Geschäftskonten einrichten und verwenden

Hauptmenü: Administration → Einstellungen → Geschäftskonten
In Xentral können verschiedene Konten angelegt werden. Hierbei ist es unerheblich, ob das Konto ein Bankkonto ist oder z.B. auch ein Kreditkartenkonto, dessen Bewegungen nur als CSV-Datei vorliegen. So kann beispielsweise auch der Kontoauszug von Amazon Payments eingespielt und verbucht werden. Je nach Anforderungen kann z.B. nur das Hauptbankkonto verbucht werden und die anderen Konten über das Steuerbüro laufen. Für die Zahlungsweise Kreditkarte kann z.B. die Rechnung automatisch auf bezahlt gesetzt werden, wenn der Online-Shop ausschliesslich abgeschlossene und bezahlte Kundenbestellungen an Xentral übermittelt. Für diesen Fall ist ein Abgleich des Kreditkartenkontos nicht für den Versand der Ware, sondern nur für die Buchhaltung relevant.

Konten in Xentral verwenden

Die Konten und der Import der Kontoauszüge spielen in folgenden Bereichen eine Rolle:
  • Schalten der Auftragsampel (automatisches auf "bezahlt"-setzen der Aufträge)
  • OPOS-Liste im Mahnwesen (automatischer "bezahlt"-Abgleich)
  • SEPA-Überweisungen, Lastschrifteinzug (XML-Datei Export in Banksoftware)
  • Buchhaltungsexport in Buchhaltungsprogramme (z.B. Datev, Addison, ...)
  • Digitales Archiv der Kontoauszugszeilen inkl. Suchfunktion über alle Buchungen

Kontodaten importieren (Kontoauszüge)

Der Zahlungseingang setzt für erfolgreich verbuchte Zahlungen (Betrag komplett) die Auftragsampel auf grün = "bezahlt" (automatisches auf "bezahlt"-setzen der Aufträge). Hat der Kunde z.B. eine Rechnung bezahlt, wird diese über das Verbuchen der Kontoauszugszeile auf "bezahlt" gesetzt. Die Rechnung wird aus dem Mahnwesen ausgebucht (OPOS Liste)
:wawision:icon_vorkassestop.png?20:wawision:icon_vorkassego.png?20

Kontodaten exportieren

Der Export der Kontoauszüge für die Buchhaltung ist im Artikel "Export für die Buchhaltung" beschrieben.

Archiv und Suche

Die Kontoauszüge können später digital durchsucht werden. So lassen sich z.B. schnell Abbuchungen des Finanzamtes auflisten bzw. finden.Der Aufruf jedes Kontos erfolgt über:
Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:icon_edit.png?20

SEPA Zahlungsverkehr

Analog zum Kontoimport können auch Überweisungen und Lastschrifteinzüge über Xentral vorgenommen werden:Informationen zur Einrichtung des SEPA Zahlungsverkehrs finden Sie hier.

Kontenarten

Folgende Geschäftskonten stehen zur Verfügung (Liste inklusive Sondermodule):
Kontoart Hersteller Typ Land Bezeichnung in Xentral Typ in Xentral Modul in Xentral
Bankkonto (API) Xentral API DE individuell DHL DHL Versenden
Bankkonto (CSV) Xentral CSV / individuelle Einstellung DE individuell DHL DHL Versenden
CSV Import Xentral CSV / individuelle Einstellung DE individuell DHL DHL Versenden
Kasse Xentral CSV DE individuell DHL DHL Versenden
Amazon Zahlungsberichte Amazon Seller API / CSV DE individuell DHL DHL Versenden
Amazon Pay Amazon Plugin CSV DE individuell DHL DHL Versenden
PayPal PayPal API / CSV DE individuell individuell DHL Versenden
PayPalPlus PayPal Carrier DE individuell DHL DHL Versenden
Shopify Payments Shopify Carrier DE individuell DHL DHL Versenden
Sofortüberweisung Deutsche Post Carrier DE individuell DHL DHL Versenden
Klarna Deutsche Post API / CSV DE individuell DHL DHL Versenden
BS Payone Deutsche Post API / CSV DE individuell DHL DHL Versenden
S-Firm Deutsche Post CSV DE individuell DHL DHL Versenden
Fidor Deutsche Post API / CSV DE individuell DHL DHL Versenden
Verrechnungskonto Xentral CSV DE individuell DHL DHL Versenden

Funktionen eines Kontos

Zahlungen automatisch im Hintergrund verbuchen

Unter Administration => Geschäftskonten können Sie für Ihr Konto einstellen, dass die Zahlungseingänge automatisch verbucht werden sollen. Alle Buchungen, die grün hinterlegt sind, also eindeutig zugeordnet werden können, werden dann automatisch auf Auftrag/Rechnung/etc. verbucht. Setzen Sie hierfür die Einstellung "Zahlungseingänge automatisch verbuchen". :wawision:zahlungseingaenge_automatisch_verbuchen.png Für diese Funktion muss der Prozessstarter "Zahlungseingang" aktiviert sein und laufen. :wawision:prozessstarter_zahlungseingang.png

