Beispiel Workflow: Manuelle Auftragsabwicklung

Häufig bestellen Kunden telefonisch, per Fax oder E-Mail, was eine manuelle Auftragserfassung in Xentral erfordert. Wenn Sie zusätzlich einen Onlineshop betreiben, ist darauf zu achten, dass Sie hierfür ein separates Projekt benötigen. Im Folgenden finden Sie den Arbeitsablauf in Xentral, den Sie dann durchlaufen können:

1. Schritt: Das Angebot

Entweder erstellen Sie ein Angebot über
  • Verkauf → Angebot → :wawision:icon_neu.png?35
oder
  • Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 → Angebot (Button)
Haben Sie eine Rückmeldung auf Ihr Angebot erhalten und möchten dieses nun verändern - indem Sie entweder Preise verändern oder die Artikelzusammensetzung verändern - so brauchen Sie hierfür kein neues Angebot anzulegen. Anstatt dessen empfiehlt es sich, eine neue Version des ursprünglichen Angebots zu erstellen: :wawision:angebot_neue_version.png Wenn Sie eine neue Version anlegen, erkennen Sie dies an der fortlaufenden Angebotsnummer, welche auf das ursprüngliche Angebot referenziert. Sie können nun das Angebot beliebig modifizieren und dies so lange wiederholen, bis Sie diesen in einen Auftrag überführen oder als abgelehnt markieren möchten. Damit birgt diese Vorgehensweise den Vorteil, dass Sie zu einem Geschäftsvorfall nicht mehrere Angebote vorliegen haben. Sollten Sie keine positive Rückmeldung auf Ihr Angebot erhalten haben, können Sie dieses auch als abgelehnt markieren, damit Sie es künftig an diesem Status erkennen. Wurde Ihr Angebot jedoch angenommen, so können Sie dieses über das Aktionsmenü als Auftrag weiterführen, wodurch die beiden Dokumente auch unmittelbar miteinander verknüpft sind. Das Aktionsmenü finden Sie, indem Sie entweder in das entsprechende Angebot klicken oder in der Angebotsübersicht durch einen Klick auf die Minidetailvorschau: :wawision:angebot_in_auftrag_ueberfuehren.png Am besten filtern Sie in der Angebotsübersicht nach Angeboten ohne Auftrag und rufen dann die Minidetail Vorschau auf, wo Ihnen dann auch gleich Infomeldungen in orange bzw. rot angezeigt werden:
  • Sie haben das Angebot zwar freigeben, aber noch nicht an Ihren Kunden versendet, daher kann hier noch kein Auftrag vorliegen
  • Sie haben das Angebot bereits an Ihren Kunden übermittelt, allerdings noch keinen Auftrag hieraus erstellt

2.Schritt: Der Auftrag

Die einzelnen Felder in der Auftragsmaske und deren Relevanz finden Sie übrigens hier. Haben Sie kein Angebot in einen Auftrag überführt, können Sie diesen prinzipiell auf zwei Wegen manuell erzeugen:
  • Verkauf → Auftrag → :wawision:icon_neu.png?35
oder
  • Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 → Auftrag (Button)
Haben Sie die Auftragsdaten inkl. der Positionen erfasst, können Sie diesen zunächst freigeben, wodurch eine Auftragsbestätigung (AB) erzeugt und mit einer Nummer aus Ihrem Nummernkreis versehen wird. Zur Freigabe gelangen Sie entweder durch einen Klick auf den hellroten "Freigabe" Reiter oben links oder alternativ über das Aktionsmenü. Möchten Sie ohnehin eine AB per E-Mail an Ihren Kunden versenden, können Sie diesen Schritt auch überspringen, indem Sie im Aktionsfeld "Auftrag freigeben + AB per Mail" auswählen.Andernfalls gehen Sie auf "Auftrag abschicken", wodurch sich das folgende Dialogfeld öffnet: :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png Hier können Sie auswählen, auf welche Weise Sie Ihre AB versenden möchten und den Inhalt der E-Mail verändern, falls Sie sich für den E-Mail Versand entscheiden. Sobald Sie auf diese Weise die AB abgeschickt haben, wird das Dokument mit einem Schreibschutz versehen und als PDF archiviert. Hinweis: Handelt es sich um einen Privatkunden, dem Sie ohnehin keine AB zusenden, sondern erst die Rechnung bzw. Lieferschein zukommen lassen, können Sie beim Abschicken auch die Option "Sonstiges" auswählen oder alternativ das Dokument manuell archivieren. Anschließend können Sie wiederum über das Aktionsmenü im Protokoll entscheiden, wie Sie nun verfahren möchten:

2.a Manuelle Auftragsabwicklung mit geringem Automatisierungsgrad

:wawision:manuelle_auftragserfassung_weiterfuehren_als_ls.png Diese Vorgehensweise eignet sich bspw. für Großaufträge, bei denen Sie jeden Einzelschritt gesondert kontrollieren möchten und daher weder einen automatischen Versand von Dokumenten noch automatisch erzeugte Lagerbuchungen wünschen: Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Wählen Sie in dem Auftrag die Option "als Lieferschein weiterführen" aus, damit zunächst ein Lieferschein erstellt und mit dem Auftrag verknüpft wird. Nach der Bestätigung, dass Sie den Auftrag wirklich als Lieferschein weiterführen möchten, wird dieser sofort erzeugt und mit dem Auftrag als Basisdokument verknüpft. Sie werden zu dem generierten LS weitergeleitet, können diesen bei Bedarf nochmals überprüfen, anschließend freigeben und über das Aktionsfeld abschicken.Damit eine Lagerbuchung erzeugt wird, müssen Sie dann noch den "Lieferschein auslagern", d.h. im Aktionsfeld die entsprechende Option auswählen. Wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben, kehren Sie zu dem ursprünglichen Auftrag zurück, führen diesen als Rechnung weiter, geben diese nach erneuter Prüfung frei und legen dann fest, auf welche Weise diese abgeschickt werden soll. Bei Bedarf können Sie über den Lieferschein auch eine Paketmarke erzeugen und die Trackingnummer scannen bzw. eintippen, damit eine Versandbestätigung an Ihren Kunden verschickt wird.

2.b Manuelle Auftragserfassung mit anschließendem Autoversand

Die folgende Vorgehensweise eignet sich für Bestellungen, die Sie zwar manuell erfassen müssen - bspw. weil Sie diese über Fax oder Telefon erhalten haben - aber über den Autoversand abwickeln möchten. Nachdem Sie Ihren Auftrag abgeschickt haben, können Sie im Aktionsfeld die Option "Als RE und LS weiterführen (mit Lager)" aus, wodurch der Autoversand gestartet wird, den Sie in den Logistikeinstellungen des Projekts eingestellt hatten. :wawision:manueller_auftrag_mit_autoversand.png Damit haben Sie dann den Autoversandprozess gestartet, der den Projekteinstellungen des Auftrags entspricht.
War der Artikel hilfreich?
Vielen Dank für Ihr Feedback!

Made with ❤ at zwetschke.de