Briefkopf und Briefpapier

Briefpapier

Hauptmenü: Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf

Briefpapier einrichten

Der Reiter 'Briefkopf' bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Firmen-Briefpapiers. Sie können ihr Briefpapier mit einem frei gestalteten Header und Ihrem Firmenlogo versehen. Darüber hinaus können Sie diverse Abstände und Einrückungen festlegen. Ein Footer, der zum Beispiel Ihre Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigurieren. Ergänzend, oder Alternativ, können Sie ein vorgefertigtes PDF-Briefpapier als Hintergrund für Ihre Geschäftsbriefe importieren. Damit ist jede Art der Gestaltung möglich. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, sichern Sie diese mit Hilfe des 'Speichern'-Buttons am Ende der Seite.

Beispielvorlage Briefpapier Einstellungen

Anbei finden Sie die Einstellungen für ein Standard Briefpapier:
:wawision:briefkopf_19_001.png?direct&

Absender:

Absender einblenden → Absenderadresse auf dem Briefpapier einblenden (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1 verwendet wird). Optional: "unterstrichen" aktivieren

PDF Grundeinstellungen:

HTML in Briefkopf und Text erlauben → aktiviert den erweiterten Texteditor. Dadurch können im Briefpapier auch "fett, kursiv, etc." erkannt werden
Schriftart → einbinden eigener Schriftarten → Upload im Bereich "Schriftart hochladen" s.u.
Knickfalz ausblenden → blendet den Knickfalz auf dem Briefpapier aus (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1+2 verwendet wird)
Barcode einblenden → Barcode mit der Belegnummer einblenden (Belege Scan Möglichkeit z.B. in der Logistik)
Barcode Header Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben zu Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)
Barcode Header Abstand Links → Abstand für Barcode nach links unter Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)
Barcode Footer Abstand Links → Abstand für Barcode nach links im Footerbereich
Barcode Footer Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben im Footerbereich
Seitennummerierung und Belegnr. → Seitennummer und Belegnummer anzeigen auf Belegen
Werte: L=links, R=rechts oder C=zentriert → Ausrichtung der Seeiten- und Belegnummer
Ausrichtung an Tabelle → Ausrichtung Seitennummer bündig mit Artikeltabelle
Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen →
Artikelbeschreibung geht über die komplette Breite → den Platz komplett ausnutzen auf dem Beleg, auch unterhalb von Steuer, Einheit, Rabatt und Gesamtsumme
Lange Artikelnummern im Briefpapier → Artikelbezeichnungen werden im Briefpapier unterhalb der Artikelnummern angezeigt, weil die Spaltenbreiten sonst nicht ausreichen
Breite Position → Breite der Positions-Spalte in der Artikeltabelle
Breite Nummer → Breite der Nummer-Spalte in der Artikeltabelle
Breite Menge → Breite der Mengen-Spalte in der Artikeltabelle
Breite Artikel → Breite der Artikel-Spalte in der Artikeltabelle
Breite Steuer → Breite der Steuer-Spalte in der Artikeltabelle
Breite Einheit → Breite der Einheit-Spalte in der Artikeltabelle
Subpositionen in Gruppen → Numerierung z.B: 1.1
Subpositionen in Stücklisten → Numerierung z.B: 1.1
Stücklisten einrücken → einrücken im mm
Gesamtsumme ohne Doppelstrich → Gesamtbetrag ohne doppelte Unterstreichung auf Belegen

Formatierung:

Schriftgröße Betreffzeile:
Schriftgröße Tabellenbeschriftung:
Schriftgröße Artikel Beschreibung:
Schriftgröße Infobox:
Schriftgröße Empfänger:

Schriftgröße Dokumententext:
Schriftgröße Tabelleninhalt:
Schriftgröße Freitext:
Schriftgröße Brieftext:
Schriftgröße Absender:
Schriftgröße Gesamt:
Schriftgröße Steuer:

Abstand Empfänger oben/unten (verschieben +- in mm):
Abstand Empfänger links (absolut in mm):
Abstand Betreffzeile oben/unten (verschieben +- in mm):
Abstand Artikelname zu Beschreibung (in mm):
Abstand Seitenrand Links / Rechts:
Abstand Seitennummer Unten:
Abstand Gesamtsumme Links:

Abstand Infobox oben/unten (verschieben +- in mm):
Abstand Infobox rechts/links (verschieben +- in mm):
Ausrichtung Infobox Text (L oder R und optional Spaltenbreite L;30;40 oder R;30;40):
Abstand Artikeltabelle oben/unten (verschieben +- in mm):
Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben (in mm):
Abstand Umbruch unten:

Freitext 1 + 2:

Einblenden:
Abstand Links (absolut in mm):
Abstand Oben (absolut in mm):
Schriftgröße:
Breite (in mm):
Inhalt

Fusszeile: Hintergrund: Schriftart hochladen:

Bezeichnung: (Es sind nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minus erlaubt)
Schriftschnitt Normal:
Schriftschnitt Kursiv:
Schriftschnitt Fett:
Schriftschnitt Fettkursiv:

Freitext auf Briefpapier

Ab Version 17.3 gibt es Freitexte, die man mit Texten und Variablen frei auf dem Briefpapier positionieren kann: :wawision:briefpapier_freitexte.png

Hinweis: Ab 17.4 kann man diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt übersetzen unter Administration => Einstellungen => Übersetzungen.

