Mit Artikel arbeiten

Artikelnummern

Praxisinfo: Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. Das Leerzeichen ist immer das Ende der Artikelnummer und wird von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere Xentral interne Prozesse z.B. Packtischprozesse benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner, Mobile Devices. Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Minuszeichen oder Unterstriche ersetzt werden. Können die Artikelnummern auf Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der Xetnral Artikelnummer hinterlegt werden.

Artikel neu anlegen

Stammdaten → Artikel →

Minimale Angaben

Ein neu angelegter Artikel benötigt mindestens folgende Felder, um gespeichert werden zu können:

• Artikel (DE)
• Artikelkategorie (Nummer wird fortlaufend automatisch vergeben, bitte Artikelkategorien vorher anlegen)
• Lagerartikel (IMMER auswählen, wenn der Artikel ein- und ausgelagert werden soll und/oder die Warenannahme erfolgen soll; Stücklisten sind Lagerartikel; Just-In-Time Stücklisten sind KEINE Lagerartikel, sondern nur deren Einzelpositionen)

Optional

• Projekt
• Standardlieferant

Beispiel minimale Artikel-Einstellungen

Artikel löschen

Einzeln löschen

Stammdaten → Artikel →

Massenweise löschen

Ab Version 19.3 Stammdaten → Artikel → gewünschte Artikel markieren → Artikel, die in keinen Dokumenten verknüpft sind können gelöscht werden. Hierbei wird der Lagerbestand komplett zurück gesetzt. Waren Artikel bereits in Dokumenten verknüpft (Aufträge, Rechnungen, Bestellungen, etc.), können die Artikel nur noch inaktiviert werden. Eine komplette Löschung ist nicht möglich.

Artikel inaktivieren

Artikel können mit dem Haken "Sperre aktiv" inaktiviert werden. (s.u., Erklärung der Felder). Inaktive / gesperrte Artikel sind in der Artikelübersicht (Stammdaten → Artikel) nicht mehr sichtbar. Diese Artikel werden im Hintergrund "versteckt". Mit dem Haken "gesperrte" sind Sie dann in der Übersicht wieder einblendbar. Hinweis: Soll eine bestehende Artikelnummer für einen neuen Artikel vergeben werden, so setzen Sie in der Artikelbeschriftung z.B. -1 hinter die Artikelnummer. Anschließend speichern und den Artikel inaktivieren. Anschließend kann die ursprüngliche Artikelnummer wieder vergeben werden. Artikelnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.

Artikeltypen

In Xentral gibt es verschiedene Artikeltypen, mit denen gearbeitet werden kann:

• Lagerartikel
• Versandartikel
• Rabattartikel
• Stücklistenartikel
• Produktionsartikel
• Geräte
• Serviceartikel
• Gebühr

Je nach Artikeltyp kann sich z.B. ein unterschiedliches Verhalten in Logistikprozessen (Lagerausbuchungen), der Produktion (Xentral Modul), in den Bestellvorschlägen oder Statistiken und Auswertungen ergeben.

Lagerartikel

• Haken: Lagerartikel

Dienstleistungsartikel / Stundensatz

Dienstleistungsartikel (Stundensatz, Maschinenstunde, evtl. auch Erstellung Grafikdatei, etc.) werden nicht als Lagerartikel markiert:

• nicht als Lagerartikel markieren

Der Verkaufspreis wird für eine Stunde festgelegt (ggf. auch Staffelpreise für 5h, 10h).Im Auftrag (Rechnung etc.) können diese Artikel auch als 0.5h abgerechnet werden. Hier sind auch Kommazahlen möglich.

Produktionsartikel

• Haken: Produktionsartikel
• ggf. Kombination Stückliste

Versandartikel

• Haken: Artikel ist Porto
• Verkaufspreis hinterlegen

Rabattartikel

Rabatt

• Haken: Artikel ist Rabatt → Zahl für den Rabatt eingeben z.B. "5" → 5% Rabatt auf alle Positionen

Aufschlag

• Haken: Artikel ist Rabatt → ein Minuszeichen vor der Rabattzahl invertiert den Rabatt zu einem Aufschlag z.B. "-5" → 5% Aufschlag für eine Gebühr

Sonstige Einstellungen

• Umsatzsteuer → Optionen: Normal, Ermäßigt, Befreit (0%) → Eingabe des ermäßigten Steuersatzes unter "Administration → Einstellungen → Grundeinstellung im Reiter "Steuer/Währung"
• Kein Rabatt erlaubt → diese Option erlaubt keine automatischen Rabatte
• Chargenverwaltung → keine, eigene erzeugen, originale nutzen
• Seriennummern → keine, eigene erzeugen, originale nutzen, originale einlagern + nutzen
• Mindesthaltbarkeitsdatum
• Einkauf bei allen Lieferanten → dieser Artikel kann in jede Bestellung eingefügt werden (nicht nur bei Lieferanten, für die ein Verkaufspreis gepflegt ist)
• Inventursperre EK → wird nicht in der Inventur berücksichtigt (kann aber dennoch gezählt werden)

• Stückliste
• Just-In-Time Stückliste (Optional: (auflösen / explodieren im Auftrag) Einzelpos. ausblenden)
• Externe Produktion
• Rohstoffliste
• Gerät
• Serviceartikel
• Gebühr

Individueller Steuersatz

Für Sonderfälle kann ein individueller Steuersatz angelegt werden. Dieser Steuersatz kann im Artikel ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass für den Buchhaltungsexport hier in diesem Artikel die benötigten Konten angegeben werden (in jedem Artikel mit eigenem Steuersatz, ggf. auch übergreifend in der Artikelkategorie, sonfern diese Artikel alle auf einer Kategorie liegen), ansonsten wird der Standard Steuersatz für den Export gezogen, das wäre in DE z.B. "Inland 19%".

