Briefkopf und Briefpapier

  • Briefpapier
Es gibt in Xentral umfangreiche Möglichkeiten das eigene Briefpapier zu gestalten. Man kann einen eigenen PDF-Hintergrund mit Logo und Footer hinterlegen und diverse Abstände und Positionierungen von Elementen auf Belegen einstellen. Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Briefkopf

Briefpapier hinterlegen

Die einfachste Möglichkeit ein Logo und Footer zu hinterlegen ist über ein PDF-Hintergrund.
  • Leeres Dokument in Word oder ähnlichem Programm erstellen
  • Logo und Footer dort einfügen
  • Als PDF exportieren
  • In Xentral das PDF als Hintergrund hinterlegen
Weiterführende Informationen: PDF als Hintergrund

Aufbau zum Einstellen des Briefpapiers

Vorraussetzungen:
  • Eine Kunden-Adresse in den Stammdaten
  • 1 - 2 Artikel zum Einfügen in der Artikeltabelle
Ablauf:
  1. Erstellen eines Beleg-Entwurfs (z.B. Angebot) - einen Entwurf kann man jederzeit wieder löschen
  2. Übernehmen der Kunden-Adresse und Einfügen von 1-2 Positionen
  3. Öffnen der Briefkopf-Einstellungen in einem neuen Browser-Tab
  4. Änderung der Briefkopf-Einstellungen und anschließendem Wechsel der Untertabs Positionen und Vorschau im Beleg um die Ergebnisse zu prüfen
:wawision:briefpapier_tab_wechseln2.png

Elemente auf dem Briefpapier

Viele Elemente auf dem Briefpapier lassen sich anpassen. :wawision:briefpapier_elemente2.png Hinweis:
Das Briefpapier ist standardmäßig schon komplett eingestellt und kann in den meisten Fällen unverändert übernommen werden. Die nachfolgenden Optionen sind darüber hinaus eine Auflistung aller optionalen Einstellungs-Möglichkeiten für die einzelnen Elemente, falls doch etwas angepasst werden soll.

1. Logo

Das Logo fügt man am Besten als PDF Hintergrund ein.
PDF als Briefpapier hinterlegen

2. Absender

Der Absender kann ebenfalls auf dem PDF Hintergrund hinterlegt sein. Alternative ohne PDF-Hintergrund:
Absender einblenden in den Absender-Optionen aktivieren. Briefkopf-Einstellungen → Absender:
  • Absender einblenden → Absender wird auf dem Beleg angezeigt
  • unterstrichen → Absender wird auf dem Beleg unterstrichen
Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Schriftgröße Absender → Schriftgröße für den Absender
  • Abstand Empfänger oben/unten → Positionierung des Absenders & Empfängers vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Empfänger links → Positionierung des Absenders & Empfängers horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links

3. Empfänger

Der Empfänger wird automatisch aus dem Beleg mit den Adressdaten übernommen. Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Schriftgröße Empfänger → Schriftgröße für den Absender
  • Abstand Empfänger oben/unten → Positionierung des Empfängers & Absenders vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Empfänger links → Positionierung des Empfängers & Absenders horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links
Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System:
  • Adresse Typ im Dokument → Zeigt den Adress-Typ (Herr, Frau, Firma, eigenen Typ) in der ersten Zeile des Adressblocks auf dem Beleg an (AN, AB, RE, LS, GS)
  • Rechnung / Gutschrift Ansprechpartner → Der Ansprechpartner wird auf dem Beleg in der Rechnung und Gutschrift in der 2. Zeile im Adressblock ein / ausgeblendet
  • Angebot / Auftrag / Bestellung Ansprechpartner → Der Ansprechpartner wird auf dem Beleg im Angebot, Auftrag und Bestellung in der 2. Zeile im Adressblock ein / ausgeblendet