Formeln im Freitextfeld

Es ist auch möglich Formeln für die Freitextfelder zu hinterlegen. :wawision:briefkopf_freitextfeld_formeln.png

Upload: Briefpapier und Logo

In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie in Xentral ein Briefpapier und ein Logo hochladen können:

Beispiel Kollision Artikelnummer und -name

In den Grundeinstellungen des Briefpapiers können Sie die Breite der einzelnen Elemente der Artikeltabelle anpassen. So können zum Beispiel Kollisionen der Artikelnummer mit dem Artikelnamen/bezeichnung durch Anpassung der Breite vermieden werden. :wawision:briefkopf_einstellungen_kollision_nr_name.png

:wawision:briefkopf_einstellungen_kollision_nr_name.png

Um die Breite anzupassen, verkleinern Sie einfach die Werte der nicht relevanten Elemente, unter Admin-->Einstellungen-->Grundeinstellungen im Reiter Briefkopf wie folgt. :wawision:briefkopf_positionen_anpassne.png

:wawision:briefkopf_positionen_anpassne.png

Lange Artikelnummern

Ab der Version 16.3 ist es Ihnen über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können Sie lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg anzeigen lassen.

Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren

:wawision:briefkopf_lange_artikelnummern.png

Absenderzeile verschieben

Die Absenderzeile (Ihre eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.

Hintergrund

Logo

Logo Anordnung

Anordnung des Logos auf dem Briefpapier

:wawision:musterlogo_briefpapier_ausschnitt.png

Mustergrößen

Je nach Größe und Farbgebung kann das Logo in verschiedenen Größen hinterlegt werden. Sehr gute Ergebnisse lassen sich z.B. mit folgenden Abmessungen erzielen:

Logo Bildgröße 800 × 256

Für feingliedrige Logos können auch folgende Abmessungen verwendet werden:

Logo Bildgröße 1163 × 372

Zentriertes Logo

Für ein zentriertes Logo oben am besten folgende Einstellungen wählen:

dunkelgraue Box: Logo
hellgraue Box: gesamte Bildgröße (Hintergrund bestenfalls transparent)

Dieses Logo kann zu Testzwecken direkt ausprobiert werden. Bitte vorher in .jpg umwandeln
:wawision:musterlogo_zentriert_logo.png?500

So sieht das Logo dann auf dem Briefpapier aus
:wawision:musterlogo_briefpapier_demo.png

PDF als Hintergrund

Für spezielle Layouts kann ein ganzes PDF als Hintergrund verwendet werden.Folgende Blöcke können aus dem Standard verwendet werden:

Absender
Knickfalz
Seitennummerierung
Barcode
Footer

Definiert werden kann eine erste Seite und bei Bedarf auch alle Folgeseiten (z.B. wenn die Absenderzeile direkt auf Seite 1 im PDF fest eingefügt ist)

Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern

:wawision:grundeinstellungen_briefpapier_zweiteseite.png

Rechtsbündiges Logo

Für ein rechtsbündiges Logo fügen Sie bitte ein PDF als Hintergrund ein.Das bloße Logo ist nur im Bereich der grauen Box möglich.

Kein Hintergrund

wird nur benötigt, wenn:

kein Logo verwendet werden soll
alle Ausdrucke auf Papier erfolgen
jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt

Vorschau für Briefpapier

Zur Vorschau kann ein Dokument angelegt werden.Zum Beispiel ein Auftrag: Verkauf → Auftrag → :wawision:icon_neu.png?35

Solange der Auftrag nicht freigegeben wird, bleibt er im Entwurfsmodus. D.h. das Dokument erhält er noch keine fortlaufende Nummer und kann wieder komplett gelöscht werden:

→ löschen oder stornieren

Das Briefpapier kann über die Vorschau oder über das PDF-Icon geprüft werden:

→ PDF-Aufruf

Ladezeit des Briefpapiers

Die Vorschau kann geprüft werden über "Verkauf → Auftrag → NEU" Einen neuen Auftrag anlegen und direkt in das Tab Vorschau klicken. (Adresse muss für diesen Test nicht eingegeben werden)

Ohne PDF Hintergrund sollte die Vorschau unmittelbar da sein.
Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.