Artikel kopieren

Stammdaten → Artikel →

Artikel Übersicht

In der Artikelübersicht sehen Sie alle angelegten Artikel in Spalten.
Sie können die Anzahl der Artikel pro Seite im Dropdown oben links festlegen. Desweiteren sehen Sie einige Filter, um die angezeigten Artikel einzugrenzen, z.B. nur Lagerartikel, nur Stücklisten etc. Seit der Version 18.3 können Sie in den Systemeinstellungen festlegen, ob Sie weitere Spalten in der Artikeltabelle sehen möchten. So können z.B. VK netto, EK netto, verfügbarer Lagerbestand usw. angezeigt werden. Standardmäßig wird seitdem der gesamte Lagerbestand (mit Sperr- und Nachschublagern) in der Artikeltabelle angezeigt.

Großer Filter

Wenn Ihnen das Suchfeld für eine komplizierte Suche nicht reicht gibt es auch die Möglichkeit einen großen Filter auszuklappen, bei dem mehrere Sucheigenschaften auf einmal ausgewählt werden können. Dazu klicken Sie auf das Filter-Icon neben dem Suchfeld:

Massenbearbeitung von Artikel

Mit den Checkboxen vor jedem Artikel in der Artikel-Übersicht können Sie verschiedene Artikel wählen, die Sie dann in einer Massenbearbeitung anpassen können. Danach öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Werte der einzelnen Artikel in einer Tabelle anpassen können. Wenn Sie die gewünschten Werte ausgewählt haben, die verändert werden sollen, gelangen Sie in die Maske um diese zu ändern. Bitte beachten Sie, dass Sie ganz oben noch einmal die Spalten mit Anhaken aktivieren müssen, die dann auch bearbeitet werden sollen.

Shopverknüpfungen

Ab Version 19.1 gibt es auch die Möglichkeit einzelne Shops in der Massenbearbeitung zu verknüpfen.

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Erklärung der Felder

Details

Artikel

Name und Nummer des Artikel

• Artikel (DE) → Textuelle Bezeichnung des Artikels (Beschränkung auf 255 Zeichen), Sprache Inland (z.B. deutsch)
• Artikel Nr. → Artikelnummer (Zahlen oder Zeichenfolge. Zahlen werden im Nummernkreis automatisch vergeben. Hierzu Feld beim neu Anlegen eines Artikels leer lassen und speichern. Die nächst höhere Nummer in diesem Nummernkreis wird dann direkt vergeben) Bitte keine Leerzeichen verwenden!
• Projekt → Artikel können auch auf Projekte beschränkt oder auf öffentliche Projekte gebucht werden
• Artikelkategorie → Nummernkreis/ Kategorie, auf die der Artikel gebucht wird
• Standardlieferant → Standardlieferant für diesen Artikel
• Artikelbeschreibung (DE) → Beschreibungstext zum Artikel für Angebote, Aufträge, etc.
• Kurztext (DE) → für Volltext-Suche (Stammdaten-> Artikel) oder Online-Shops Gruppentext (z.B. bei Shopware)
• Interner Kommentar → Textfeld für interne Informationen zu Artikeln

Hersteller

• Hersteller → Hersteller für diesen Artikel
• Herstellerlink → Link zum Hersteller
• Hersteller Nr. → Herstellernummer des Artikels
• EAN Nr. / Barcode → EAN oder sonst. Nummer des Artikels
• Zolltarifnummer → Die Zolltarifnummer wird beim Artikel auf der Rechnung abgedruckt, sofern diese als "Export" behandelt wird und die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ausgewählt wurde
• Herkunftsland → Herkunftsland des Artikels
• Ursprungsregion → Ursprungsregion des Artikels

Lager / Abmessungen Abbildung siehe oben (Hersteller)

• Min. Lagermenge → Mindestlagermenge für diesen Artikel. Wird diese Menge unterschritten, werden die Artikel farblich markiert in der Liste "Einkauf → Bestellvorschlag" angezeigt
• Min. Bestellmenge → Mindestbestellmenge beim Lieferanten für diesen Artikel
• Standardlager → Fester Lagerplatz für diesen Artikel. Artikel können auch an mehreren Lagerplätzen eingelagert werden. besitzt der Artikel ein Standardlager, wird dieser mit vorgeschlagen. Bei einigen automatischen Prozessen wird z.B. auch das Standardlager bebucht.
• Einheit → Einheit für diesen Artikel. Einheiten können separat bei den Einstellungen gepflegt werden. Ausgangsmenge ist immer ganze Stck, kg, Stunden etc.
• Gewicht (in kg) → Gewicht des Artikels in Kilogramm. Dieses Gewicht kann bei dem Ausdruck von Paketmarken anhand der Artikel pro Auftrag als Vorschlag berechnet werden.
• Länge (in cm) → Länge des Artikels in cm
• Breite (in cm) → Breite des Artikels in cm
• Höhe (in cm) → Höhe des Artikels in cm