Neues Konto anlegen

Ein neues Geschäftskonto wird direkt über die Einstellungen angelegt:
Administration → Einstellungen → Geschäftskonten → :wawision:icon_neu.png?direct&35
  • 1. Vergeben Sie eine eindeutige Kontobezeichnung pro Konto → z.B. Sparkasse Musterstadt, PayPal, PayPal Plus, Amazon Payments Transaktionen etc. → die Bezeichnung erscheint beim Aufruf der Konten in der Buchhaltung
  • 2. Wählen Sie den Typ aus → CSV Import, Live Import (sofern es das Konto unterstützt) oder Kassenbuch u.ä.
  • 3. Die Zuordung des Projekts dient der Einschränkung der Sichtbarkeit. Nur Benutzer, die das Projekt des Geschäftskonto als Rolle besitzen, können es auch sehen und damit arbeiten.
  • 4. Setzen Sie das Konto "aktiv" → Haken setzen
  • 5. (Optional: bei Bankkonten werden die Kontodaten für Überweisungen und den Lastschrifteinzug vollständig benötigt)
  • 6. Speichern → hier ersteinmal die Daten speichern. Die weiteren Einstellungen werden je nach Kontotyp individuell vorgenommen
:wawision:konto_einrichten_001.png?direct

Bankkonten (API)

Der Live Import der Kontoauszüge (Anbindung an Xentral und Abholung der Auszüge per Knopfdruck) ist für Bankkonten mit FinTS, HBCI4PHP und PayPal möglich. Hierbei können die Auszüge der letzten X Tage abgeholt werden. Hinweis:
Es darf nur 1 Benutzer pro Konto hinterlegt werden, da es sonst zu doppelten Buchungen kommt. Bitte legen Sie ein Geschäftskonto nicht mehrfach an.
Der Live Import ist leider nicht für die Commerzbank verfügbar.

Konto: Bank per HBCI4PHP (API)

Manchmal funktioniert der normale FINTS Zugang nicht und es wird HBCI4PHP benötigt. Einstellungen: Typ auf HBCI4PHP einstellen:
:wawision:geschaeftskonten_hbci4php_typ.png
Bankverbindung eingeben (Inhaber, BIC, etc.) Live-Import Einstellungen:
API: Die PIN/TAN-URL erhalten Sie auf Anfrage von Ihrer Bank. Inzwischen besitzen die meisten Produkte ihre eigene Verbindungsdaten(bank).
:wawision:geschaeftskonten_hbci4php_code.png
FHP_BANK_URL=>https://urldieihrebankausgiebt.de/abc/def;
FHP_BANK_IBAN=>DE1234567890123456789;
FHP_BANK_BIC=>ABCDEF123456;
FHP_ONLINE_BANKING_USERNAME=>123456789;
FHP_ONLINE_BANKING_PIN=>{PASSWORT};
API_DAYS=>10;
Hinweis: Eine Liste mit FINTS fähigen Banken mit deren URL finden Sie hier: https://hbci4php.web-cloud-apps.com/fints_institute.xls Infobeispiel für die Bank-URL:
Sonderfall: Deutsche Bank → der Online-Banking Benutzername setzt sich aus Bankkennung + Bankkonto + Unterkonto zusammen. Bei anderen Konten z.B. Postbank ist die Kennung direkt die Kontonummer oder die neue Postbank ID. Passwort setzen:Geben Sie Ihr Passwort ein, indem sie auf den Button "Passwort setzen" klicken und das Passwort eingeben. Das Passwort wird bei der Eingabeverschlüsselt dargestellt und das Feld nach dem Speichern geleert. Wenn Sie sich nicht mehr sicher sind, ob das Passwort richtig ist, geben Sie es erneut ein. Das Passwort setzen ist ein eigenes Recht in der Benutzerverwaltung. Wichtig: Das Passwort darf nur 1 Sonderzeichen enthalten, sonst funktioniert der Live-Import nicht. Im API-Code darf die Zeile FHP_ONLINE_BANKING_PIN=>{PASSWORT}; nicht verändert werden, wenn der Passwort-Tresor verwendet wird. Hinweis: Bitte prüfen Sie, ob in Ihrem Online Banking die Funktion HBCI + bzw. FinTS oder PIN/TAN aktiviert ist. Z.B. kann der Deutschen Bank diese Funktion hier aktiviert werden:
  • Services → OnlineSelf Services → TelefonBanking Pin bestellen und HBCI + Freischaltung → HBCI Plus-Nutzung aktivieren (ist aktiviert)

Amazon Zahlungsberichte Seller (API/CSV)

