Artikelnummern
Praxisinfo: Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. Das Leerzeichen ist immer das Ende der Artikelnummer und wird von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere Xentral interne Prozesse z.B. Packtischprozesse benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner, Mobile Devices. Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Minuszeichen oder Unterstriche ersetzt werden. Können die Artikelnummern auf Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der Xetnral Artikelnummer hinterlegt werden.Artikel neu anlegen
Stammdaten → Artikel →
Minimale Angaben
Ein neu angelegter Artikel benötigt mindestens folgende Felder, um gespeichert werden zu können:- Artikel (DE)
- Artikelkategorie (Nummer wird fortlaufend automatisch vergeben, bitte Artikelkategorien vorher anlegen)
- Lagerartikel (IMMER auswählen, wenn der Artikel ein- und ausgelagert werden soll und/oder die Warenannahme erfolgen soll; Stücklisten sind Lagerartikel; Just-In-Time Stücklisten sind KEINE Lagerartikel, sondern nur deren Einzelpositionen)
- Projekt
- Standardlieferant
Beispiel minimale Artikel-Einstellungen

Artikel löschen
Einzeln löschen
Stammdaten → Artikel →
Massenweise löschen
Ab Version 19.3 Stammdaten → Artikel → gewünschte Artikel markieren →
Artikel inaktivieren
Artikel können mit dem Haken "Sperre aktiv" inaktiviert werden. (s.u., Erklärung der Felder). Inaktive / gesperrte Artikel sind in der Artikelübersicht (Stammdaten → Artikel) nicht mehr sichtbar. Diese Artikel werden im Hintergrund "versteckt". Mit dem Haken "gesperrte" sind Sie dann in der Übersicht wieder einblendbar.
Artikeltypen
In Xentral gibt es verschiedene Artikeltypen, mit denen gearbeitet werden kann:- Lagerartikel
- Versandartikel
- Rabattartikel
- Stücklistenartikel
- Produktionsartikel
- Geräte
- Serviceartikel
- Gebühr
Lagerartikel
- Haken: Lagerartikel

Dienstleistungsartikel / Stundensatz
Dienstleistungsartikel (Stundensatz, Maschinenstunde, evtl. auch Erstellung Grafikdatei, etc.) werden nicht als Lagerartikel markiert:- nicht als Lagerartikel markieren


Produktionsartikel
- Haken: Produktionsartikel
- ggf. Kombination Stückliste

Versandartikel
- Haken: Artikel ist Porto
- Verkaufspreis hinterlegen

Rabattartikel
Rabatt
- Haken: Artikel ist Rabatt → Zahl für den Rabatt eingeben z.B. "5" → 5% Rabatt auf alle Positionen

Aufschlag
- Haken: Artikel ist Rabatt → ein Minuszeichen vor der Rabattzahl invertiert den Rabatt zu einem Aufschlag z.B. "-5" → 5% Aufschlag für eine Gebühr
Sonstige Einstellungen
- Umsatzsteuer → Optionen: Normal, Ermäßigt, Befreit (0%) → Eingabe des ermäßigten Steuersatzes unter "Administration → Einstellungen → Grundeinstellung im Reiter "Steuer/Währung"
- Kein Rabatt erlaubt → diese Option erlaubt keine automatischen Rabatte
- Chargenverwaltung → keine, eigene erzeugen, originale nutzen
- Seriennummern → keine, eigene erzeugen, originale nutzen, originale einlagern + nutzen
- Mindesthaltbarkeitsdatum
- Einkauf bei allen Lieferanten → dieser Artikel kann in jede Bestellung eingefügt werden (nicht nur bei Lieferanten, für die ein Verkaufspreis gepflegt ist)
- Inventursperre EK → wird nicht in der Inventur berücksichtigt (kann aber dennoch gezählt werden)
- Stückliste
- Just-In-Time Stückliste (Optional: (auflösen / explodieren im Auftrag) Einzelpos. ausblenden)
- Externe Produktion
- Rohstoffliste
- Gerät
- Serviceartikel
- Gebühr

Individueller Steuersatz
Für Sonderfälle kann ein individueller Steuersatz angelegt werden. Dieser Steuersatz kann im Artikel ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass für den Buchhaltungsexport hier in diesem Artikel die benötigten Konten angegeben werden (in jedem Artikel mit eigenem Steuersatz, ggf. auch übergreifend in der Artikelkategorie, sonfern diese Artikel alle auf einer Kategorie liegen), ansonsten wird der Standard Steuersatz für den Export gezogen, das wäre in DE z.B. "Inland 19%".
Artikel kopieren
Stammdaten → Artikel →
Artikel Übersicht
In der Artikelübersicht sehen Sie alle angelegten Artikel in Spalten.Sie können die Anzahl der Artikel pro Seite im Dropdown oben links festlegen. Desweiteren sehen Sie einige Filter, um die angezeigten Artikel einzugrenzen, z.B. nur Lagerartikel, nur Stücklisten etc. Seit der Version 18.3 können Sie in den Systemeinstellungen festlegen, ob Sie weitere Spalten in der Artikeltabelle sehen möchten. So können z.B. VK netto, EK netto, verfügbarer Lagerbestand usw. angezeigt werden. Standardmäßig wird seitdem der gesamte Lagerbestand (mit Sperr- und Nachschublagern) in der Artikeltabelle angezeigt.
Großer Filter
Wenn Ihnen das Suchfeld für eine komplizierte Suche nicht reicht gibt es auch die Möglichkeit einen großen Filter auszuklappen, bei dem mehrere Sucheigenschaften auf einmal ausgewählt werden können. Dazu klicken Sie auf das Filter-Icon neben dem Suchfeld:
Massenbearbeitung von Artikel
Mit den Checkboxen vor jedem Artikel in der Artikel-Übersicht können Sie verschiedene Artikel wählen, die Sie dann in einer Massenbearbeitung anpassen können.