Hinweis: Ab der Version 18.3 kann, falls es sich beim Artikel um den Hauptartikel einer Just-in-time-Stückliste handelt, in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System​​) eingestellt werden, ob nur das Gewicht des Hauptartikels übernommen werden soll, oder ob das Gewicht aller Unterpositionen der Stückliste zu dem des Hauptartikels addiert werden soll. Ist der Haken "Gewicht Stückliste" gesetzt, so wird nur das im Hauptartikel hinterlegte Gewicht für das Auftragsprotokoll und den Paketmarkenausdruck verwendet. Ist die Einstellung nicht gesetzt, so werden alle gepflegten Gewichte in der Just-in-Time-Stückliste aufaddiert. Im Default ist die Einstellung nicht gesetzt. Artikel Optionen

• Lagerartikel → bestimmt, ob der Artikel eingelagert werden kann und als Bestand im Lager geführt wird. Nur für Lagerartikel erfolgt in den Logistikprozessen ein automatischer Lagerabzug
• Artikel ist Porto → bestimmt ob ein Artikel eine Versandgebühr ist (z.B. Porto Inland, Versand Premium, Nachnahmegebühr, etc.). Diese Artikel werden beim Scan im Versandzentrum nicht abgefragt und in Statistiken z.B. anders/nicht angezeigt
• Artikel ist Rabatt → Prozent-Rabatt für die gesamte Auftragssumme (z.B. 10%, 20%, etc.). Diese Artikel werden beim Scan im Versandzentrum nicht abgefragt und in Statistiken z.B. anders/nicht angezeigt

Varianten Abbildung siehe oben (Artikel Optionen)

• Variante → dieser Artikel ist eine Variante (Artikel im nächsten Feld angeben!)
• von Artikel → Artikel, zu dem dieser Artikel eine Variante ist
• Matrixprodukt → Produktoptionen für Modul "Matrixprodukt"
• Tagespreise → Produktoptionen für Modul "Tagespreis"

Sonstige Einstellungen

• Ermäßigte Umsatzsteuer → dieser Artikel zieht die ermäßigte Umsatzsteuer
• Kein Rabatt erlaubt → dieser Artikel erlaubt keine globalen Rabatte
• Chargenverwaltung → keine (Standardeinstellung), eigene erzeugen (Produktionszentrum), originale nutzen
• Seriennummern → keine (Standardeinstellung), eigene erzeugen, originale nutzen, originale einlagern + nutzen
• Mindesthaltbarkeitsdatum → Mindesthaltbarkeitsdatum mit einlagern
• Einkauf bei allen Lieferanten → Artikel kann in Bestellungen jedes Lieferanten eingefügt werden (nicht nur in die, für die ein EK gepflegt ist)
• Inventursperre EK → wird nicht in der Inventur berücksichtigt (kann aber dennoch gezählt werden)
• Inventur EK → bei aktivierten Haken, wird dieser Preis in der Inventur als Preis genommen (normal der günstigste Einkaufspreis)
• Verkaufspreis Meldung unterdrücken → Meldung erscheint für diesen Artikel beim Einfügen in Positionen (z.B. Auftrag) nicht mehr. Z.B. für Artikel, die immer kostenlos/ohne Preis sind.

• Stückliste → Ein aus mehreren Einzelteilen bestehender Artikel (Zusammenstellung z.B. über eine Produktion, Einlagerung als ein Artikel, der Inhalt ist im Artikel gebunden)
• Just-In-Time Stückliste → Ein aus mehreren Einzelteilen bestehender Set-Artikel (Zusammenstellung unmittelbar in der Kommissionierung, die Einzelbestandteile sind auf diese Weise für viele Stücklisten verfügbar und nicht an eine Stückliste gebunden)
• (auflösen / explodieren im Auftrag) → Wird im Auftrag aufgelöst (Auflösen der darunterliegenden Stücklistenbestandteile als eigene Artikelpositionen)
• Einzelpos. ausblenden → Die Stücklistenbestandteile werden nicht im Dokument angezeigt
• Produktionsartikel → Markierung des Artikels um ihn innerhalb eines Auftrags in eine Produktion zu überführen
• Externe Produktion → Markierung des Artikels als Beistellung für die Produktion
• (Rohstoffliste → Sonderfunktion)
• Gerät → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
• Serviceartikel → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
• Gebühr → Markierung in der Kundenadresse zur Unterscheidung der Artikel
• Dienstleistung → Dient als Markierung für Dienstleistungen. Wird aktuell nur von externen Apps ausgewertet
• Individualartikel → Der Artikel wird nicht für den Bestellvorschlag verwendet. Wenn der Artikel in einen Beleg eingefügt wird, öffnet sich automatisch das Artikel bearbeiten Popup, um die Artikelbeschreibund individuell anzugeben. (Im extra Modul Prozessmonitor ist die Markierung wichtig, damit die Auftragspositionen auslesbar sind.) (Ab 18.4)
• Ohne Preis im PDF → Blendet für diesen Artikel keinen Preis in der Beleg-Position auf dem PDf ein.