Hinweis: Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein, als 100 KB. Sonst kommt es zu längeren Ladezeiten und automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen. Ab Version 17.4 wurde ein Warnhinweis eingefügt. :wawision:briefpapier_warnung_groesse.png

:wawision:briefpapier_warnung_groesse.png

Verschiedene Briefpapiere

Briefpapier ausblenden

Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden.

kein Briefpapier → Haken setzen und speichern

Info: es werden nur PDF und/oder Logo ausgeblendet. Der Footer und die Adresszeile in den festen Einstellungen bleiben erhalten. :wawision:projekte_briefpapier_005.png?

Hinweis:Sollten Sie in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" (= Briefpapier für Angebot ausblenden) gesetzt haben, so wird im jeweiligen Dokument z.B. beim Angebot (beim Neu anlegen) dieser Haken automatisch gesetzt. Sie können das Briefpapier dann wieder einblenden, indem Sie diesen Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernen + speichern.

Briefpapier pro Projekt

Für jedes Projekt kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden.

Einstellungen

Seit Version 16.3 sind die Einstellungen für das Briefpapier sind zu finden bei: Stammdaten → Projekte → :wawision:icon_edit.png?20

→ Einstellungen → Grundeinstellungen

Eigenes Briefpapier für Projekt → Haken setzen
Beschriftung (mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten) → optional: Adresszeile und Footer kann aus den Standardeinstellungen übernommen werden. Andernfalls wird nur das PDF Briefpapier gezogen

Briefpapier als PDF bei "Dateien" hochladen
ggf. Seite 1 und 2 abweichend (wegen Adresszeile)

Eigene Schriftarten einfügen

Schriftart einfügen

Ab der Version 19.1

wurde das einfügen von ttf-Schriften noch einfacher. Sie können nun wie folgt vorgehen und Schriftarten hochladen: 1. TTF Dateien umbenennen
Diese müssen in 4 Varianten vorliegen:

Medium (normal)
MediumOnlique (normal mit kursiv)
Heavy (fett)
HeavyOblique (fett mit kursiv)

Diese Dateien müssten wie folgt umbenannt werden (für Schriftart können Sie den Namen Ihrer Schriftart in Kleinbuchstaben nehmen):

Normal => schriftart.ttf
Normal mit Kursiv => schriftartI.ttf
Fett => schriftartB.ttf
Fett mit Kursiv => schriftartBI.ttf

Beispiel für die Schriftart FuturaLTPro: FuturaLTPro.ttf, FuturaLTProI.ttf, FuturaLTProB.ttf; FuturaLTProBI.ttf 2. Laden Sie die TTF Dateien in Xentral
indem Sie die Schriftart im unteren Bereich der Grundeinstellung laden: Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Schriftart hochladen. :wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf.png

:wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf.png

3. Schriftart in Xentral als Standard eintragen
Tragen Sie unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Schriftart den von Ihnen gewählten Namen der Datei (normal) ein und speichern Sie. In unserem Fall war das 'FuturaLTPro'.
:wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf_futural.png

:wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf_futural.png

Hinweis: Um Sonderzeichen aus anderen Sprachen (z.B. Kyrillisch) darzustellen reicht es auch die Schriftarten DejaVuSans, DejaVuSansCondensed oder DejaVuSansMono direkt ab Schritt 3 einzutragen. Die Dateien sind bereits im unifont Ordner vorhanden (Schritt 1&2 sind deswegen nicht nötig).

Vorgehensweise bis zur Version 18.4:

1. TTF Dateien umbenennen
Diese müssen in 4 Varianten vorliegen:

Medium (normal)
MediumOnlique (normal mit kursiv)
Heavy (fett)
HeavyOblique (fett mit kursiv)

Diese Dateien müssten wie folgt umbenannt werden (für Schriftart können Sie den Namen Ihrer Schriftart in Kleinbuchstaben nehmen):

Normal => Schriftart.ttf
Normal mit Kursiv => SchriftartI.ttf
Fett => SchriftartB.ttf
Fett mit Kursiv => SchriftartBI.ttf

Beispiel für die Schriftart FuturaLTPro: FuturaLTPro.ttf, FuturaLTProI.ttf, FuturaLTProB.ttf; FuturaLTProBI.ttf 2. TTF Dateien auf den Server schieben -> dieser Schritt entfällt ab der Version 19.1
Die Dateien müssen danach auf dem Server in den unifont Ordner gelegt werden.
Vom Xentrals-Hauptordner aus geht die Ordnerstruktur => www => lib => pdf => font => unifont 3. Schriftart in Xentral als Standard eintragen
Tragen Sie unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Schriftart den von Ihnen gewählten Namen der Datei (normal) ein und speichern Sie. In unserem Fall war das 'FuturaLTPro'.
:wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf_futural.png

Hinweis: Um Sonderzeichen aus anderen Sprachen (z.B. Kyrillisch) darzustellen reicht es auch die Schriftarten DejaVuSans, DejaVuSansCondensed oder DejaVuSansMono direkt ab Schritt 3 anzubinden. Die Dateien sind bereits im unifont Ordner vorhanden (Schritt 1&2 sind deswegen nicht nötig).