Shopverknüpfungen
Ab Version 19.1 gibt es auch die Möglichkeit einzelne Shops in der Massenbearbeitung zu verknüpfen.
Erklärung der Felder
Details

Artikel
Name und Nummer des Artikel
- Artikel (DE) → Textuelle Bezeichnung des Artikels (Beschränkung auf 255 Zeichen), Sprache Inland (z.B. deutsch)
- Artikel Nr. → Artikelnummer (Zahlen oder Zeichenfolge. Zahlen werden im Nummernkreis automatisch vergeben. Hierzu Feld beim neu Anlegen eines Artikels leer lassen und speichern. Die nächst höhere Nummer in diesem Nummernkreis wird dann direkt vergeben) Bitte keine Leerzeichen verwenden!
- Projekt → Artikel können auch auf Projekte beschränkt oder auf öffentliche Projekte gebucht werden
- Artikelkategorie → Nummernkreis/ Kategorie, auf die der Artikel gebucht wird
- Standardlieferant → Standardlieferant für diesen Artikel
- Artikelbeschreibung (DE) → Beschreibungstext zum Artikel für Angebote, Aufträge, etc.
- Kurztext (DE) → für Volltext-Suche (Stammdaten-> Artikel) oder Online-Shops Gruppentext (z.B. bei Shopware)
- Interner Kommentar → Textfeld für interne Informationen zu Artikeln

- Hersteller → Hersteller für diesen Artikel
- Herstellerlink → Link zum Hersteller
- Hersteller Nr. → Herstellernummer des Artikels
- EAN Nr. / Barcode → EAN oder sonst. Nummer des Artikels
- Zolltarifnummer → Die Zolltarifnummer wird beim Artikel auf der Rechnung abgedruckt, sofern diese als "Export" behandelt wird und die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ausgewählt wurde
- Herkunftsland → Herkunftsland des Artikels
- Ursprungsregion → Ursprungsregion des Artikels
- Min. Lagermenge → Mindestlagermenge für diesen Artikel. Wird diese Menge unterschritten, werden die Artikel farblich markiert in der Liste "Einkauf → Bestellvorschlag" angezeigt
- Min. Bestellmenge → Mindestbestellmenge beim Lieferanten für diesen Artikel
- Standardlager → Fester Lagerplatz für diesen Artikel. Artikel können auch an mehreren Lagerplätzen eingelagert werden. besitzt der Artikel ein Standardlager, wird dieser mit vorgeschlagen. Bei einigen automatischen Prozessen wird z.B. auch das Standardlager bebucht.
- Einheit → Einheit für diesen Artikel. Einheiten können separat bei den Einstellungen gepflegt werden. Ausgangsmenge ist immer ganze Stck, kg, Stunden etc.
- Gewicht (in kg) → Gewicht des Artikels in Kilogramm. Dieses Gewicht kann bei dem Ausdruck von Paketmarken anhand der Artikel pro Auftrag als Vorschlag berechnet werden.
- Länge (in cm) → Länge des Artikels in cm
- Breite (in cm) → Breite des Artikels in cm
- Höhe (in cm) → Höhe des Artikels in cm

- Lagerartikel → bestimmt, ob der Artikel eingelagert werden kann und als Bestand im Lager geführt wird. Nur für Lagerartikel erfolgt in den Logistikprozessen ein automatischer Lagerabzug
- Artikel ist Porto → bestimmt ob ein Artikel eine Versandgebühr ist (z.B. Porto Inland, Versand Premium, Nachnahmegebühr, etc.). Diese Artikel werden beim Scan im Versandzentrum nicht abgefragt und in Statistiken z.B. anders/nicht angezeigt
- Artikel ist Rabatt → Prozent-Rabatt für die gesamte Auftragssumme (z.B. 10%, 20%, etc.). Diese Artikel werden beim Scan im Versandzentrum nicht abgefragt und in Statistiken z.B. anders/nicht angezeigt
- Variante → dieser Artikel ist eine Variante (Artikel im nächsten Feld angeben!)
- von Artikel → Artikel, zu dem dieser Artikel eine Variante ist
- Matrixprodukt → Produktoptionen für Modul "Matrixprodukt"
- Tagespreise → Produktoptionen für Modul "Tagespreis"