Mit dem Konto-Typ "Amazon" können Amazon Zahlungsberichte für Amazon Seller heraufladen oder automatisch abrufen werden. :wawision:amazon_konto_typ.png Bei dem Feld für Live-Import kann man die Konten schon aufteilen, auf die gebucht werden sollte: :wawision:amazon_konto_live_iimport.png
KONTO_VERSAND=>1212;
KONTO_GEBUEHRAUFTRAG=>7866;
KONTO_SERVICEGEBUEHR=>7866;
KONTO_UEBERTRAG=>8989;
Nicht zugeordnete Positionen im Zahlungseingang, können manuell im Geschäftskonto ergänzt werden, hier ein Beispiel: KONTO_REVERSAL_REIMBURSEMENT=>32149;
KONTO_Bezeichnung aus dem Report=>Buchhahltungskonto;
Danach können Sie unter Buchhaltung => Zahlungseingang das Text-File bei dem Konto raufladen. Hierfür ist der Abrechnungsbericht V2 notwendig. (Diesen finden Sie im AmazonSellerCenter unter Berichte → Zahlungen → Alle Abrechnungszeiträume → Abrechnungsbericht V2) :wawision:dsx4dgl4m1.png?nolink
  • Wenn die Internetnummer aus dem Text-File mit der Internetnummer aus einem Auftrag übereinstimmt, sollte dieser gleich vorgeschlagen werden.
  • Falls es eine Gutschrift gibt und ein Eintrag "Refund" im Buchungstext vorkommt, dann sollte die Gutschrift vorgeschlagen werden.
  • Die Gebühren sollten auf das jeweilige Konto gebucht werden (aus den Zugangsdaten Feld)
Finanzreports:
Ab der Version 19.2 landen angeforderte Finanzreports von Amazon im Reiter Finanzreports in der Amazon Schnittstelle (Administration → Online Shops / Marktplätze → Amazon → Finanzreports):
:wawision:amazon_finanzreports.png Diese Finanzreports können automatisch im Zahlungseingang eingespielt werden, dazu muss im Geschäftskonto der Haken "Zahlungseingänge automatisch abholen" und der Haken "Live-Import aktiv" gesetzt sein, außerdem muss der Cronjob "zahlungseingang" laufen dann werden neu erstellte Zahlungsreports automatisch importiert.

Amazon Pay (CSV)

Betrifft das Zahlungsplugin für Shops (nicht die Amazon Plattform s.o.).Der Kontoauszug kann ganz normal als .csv importiert werden (sofern dieser nicht über eine Anbindung an einen Zahlungsdienstleister mit abgeholt wird z.B. Payone) :wawision:geschaeftskonten_19_001.png?direct Eingabeformat:%3-%2-%1T%4:%5:%6+%7

PayPal

PayPal (API)

Diese Einstellungen sind nur beim Live-Abholen des Kontoauszuges (z.B. PayPal) relevant. Buchungen können direkt automatisiert per Knopfdruck abgeholt werden. Folgende Einstellungen sind hier relevant:
  • Typ → Konto: PayPal (API)
  • Live-Import aktiv → Haken aktiviert den Live-Import (Voraussetzung: korrekte Eingabe der API Daten bei „Zugangsdaten Live-Import)
  • Zugangsdaten Live-Import → API Code für den Live-Import (zu finden in Ihrem PayPal Account → Anleitung s.u.)
Diese Felder werden mindestens benötigt:
  • API_USERNAME → PayPal API Username (zu finden in Ihrem PayPal Account → Anleitung s.u.)
  • API_PASSWORD → PayPal API Passwort (zu finden in Ihrem PayPal Account → Anleitung s.u.)
  • API_SIGNATURE → PayPal API Signature (zu finden in Ihrem PayPal Account → Anleitung s.u.)
  • API_DAYS → individuelle Einstellungsmöglichkeit (Abholung der letzten X Tage → kann individuell eingestellt werden, dabei ist die tägliche Menge der Transaktionen zu berücksichtigen. bei großen Mengen muss evtl. der Servertimeout umgestellt werden)
  • API_ALLPAYMENTS → Optional (kann auch weggelassen werden): Wert "1" bedeutet, dass sowohl Einnahmen, als auch Ausgaben abgeholt werden. Ohne diese Zeile (API_ALLPAYMENTS=>1;) werden nur die Einnahmen abgeholt.
Einzutragen in Xentral (ganz unten in die Box: Live-Import):
API_USERNAME=>XXXXXXX;
API_PASSWORD=>XXXXX;
API_SIGNATURE=>XXXXXXXXXX;
API_DAYS=>5;
API_ALLPAYMENTS=>1;
Info: Der Pfeil ist ein Gleichzeichen und Größerzeichen. :wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_2paypalk.png?direct Praxistip: Der Live-Import holt die Einnahmen der letzten X Tage ab. Ausgaben können auch über den .csv Import eingespielt werden. Bei Ausgaben entstehen bei PayPal sehr viele Querbuchungen (z.B. Prüfungen und Währungsumrechnungen), die im Live-Import und .csv Import nicht ausgefiltert werden. Diese Buchungen können entweder auf ein "Durchlaufende Posten Konto" weggebucht werden oder als Importfehler verbucht werden. PayPal Api Daten abrufen:
Die Daten für die PayPal Api erhalten Sie über Ihr PayPal Konto
  • Loggen Sie sich ein
  • Klicken Sie rechts oben auf: Mein Profil → Kontoeinstellungen → Verkäufer/Händler → API-Zugriff "aktualisieren" → Option2 → API-Berechtigung anfordern → Fordern Sie eine API-Signatur an.
:wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_4paypalk.png?direct Aufruf PayPal-Konto zur Verarbeitung der Kontoauszüge:
Sofern das PayPal Konto fertig in Xentral eingerichtet ist, können die Kontoauszüge abgerufen werden über:
Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:icon_edit.png?20