4. Infobox

Standardmäßig werden pro Belegart verschiedene Informationen in der Infobox angezeigt.
Darüber hinaus gibt es zusätzliche Optionen, die angehakt werden können. Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen
  • Abstand Infobox oben/unten → Positionierung der Infobox vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Infobox rechts/links → Positionierung der Infobox horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links
  • Ausrichtung Infobox Text → L = linksbündig - R = rechtsbündig - Optional Spaltenbreite angeben: L;30;40 = Linksbündig + 1. Spalte = 30 Millimeter breit + 2. Spalte = 40 Millimeter breit
Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System:
  • Dokumente Bearbeiter ausblenden → Blendet den Bearbeiter aus
  • Bearbeiter Telefon im Dokument → Telefonnummer des Bearbeiter wird dargestellt - einzustellen in der Stammdaten-Adresse des Benutzers
  • Bearbeiter E-Mail im Dokument → E-Mail des Bearbeiter wird dargestellt - einzustellen in der Stammdaten-Adresse des Benutzers
  • Dokumente Beschriftung Bearbeiter → Die Bezeichnung "Bearbeiter" kann hier umbenannt werden
  • Dokumente Vertrieb ausblenden → Blendet den Vertriebs-Mitarbeiter aus
  • Dokumente Beschriftung Vertrieb → Die Bezeichnung "Vertrieb" kann hier umbenannt werden
  • Projekt in Dokument → Die Projekt-Kennung wird dargestellt. (AN, AB, RE, LS, GS, BE)
  • Beschriftung Internetnummer → Die Bestellnummer aus dem Shop (Internetnummer) wird dargestellt.
  • Dokumente Beschriftung Internetnummer → Die Bezeichnung "Internetnummer" kann hier umbenannt werden
  • Beschriftung Kundennummer → Die Bezeichnung "Kundennummer" kann hier umbenannt werden
  • Dokumente Beschriftung Bestellnummer → Die Bezeichnung "Bestellnummer" kann hier umbenannt werden
Alternative: Belege Infoboxen von Grundauf selber einstellen
Weiterführende Informationen: Belege Infoboxen

5. Betreff

Dieser setzt sich aus der Belegart & Belegnummer zusammen. Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Schriftgröße Betreffzeile → Schriftgröße für den Betreff
  • Abstand Betreffzeile oben/unten → Positionierung der Infobox vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen
Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System:
  • Beschriftung Abweichend "..." → Alternative Beschriftung für den Beleg - auswählbar direkt in den Beleg-Details. Möglich für AN, AB, LS, RE, GS, BE, Proformarechnung. Z.B. "Stornorechnung" statt "Gutschrift".

6.Textvorlage vor der Artikeltabelle

Der Text vor der Artikeltabelle wird in den Textvorlagen pro Belegart hinterlegt & zusätzlich im Kopftext jedes einzelnen Belegs. Weiterführende Info zu Textvorlagen:Textvorlagen hinterlegen Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Schriftgröße Dokumententext → Schriftgröße für den Text vor der Artikeltabelle
  • Abstand Artikeltabelle oben/unten → Positionierung des Texts vor der Artikeltabelle, die Artikeltabelle selbst und der Text nach der Artikeltabelle als eine Einheit vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen

7. Artikeltabelle

Die Artikeltabelle wird befüllt durch die Belege-Positionen. Briefkopf-Einstellungen → PDF Grundeinstellungen:
  • Artikelbeschreibung geht über die komplette Breite → Die Artikelbeschreibung bricht nicht in der Artikel Spalte um, sondern verläuft weiter unterhalb der Spalten, die rechts folgen (Menge, Steuer, etc.) um den Platz voll auszunutzen.
  • Lange Artikelnummern im Briefpapier → Die Artikelnummer schreibt auch in die Artikel-Spalte daneben. Der Inhalt der Artikelspalte (Name, Artikelbeschreibung, etc.) rutscht dafür eine Zeile runter um Platz für die lange Artikelnummer zu schaffen.
  • Breite Position → Breite der Positions-Spalte. Zeigt die Nummerierung der Positionen an.
  • Breite Nummer → Breite der Artikelnummer-Spalte. Wenn die Option mit langen Artikelnummern gesetzt ist, braucht diese Spalte nicht so groß sein.
  • Breite Menge → Breite der Mengen-Spalte. Zeigt die Menge der eingefügten Position an.
  • Breite Artikel → Breite der Artikel-Spalte. Zeigt Artikelname, Artikelbeschreibung und optional diverse Zusatz-Infos an wie Freifelder, Chargen, MHD etc. Ebenfalls die Option zur Artikelbeschreibung über die komplette Breite beachten.
  • Breite Steuer → Breite der Steuer-Spalte. Diese kann in den Steuer-Optionen in den Grundeinstellungen ausgeblendet werden.
  • Breite Einheit → Breite der Einheiten-Spalte. Diese kann in den Systemeinstellungen eingeblendet werden.
Hinweis: Die Gesamtbreite sollte eingehalten werden, da sonst die Tabelle verschoben ist. Bedeutet: Wenn man eine Spalte vergrößert/verkleinert von der Breite, sollte man eine andere Spalte gegenteilig anpassen. Das Eintragen von 0 um die Spalte auszublenden ist nicht möglich und kann zu Problemen führen.
  • Subpositionen in Gruppen → Postitionen einer Gruppe werden als Unterpunkte der Gruppe aufgeführt z.B. 1.1, 1.2, 2.1 etc.
  • Subpositionen in Stücklisten → Postitionen einer Stückliste werden als Unterpunkte der Stückliste aufgeführt z.B. 1.1, 1.2, 2.1 etc.
  • Stücklisten einrücken → Stücklistenartikel können um x Millimeter nach rechts verschoben werden um die Stücklistenstruktur besser zu erkennen.
  • Gesamtsumme ohne Doppelstrich → Doppelstrich unter dem Gesamtbetrag wird ausgeblendet
Briefkopf-Einstellungen → PDF Formatierung:
  • Schriftgröße Tabellenbeschriftung → Schriftgröße für Tabellen-Überschriften: Artikel, Menge, Mwst, etc.
  • Schriftgröße Artikel Beschreibung → Schriftgröße für Artikelbeschreibung unterhalb des Artikelnamens. Damit werden auch alle zusätzlichen, opitonalen Infos unterhalb des Artikels beeinflusst: EAN, Freifelder, Lagerplatz, Charge/MHD, etc.
  • Schriftgröße Tabelleninhalt → Schriftgröße innerhalb der Artikel-Tabelle außer Artikelbeschreibung
  • Schriftgröße Gesamt → Schriftgröße für Gesamt-Netto und Gesamtbetrag unterhalb der Artikel-Tabelle
  • Schriftgröße Steuer → Schriftgröße für MwSt. Zeile unterhalb der Artikel-Tabelle (zwischen Gesamt-Netto und Gesamtbetrag)
  • Abstand Artikelname zu Beschreibung → Erzeugt leeren Absatz zwischen Artikelname und Artikelbeschreibung
  • Abstand Gesamtsumme Links → Positionierung der Gesamtsumme (Netto, Mwst, Gesamtbetrag) horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links. Hinweis: Der Doppelstrich darunter wird dadurch nicht verschoben und sollte dann ggf. ausgeblendet werden.
  • Abstand Artikeltabelle → Positionierung des Texts vor der Artikeltabelle, die Artikeltabelle selbst und der Text nach der Artikeltabelle als eine Einheit vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen. Wichtig: Die Breite der gesamten Artikeltabelle muss entsprechend ebenfalls verringert werden.
Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System:
  • Positionen mit Freifelder → Name und Inhalt des Freifelds wird dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung. Freifelder müssen davor in den Grundeinstellungen aktiviert sein
  • Positionen mit EAN → EAN Nummer wird dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung
  • Positionen mit Zolltarifnummer → Zolltarifnummer wird immer dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung. Bei inaktiver Option nur in Export-Rechnungen
  • Herkunftsland immer ausblenden → Herkunftsland wird ausgeblendet auch bei Export-Rechnungen
  • Positionen mit MHD → MHDs werden auf RE und LS dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung, wenn der richtige Logistikprozess im Projekt eingestellt ist (Scannen im Versandzentrum / FIFO). Weiterführende Info: MHD auf Briefpapier anzeigen
  • Positionen mit Charge → Chargen werden auf RE und LS dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung, wenn der richtige Logistkprozess im Projekt eingestellt ist (Scannen im Versandzentrum / FIFO)
  • Positionen mit Seriennummern → Seriennummern werden auf RE und LS unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt
  • Herstellernummer im Dokument → Herstellernummer wird dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung
  • Abmessung im Dokument → Höhe, Breite, Länge wird dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung
  • Artikel Einheit im PDF → Einheit-Spalte wird auf dem Beleg eingeblendet. Weiterführende Info: Einheiten pflegen
  • Lieferdatum in KW → Setzt den Haken für Kalenderwoche (KW) als Lieferdatum anzeigen in den Beleg-Positionen auf aktiv
  • Artikelbild in "..." anzeigen → Zeigt das Artikelbild unterhalb der Artikelnummer an. Mögliche Belege: AN, AB, LS, RE, GS, BE
  • Bestellung ohne Preise → Zeigt keine EK-Preise in den Bestellungen an
  • Bestellung mit Artikeltext → Zeigt die Artikelbeschreibung in Bestellungen an
  • Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Zeigt die "normale" Artikelnummer in der Artikelnummer-Spalte an und nicht die Bestellnummer aus dem hinterlegten EK-Preis
  • Bestellung Lange Artikelnummern → Die Artikelnummer in Bestellungen schreibt auch in die Artikel-Spalte daneben. Der Inhalt der Artikelspalte (Name, Artikelbeschreibung, etc.) rutscht dafür eine Zeile runter um Platz für die lange Artikelnummer zu schaffen.
  • Staffelpreise bei Positionen anzeigen → Im Angebot werden Staffelpreise untereinander aufgelistet angezeigt unterhalb der Artikelbeschreibung
  • Unterstücklisten im Auftrag auflösen → Löst auch Unterstücklisten im Auftrag auf und nicht nur die 1. Ebene. Vorraussetzung: Im Projekt ist eingestellt, dass Stücklisten generell im Auftrag aufgelöst werden.
Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung:
  • Steuerspalte ausblenden → Steuerspalte wir komplett ausgeblendet. Vorraussetzung: Es gibt nur einen Steuersatz im Beleg
  • Immer Netto / Brutto Rechnungen → Positionen werden immer Netto / Brutto für den Einzelpreis angezeigt (weitere Einstellungen im Projekt und Adresse)
  • Belege mit 4 Nachkommastellen → 4 Nachkommastellen in den Beträgen statt 2
Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Steuer/Währung:
  • Anzeige Steuer auf Belege → Positionen werden immer Netto / Brutto für den Einzelpreis angezeigt (weitere Einstellungen in Grundeinstellungen und Adresse)
Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Logistik/Versand:
  • Lagerplatz auf Lieferschein ausblenden → Blendet den Lagerplatz als Vorschlag aus
  • Kommissionierlauf gruppieren nach Lieferscheine → Die Tabelle des Kommissionierliste im ausgewählten Kommissionierlauf wird aufgeteilt auf die unterschiedlichen Lieferscheine. Gibt es also Lieferscheine mit dem selben Artikel, wird dieser Artikel aufgesplittet in einzelne Zeilen und nicht kumuliert in 1 Zeile dargestellt.
  • Sortierung Kommissionierschein → Sortiert den Kommssionierschein nach Lieferscheinpositionen / Lagerplatz Reihen
  • Automatisch Stücklisten auflösen / explodieren → Löst beim Einfügen einer JIT-Stückliste diese komplett im Auftrag in die Unterartikel auf
Administration → Einstellungen → Übersetzungen:

8. Textvorlage nach der Artikeltabelle

Der Text nach der Artikeltabelle wird in den Textvorlagen pro Belegart hinterlegt & zusätzlich im Freitext jedes einzelnen Belegs. Weiterführende Info zu Textvorlagen:Textvorlagen hinterlegen Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Schriftgröße Freitext → Schriftgröße für den Text nach der Artikeltabelle
  • Abstand Artikeltabelle oben/unten → Positionierung des Texts vor der Artikeltabelle, die Artikeltabelle selbst und der Text nach der Artikeltabelle als eine Einheit vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen

9. Barcode

Der Barcode entspricht immer der Belegnummer und wird bei freigegebenen Belegen normalerweise unten über dem Footer angezeigt. Im Lieferschein gibt es noch einen zweiten Barcode mit dem selben Inhalt, der weiter oben steht. Briefkopf-Einstellungen → PDF Grundeinstellungen:
  • Barcode einblenden → Blendet den Barcode mit Inhalt Belegnummer auf Belegen ein
  • Barcode Header Abstand Oben → Positionierung des oberen Barcodes vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben. Nur auf Lieferschein vorhanden
  • Barcode Header Abstand Links → Positionierung des oberen Barcodes horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links. Nur auf Lieferschein vorhanden
  • Barcode Footer Abstand Links → Positionierung des unteren Barcodes horizontal in Millimeter - größerer Wert: nach rechts - kleinerer Wert: nach links
  • Barcode Footer Abstand Oben → Positionierung des unteren Barcodes vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben

10. Seitenanzahl

Die Beleg-Seitenzahl wird eingeblendet. Optional kann auch die Belegnummer in Klammern dahinter stehen. Briefkopf-Einstellungen → PDF Grundeinstellungen:
  • Seitennummerierung und Belegnr Ausrichtung → Blendet die Seitenummer in der Form "Seite x von y" ein. Textfeld füllen mit L = linksbündig - C = zentriert - R = rechtsbündig - orientiert sich am Seitenrand des Belegs
  • Ausrichtung an Tabelle → Alte Option, nicht mehr relevant
  • Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen → Blendet hinter der Seitennummer in Klammern die Belegnummer ein
Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Abstand Seitennummer Unten → Positionierung der Seitennummer vertikal in Millimeter - größerer Wert: nach unten - kleinerer Wert: nach oben
  • Abstand Seitenrand Links / Rechts → Abstand zum Seitenrand - je größer die Werte eingestellt, desto mehr rutscht der Inhalt nach innen

11. Footer

Den Footer fügt man am Besten als PDF Hintergrund ein.
PDF als Briefpapier hinterlegen Alternative: Footer in Xentral pflegen
Hinweis: Diese Option nicht wählen wenn es mehrere Briefpapiere (Projekte) gibt, da der Footer pro Projekt nicht angepasst werden kann. :wawision:briefpapier_footer_einblenden.png Briefkopf-Einstellungen → Formatierung:
  • Footer einblenden → Blendet den Footer auf dem Beleg ein
  • Footer zentriert (Spalte 1) → Blendet nur Spalte 1 zentriert auf dem Beleg ein. Alle anderen Footer-Spalten werden ausgeblendet
  • Farbe → Helligkeit des Footers von schwarz bis weiß. Höherer Wert = heller
  • Breite in mm → Breite jeder Footer-Spalte anpassbar. Insgesamt sollte die Gesamtbreite eingehalten werden. Es ist auch möglich eine Spalte komplett auf 0 zu reduzieren um z.B. nur 3 Spalten anzuzeigen.

Weitere Einstellungen

Darüber hinaus gibt es noch weitere, allgemeine Einstellungen für das Briefpapier. Briefkopf-Einstellungen → PDF Grundeinstellungen:
  • HTML in Briefkopf und Text erlauben → Blendet bei Textboxen in den Einstellungen einen erweiterten Editor ein, um z.B. Schriftstile (fett, kursiv) anzuwenden.
  • Schriftart → Eine vorgegebene Schriftart kann angegeben werden: Courier, Helvetica, Arial, Times, DejaVuSans, DejaVuSansMono. Standardmäßig ist Helvetica hinterlegt. Wenn eine eigene Schriftart hinterlegt werden soll: Eigene Schriftart verwenden
  • Knickfalz ausblenden → Blendet die Knick-Markierungen (Striche) links auf dem Beleg aus
Briefkopf-Einstellungen → PDF Formatierung:
  • Schriftgröße Brieftext → Schriftgröße für Spezial-Briefpapiere: Adressstammblatt, Provisionenartikel, POS-Abschluss, Reisekosten, Lagermindestmengen
  • Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben → Abstand, der oben auf der zweiten Seite eingehalten wird in Millimeter. Eine separate Einstellung wird gebraucht, wenn z.B. das Logo auf dem Briefpapier nicht so viel Platz wie auf der ersten Seite einnimmt.
  • Abstand Umbruch unten → Abstand zum unteren Seitenrand, nach diesem der Text nach der Artikeltabelle auf die nächste Seite umbricht in Millimeter

Freitexte auf dem Briefpapier

Es gibt Textblöcke, die man mit selbst gewählten Texten und Variablen frei und millimetergenau auf dem Briefpapier positionieren kann: :wawision:briefpapier_freitext_einstellen.png Dadurch werden die Zusatzinhalte der Freitextfelder auf allen Belegen dargestellt. :wawision:briefpapier_freitext_beleg.png Hinweis: Man kann diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt übersetzen unter Administration → Einstellungen → Übersetzungen.