- Ermäßigte Umsatzsteuer → dieser Artikel zieht die ermäßigte Umsatzsteuer
- Kein Rabatt erlaubt → dieser Artikel erlaubt keine globalen Rabatte
- Chargenverwaltung → keine (Standardeinstellung), eigene erzeugen (Produktionszentrum), originale nutzen
- Seriennummern → keine (Standardeinstellung), eigene erzeugen, originale nutzen, originale einlagern + nutzen
- Mindesthaltbarkeitsdatum → Mindesthaltbarkeitsdatum mit einlagern
- Einkauf bei allen Lieferanten → Artikel kann in Bestellungen jedes Lieferanten eingefügt werden (nicht nur in die, für die ein EK gepflegt ist)
- Inventursperre EK → wird nicht in der Inventur berücksichtigt (kann aber dennoch gezählt werden)
- Inventur EK → bei aktivierten Haken, wird dieser Preis in der Inventur als Preis genommen (normal der günstigste Einkaufspreis)
- Verkaufspreis Meldung unterdrücken → Meldung erscheint für diesen Artikel beim Einfügen in Positionen (z.B. Auftrag) nicht mehr. Z.B. für Artikel, die immer kostenlos/ohne Preis sind.
- Stückliste → Ein aus mehreren Einzelteilen bestehender Artikel (Zusammenstellung z.B. über eine Produktion, Einlagerung als ein Artikel, der Inhalt ist im Artikel gebunden)
- Just-In-Time Stückliste → Ein aus mehreren Einzelteilen bestehender Set-Artikel (Zusammenstellung unmittelbar in der Kommissionierung, die Einzelbestandteile sind auf diese Weise für viele Stücklisten verfügbar und nicht an eine Stückliste gebunden)
- (auflösen / explodieren im Auftrag) → Wird im Auftrag aufgelöst (Auflösen der darunterliegenden Stücklistenbestandteile als eigene Artikelpositionen)
- Einzelpos. ausblenden → Die Stücklistenbestandteile werden nicht im Dokument angezeigt
- Produktionsartikel → Markierung des Artikels um ihn innerhalb eines Auftrags in eine Produktion zu überführen
- Externe Produktion → Markierung des Artikels als Beistellung für die Produktion
- (Rohstoffliste → Sonderfunktion)
- Gerät → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
- Serviceartikel → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
- Gebühr → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
- Dienstleistung → Dient als Markierung für Dienstleistungen. Wird aktuell nur von externen Apps ausgewertet
- Individualartikel → Der Artikel wird nicht für den Bestellvorschlag verwendet. Wenn der Artikel in einen Beleg eingefügt wird, öffnet sich automatisch das Artikel bearbeiten Popup, um die Artikelbeschreibund individuell anzugeben. (Im extra Modul Prozessmonitor ist die Markierung wichtig, damit die Auftragspositionen auslesbar sind.) (Ab 18.4)
- Ohne Preis im PDF → Blendet für diesen Artikel keinen Preis in der Beleg-Position auf dem PDf ein.

- Sperre aktiv → Dieser Artikel ist gesperrt (für Angebote, Aufträge, etc.; wird durchgestrichen in der Artikelübersicht angezeigt)
- Interne Sperre → Kommentar für Sperre (wird angezeigt, sobald in einen gesperrten Artikel geklickt wird)



- Prüfung notwendig → löst Prüfung im Auftrag aus (z.B. Artikel der nur an Fachleute/B2B verkauft werden darf)
- Freigabe Regel → Textfeld für das programmierte Modul (Regel)
Texte und Beschreibungen


- Artikel (DE) → bitte vorne eintragen
- Kurztext (DE) → bitte vorne eintragen
- Artikelbeschreibung (DE) → bitte vorne eintragen
- Artikel (EN) → Textuelle Bezeichnung des Artikels (Beschränkung auf 255 Zeichen), Sprache englisch
- Kurztext (EN) → für Volltext-Suche (Stammdaten-> Artikel) oder Online-Shops Gruppentext (z.B. bei Shopware)
- Artikelbeschreibung (EN) → Beschreibungstext zum Artikel für Angebote, Aufträge, etc.

- Artikelbeschreibung (DE) → Textuelle Beschreibung für den Online-Shop (z.B. Shopware)
- Meta-Description (DE) → Meta-Description
- Meta-Keywords (DE) → Meta-Keywords
- Artikelbeschreibung (EN) → Textuelle Beschreibung für den Online-Shop (z.B. Shopware)
- Meta-Description (EN) → Meta-Description
- Meta-Keywords (EN) → Meta-Keywords
Dies ist weniger für eine Druckversion gedacht, sondern um es einem Grafiker zu geben, der diese Texte aus dem PDF nimmt und in einem vollwertigen Online-Katalog überführt. Im Moment muss man den Link händisch in die Adresse eingeben um das PDF zu erzeugen:
Ihre Xentrals URL + katalog&action=list (Bsp: https://meinwawi.de/index.php/module=katalog&action=list)

- Katalogartikel →
- Bezeichnung (DE) →
- Katalogtext (DE) →
- Bezeichnung (EN) →
- Katalogtext (EN) →
Parameter und Freifelder


- Freifeld 1 - Freifeld 10-> individuell beschriftbare Freifelder.
Online-Shop Optionen