PayPal (CSV)

Manuelles Einspielen von .csv Dateien:
Der Live-Import holt die letzten X Tage ab. Größere Zeiträume können auch manuell eingespielt werden. Folgende Dateien können direkt von Ihrem PayPal Konto heruntergeladen und in Xentral eingespielt werden:
Im PayPal Account sind die Dateien hier zu finden: Aktivitäten → Transaktionsliste herunterladen. Hier eignen sich folgende PayPal Export Typen:
  • Abgeschlossene Zahlungen (CSV, kommagetrennt) → Geldeingänge/Guthaben z.B. von Shop Payment Transaktionen
  • Guthaben-relevante Zahlungen (CSV, kommagetrennt) → Zahlungen von Ihrem PayPal Konto aus
:wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_bsp_paypal_aktivitaeten.png?direct

PayPalPlus

PayPalPlus (API)

PayPal-Plus (CSV)

Die fettgedruckten Felder sind Pflichtfelder/ bzw. die relevanten Felder für die Zuordnung der Kontoauszüge: Feldeinstellungen: 1: Datum
2: Zeit
3: Zeitzone
4: Name
5: Typ
6: Status (z.B. Abgeschlossen)
7: Betreff
8: Währung
9: Brutto (Gesamtbetrag)
10: Gebühr (PayPal Gebühr)
11: Netto (Betrag abzgl. Gebühr)
12: Hinweis (Hinweis des Käufers)
13: Von E-Mail-Adresse
14: An E-Mail-Adresse
15: Transactionscode
16: Zahlungsart
17: Status der Gegenpartei (z.B. US-Verifiziert)
18: Adressstatus (z.B. Außerhalb der USA)
19: Artikelbezeichnung (z.B. Order)
20: Artikelnummer
21: Betrag für Versandkosten
22: Versicherungsbetrag
23: Umsatzsteuer
24: Option 1 - Name
25: Option 1 - Wert
26: Option 2 - Name
27: Option 2 - Wert
28: Auktions-Site
29: Käufer-ID
30: Artikel-URL
31: Angebotsende
32: Txn-Referenzkennung
33: Rechnungsnummer
34: Individuelle Nummer
35: Belegnummer
36: Guthaben (PayPal Kontoguthaben nach jeder Zahlung)
37: Adresszeile 1
38: Zusätzliche Angaben
39: Ort
40: Staat/Provinz/Region/Landkreis/Territorium/Präfektur/Republik
41: PLZ
42: Land
43: Telefonnummer

Shopify Payments

Shopify Payments (API)

Die Zahlungen von Shopify Payments können direkt via Live-import abgeholt werden. Tragen Sie hierzu die Shopify Zugangsdaten in das Bankkonto ein. Das Konto muss den Typ Konto: Shopify (API) erhalten:
:wawision:geschaeftskonten_shopify_19_001.png?direct&
Live Import Zugangsdaten:Bei den Live-import Zugangsdaten folgende Felder eingeben und mit Ihren Shopify Zugangsdaten befüllen:
  • SHOP=>https://shop.meinshopifyshop.de;** → bitte hier die eigene Shop-URL Ihres Shopify Shops eintragen
  • USER=>Benutzername; → bitte hier den User Ihres Shopify Shops eintragen
  • PASSWORT=>Passwort; → bitte hier das Passwort zum o.g. User Ihres Shopify Shops eintragen (das Passwort kann auch über die Passwort Variable (Button) gesetzt werden, hierfür das Passwort dann folgendermassen eingeben: PASSWORT=>{PASSWORT}; und über den Passwort Button das Passwort eingeben
  • (optional: TAGE=>2; → ansonsten wird als Defaultwert 5 Tage gezogen, kann aber auch angegeben werden: TAGE=>5; )
SHOP=>https://shop.meinshopifyshop.de;
USER=>Benutzername;
PASSWORT=>Passwort;
TAGE=>2;
:wawision:geschaeftskonten_shopify_19_002.png?direct& IT-Info: folgende Keys können verwendet werden:
-> SHOP: SHOP, URL
-> USER: USER, USERNAME, USER_NAME
-> PASSWORD: PASSWORT, API_PASSWORT, API_PASSWORD, PASSWORD, API_KEY, KEY
-> DAYS: DAYS, TAGE
(wenn nicht gefüllt erhalten sie den default Wert "5" Tage)
Fehlermeldung bei Live-Import (Verbindungsprobleme):
Bitte pfrüfen Sie, ob die Daten korrekt eingegeben wurden oder sich ggf. bei Shopify ein User oder ein Passwort etc. geändert hat. Ggf. hat der User auch die Berechtigung nicht zuzugreifen.
:wawision:geschaeftskonten_shopify_19_003.png?direct&

Shopify Payments (CSV)

Beispiel für eine Shopify Payments .CSV:
:wawision:geschaeftskonten_shopify_19_004.png?direct&
Kontoauszug Import:
Der Import der Shopify Payments ist sowohl als Live Import als auch als CSV-Import möglich. Die Order Nummer wird zur Zuordnung der Shopbestellungen verwendet.