Sperre

• Sperre aktiv → Dieser Artikel ist gesperrt (für Angebote, Aufträge, etc.; wird durchgestrichen in der Artikelübersicht angezeigt)
• Interne Sperre → Kommentar für Sperre (wird angezeigt, sobald in einen gesperrten Artikel geklickt wird)

Hinweistext Der Hinweistext wird beim Einfügen eines Artikels z.B. in einen Auftrag direkt oben als Infobox angezeigt:
Hinweis im Auftrag beim Artikel einfügen:
Kundenfreigabe

• Prüfung notwendig → löst Prüfung im Auftrag aus (z.B. Artikel der nur an Fachleute/B2B verkauft werden darf)
• Freigabe Regel → Textfeld für das programmierte Modul (Regel)

Texte und Beschreibungen

Beschreibung

• Artikel (DE) → bitte vorne eintragen
• Kurztext (DE) → bitte vorne eintragen
• Artikelbeschreibung (DE) → bitte vorne eintragen
• Artikel (EN) → Textuelle Bezeichnung des Artikels (Beschränkung auf 255 Zeichen), Sprache englisch
• Kurztext (EN) → für Volltext-Suche (Stammdaten-> Artikel) oder Online-Shops Gruppentext (z.B. bei Shopware)
• Artikelbeschreibung (EN) → Beschreibungstext zum Artikel für Angebote, Aufträge, etc.

Online-Shop Texte

• Artikelbeschreibung (DE) → Textuelle Beschreibung für den Online-Shop (z.B. Shopware)
• Meta-Description (DE) → Meta-Description
• Meta-Keywords (DE) → Meta-Keywords
• Artikelbeschreibung (EN) → Textuelle Beschreibung für den Online-Shop (z.B. Shopware)
• Meta-Description (EN) → Meta-Description
• Meta-Keywords (EN) → Meta-Keywords

Katalog Wenn der Artikel als Katalogartikel markiert ist, könne Sie folgendes damit tun: 1. Die Felder per API abholen lassen 2. Ein einfaches PDF erzeugen, dass die Katalogartikeltexte untereinander darstellt:
Dies ist weniger für eine Druckversion gedacht, sondern um es einem Grafiker zu geben, der diese Texte aus dem PDF nimmt und in einem vollwertigen Online-Katalog überführt. Im Moment muss man den Link händisch in die Adresse eingeben um das PDF zu erzeugen:
Ihre Xentrals URL + katalog&action=list (Bsp: https://meinwawi.de/index.php/module=katalog&action=list)

• Katalogartikel →
• Bezeichnung (DE) →
• Katalogtext (DE) →
• Bezeichnung (EN) →
• Katalogtext (EN) →

Parameter und Freifelder

Parameter und Freifelder

• Freifeld 1 - Freifeld 10-> individuell beschriftbare Freifelder.

Online-Shop Optionen

Beliebig viele Online-Shops Es ist möglich beliebig viele Online-Shops mit einem Artikel zu verknüpfen.
Mit dem "Neuer Eintrag" Button können mehr Shops hinzugefügt werden. Artikel Spezialeinstellungen pro ShopEin Artikel kann auch unabhängig vom Grundverhalten (z.B. Lagerzahlen an Shop X zurückmelden) ausgeklammert werden. D.h. grundsätzlich werden beispielsweise für alle Shops die Lagerzahlen zurückgemeldet, aber für einen oder mehrere Artikel generell nicht. Lagerbestand Der Automatische Abgleich der Lagerzahlen erfordert die Einrichtung eines Prozessstarters. Die Anleitung finden Sie hier.

• Lagerzahlen Sync. → automatische Übertragung zu Shop (vorausgesetzt Funktion ist in der Shopschnittstelle (Einstellungen) aktiviert und der entsprechende Cronjob zur Lagerzahlenübertragung läuft)
• Restmenge (Abverkauf) → Artikel wird nach Abverkauf als nicht mehr verfügbar umgestellt
• Pseudo Lagerzahl → Pseudo Lagerzahl für Shop (z.B. Shopware)
• (Lieferzeittext manuell → Lieferzeittext)
• Lagerkorrekturwert → Bestand im Shop wird je nach eingetragendem Wert nach oben oder unten angepasst (z.B. "-5" dann wird der Bestand um 5 vermindert im Shop angezeigt, "5" heisst dass auf den Lagerbestand 5 Stck aufaddiert werden, "0" bedeitet, dass nichts addiert wird)

Pseudo Lagerzahl Regelwerk

Über ein Zusatzmodul können komplexere Regeln für die Übermittlung von Pseudo-Lagerzahlen an Onlineshops oder Marktplätze angewendet werden. Details dazu finden Sie im Artikel Regelwerk für Pseudo-Lagerzahl. Online-Shop Optionen

• Artikel ausverkauft: Artikel im Shop nicht mehr verfügbar markiert
• Artikel inaktiv: Artikel im Shop nicht mehr sichtbar (inaktiv)
• Pseudo Preis / UVP: Pseudoverkaufspreis brutto (Shop)
• Generiere Artikelnummer bei Optionsartikel: Shop generiert eigene Artikelnummer für z.B. Individualartikel
• bei Kopie: Beim Kopieren (Shopimporter) wird der neue Artikel automatisch eine Variante dieses Artikels
• Kundenspezifischer Artikel: Artikel wird als Individualartikel markiert. Ab Version 18.4 löst das Einfügen eines solchen Artikels in Belegen das Popup für das Artikel bearbeiten aus, damit man diesen gleich vom Text anpassen kann.

Auftragsimport Einstellungen Abbildung siehe oben (Online-Shops)

• Auto-Abgleich → Preis und Artikelname bei Auftragsimport von Fremdshop verwenden und nicht aus Xentral verwenden z.B. bei Gutschein, Porto etc.