- Lagerzahlen Sync. → automatische Übertragung zu Shop (vorausgesetzt Funktion ist in der Shopschnittstelle (Einstellungen) aktiviert und der entsprechende Cronjob zur Lagerzahlenübertragung läuft)
- Restmenge (Abverkauf) → Artikel wird nach Abverkauf als nicht mehr verfügbar umgestellt
- Pseudo Lagerzahl → Pseudo Lagerzahl für Shop (z.B. Shopware)
- (Lieferzeittext manuell → Lieferzeittext)
- Lagerkorrekturwert → Bestand im Shop wird je nach eingetragendem Wert nach oben oder unten angepasst (z.B. "-5" dann wird der Bestand um 5 vermindert im Shop angezeigt, "5" heisst dass auf den Lagerbestand 5 Stck aufaddiert werden, "0" bedeitet, dass nichts addiert wird)
Pseudo Lagerzahl Regelwerk
Über ein Zusatzmodul können komplexere Regeln für die Übermittlung von Pseudo-Lagerzahlen an Onlineshops oder Marktplätze angewendet werden. Details dazu finden Sie im Artikel Regelwerk für Pseudo-Lagerzahl. Online-Shop Optionen
- Artikel ausverkauft: Artikel im Shop nicht mehr verfügbar markiert
- Artikel inaktiv: Artikel im Shop nicht mehr sichtbar (inaktiv)
- Pseudo Preis / UVP: Pseudoverkaufspreis brutto (Shop)
- Generiere Artikelnummer bei Optionsartikel: Shop generiert eigene Artikelnummer für z.B. Individualartikel
- bei Kopie: Beim Kopieren (Shopimporter) wird der neue Artikel automatisch eine Variante dieses Artikels
- Kundenspezifischer Artikel: Artikel wird als Individualartikel markiert. Ab Version 18.4 löst das Einfügen eines solchen Artikels in Belegen das Popup für das Artikel bearbeiten aus, damit man diesen gleich vom Text anpassen kann.
- Auto-Abgleich → Preis und Artikelname bei Auftragsimport von Fremdshop verwenden und nicht aus Xentral verwenden z.B. bei Gutschein, Porto etc.
Finanzbuchhaltung


- Art → Physisches Produkt, Digitaler Inhalt, Dienstleistung
- Digitale Inhalt → Download, eBook
- Inland (normal) → Erlöse Inland Standard Steuersatz (19% für DE)
- Inland (ermäßigt) → Erlöse Inland ermäßigter Steuersatz (7% für DE)
- Inland (steuerfrei) → Erlöse Inland steuerfrei (0% für DE)
- Innergemeinschaftlich EU → Erlöse EG Unternehmer (0% für EU)
- EU (normal) → Erlöse EU Privatperson standard
- EU (ermäßigt) → Erlöse EU Privatperson ermäßigt
- Export → Erlöse Drittland/ Export (0% für Drittland)
- Inland (normal) → Aufwendungen Inland Standard Steuersatz (19% für DE)
- Inland (ermäßigt) → Aufwendungen Inland ermäßigter Steuersatz (7% für DE)
- Inland (steuerfrei) → Aufwendungen Inland steuerfrei (0% für DE)
- Innergemeinschaftlich EU → Aufwendungen EG Unternehmer (0% für EU)
- EU (normal) → Aufwendungen EU Privatperson standard
- EU (ermäßigt) → Aufwendungen EU Privatperson ermäßigt
- Import → Aufwendungen Drittland/ Export (0% für Drittland)

Dateien (Dokumente, Bilder und Artikelbilder hinterlegen)
Informationen zu Artikelbildern, der Anzeige in der Artikelliste und der Dateiarten finden Sie unter Artikel Dateien & Artikelbilder.Eigenschaften
Im Reiter Eigenschaten kann man für den Artikel Eigenschaften mit einer Ausprägung und einem dazugehörigem Wert definieren. Das ist nützlich, wenn Sie Informationen pflegen wollen, die es nicht als Standardfeld in Xentral gibt. Die Eigenschaften können Sie direkt im Artikel selbst anlegen oder über den Standardimport hereinladen.Artikeleigenschaften werden u.a. von externen Apps von Xentral ausgewertet. Außerdem ist es möglich die Eigenschaften an manche Shops zu übertragen. Alle Eigenschaften eines Artikel sehen Sie in der Tabelle. Eine weitere Eigenschaft können Sie mit "+ Neue Eigenschaft" anlegen. Dabei vergeben Sie auch direkt den Wert sowie optional eine Einheit (z.B. cm, kg, Stück).
Im großen Filter in der Artikelübersicht gibt es zudem die Möglichkeit nach bis zu 3 Eigenschaften gleichzeitig zu filtern:

Artikelbaum
Im Reiter Artikelbaum erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Artikelkategorien und in welchen Kategorien bzw. Unterkategorien der Artikel enthalten ist. Bearbeitung aktivieren → In diesem Modus können Sie die Haken setzen, um den Artikel in eine bestimmte Kategorie zu legen
Rohstoffliste
Sollte der Artikel in den Details, wie folgt als Rohstoff gekennzeichnet worden sein, dann finden Sie die Rohstoffliste als zusätzlichen Reiter im Artikel.
Arbeitsanweisung (Nur mit Zusatzmodul "Produktion" verfügbar)
Für Stücklistenartikel die in der Produktion aus mehreren Ausgangsmaterialien produziert bzw. montiert werden müssen, kann man im Artikel Arbeitsanweisungen definieren.
Einkauf
Anlage von Einkaufspreisen
Hier haben Sie die Möglichkeit im Artikel die Einkaufspreise zu definieren. Sie können an dieser Stelle Einkaufspreise für den jeweiligen Lieferanten (Pflichtfeld) machen. Zudem können Sie sich auf Basis des Preises einer Verpackungseinheit den Einzelpreis berechnen lassen.Verpackungseinheiten VPE
Beim Einfügen eines Artikels in eine Bestellung (Einfügen einer Position) zieht sich das System die hinterlegte VPE:



VPE mit kostenlosem Artikel
Kunde kauft 20 Artikel und erhält einen Artikel zusätzlich geschenkt Um hier einen korrekten Lagerabzug zu erhalten legen Sie einen neuen Artikel als Setartikel (Just-in-Time Stückliste) an und fügen Sie diesem 21-mal den Artikel hinzu. Für den Setartikel können sie dann einen Verkaufspreis vergeben.Kalkulation
Im Bereich Kalkulation gibt es die Möglichkeit für einen Artikel eine Kalkulation anzulegen und diesen errechneten Betrag als kalkulierten EK-Preis zu übernehmen.




Einstellungen
Ab Version 18.3 kamen noch folgende Einstellungen hinzu: Einkaufspreis beim Abschließen der Bestellung in Kalkulation übernehmen-> Sobald eine Bestellung im Aktionsmenü auf "abgeschlossen" gestellt wird, werden die EKs der Bestell-Positionen im jeweiligen Artikel in der Kalkulation vermerkt. Kalkulierter EK Preis automatisch nach FIFO Prinzip der letzten Eingänge den Mittelwert neu berechnen
-> Mit dieser Option wird geschaut, wie viel Ware dieses Artikels im Lager ist und dabei nur die letzten Bestellmengen berücksichtigt bis die Bestellmengen addiert den Lagerbestand ergeben. Z.B. 150 auf LagerBestellung 1 01.08.2018 100 Bestellung 2 02.08.2018 200 Bestellung 3 03.08.2018 100 Mit der Option werden die Preise von Bestellung 3 mit Gewichtung 2/3 + Preise von Bestellung 2 Mit Gewichtung 1/3 gerechnet.
Ohne diese Option würde auch Bestellung 1 mit gewertet und die Gewichtungern 1/4, 1/2 und 1/4 lauten.
Preisentwicklung
Im Tab Preisentwicklung werden folgende Einträge in die Historie übernommen:- manuell durchgeführte Kalkulationen, welche mit Übernehmen bestätigt wurden

- automatische Übernahme von Werten, abhängig von den vorgenommenen Einstellungen

EK Api
Verkauf
Kundenpreis
In Xentral ist es möglich, kundenspezifische Preise pro Artikel zu definieren. Außerdem ist es auch möglich eine kundenspezifische Artikelnummer für diesen Preis zu pflegen. Diese Nummer wird nur gezogen, wenn der Preis ein Kundenpreis ist.
Empfohlener Verkaufspreis
Hier werden vom System zwei Preise vorgeschlagen, diese errechnen sich auf Basis der Standardmarge die in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/ Währung) hinterlegt ist.

Gruppe Verkaufspreis
Für Artikel kann auch ein besonderer Preis für eine Gruppe angelegt werden. Hat ein Artikel keinen besonderen Preis, so wird der Rabatt der Preisgruppe gezogen (Ausnahme: der Artikel erlaubt keine Rabatte). Ein besonderer Kundenpreis wird immer bevorzugt, solange er unter dem Standardpreis liegt. Daher empfiehlt es sich grundsätzlich, den höchsten Verkaufspreis stets als Standardpreis einzustellen.
Statistik
In dieser kurzen Auflistung sehen Sie, in welchen Belegen der Artikel in welchen Mengen und welchem zeitlichem Horizont Verwendung fand.
Lager
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel manuell ein und auszulagern. Bei einem Klick auf das rote Minussymbol bspw. werden Sie zunächst gefragt, wie viele Ihrer Artikel Sie auslagern möchten, bevor der nächste Dialog Sie dazu auffordert, einen Auslagerungsgrund anzugeben. Da häufig bei Mustersendungen manuelle Lagerbuchungen erzeugt werden, wird Ihnen dieser Grund dabei vorgeschlagen. Auf dieselbe Weise können Sie aber auch manuelle Einbuchungen vornehmen oder Ihre Artikel auf einen anderen Lagerplatz verlagern.