Stripe

Stripe (API)

Ab Version 18.3 kann man für Stripe einen Live-Import einstellen. :wawision:stripe_live_import_name.png API Key eintragen:
Unter https://dashboard.stripe.com/account/apikeys können Sie die API Keys einsehen.
Der Secret Key wird benötigt, damit Xentral die Zahlungen von Stripe abholen kann.
Im Geschäftskonto unter dem Punkt Live-Import können Sie diesen wie folgt eingeben:
API_USERNAME=>sk_live_xxxxxxxx;
API_DAYS=>3;
API_ALLPAYMENTS=>1;
API_USERNAME = Secret Key aus dem Stripe Dashboard
API_DAYS = Vergangene x Tage abholen API_ALLPAYMENTS = Wenn 1 dann auch Rückzahlungen
Rückzahlungen:
Ab Version 19.2 werden auch Rückzahlungen von Stripe via API importiert.

Stripe (CSV)

id
Description
Created (UTC)
Amount
Amount Refunded
Currency
Converted Amount
Converted Amount Refunded
Fee
Tax
Converted Currency
Mode
Status
Statement Descriptor
Customer ID
Customer Description
Customer Email Captured
Card ID Card Last4
Card Brand
Card Funding
Card Exp Month
Card Exp Year
Card Name
Card Address Line1
Card Address Line2
Card Address City
Card Address State
Card Address Country
Card Address Zip
Card Issue Country
Card Fingerprint
Card CVC Status Card AVS Zip Status
Card AVS Line1 Status
Card Tokenization Method
Disputed Amount Dispute Status
Dispute Reason Dispute Date (UTC)
Dispute Evidence Due (UTC)
Invoice ID
Payment Source Type
Destination
Transfer
Interchange Costs
Merchant Service Charge
Transfer Group
email (metadata)
order_id (metadata)

Sofortüberweisung (Klarna)

Ab Version 18.3 kann man für Sofortüberweisung einen Live-Import einstellen:
:wawision:sofortueberweisung.png?
API Key eintragen:
Im Geschäftskonto unter dem Punkt Live-Import können Sie diesen wie folgt eingeben:
API_USER=>customerID;
API_KEY=>secretKey;
API_USER=> Ihre Kundennummer bei Klarna (Sofortüberweisung)
API_KEY=> einen gültigen API-Key (im Anbietermenü unter Weitere Dienste → API-Key einsehen)
optional könnte man noch die Variable API_DAYS eintragen:
API_DAYS=>n; 
API_DAYS=>n (mit n ist eine positive Zahl von 0 - 29 um den Zeitraum in Tagen die abgeholt werden sollen anzugeben. Standardwert ist 5)

Klarna

Ab Version 19.3 kann man für Klarna einen Live-Import einstellen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn im Klarna-Modul die Option "Behandeln wie Rechnung" eingestellt wurde :wawision:klarna-modul_rechnung.png? Wählen Sie als Kontoart einfach den Punkt Klarna: :wawision:kontoart_klarna.png? API Key eintrage:
:wawision:kontoart_klarna_credentials.png?
Im Geschäftskonto unter dem Punkt Live-Import können Sie diesen wie folgt eingeben:
API_USER=>customerID;
API_KEY=>secretKey;
API_USER=> Ihre Kundennummer bei Klarna (Sofortüberweisung)
API_KEY=> einen gültigen API-Key (im Anbietermenü unter Weitere Dienste → API-Key einsehen)
optional könnte man noch die Variable API_DAYS eintragen:
API_DAYS=>n; 
API_DAYS=>n (mit n ist eine positive Zahl von 0 - 29 um den Zeitraum in Tagen die abgeholt werden sollen anzugeben. Standardwert ist 5)

BS Payone

Administration => Einstellungen => Geschäftskonten Ab Version 19.3 kann man für BS Payone einen Live-Import einstellen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn im Payone-Modul die Option "Behandeln wie Rechnung" eingestellt wurde.
  • Payone Report für Kunden freischalten lassen
  • Report wird bei Payone via FTP auf Server oder lokal abgelegt
  • Diese Daten müssen in Xentral regelmäßig abgeholt werden
Wählen Sie als Kontoart den Punkt BS Payone: :wawision:kontoart_payone.png? FTP Verzeichnis hinterlegen:
:wawision:konto_payone_ftp.png?
Im Geschäftskonto unter dem Punkt Live-Import können Sie diesen wie folgt eingeben:
FTP_HOST=>192.165.0.21;
FTP_USERNAME=>username;
FTP_PASSWORD=>passwort;
FTP_PORT=>port;
FTP_DEBUG=>;
FTP_SSL=>1/0;
FTP_SUBDIR=>;
FTP_HOST=> Der Server wo die FTP Datei abgelegt wird
FTP_USERNAME=> Benutzername vom FTP Host
FTP_PASSWORD=> Passwort vom FTP Host
FTP_PORT=> Server Port, falls Port anders als Port 21, falls leer wird Port 21 verwendet
FTP_DEBUG=>
FTP_SSL=> Mit Angabe von 1 kann man SSL aktivieren, falls leer wird SSL nicht verwendet
FTP_SUBDIR=> Unterverzeichnis von wo die Datei von BS Payone abgelegt wird
optional könnte man noch die Variable API_DAYS eintragen:
API_DAYS=>n;
DAYS=>n;
TAGE=>n; 
API_DAYS (DAYS, TAGE)=>n (mit n ist eine positive Zahl von 0 - 29 um den Zeitraum in Tagen die abgeholt werden sollen anzugeben. Standardwert ist 5)