Finanzbuchhaltung

Art des Produktes

• Art → Physisches Produkt, Digitaler Inhalt, Dienstleistung
• Digitale Inhalt → Download, eBook

Export Kontenrahmen Abbildung siehe oben (Art des Produktes) Erlöse:

• Inland (normal) → Erlöse Inland Standard Steuersatz (19% für DE)
• Inland (ermäßigt) → Erlöse Inland ermäßigter Steuersatz (7% für DE)
• Inland (steuerfrei) → Erlöse Inland steuerfrei (0% für DE)
• Innergemeinschaftlich EU → Erlöse EG Unternehmer (0% für EU)
• EU (normal) → Erlöse EU Privatperson standard
• EU (ermäßigt) → Erlöse EU Privatperson ermäßigt
• Export → Erlöse Drittland/ Export (0% für Drittland)

Aufwendungen:

• Inland (normal) → Aufwendungen Inland Standard Steuersatz (19% für DE)
• Inland (ermäßigt) → Aufwendungen Inland ermäßigter Steuersatz (7% für DE)
• Inland (steuerfrei) → Aufwendungen Inland steuerfrei (0% für DE)
• Innergemeinschaftlich EU → Aufwendungen EG Unternehmer (0% für EU)
• EU (normal) → Aufwendungen EU Privatperson standard
• EU (ermäßigt) → Aufwendungen EU Privatperson ermäßigt
• Import → Aufwendungen Drittland/ Export (0% für Drittland)

Ab Version 19.1 kann noch die Kostenstelle im Artikel hinterlegt werden.

Dateien (Dokumente, Bilder und Artikelbilder hinterlegen)

Informationen zu Artikelbildern, der Anzeige in der Artikelliste und der Dateiarten finden Sie unter Artikel Dateien & Artikelbilder.

Eigenschaften

Im Reiter Eigenschaten kann man für den Artikel Eigenschaften mit einer Ausprägung und einem dazugehörigem Wert definieren. Das ist nützlich, wenn Sie Informationen pflegen wollen, die es nicht als Standardfeld in Xentral gibt. Die Eigenschaften können Sie direkt im Artikel selbst anlegen oder über den Standardimport hereinladen.Artikeleigenschaften werden u.a. von externen Apps von Xentral ausgewertet. Außerdem ist es möglich die Eigenschaften an manche Shops zu übertragen. Alle Eigenschaften eines Artikel sehen Sie in der Tabelle. Eine weitere Eigenschaft können Sie mit "+ Neue Eigenschaft" anlegen. Dabei vergeben Sie auch direkt den Wert sowie optional eine Einheit (z.B. cm, kg, Stück). Ab Version 19.1 gibt es mit der App Artikel Eigenschaften Übersetzung die Möglichkeit, die Eigenschaften direkt zu übersetzen.
Im großen Filter in der Artikelübersicht gibt es zudem die Möglichkeit nach bis zu 3 Eigenschaften gleichzeitig zu filtern:

Artikelbaum

Im Reiter Artikelbaum erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Artikelkategorien und in welchen Kategorien bzw. Unterkategorien der Artikel enthalten ist. Bearbeitung aktivieren → In diesem Modus können Sie die Haken setzen, um den Artikel in eine bestimmte Kategorie zu legen

Rohstoffliste

Sollte der Artikel in den Details, wie folgt als Rohstoff gekennzeichnet worden sein, dann finden Sie die Rohstoffliste als zusätzlichen Reiter im Artikel. Die Rohstoffliste dient als extra Information für einen Artikel. In der Regel legt manfür Rezepte, Produkte etc. Stücklisten an. Vor allem dann wenn man die Artikel aus der Stückliste, dem Rezept oder selbst bestellt oder diese ein- und auslagert. Geht es um fertige Güter bei denen man ein extra "Inhaltsbeschreibung" braucht, können Sie die Rohstoffliste verwenden.Aktuell wird diese nicht im Standard verwendet sondern nur für kundenspezifischen Apps. Z.B. bei Legierungen

Arbeitsanweisung (Nur mit Zusatzmodul "Produktion" verfügbar)

Für Stücklistenartikel die in der Produktion aus mehreren Ausgangsmaterialien produziert bzw. montiert werden müssen, kann man im Artikel Arbeitsanweisungen definieren. Hier kann man für einzelne Montage- bzw. Fertigungsschritte die Beschreibung der Arbeitsinhalte und Bilder bzw.Montageanleitungen hinterlegen. Zudem können für jeden Schritt Vorgabezeiten definiert werden auf die sich die Mitarbeiter der Produktion einbuchen können. Näheres zum Erfassen von Fertigungszeiten finden Sie hier:http://helpdesk.wawision.de/doku.php?id=wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_der_produktion#arbeitsanweisung_von_artikel

Einkauf

Anlage von Einkaufspreisen

Hier haben Sie die Möglichkeit im Artikel die Einkaufspreise zu definieren. Sie können an dieser Stelle Einkaufspreise für den jeweiligen Lieferanten (Pflichtfeld) machen. Zudem können Sie sich auf Basis des Preises einer Verpackungseinheit den Einzelpreis berechnen lassen.