Lagerbestand

- Lagerbestand → aktueller Lagerbestand aufsummiert (Berechnung ohne Sperrlager)
- Reserviert → Anzahl reservierter Artikel
- Offene Aufträge → Anzahl offener Aufträge (aktive Ampeln, noch nicht in der Logistik oder noch nicht abgeschlossen)
- Verkaufte → freigegebene Aufträge mit aktiven Amplen + alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen
- Berechneter Bestand → Summe der verfügbaren Artikel (ohne Sperrlager) abzgl. Aufträge, die freigegeben sind und aktive Ampeln haben abzgl. alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen
- Verkaufbare → lagernder Bestand (ohne Sperrlager; optional: +- Korrekturwert) abzgl. blockierte menge (kann eingestellt werden: entweder alle offenen Aufträge oder mit Reservierungen (Einstellung im Projekt/Reservierung setzen und entfernen im Auftrag direkt)
- Berechneter Bestand mit offenen Bestellungen → Berechneter Bestand + Menge des Artikels in offene Lieferantenbestellungen, die im Zulauf sind
oder
-> reserviert = Anzahl aller reservierten Positionen durch Auftrag / also wirklich die reservierten → wenn im Projekt nicht automatisch reserviert (Einstellung im Projekt) oder ein großer Auftrag nicht reserviert wird, blockiert er die Zahl nicht. Bei verkaufbare kann der "lagerkorrekturwert" eingestellt werden (zuvor einstellen): mit plus oder minus → der korrigierte Lagerwert ist dann auch schon auf verkaufbare angewendet
Reservierungen
Offene Aufträge
Offene Produktionen
Offene Bestellungen
Lagerplatz Bewegungen
An dieser Stelle sehen Sie auch sämtliche Bewegungen Ihrer Lagerartikel, d.h. sowohl wenn diese aufgrund eines Auftrags das Lager verlassen haben als auch wenn diese infolge einer manuellen Anpassung ausgebucht worden sind, sodass Sie hier bspw. auch einsehen können wie viele Muster eines Artikels Sie versendet haben.
In Stückliste

Etikett (für Artikel drucken)
Stammdaten → Artikel →
- Die Anzahl der Etiketten kann direkt in das Feld "Menge" eingegeben werden.
- Das Etikettenlayout ist im Feld "Etikett" auswählbar (falls es verschiedene Layout-Vorlagen gibt)
- Der Druckvorgang wird durch den Button "Drucken" oder die "Enter"-Taste der Tastatur gestartet (Cursor muss im Feld "Menge" gesetzt sein)


- im Artikel
- direkt beim Wareneingang
- im Logistikprozess (beim scannen der Artikel im Versand)
Etikett mit Bild drucken

Individuelle Artikel-Etiketten für weitere Prozesse anlegen
Stammdaten → Artikel →

- Versandzentrum (Artikel-Etikett, welches nach dem Scan im Versandzentrum gedruckt wird)
- Wareneingang (Artikel-Etikett, welches bei Wareneingang automaisch gedruckt wird)
- Produktion (Artikel-Etikett für die Produktion)
Etikett Versandzentrum

