Bestellung

Neue Bestellung anlegen

Der genaue Ablauf einer Bestellung wird hier erklärt:
Einkauf mit Bestellungen und Bestellvorschlaegen

Bestellung: Erklärung der Felder

  • Bezahlung per → Zahlungsweise, mit der die Verbindlichkeit später bezahlt werden soll
  • Bearbeiter → Benutzer, der diese Bestellung bearbeitet bzw. als ihr Bearbeiter eingetragen wurde
  • Lieferbedingung
  • Bestellbestätigung → Dadurch wird ein Text eingefügt, der den Lieferanten auffordert die Bestellung zu bestätigen. Ansonsten verfällt diese. Der Text ist übersetzbar (Administration => Einstellungen => Übersetzungen) durch die Variable: dokument_bestellung_bestaetigung
  • Keine Artikelnummern → Artikelnummern werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
  • Keine Preise anzeigen → Preise werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
  • Eigene Artikelnummer in erste Spalte → Setzt Xentral anstelle der Lieferantennummern in die erste Spalte (Kann in den Systemeinstellungen als Standard gesetzt werden: "Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte")
  • Kein Briefpapier → Das global angelegte Briefpapier wird nicht für den Bestellbeleg verwendet
Aktionsmenü:
  • Bestellung stornieren
  • Bestellung kopieren
  • Bestellung abschicken
  • Bestellung CSV Export
  • Bestellung abschliessen => Bestellung erhält den Status "abgeschlossen". Im Wareneingang verschwinden auch offene Positionen dieser Bestellung. Eine Verbindlichkeit dieser Bestellung lässt sich aber noch anlegen.
  • Bestellung einlagern
  • PDF öffnen
Ab Version 17.3 gibt es die Möglichkeit die Bestellung als CSV zu exportieren. :wawision:bestellung_csv_aktionsmenue.png Danach bekommt man die Bestellungs-Positionen als CSV:
:wawision:bestellung_csv_export.png
Info: der Belegexport ist für die Belege gleich/ähnlich. Es kann also sein, dass Spalten mit ausgegeben werden, die bei der Bestellung keine Relevanz haben. Beispiel: beleg_lieferdatum ist nur relevant auf Kundenseite (z.B. Auftrag)

Einkaufspreise direkt aus der Bestellung im Artikel ändern

Ab Version 17.3 ist es möglich direkt aus der Bestellung den Einkaufspreis des Artikels dauerhaft zu ändern. Dazu gibt es im Mini-Detail und im Protokoll-Tab der Bestellung hinter jedem Artikel das Edit-Icon:
:wawision:bestellung_artikel_einkaufspreis_speichern_protokoll.png
Nach einem Klick darauf bekommt man ein Popup:
:wawision:bestellung_artikel_einkaufspreis_speichern_popup.png
Wenn der Haken "In Stammdaten anpassen" markiert ist, wird der Preis auch im Artikel in den Stammdaten angepasst und nicht nur in der einzelnen Bestellung. Hinweis 1: Sollte die Bestellmenge mit der im Einkaufspreis hinterlegten Menge abweichen, so wird gefragt, ob man einen Einkaufspreis für die neue Menge erstellen will, oder ob man den Einkaufspreis mit der nächst-niedrigen Menge anpassen will. :wawision:bestellung_artikel_einkaufspreis_speichern_neu_oder_alt.png Hinweis 2: Wenn bereits ein anderer Preis ab der gleichen Menge besteht, wird dieser bei der oben beschriebenen Anpassung auf inaktiv (Gültig bis) gesetzt und der neue Preis wird in den Stammdaten aktiv.

Übersicht aller Bestellungen

Unter Einkauf → Bestellungen findet man die Liste aller Bestellungen. :wawision:bestellung_ubersicht.png

Filter

  • Offene → Bestellungen, die noch nicht abgeschlossen sind
  • Nicht bestätigt → Bestellungen ohne bestätigtes Lieferdatum
  • versendet → Bestellungen, die abgeschickt wurden
  • stornierte → Bestellungen, die storniert wurden
Filter: Lieferdatum überschritten
Ab Version 18.2 gibt es noch einen weiteren Filter um zu checken, ob das Lieferdatum überschritten wird. Dieser Filter wird angesprochen durch 4 mögliche Felder (Prio abwärts):
  • Höchstes bestätigtes Lieferdatum aller Positionen
  • Höchstes Wunschlieferdatum der Positionen
  • Bestätigtes Lieferdatum der Bestellung
  • Wunschlieferdatum der Bestellung
Die ersten zwei Punkte beziehen sich auf diese Felder in der Bestellung selber: :wawision:bestellung_filter_lieferdatum_bestellung.png Die letzten zwei Punkte beziehen sich auf die Felder in den Positionen der Bestellung => Edit einer Position: :wawision:bestellung_filter_position_selber.png