Kasse

Kassenbuch (Kasse)

Um ein Kassenbuch zu erzeugen, mit dem Bar-Transaktionen für die Buchhaltung erfasst werden können, wählen Sie folgende Einstellungen (siehe auch Screenshot):
  • Typ: Konto
  • Aktiv: auswählen
  • Keine E-Mail: auswählen
:wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_kasse.png

Arbeiten mit Kassenbüchern

Unter Buchhaltung → Kassenbuch → :wawision:icon_edit.png?20 kann auf Kassenbücher zugegriffen werden. Dort sehen Sie die Auflistung der Zahlungsbewegungen für das jeweilige Kassenbuch. Mit :wawision:icon_neu.png?30 erzeugen Sie manuell eine neue Buchung im Kassenbuch. Über den Button "Tagesabschluss jetzt durchführen" kann der Tagesabschluss für ein Kassenbuch erstellt werden. Im Reiter "Export" haben Sie die Möglichkeit die Buchungen eines Kassenbuches, innerhalb eines von Ihnen vorgegebenen Zeitraums, für Ihr Buchhaltungsprogramm zu exportieren. :wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_kassenbuch.png

POS (Kasse)



CSV-Import Feldeinstellungen

Felder und Einstellungen

Erklärung der Felder und Einstellungen, die für die Einrichtung eines CSV-Imports (Bankkonto oder individuelle CSV) relevant sind. Bei den Einstellungen ist der Typ des Kontos besonders wichtig. Für ein beliebiges Bankkonto wählen Sie "Konto (CSV Import)". Für ein Kassenbuch bzw. eine Kasse "Kasse". Für ein PayPal Konto "PayPal" oder "PayPal Plus". Einstellungen:
  • Bezeichnung → Interne Bezeichnung für das Konto. Diese Bezeichnung kann beliebig gewählt werden und wird an verschiedenen Stellen in der Oberfläche angezeigt
  • Typ → Typ des Kontos (Bankkonto: Konto (CSV-Import), PayPal-Konto, Kreditkartenanbieter, Kasse etc.)
  • aktiv → dieses Konto ist aktiv (in Verwendung) oder inaktiv (stillgelegt)
  • keine E-Mail → Der Kunde erhält keine automatische E-Mail-Benachrichtigung über den Eingang seiner Zahlung
  • Änderungen erlauben → Es dürfen Änderungen in den Kontoauszügen vorgenommen werden (nicht empfohlen, wird nur benötigt, wenn die Kontoauszüge von Hand eingegeben werden)
Bankverbindung (bei Typ Bank):
Bankdaten (werden für SEPA-Zahlungsverkehr und Lastschrift benötigt und sind hierfür Pflichtfelder)
  • Inhaber → Kontoinhaber für dieses Konto (keine Sonderzeichen, wenn der Sepa Zahlungsverkehr via XML verwendet wird)
  • BIC → BIC für dieses Konto (bei Bankkonten Pflichtangabe für Lastschrifteinzug und Sepa-Sammelüberweisung)
  • IBAN → IBAN für dieses Konto (bei Bankkonten Pflichtangabe für Lastschrifteinzug und Sepa-Sammelüberweisung)
  • BLZ → Bankleitzahl für dieses Konto
  • Konto → Kontonummer für dieses Konto
  • Gläubiger ID → Gläubiger ID für Bankkonten (bei Bankkonten Pflichtangabe für Lastschrifteinzug)
  • Lastschrift → Haken setzen um den Lastschrifteinzug zu aktivieren
  • (HBCI → nur in alten Versionen noch vorhanden)
  • (HBCI-Kennung → nur in alten Versionen noch vorhanden)
Konto (Buchhaltung)
  • Kontenrahmen → Nummer des Kontenrahmens für das Bankkonto (für den Export der Auszüge); je nach Kontenrahmen z.B. 1800, 1700 etc.
CSV-Import:
  • CSV-Import → Eingabemaske für den CSV-Import (Beispiel siehe CSV-Import-Einstellungen)
  • Erste Datenzeile → erste Zeilennummer in der echte Daten stehen (Bsp. für Daten ab Zeile 1: "1"). Sofern es eine Beschriftungszeile gibt, ist die erste richtige Datenzeile meist Zeile 2 (anzugeben dann "2")
  • Kodierung → Im Standard auf UTF8 Encode stellen, um die Umlaute korrekt zu übertragen
  • Trennzeichen → Strichpunkt oder Komma. Das Trennzeichen ist in der CSV Datei über einen Texteditor ersichtlich
  • Maskierung → Anführungszeichen oder keine Maskierung. Die Maskierung ist in der CSV Datei über einen Texteditor ersichtlich
  • Letzte Zeilen ignorieren → im Standard eine "0" eintragen, es sei denn der Kontoauszug enthält am Ende weitere Informationszeilen, die nicht mehr zu den Einzelbuchungen gehören. Hierzu als Zahl angeben, wie viele Zeilen am Ende ignoriert werden sollen
  • Datum → Spalte, in der das Datum steht.
  • Eingabeformat → Format, wie das Datum in Ihrer CSV-Datei angegeben ist (Meist Datum dd.mm.yyyy dann: %1.%2.%3)
  • Ausgabeformat → Format, wie es für Xentral ausgegeben wird (im Standard: %3-%2-%1)
  • -->>>> Bsp. für Eingabe und Ausgabe: 24.12.2016 in CSV entspricht Eingabeformat %1.%2.%3 und Ausgabeformat %3-%2-%1 (Ausgabe muss immer auf diese Format gebracht werden YYYY-MM-DD). Weiteres Beispiel: Ist das Eingabeformat folgendermaßen: 08/11/2016 11:12:45 wird dieses mit Variablen so dargestellt: %1/%2/%3 %4:%5:%6. Das Ausgabeformat bleibt %3-%2-%1 (die Uhrzeit wird in der Ausgabe abgeschnitten)
  • Betrag → Spalte, in der der Betrag steht (nur dieses Feld, wenn der Betrag in einer Spalte steht)
  • Extra Haben u. Soll → wird benötigt (Haken setzen und Spalte für Haben und Soll angeben), sofern der Betrag auf 2 Spalten aufgeteilt ist nach Haben und Soll
  • Haben → Spalte, in der der Betrag für HABEN steht (Voraussetzung: Haken bei "Extra Haben u. Soll" gesetzt)
  • Soll → Spalte, in der der Betrag für SOLL steht (Voraussetzung: Haken bei "Extra Haben u. Soll" gesetzt)
  • Buchungstext → Spalte(n), in der der Buchungstext steht. Besonderheit: für den Buchungstext können mehrere Spalten zusammengesetzt werden. Beispiel: 5+11+3+8+12+18+14. Bitte beachten: relevanteste Informationen für den Buchhaltungsexport nach vorne stellen, denn hier werden oft zu lange Texte abgeschnitten. Um möglichst viele relevante Informationen in eine separate Buchhaltungssoftware (z.B. Datev) zu importieren empfiehlt sich z.B. folgende Reihenfolge: Absender Name + Buchungstext + Referenznummer + Lastschriftinformationen + Sonstige Felder + ... + ...
  • Währung → Spalte, in der die Währung steht
  • Haben/Soll Kennung → Separate Spalte, die festlegt, ob der Betrag Haben oder Soll ist (z.B. eine extra Spalte, in der die Information "H" oder "S" zu finden ist)
  • Markierung Eingang → Zeichen für "Haben" z.B. "H" oder "+" (Voraussetzung: Spaltenangabe für "Haben/Soll Kennung")
  • Markierung Ausgang → Zeichen für "Soll" z.B. "S" oder "-" (Voraussetzung: Spaltenangabe für "Haben/Soll Kennung")