Verpackungseinheiten VPE

Beim Einfügen eines Artikels in eine Bestellung (Einfügen einer Position) zieht sich das System die hinterlegte VPE: Auf dem Bestellformular wird die VPE angezeigt: D.h. die 20 Stck. werden automatisch beim einfügen eines Artikels in das Mengenfeld eingetragen. Alternativ können auch Staffelpreise angelegt werden (VPE ist dann immer 1)z.B. 1,10,100 etc. Eintragen eines Einkaufspreises mit VPE im Artikel:

VPE mit kostenlosem Artikel

Kunde kauft 20 Artikel und erhält einen Artikel zusätzlich geschenkt Um hier einen korrekten Lagerabzug zu erhalten legen Sie einen neuen Artikel als Setartikel (Just-in-Time Stückliste) an und fügen Sie diesem 21-mal den Artikel hinzu. Für den Setartikel können sie dann einen Verkaufspreis vergeben.

Kalkulation

Im Bereich Kalkulation gibt es die Möglichkeit für einen Artikel eine Kalkulation anzulegen und diesen errechneten Betrag als kalkulierten EK-Preis zu übernehmen. Dabei ist es möglich verschiedene anfallende Kosten anzulegen, z.B. Kosten die für ein bestimmtes Los entstehen, Kosten die einmalig enstehen oder Stückkosten. Falls es sich um einen Produktionsartikel handelt können die EK-Kosten der Rohstoffe über den Button "EK laden" in der Fertigware als Kosten in die Kalkulation übernommen werden. Dadurch ist es auch möglich für Produktionsartikel den Deckungsbeitrag zu errechnen und als kalkulierten EK-Preis zu übernehmen. Des Weiteren können weitere Kosten, wie bspw. Produktionskosten für ein bestimmtes Los mit in die Kalkulation übernommen werden. Der Kalkulierte EK-Preis errechnet sich aus den angelegten Kosten und kann für die DB-Berechnung in den Artikel übernommen werden. Falls man einen Währungskurs angegeben hat, wird z.B. der Dollarpreis in EUR umgerechnet. Danach kann der Preis für eine bestimmte Stückzahl errechnet werden und übernommen werden. Im Menü in der Tabelle rechts können Sie die Einträge mit den Buttons editieren, archiveren oder ganz löschen. Archivierte Kalkulationen werden nur noch mit dem Filter "Archivierte Kosten anzeigen" in der Tabelle angezeigt. Gelöschte Kalkulationen verschwinden aus dem System und werden nicht mehr für Berechnungen herangezogen. Dieser errechnete Preis kann dann als kalkulierter Preis für die Berechnung des DB in den Aufträgen genommen werden.

Einstellungen

Ab Version 18.3 kamen noch folgende Einstellungen hinzu: Einkaufspreis beim Abschließen der Bestellung in Kalkulation übernehmen
-> Sobald eine Bestellung im Aktionsmenü auf "abgeschlossen" gestellt wird, werden die EKs der Bestell-Positionen im jeweiligen Artikel in der Kalkulation vermerkt. Kalkulierter EK Preis automatisch nach FIFO Prinzip der letzten Eingänge den Mittelwert neu berechnen
-> Mit dieser Option wird geschaut, wie viel Ware dieses Artikels im Lager ist und dabei nur die letzten Bestellmengen berücksichtigt bis die Bestellmengen addiert den Lagerbestand ergeben. Z.B. 150 auf LagerBestellung 1 01.08.2018 100 Bestellung 2 02.08.2018 200 Bestellung 3 03.08.2018 100 Mit der Option werden die Preise von Bestellung 3 mit Gewichtung 2/3 + Preise von Bestellung 2 Mit Gewichtung 1/3 gerechnet.
Ohne diese Option würde auch Bestellung 1 mit gewertet und die Gewichtungern 1/4, 1/2 und 1/4 lauten.

Preisentwicklung

Im Tab Preisentwicklung werden folgende Einträge in die Historie übernommen:

• manuell durchgeführte Kalkulationen, welche mit Übernehmen bestätigt wurden

• automatische Übernahme von Werten, abhängig von den vorgenommenen Einstellungen

EK Api

Verkauf

Kundenpreis

In Xentral ist es möglich, kundenspezifische Preise pro Artikel zu definieren. Außerdem ist es auch möglich eine kundenspezifische Artikelnummer für diesen Preis zu pflegen. Diese Nummer wird nur gezogen, wenn der Preis ein Kundenpreis ist. Weitere Informationen finden Sie bei Gruppen/Preisgruppen.

Empfohlener Verkaufspreis

Hier werden vom System zwei Preise vorgeschlagen, diese errechnen sich auf Basis der Standardmarge die in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/ Währung) hinterlegt ist. Einmal wird hier eine normale Aufschlagsrechnung durchgeführt. Der Verkaufspreis errechnet sich aus Einkaufspreis * (1 + Standardmarge / 100) Bsp: EK = 10€ Standardmarge = 50% → VK = 10 * (1 + 50/100) = 15€ Der zweite Preis ist eine Aufschlagsrechnung bezogen auf den Verkaufspreis. Der Verkaufspreis errechnet sich dann aus Einkaufspreis / (100 - Standardmarge) * 100 Bsp: EK und Standardmarge bleiben wie im Bsp. oben. → VK = 10 / (100 - 50) * 100 = 20€

Gruppe Verkaufspreis

Für Artikel kann auch ein besonderer Preis für eine Gruppe angelegt werden. Hat ein Artikel keinen besonderen Preis, so wird der Rabatt der Preisgruppe gezogen (Ausnahme: der Artikel erlaubt keine Rabatte). Ein besonderer Kundenpreis wird immer bevorzugt, solange er unter dem Standardpreis liegt. Daher empfiehlt es sich grundsätzlich, den höchsten Verkaufspreis stets als Standardpreis einzustellen. Hinweis: Ab Version 18.2 wird die Artikelnummer für Gruppenpreise auch auf dem Beleg dargestellt.