Etikett Produktion


Bestellungen
Aufträge
Hier erhalten Sie eine Übersicht der Aufträge, in denen der Artikel vorkommt. Es wird zwischen "offenen" und "abgeschlossenen" Aufträgen unterschieden. Über die Auftragsnummer gelangen Sie direkt zum jeweiligen Auftrag (Link über fett gedruckte Nummer ausführbar).
Artikel: Module / Sonderfunktionen
Mindesthaltbarkeit + Charge
Dieser Bereich bietet eine Übersicht über alle Chargen und MHDs, die zu diesem Artikel in welcher Menge auf welchen Lagerplätzen liegen.Fremdnummern
Sobald Artikel aus Fremdsystemen (z.B. Online-Shop) mit einer abweichenden Artikelnummer in Xentral gelangen, z.B. über den Stammdaten-Import oder Auftragsimport aus dem Shop, können diese Artikel über eine Fremdnummer dem richtigen Artikel aus Xentral zugeordnet werden. Wird ein Artikel aus einem Fremdsystem (z.B. Online-Shop) in Xentral importiert, wird zunächst in den Fremdnummern nach dem Artikel gesucht, um diesen zu matchen. Sollte die Nummern nicht als Fremdnummer im System vorhanden sein, wird in den normalen Artikelnummern von Xentral gesucht. Wird das System auch dort nicht fündig, wird in den Herstellernummern der Artikel und zuletzt noch in den EANs gesucht, um den Artikel noch zu matchen.
Barcodescanner für Fremdnummern
Ab Version 19.1 gibt es einen neuen Haken "Barcodescanner".
- POS (extra Modul)
- Lager → Versandzentrum → Scannen
Besondere Verwendung von Artikeln
Dummyartikel/Artikel als Vorlage
Sie legen einen Artikel an, den Sie immer wieder verwenden können. Z.B. "Stundensatz". Diesen Artikel (z.B. "100004") können Sie dann im Dokument über die Suche auswählen, z.B. im Auftrag und dann dort auch individuell nachbearbeiten:- Vergeben Sie eine Artikelnummer (Nummer oder Buchstaben, z.B. STUNDENSATZ001 oder einfach die nächste Artikelnummer)
- Vergeben Sie eine Artikelbezeichnung (z.B. Stundensatz Entwicklung, Stundensatz Produktion, Maschinenstunden, Stundenpauschale XY, ...)
- speichern Sie den Artikel (ansonsten sind keine Felder notwendig)
- Vergeben Sie einen Verkaufspreis, z.B: 65 EUR
- (Optional: vergeben Sie einen Einkaufspreis, dann können Sie z.B. die Differenz/Deckungsbeitrag in Auswertungen sehen)
Gutscheine als Artikel anlegen
Ein Gutschein kann auch fest als Artikel angelegt werden.- Vergeben Sie eine Artikelnummer (Nummer oder Buchstaben, z.B. GUTSCHEIN001 oder einfach die nächste Artikelnummer)
- Vergeben Sie eine Artikelbezeichnung (z.B. Gutschein Herbst 2017, Gutschein 5 EUR, ...)
- speichern Sie den Artikel (ansonsten sind keine Felder notwendig)
- Vergeben Sie einen negativen Verkaufspreis, z.B: -5 EUR
Artikelbilder in Belegen
Artikelbilder können global in alle Auftragsdokumente eingeblendet werden. Die Einstellung findet sich bei den Systemeinstellungen. (ab 19.3)FAQs
Frage:
Die Artikelbilder/Produktbilder sind im Artikel zu sehen, aber nicht in der Übersicht aller Artikel.
Antwort:
- Ist die Funktion "Artikelbilder in der Übersicht anzeigen" in den Systemeinstellungen aktiviert? Sind die Bilder z.B. .jpg oder .png? Evtl. hat das Bild ein falsches Dateiformat.
- In den Systemeinstellungen fehlt die PHP-GD Erweiterung unter ubuntu heisst das modul php-gd. Die Installierten PHP Module sind unter folgendem URL-Aufruf ersichtlich: ....www/index.php?module=systemlog
Frage:
Der Lagerbestand wird nicht in der Artikel-Übersicht angezeit, obwohl der Artikel auf Lager ist. Woran liegt das?
Antwort:
Damit die Anzeige des Lagerbestandes in der Livetabelle Stammdaten → Artikel → Übersicht aktualsiert werden kann, muss der Prozessstarter artikelcache aktiv sein.
Hier finden Sie die Einstellungen für den Prozessstarter Artikel Cache.
Hier finden Sie die Einstellungen für den Prozessstarter Artikel Cache.
Frage:
Ein gesperrter Artikel ist nicht mehr löschbar, da er in Belegen verknüpft ist. Welche Möglichkeiten gibt es, den Artikel zu löschen oder zu inaktivieren?
Antwort:
Artikel können:
- gelöscht werden (wenn der Artikel keinen Lagerbestand hat und in keinen alten Belegen eingebucht ist)
- gesperrt werden (diese Artikel sind dann nicht mehr in der Übersicht sichtbar, nur noch über den Filter "gesperrte", in Belegen sind gesperrte Artikel nicht mehr auswählbar)
- umbenannt werden (bitte hierbei beachten, dass die Artikelstatistiken nicht zurückgesetzt werden. Ein Artikel der umbenannt wird behält trotzdem seine Verknüpfungen)
Frage:
Was muss ich bei der Wahl der Artikelnummern beachten?
Antwort:
Am besten wird eine fortlaufende Zahl verwendet. Für mehrere Nummernkreise jeweils eine fortlaufende Zahl. Die Nummernkreise sollen sich nicht überschneiden und weit genug auseinander liegen. Beispiel:
- 1000000
- 2000000
- 3000000
- ...
- AB100000
- CD200000
- ...
- keine Leerstellen
- keine Sonderzeichen
- falsch: <del>2017-04-24</del>
Frage:
Ich habe einen Artikel gelöscht, da sich über den import von Amazon ein neuer erstellt hat. Leider war bei dem alten die SKU eingegeben, sodass ich bei dem "neuen" Amazon-Artikel nun immer die Fehlermeldung bekomme "SKU exitiert bereits". Wo kann ich den
Antwort:
- Die SKU wird in Xentral als Fremdnummer im Artikel hinterlegt. Diese Fremdnummer darf nur einmal in Wawision existieren. Bei alten Artiekln kann diese Fremdnummer gelöscht werden (wenn z.B. ein Artikel inaktiviert wird).
- Alternativ kann ein nicht verwendeter Artikel auch gelöscht werden. Dies ist aber nicht bei allen Artikeln möglich. Artikel mit Verknüpfungen zu Aufträgen etc. können nur deaktiviert werden. Hier muss dann die erste Variante durchgeführt werden.
Frage:
Gibt es bei Einkaufspreisen auch Rabatte?
Antwort:
Bei Einkaufspreisen gibt es keine prozentualen Rabatte. Die Preise müssen final als Einkaufspreis fest gespeichert werden.
Praxistip:Die Preise können in einem Tabellenprogramm vorberechnet werden und dann über den Stammdatenimport nach Xentral importiert werden.
Praxistip:Die Preise können in einem Tabellenprogramm vorberechnet werden und dann über den Stammdatenimport nach Xentral importiert werden.
Frage:
Wie kann man die Artikel-Einheit auf Belegen anzeigen?
Antwort:
Die Artikeleinheit können auf den Belegen durch eine Option unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System angezeigt werden: "Artikel Einheit im PDF"
Frage:
Wie kann man Staffelpreise anlegen und verwenden?
Antwort:
Staffelpreise kann man anlegen, indem man die exakt selben Einstellungen für den Einzelpreis nimmt (Währung, Kunde, Gruppe, etc.) und nur die Menge und den Preis anpasst und als neuen Einkaufs- / Verkaufspreis anlegt.
Im Angebot oder Auftrag muss dann beim Hinzufügen der Positionen der Artikel "ab Menge x" ausgewählt werden.
Ebenfalls möglich ist es, denn Artikel einzeln auszuwählen, und dann eine entsprechende Menge manuell einzutragen. Wird dann auf der Tastatur die Taste Tabulator betätigt, aktualisiert das System den Preis automatisch auf den entsprechenden Staffelpreis, falls er im System existiert.
Ebenfalls möglich ist es, denn Artikel einzeln auszuwählen, und dann eine entsprechende Menge manuell einzutragen. Wird dann auf der Tastatur die Taste Tabulator betätigt, aktualisiert das System den Preis automatisch auf den entsprechenden Staffelpreis, falls er im System existiert.
Frage:
Gibt es eine Einstellung um Versandkosten u.ä. aus dem Skonto auszuschließen?
Antwort:
Ja, dies ist ab der neuen Version 17.3 in den Artikeldetails durch folgende Einstellung möglich.