Bankkonto mit CSV

Einstellungen für ein Beispiel-Bankkonto (CSV Import):
:wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_bankkonto.png?direct Aufruf Beispiel-Bankkonto:
Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:icon_edit.png?20
Einstellungen Deutsche_Bank.csv (Stand 04/2017):
:wawision:geschaeftskonten_bankkonto_001.png?direct
  • Feld "Buchungstext": 4+5+8+9+10+6+7+3
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Bank die Einstellungen ggf. von Zeit zu Zeit minimal ändert. Beispiel der CSV-Einstellungen und einer CSV-Datei:
In diesem einfach gehaltenem Beispiel sehen Sie die CSV-Einstellungen des angelegten Geschäftskontos mit der dazugehörigen CSV-Datei.
:wawision:geschaeftskonto_csv-einstellungen.png Beispieldatei :wawision:zahlungseingang_csv-datei.png

S-Firm Version 4.0 (CSV)

S-Firm ist die empfohlene E-Banking-Software für Geschäftskunden der Sparkassen.
Hier gibt es eine Besonderheit: Positive und negative Buchungen werden nicht durch ein +/- im Betragsfeld oder eine eigene Spalte Einzahlung/Auszahlung unterschieden, sondern durch die Buchstabe "S" und "H" hinter dem Betrag.
So können Sie ein Konto mit S-Firm einstellen: :wawision:s-firm_geschaeftskonto.png Im Bereich "CSV-Import" können Sie anschließend mit den Feldern Markierung Eingang oder Markierung Ausgang festlegen, nach welchen Zeichen Xentral in der Betragsspalte suchen soll, um die Buchungen zuzuordnen (Zahlungsein oder -ausgang). :wawision:geschaeftskonto_markierung_ein_ausgang.png

Kreditkarten-Konto mit CSV

Der Import der Kreditkarten Kontoauszüge funktioniert analog zu anderen Konten. Je nach Anforderung variieren hier nur die Einstellungen der CSV Felder in Xentral. Folgende Einstellungen zeigen z.B. ein Kreditkartenkonto: :wawision:geschaeftskonten_einrichten_und_verwenden_neuanlegen_kreditkarte.png

Konto: Bank per FinTS (API) (veraltet, bitte nicht verwenden!)