Subpositionen in Gruppen

Sie haben auch die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.

Einstellung im Briefpapier

Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Grundeinstellungen
Markieren Sie die Option: "Subpositionen in Gruppen"
:wawision:briefkopf_subpostionen_haken.png?direct

:wawision:briefkopf_subpostionen_haken.png?direct

Gruppenüberschrift in den Positionen

Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, gehen Sie unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen":
:wawision:briefkopf_subpostionen_spezialfeld_button.png?direct

Danach können Sie die Artikel hinzufügen. In unserem Beispiel grenzen wir 2 Stücklisten voneinander ab:
:wawision:briefkopf_subpostionen_spezialfeld_positionen.png?direct

:wawision:briefkopf_subpostionen_spezialfeld_positionen.png?direct

Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern:
:wawision:briefkopf_subpostionen_vorschau.png?direct

Subpositionen in Stücklisten

Ab Version 18.1 (bzw. 18.3 für die mehrstufige Darstellung) gibt es in den Briefkopf-Einstellungen auch folgende Optionen :wawision:briefpapier_subposition_stueckliste.png

:wawision:briefpapier_subposition_stueckliste.png

Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt:
:wawision:briefpapier_subposition_stueckliste_beleg.png

Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich:
:wawision:briefpapier_subsubposition_stueckliste_beleg.png

:wawision:briefpapier_subsubposition_stueckliste_beleg.png

Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden:
:wawision:briefpapier_unterstueckliste_in_auftrag_aufloesen.png

:wawision:briefpapier_unterstueckliste_in_auftrag_aufloesen.png

Ansprechpartner im Adressblock ausblenden

Ab Version 17.2:
Unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System gibt es dazu folgende Option: :wawision:briefkopf_ansprechpartner_ausblenden.png

:wawision:briefkopf_ansprechpartner_ausblenden.png

FAQs

Frage:

Wie ändere ich auf Dokumenten die Schriftgrößen von Gesamtsumme und Steuersatz?

Antwort:

Sie können im Briefpapier bei den Schriftgrößen folgende Felder anpassen:

Schriftgröße Gesamt
Schriftgröße Steuer

Info: Bitte beachten Sie, dass bei einer individuellen Schriftart diese Größen unterstützt werden. In der Browser Standard Schriftart werden die verschiedenen Typen in der Regel unterstützt (Schriftgrößen, Fett, Kursiv, etc.) Frage: Im Briefpapier lassen sich manche Sonderzeichen nicht darstellen, was könnte das sein?
Sie können folgendes prüfen:

Ist im Briefpapier die UTF8 Kodierung gesetzt (Haken)
Die Datenbank muss auf UTF8 stehen
Evtl. haben Sie eine alte Klasse: man muss in conf/ in der Datei user_defined.php den Wert define('USEFPDF2',true);

Frage: Wie kann ich mein Logo im Briefpapier oben rechts ausrichten ?
Um das Logo oben rechts auf dem Briefpapier anzuordnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument
Fügen Sie das Logo als Grafik ein und richten diese rechtsbündig aus
Exportieren Sie das Dokument als PDF und laden Sie diese im Anschluss in Xentral hoch

Frage: Die E-Mail Adresse des Bearbeiters wird in der Infobox oben rechts auf dem Beleg abgeschnitten, was kann ich tun?
Man kann unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf die folgenden Werte anpassen:

Abstand Infobox rechts/links => z.B. -5 eintragen, um es nach links zu schieben.
Ausrichtung Infobox Text => z.B. L;30;40 um die 2. Spalte größer zu gestalten.

Frage: Wie kann ich automatisch das Briefpapier bei Papierrechnungen ausblenden lassen oder das Briefpapier bei elektronischen Dokumenten einblenden lassen?
Wenn Sie das Briefpapier automatisch im Versand weglassen möchten, es aber bei elektronischem Versand eingeblendet benötigen, dann können Sie das Briefpapier im Drucker auch "abstellen". Somit wird für Drucker X ohne Briefpapier gedruckt, für Drucker Y mit Briefpapier.
Das Briefpapier kann im Standard entweder eingeblendet (keine Einstelloption notwendig) oder ausgeblendet werden (Einstelloption in den Systemeinstellungen: Grundeinstellungen → Textvorlagen) → dies ist aber für die manuelle Einstellung gedacht. Die Einstellung finden Sie direkt im Drucker.