Statistik

In dieser kurzen Auflistung sehen Sie, in welchen Belegen der Artikel in welchen Mengen und welchem zeitlichem Horizont Verwendung fand.

Lager

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel manuell ein und auszulagern. Bei einem Klick auf das rote Minussymbol bspw. werden Sie zunächst gefragt, wie viele Ihrer Artikel Sie auslagern möchten, bevor der nächste Dialog Sie dazu auffordert, einen Auslagerungsgrund anzugeben. Da häufig bei Mustersendungen manuelle Lagerbuchungen erzeugt werden, wird Ihnen dieser Grund dabei vorgeschlagen. Auf dieselbe Weise können Sie aber auch manuelle Einbuchungen vornehmen oder Ihre Artikel auf einen anderen Lagerplatz verlagern.

Lagerbestand

Lagerbestand: 172 | Reserviert: 4 | Offene Aufträge: 11 | Verkaufte: 11 | Berechneter Bestand: 161 | Verkaufbare: 161

• Lagerbestand → aktueller Lagerbestand aufsummiert (Berechnung ohne Sperrlager)
• Reserviert → Anzahl reservierter Artikel
• Offene Aufträge → Anzahl offener Aufträge (aktive Ampeln, noch nicht in der Logistik oder noch nicht abgeschlossen)
• Verkaufte → freigegebene Aufträge mit aktiven Amplen + alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen
• Berechneter Bestand → Summe der verfügbaren Artikel (ohne Sperrlager) abzgl. Aufträge, die freigegeben sind und aktive Ampeln haben abzgl. alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen
• Verkaufbare → lagernder Bestand (ohne Sperrlager; optional: +- Korrekturwert) abzgl. blockierte menge (kann eingestellt werden: entweder alle offenen Aufträge oder mit Reservierungen (Einstellung im Projekt/Reservierung setzen und entfernen im Auftrag direkt)
• Berechneter Bestand mit offenen Bestellungen → Berechneter Bestand + Menge des Artikels in offene Lieferantenbestellungen, die im Zulauf sind

Technische IT-Info: Verkaufte: verkaufte = $auftraege + $reserviert_im_versand; -> auftraege: Aufträge, die freigegeben sind und aktive Ampeln haben -> reserviert_im_versand: alle Reservierten Aufträge im Versand basierend auf Lieferscheinen $this->app->DB->Select("SELECT SUM(menge) FROM lager_reserviert WHERE artikel='$artikel' AND objekt='lieferschein'"); Brechneter Bestand:$berechneter = $summe - $auftraege - $reserviert_im_versand; Summe:summe = SELECT SUM(lpi.menge) FROM lager_platz_inhalt lpi LEFT JOIN lager_platz lp ON lp.id=lpi.lager_platz WHERE lpi.artikel='$artikel' AND lp.sperrlager!=1 Verkaufbare:lagernd - blockierte menge Blockierte Menge:blockierte menge kann man einstellen das ist entweder: -> offen = alle freigegeben Aufträge
oder
-> reserviert = Anzahl aller reservierten Positionen durch Auftrag / also wirklich die reservierten → wenn im Projekt nicht automatisch reserviert (Einstellung im Projekt) oder ein großer Auftrag nicht reserviert wird, blockiert er die Zahl nicht. Bei verkaufbare kann der "lagerkorrekturwert" eingestellt werden (zuvor einstellen): mit plus oder minus → der korrigierte Lagerwert ist dann auch schon auf verkaufbare angewendet

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Reservierungen

Offene Aufträge

Offene Produktionen

Offene Bestellungen

Lagerplatz Bewegungen

An dieser Stelle sehen Sie auch sämtliche Bewegungen Ihrer Lagerartikel, d.h. sowohl wenn diese aufgrund eines Auftrags das Lager verlassen haben als auch wenn diese infolge einer manuellen Anpassung ausgebucht worden sind, sodass Sie hier bspw. auch einsehen können wie viele Muster eines Artikels Sie versendet haben.

In Stückliste

Etikett (für Artikel drucken)

Stammdaten → Artikel → → Etiketten Artikeletiketten können direkt über das Tab "Etiketten" ausgedruckt werden:

• Die Anzahl der Etiketten kann direkt in das Feld "Menge" eingegeben werden.
• Das Etikettenlayout ist im Feld "Etikett" auswählbar (falls es verschiedene Layout-Vorlagen gibt)
• Der Druckvorgang wird durch den Button "Drucken" oder die "Enter"-Taste der Tastatur gestartet (Cursor muss im Feld "Menge" gesetzt sein)

Etiketten Layouts einstellen unter:Administration → Einstellungen → Etiketten → Wie ein neues Etikett erstellt wird finden Sie hier. Artikeletiketten können an verschiedenen Stellen ausgedruckt werden:

• im Artikel
• direkt beim Wareneingang
• im Logistikprozess (beim scannen der Artikel im Versand)

Etikett mit Bild drucken

Individuelle Artikel-Etiketten für weitere Prozesse anlegen

Stammdaten → Artikel → → Etiketten Ab Version 19.4 können im Artikel individuelle Artikel-Etiketten für weitere Prozesse/Bereiche angelegt werden. Über die Aktion "neues Etikett" können im Artikel unterschiedliche Etiketten für verschiedene Bereiche angelegt werden. Folgende Bereiche stehen zur Auswahl:

• Versandzentrum (Artikel-Etikett, welches nach dem Scan im Versandzentrum gedruckt wird)
• Wareneingang (Artikel-Etikett, welches bei Wareneingang automaisch gedruckt wird)
• Produktion (Artikel-Etikett für die Produktion)

Etikett Versandzentrum

Wird ein individuelles Artikel-Etikett für das Versandzentrum angelegt, so wird dieses Etikett automatisch nach dem verarbeiten der Artikel im Versandzentrum auf dem vorausgewählten Drucker gedruckt.