In diesem Beispiel werden die Einstellungen gezeigt. Folgende Einstellungen sind relevant:
  • (Optional: Bankverbindung (bei Typ Bank) → wenn von diesem Konto auch wegüberwiesen werden oder ein Lastschrifteinzug erfolgen soll (XML über Xentral))
  • Live-Import → Einstellungen für FinTS
  • (Optional: Startwert für Konto → hier kann der Kontostand mit eingesehen werden)
Hinweis: Die CSV Einstellungen werden nur benötigt, sofern der Typ CSV für den manuellen Upload Import verwendet werden soll (Anleitung siehe unten). Im Folgenden werden die Einstellungen nochmals einzeln aufgeführt:
Einstellungen:
:wawision:konto_fints_004.png?direct
Bankverbindung (bei Typ Bank):
:wawision:konto_fints_005.png?direct
Konto (Buchhaltung):
:wawision:konto_fints_006.png?direct
CSV-Import:
(bei FinTS nicht auszufüllen!)
Live-Import:
Diese Daten und Einstellungen werden für das Abholen der Kontodaten benötigt: :wawision:konto_fints_007.png?direct
  • Für den Live-Import bei FinTS den Haken bei "Live-Import aktiv" setzen
  • Die Bank-Daten in das Feld eintragen → Erklärung s.u.
  • Speichern
  • Passwort setzen
Diese Bankdaten werden benötigt, um die Anbindung vorzunehmen:
  • FHP_BANK_URL=>https://bankurl.de/;** → URL der Bank für PIN/TAN Verfahren
  • FHP_BANK_PORT=>443; → der Bankport vom Webdienst (meist 443)
  • FHP_BANK_CODE=>XXXXXXXX; → Bankleitzahl Ihrer Bank
  • FHP_ONLINE_BANKING_USERNAME=>XXXXXXXXXXX; → Anmeldename von Online Banking
  • FHP_ONLINE_BANKING_PIN=>{PASSWORT}; → feste Einstellung: Variable für das Passwort (keine Sonderzeichen und Umlaute)
  • API_DAYS=>10; → optional: Abholung der letzten X Tage (in diesem Beispiel 10 Tage)
  • FHP_BANK_UNTERKONTO=>0;optional, nur angeben, wenn es sich um ein Unterkonto handelt: Abholung des ersten Kontos (sofern nicht automatisch das richtige abgeholt wird)
FHP_BANK_URL=>https://bankurl.de/;
FHP_BANK_PORT=>443;
FHP_BANK_CODE=>XXXXXXXX;
FHP_ONLINE_BANKING_USERNAME=>XXXXXXXXXXX;
FHP_ONLINE_BANKING_PIN=>{PASSWORT};
FHP_DAYS=>10;
FHP_BANK_UNTERKONTO=>0;
Bank URL
Die Bank URL kann über folgende Webseite für die jeweilige Bank ermittelt werden:
FHP_BANK_URL=>https://bankurl.de/;** → die Bank URL erhalten Sie über diese Seite: https://www.hbci-zka.de/institute/institut_auswahl.htm (PIN/TAN → URL für das PIN/TAN Verfahren)
Hinweis: Sollte der Link nicht funktionieren, bitte Ihre Bank direkt für die Bank URL kontaktieren. :wawision:geschaeftskonto_fints_bankurl.png?direct&400 Unterkonto:
Die Auswahl für das Unterkonto ist optional und nur notwendig, sofern die Auswahl nicht über den Username vorgenommen wird. Folgende Unterteilung kann vorgenommen werden: FHP_BANK_UNTERKONTO=>
  • 0 = standard Konto
  • 1 = nächstes Konto
  • 2 = übernächstes Konto
  • ...
Abholen ab Tag X:
Ab Version 17.3 gibt es die Möglichkeit anzugeben, dass die Buchungen erst X Tage nach dem Buchungsdatum importiert werden sollen:
Bsp: Erst nach 2 Tagen abholen:
API_DAYS_WAIT=>2;
Startwert für Konto:
:wawision:konto_fints_008.png?direct
Passwort setzen: Geben Sie Ihr Passwort ein, indem sie auf den Button "Passwort setzen" klicken und das Passwort eingeben. Das Passwort wird bei der Eingabeverschlüsselt dargestellt und das Feld nach dem Speichern geleert. Wenn Sie sich nicht mehr sicher sind, ob das Passwort richtig ist, geben Sie es erneut ein. Das Passwort setzen ist ein eigenes Recht in der Benutzerverwaltung. Wichtig: Das Passwort darf nur 1 Sonderzeichen enthalten, sonst funktioniert der Live-Import nicht. :wawision:konto_fints_003.png?direct TestUm das Verfahren zu testen, gehen Sie nach dem Speichern bitte zu: Buchhaltung → Zahlungseingang → Import → Live-Import Beispieleinstellung:
:wawision:konto_fints_001.png?direct
:wawision:konto_fints_002.png?direct

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