Frage:
Gibt es eine Möglichkeit, für Auslandsrechnungen eine EORI-Nummer (Economic Operators' Registration and Identification number) / Zolltarifnummer und das Versand- bzw. Frachtgewicht zu hinterlegen, sodass diese auf den Rechnungen mit angezeigt werden?
Antwort:
Zolltarifnummer → Die Zolltarifnummer wird beim Artikel auf der Rechnung abgedruckt, sofern diese als „Export“ behandelt wird und die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ausgewählt wurde.
Artikel:
Artikel:
- Zolltarifnummer eintragen
- Gewicht eintragen
- Positionen mit Zolltarifnummer (Anzeige in Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) (wenn vorhanden)
Frage:
Kann ich einen Artikel auch in englischer Sprache anlegen (Artikel englisch)?
Antwort:
Die Artikelbeschreibung und die Artikeltexte können auch in englisch hinterlegt werden. Gekennzeichnet sind diese Felder mit "(EN)".Die Übersetzung wird gezogen, sobald ein Kunde eingetragen ist, der in den Stammdaten (seiner Adresse) die Sprache "Englisch" hinterlegt hat.
Frage:
Worin besteht der Unterschied beim Zurückmelden der geänderten Einkaufspreise zwischen "Menge aus Einkaufspreis oder aus Bestellung" entnehmen?
Antwort:

Wenn Sie die zweite Option "Menge aus Bestellung" wählen, dann wird ein komplett neuer Eintrag mit der exakten Menge aus der Bestellung angelegt.
Frage:
Beim Speichern erscheint in einem Feld der Wert "1970" anstelle des Datums. Was kann das sein?
Antwort:
Das kann folgende Ursachen haben:
- Datenbankdatum → prüfen Sie die Datumseinstellung der Datenbank
- Serverdatum → prüfen Sie das Datum auf dem Server
- (Datumseinstellung des Feldes selbst in der Software → könnte bei eigenen (selbst programmierten) Modulen vorkommen, wenn das Feld nicht korrekt verwendet wird)
Frage:
Was ist der Unterschied zwischen Freifeldern und Artikel-Eigenschaften?
Antwort:
Mit Artikel-Eigenschaften kann man Eigenschaften für Artikel definieren.
Immer wenn man bestimmte Werte hat, die man wirklich für jeden Artikel im gesamten Sortiment hat, nimmt man Freifelder. Ein Unternehmer, der z.B. nur Obst als Artikel hat, kann so seine Anbauart als Freifeld hinterlegen. Hat man aber viele verschiedene Artikel, die viele unterschiedlicheEigenschaften haben, nimmt man Eigenschaften her und nicht Freifelder. Eigenschaften kann man beliebig viele anlegen - Freifelder sind oft limitiert auf 20 oder maximal 40.
Frage:
Was muss einstellen wenn ich möchte, dass bei Einkaufsartikeln der EK für die Deckungsbeitrag-Berechnung gezogen wird und bei Produktionsartikeln die EKs der Rohstoffe?
Antwort:
Damit bei Produktionsartikeln die Einkaufspreise der Rohstoffe mit in die DB Berechnung einfließt, ist es notwendig, dass Sie einen neuen Kosten-Eintrag im Reiter "Kalkulation" im Artikel erstellen. Dort haben Sie die Möglichkeit über den Button "EK laden" den errechneten EK-Preis, auf Basis der EK-Preise der einzelnem Stücklisten Komponenten (Rohstoffe) zu ermitteln und anzulegen. Zusätzlich können weitere Kosten, wie bspw. Produktionskosten dazu angelegt werden um anschließend den kalkulierten EK insgesamt auszurechnen und zu übernehmen.


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