Etikett Produktion

Durch das individuelle Artikel-Etikett für die Produktion, ist es möglich eigene Produktions-Artikeletiketten festzulegen, welche automatisch in die Produktion übernommen werden. Zusätzliche Einstellungen hinsichtlich der Etiketten für die Unterproduktionen, sind in der App "Unterproduktionen" möglich: Dort kann eingestellt werden ob die Etiketten nur aus der Hauptproduktion übernommen werden sollen oder auch aus der Unterproduktion mit in die Hauptproduktion hinzugefügt werden soll.

Bestellungen

Aufträge

Hier erhalten Sie eine Übersicht der Aufträge, in denen der Artikel vorkommt. Es wird zwischen "offenen" und "abgeschlossenen" Aufträgen unterschieden. Über die Auftragsnummer gelangen Sie direkt zum jeweiligen Auftrag (Link über fett gedruckte Nummer ausführbar).

Artikel: Module / Sonderfunktionen

Mindesthaltbarkeit + Charge

Dieser Bereich bietet eine Übersicht über alle Chargen und MHDs, die zu diesem Artikel in welcher Menge auf welchen Lagerplätzen liegen.

Fremdnummern

Sobald Artikel aus Fremdsystemen (z.B. Online-Shop) mit einer abweichenden Artikelnummer in Xentral gelangen, z.B. über den Stammdaten-Import oder Auftragsimport aus dem Shop, können diese Artikel über eine Fremdnummer dem richtigen Artikel aus Xentral zugeordnet werden. Wird ein Artikel aus einem Fremdsystem (z.B. Online-Shop) in Xentral importiert, wird zunächst in den Fremdnummern nach dem Artikel gesucht, um diesen zu matchen. Sollte die Nummern nicht als Fremdnummer im System vorhanden sein, wird in den normalen Artikelnummern von Xentral gesucht. Wird das System auch dort nicht fündig, wird in den Herstellernummern der Artikel und zuletzt noch in den EANs gesucht, um den Artikel noch zu matchen. Ein Import der Fremdnummern ist auch über den Stammdaten Import möglich. Das eignet sich vor allem, wenn man bei vielen Artikeln gleichzeitig Fremdnummern anlegen will.

Barcodescanner für Fremdnummern

Ab Version 19.1 gibt es einen neuen Haken "Barcodescanner". Damit wird diese Fremdnummer auch in folgenden Oberflächen mit einem Scanner (oder Eingabe + Enter Taste) erkannt:

• POS (extra Modul)
• Lager → Versandzentrum → Scannen

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Besondere Verwendung von Artikeln

Dummyartikel/Artikel als Vorlage

Sie legen einen Artikel an, den Sie immer wieder verwenden können. Z.B. "Stundensatz". Diesen Artikel (z.B. "100004") können Sie​​ dann im Dokument über die Suche auswählen, z.B. im Auftrag und dann dort auch individuell nachbearbeiten:

• Vergeben Sie eine Artikelnummer (Nummer oder Buchstaben, z.B. STUNDENSATZ001 oder einfach die nächste Artikelnummer)
• Vergeben Sie eine Artikelbezeichnung (z.B. Stundensatz Entwicklung, Stundensatz Produktion, Maschinenstunden, Stundenpauschale XY, ...)
• speichern Sie den Artikel (ansonsten sind keine Felder notwendig)
• Vergeben Sie einen Verkaufspreis, z.B: 65 EUR
• (Optional: vergeben Sie einen Einkaufspreis, dann können Sie z.B. die Differenz/Deckungsbeitrag in Auswertungen sehen)

Gutscheine als Artikel anlegen

Ein Gutschein kann auch fest als Artikel angelegt werden.

• Vergeben Sie eine Artikelnummer (Nummer oder Buchstaben, z.B. GUTSCHEIN001 oder einfach die nächste Artikelnummer)
• Vergeben Sie eine Artikelbezeichnung (z.B. Gutschein Herbst 2017, Gutschein 5 EUR, ...)
• speichern Sie den Artikel (ansonsten sind keine Felder notwendig)
• Vergeben Sie einen negativen Verkaufspreis, z.B: -5 EUR

Wenn der Gutschein zusätzlich zu einem Artikel in den Auftrag eingefügt wird, wird dieser negativ dargestellt und somit in der Gesamtsumme abgezogen. Hinweis:Bitte beachten Sie, dass auf diese Weise bei Gutscheinen die 19% mit berechnet werden (standard Steuersatz). Alternativ können die Gutscheine auch auf "ermässigt" gesetzt werden. (Beachten Sie den Buchhaltungsexport für gemischte Steuersätz in einer Rechnung)

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Artikelbilder in Belegen

Artikelbilder können global in alle Auftragsdokumente eingeblendet werden. Die Einstellung findet sich bei den Systemeinstellungen. (ab 19.3)

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