages über die POS fließen automatisch in diesen Tagesabschluss.
Das bedeutet, dass dieser nicht manuell festgelegt werden muss. Mit dem PDF Icon rechts können Sie sich diesen Abschluss anschauen / herunterladen.
Dort werden folgende Positionen des Tages aufgelistet:
  • Alle Einnahmen pro Zahlungsweise
  • Stornierte Belege (Wenn eine aus der POS erstellte Rechnung storniert wird)
  • Ein- und Entnahmen aus der Kasse
  • Summe Einnahmen (Bar) in Brutto und Netto
  • Kasse Anfangsbestand
  • Kasse Endbestand
  • Gezähltes Bargeld (aufgeteilt in Münzen und Scheine)
Hier ein Beispiel-PDF des Kassenabschlusses über mehrere Seiten:
:wawision:pos_kassenabschluss_pdf.png

Bargeld zählen

Hier können Sie alle Münzen und Scheine zählen und die Anzahl jeweils in das entsprechende Feld eingeben. :wawision:pos_abschluss_bargeld.png Ab Version 17.2 gibt es auch folgende Buttons: Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben':
=> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss
=> Erzeugt eine Korrekturbuchung im Kassenbuch der POS :wawision:pos_abschluss_kassenbuch_korrektur.png Button 'Gezählte Werte jetzt festschreiben ohne Korrekturbuchung':
=> Lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss

Monatsabschluss

Hier wird ein Sammel-PDF für alle Tagesabschlüsse eines Monats erstellt. :wawision:pos_monatsabschluss.png Ab Version 18.2 wird statt einem Sammel-PDF mit einzelnen Tagesabschlüssen ein kumuliertert Abschluss mit aufaddierten Werten aus allen Monatstagen übersichtlich und knapp dargestellt.

Zahlungseingang

Zahlungen Importieren Im Bereich "Buchhaltung->Zahlungseingang" können die Buchungen der Kasse importiert werden. Hierzu die entsprechende Kasse über das Stift Icon auswählen, anschließend wird man in die Maske "Import" weitergeleitet. Über den Button "Live-Import" können die Kassen-Buchungen abgerufen werden und durch betätigen des "Buchung fertigstellen" importiert werden. Sobald die Buchung importiert wurden, sind die Rechnungsbelege der Kasse auch entsprechend ausgeglichen. Ab der Version 19.1 wird geschaut ob es mehrere Buchungen mit gleichem Grundbetrag und Datum an dem Tag gibt, falls ja wird in einer Klammer die Nummer der Kassenbuchung dran gehängt: :wawision:pos_gleicher_betrag_in_gleicher_rechnug.png

POS Berichte Einstellungen

Unter Stammdaten → Projekte → Einstellungen → POS Einstellungen kann man den Umfang der Monats- bzw. der Tagesabschlüsse einstellen. :wawision:pos_berichte.png
  • Monatsberichte ohne Einzelbuchung: hier wird ein Zusammengefasster Bericht erzeugt, in dem die Einzelbuchungen nicht angezeigt werden
  • Einzelbuchungen ausblenden: dadurch werden in den Tagesabschlüssen die einzelne Buchungen ausgeblendet und stehen nur die Ein- und Ausgänge drin.

FAQs

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