Stapelbearbeitung von Bestellungen

Ab Version 19.3 ist es möglich durch eine Massenbearbeitung mehrere Bestellungen auf einmal zu bearbeiten. :wawision:bestellung_massenbearbeitung.png
Aktion Beschreibung
per Mail versenden Versendet die ausgewählten Bestellungen per Mail an die hinterlegte E-Mail
als freigegeben markieren Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'freigegeben'. Funktioniert nur mit abgeschlossenen Bestellungen.
als versendet markieren Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'versendet'
als abgeschlossen markieren Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'abgeschlossen'
Sammel-PDF Druckt ein Sammel-PDF der ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker
drucken Druckt alle ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker

Offene Positionen

Im Tab "Offene Positionen" finden Sie alle bestellten und noch nicht gelieferten Positionen inkl. bestätigtem Lieferdatum bzw. bestätigtem Liefertermin auf Positionsebene: :wawision:offene_positionen_001.png?direct

Einzelne Bestellung

Mit dem Edit-Icon in der Übersicht gelangt man in eine bestimmte Bestellung und kann dort die Bestelldaten anpassen, sowie Positionen hinzufügen. :wawision:bestellung_einzeln.png

Protokoll

Wie in jedem Beleg können Sie auch in der Bestellung viele Informationen auf einen Blick im Protokoll sehen. Ebenfalls finden Sie hier noch einmal das Aktionsmenü. Rechts finden Sie einen Überblick, wieviele Einheiten des Artikels bereits geliefert wurden, bei wievielen die Lieferung noch aussteht und wieviele sich bereits im Lager befinden. :wawision:bestellung_protokoll.png

Hinweis bei zu langen Bestellnummern

Ab Version 18.3 erhalten Sie einen Hinweis wenn Xentral anhand der Spaltenbreite und der Länge der Bestellnummer eine Überschneidung errechnet hat. :wawision:bestellung_lange_artikelnummer_hinweis.png :wawision:bestellung_lange_artikelnummer_pdf.png Sie können dann in der Bestellung folgende Option wählen, dass die Bestellnummer eine ganze Zeile in der Positions-Tabelle auf dem Beleg erhält: :wawision:bestellung_einzeln_lange_artikelnummer_option.png

Bestellung automatisch abschließen

Es gibt die Option "Bestellung abschließen" (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System): :wawision:bestellung_abschliessen1.png? Dann werden die Bestellungen abgeschlossen sobald alle Artikel geliefert sind. Außerdem gibt es den Prozessstarter Bestellung abschließen, der Bestellungen ebenfalls automatisch schließt.

Alternative Beschriftung für eine Bestellung

Ab Version 19.2 können Sie für die Bestellung eine alternative Beschriftung angeben in den Systemeinstellungen: :wawision:bestellung_alternative_beschriftung.png Dadurch können Sie in den Bestellung-Details den Haken dafür aktvieren um auf dem Beleg die Beschriftung auszutauschen: :wawision:bestellung_alternative_beschriftung2.png

Bestellung Lieferdatum

Das Bestelldokument kann mit einem Wunschlieferdatum als Hinweis für den Lieferanten versehen werden. Entweder für das ganze Dokument oder pro Position. Die Belegsprache bestimmt, ob eine Übersetzung gezogen wird. Für jede Bestellung kann ein Lieferdatum angegeben werden:
  • Wunschliefertermin für die komplette Bestellung
  • zusätzlich kann pro Position kann ein abweichendes Datum angegeben werden (ohne Datumsangabe wird nichts angedruckt)
Wunschliefertermin für die gesamte Bestellung:
:wawision:bestellung_001.png?direct&
:wawision:bestellung_002.png?direct&
Info: die Texte können in den Dokumentenvorlagen geändert oder um IF Blöcke ergänzt werden. Wird kein Lieferdatum angegeben, so wird das Wort "Sofort" angedruckt. Dies kann über die Übersetzungsvariable "dokument_lieferdatum_sofort" geändert werden. Bitte beachten Sie, dass es eine globale Variable für alle Belege ist. und dann ggf. auch auf Aufträgen etc. geändert wird.
Wunschliefertermin für die einzelne Position:
:wawision:bestellung_003.png?direct&
:wawision:bestellung_004.png?direct&


FAQs

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