IF-Abfragen im Freitextfeld

Es ist auch möglich Inhalte über IF-Abfragen in den Freitextfelder zu hinterlegen. Dies bietet sich an, wenn der Inhalt z.B. nur erscheinen soll, wenn dieser überhaupt gefüllt ist. :wawision:briefpapier_freitext_einstellen_if.png Weiterführende Informationen: IF-Abfrage mit Variablen

Hintergrund

Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Hintergrund für das Briefpapier einzufügen. :wawision:briefpapier_hintergrund.png

Logo einfügen

Es ist möglich eine Bild-Datei (JPG) als Logo zu hinterlegen. Hinweis:
Wir empfehlen das Logo stattdessen mit einem PDF zu hinterlegen, da dies einige Vorteile bietet: PDF als Hintergrund Beispiel-Logo:
Wenn das Logo weiter rechts platziert sein soll, muss das Bild in der Breite groß genug sein (mit weißer Fläche links daneben auffüllen), da es nur so "platziert" werden kann. :wawision:briefpapier_logo.jpg Ergibt auf dem Beleg: :wawision:briefpapier_logo_beleg.png

PDF als Hintergrund

Es kann ein PDF mit den gewünschten Firmen-Inhalt (Logo, Footer, Design, etc.) als Hintergrund verwendet werden. Falls noch kein PDF mit dem Briefpapier vorhanden ist, kann so vorgegangen werden:
  1. Leeres Dokument in Word oder ähnlichem Programm erstellen
  2. Logo, Footer, Design, etc. dort einfügen
  3. Als PDF exportieren
  4. In Xentral das PDF als Hintergrund hinterlegen
Optional kann ein abweichender Hintergrund ab Seite 2 eingestellt werden (z.B. wenn eine Absenderzeile auf Seite 1 vorhanden, oder das Logo ab Seite 2 anders positioniert ist). Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern: :wawision:briefpapier_folgeseite.png

Kein Hintergrund

Wird nur benötigt falls:
  • Kein Logo verwendet werden soll
  • Jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt
  • Alle Ausdrucke auf vorgedrucktem Papier erfolgen und die Belege nicht via E-Mail verschickt werden

Ladezeit des Briefpapiers

Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein als 100 KB.
Falls das Briefpapier größer als 100 KB ist, erhält man einen Warnhinweis: :wawision:briefpapier_warnung.png Gründe um ein zu großes Briefpapier zu vermeiden:
  • Längere Ladezeiten bei der Belege-Vorschau
  • Erhöhter Speicherbedarf für archivierte Belege auf dem Server
  • Automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen
Hinweis:
Meistens reicht es hierbei schon die Auflösung/Qualität des Logos auf dem Briefpapier geringfügig anzupassen um die Größe des exportierten PDFs zu reduzieren.

Eigene Schriftarten einfügen

Es kann neben den Standardschriftarten auch eine eigene Schriftart hinterlegt werden. :wawision:briefpapier_eigene_schriftart.png Die Dateien der Schriftart müssen im TTF-Format in 4 Varianten vorliegen:
  • Normal
  • Kursiv
  • Fett
  • Fett + Kursiv
  1. Schriftart im Feld Bezeichnung einen Namen geben
  2. 4 TTF Dateien über die Durchsuchen Buttons hochladen
  3. Speichern

Verschiedene Briefpapiere pro Projekt

Sollen mehrere Briefpapiere verwendet werden (z.B. sprachlich unterschiedlich, B2B vs. B2C, etc.) kann man das über eigene Briefpapiere im Projekt einstellen. Weiterführende Informationen: Projekte in Xentral Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen :wawision:briefpapier_projekte_einstellungen.png
  • Eigenes Briefpapier für Projekt → Überschreibt das allgemeine Briefpapier mit dem im Projekt hinterlegten Briefpapier, für alle Belege, die diesem Projekt angehören
  • Beschriftung → Absender und Footer kann aus den Standard-Briefkopf-Einstellungen übernommen werden. Andernfalls müsste der Absender und Footer auf dem PDF hinterlegt sein.
Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Dateien :wawision:briefpapier_dateien.png Hinweis:
Das PDF-Briefpapier muss mit dem Typ Briefpapier Seite 1 hochgeladen werden.
Optional kann ein zweites PDF mit Typ Briefpapier Seite 2 für die Folgeseiten hinterlegt werden.

FAQs

War der Artikel hilfreich?
Vielen Dank für Ihr Feedback!