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Briefpapier
Briefpapier einrichten
Der Reiter 'Briefkopf' bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Firmen-Briefpapiers. Sie können ihr Briefpapier mit einem frei gestalteten Header und Ihrem Firmenlogo versehen. Darüber hinaus können Sie diverse Abstände und Einrückungen festlegen. Ein Footer, der zum Beispiel Ihre Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigurieren. Ergänzend, oder Alternativ, können Sie ein vorgefertigtes PDF-Briefpapier als Hintergrund für Ihre Geschäftsbriefe importieren. Damit ist jede Art der Gestaltung möglich. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, sichern Sie diese mit Hilfe des 'Speichern'-Buttons am Ende der Seite.Beispielvorlage Briefpapier Einstellungen
Anbei finden Sie die Einstellungen für ein Standard Briefpapier:
Freitext auf Briefpapier
Ab Version 17.3 gibt es Freitexte, die man mit Texten und Variablen frei auf dem Briefpapier positionieren kann:
Hinweis: Ab 17.4 kann man diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt übersetzen unter Administration => Einstellungen => Übersetzungen.
Formeln im Freitextfeld
Es ist auch möglich Formeln für die Freitextfelder zu hinterlegen.
Upload: Briefpapier und Logo
In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie in Xentral ein Briefpapier und ein Logo hochladen können:Beispiel Kollision Artikelnummer und -name
In den Grundeinstellungen des Briefpapiers können Sie die Breite der einzelnen Elemente der Artikeltabelle anpassen. So können zum Beispiel Kollisionen der Artikelnummer mit dem Artikelnamen/bezeichnung durch Anpassung der Breite vermieden werden.
Um die Breite anzupassen, verkleinern Sie einfach die Werte der nicht relevanten Elemente, unter Admin-->Einstellungen-->Grundeinstellungen im Reiter Briefkopf wie folgt.
Lange Artikelnummern
Ab der Version 16.3 ist es Ihnen über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können Sie lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg anzeigen lassen.- Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
- Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren
Absenderzeile verschieben
Die Absenderzeile (Ihre eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.Hintergrund
Logo
Logo Anordnung
- Anordnung des Logos auf dem Briefpapier
Mustergrößen
Je nach Größe und Farbgebung kann das Logo in verschiedenen Größen hinterlegt werden. Sehr gute Ergebnisse lassen sich z.B. mit folgenden Abmessungen erzielen:- Logo Bildgröße 800 × 256
Für feingliedrige Logos können auch folgende Abmessungen verwendet werden:
- Logo Bildgröße 1163 × 372
Zentriertes Logo
Für ein zentriertes Logo oben am besten folgende Einstellungen wählen:- dunkelgraue Box: Logo
- hellgraue Box: gesamte Bildgröße (Hintergrund bestenfalls transparent)
Dieses Logo kann zu Testzwecken direkt ausprobiert werden. Bitte vorher in .jpg umwandeln
So sieht das Logo dann auf dem Briefpapier aus
PDF als Hintergrund
Für spezielle Layouts kann ein ganzes PDF als Hintergrund verwendet werden.Folgende Blöcke können aus dem Standard verwendet werden:- Absender
- Knickfalz
- Seitennummerierung
- Barcode
- Footer
- Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern
Rechtsbündiges Logo
Für ein rechtsbündiges Logo fügen Sie bitte ein PDF als Hintergrund ein.Das bloße Logo ist nur im Bereich der grauen Box möglich.Kein Hintergrund
wird nur benötigt, wenn:- kein Logo verwendet werden soll
- alle Ausdrucke auf Papier erfolgen
- jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt
Vorschau für Briefpapier
Zur Vorschau kann ein Dokument angelegt werden.Zum Beispiel ein Auftrag: Verkauf → Auftrag →
Solange der Auftrag nicht freigegeben wird, bleibt er im Entwurfsmodus. D.h. das Dokument erhält er noch keine fortlaufende Nummer und kann wieder komplett gelöscht werden:
→ löschen oder stornieren
→ PDF-Aufruf
Ladezeit des Briefpapiers
Die Vorschau kann geprüft werden über "Verkauf → Auftrag → NEU" Einen neuen Auftrag anlegen und direkt in das Tab Vorschau klicken. (Adresse muss für diesen Test nicht eingegeben werden)- Ohne PDF Hintergrund sollte die Vorschau unmittelbar da sein.
- Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.
Verschiedene Briefpapiere
Briefpapier ausblenden
Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden.- kein Briefpapier → Haken setzen und speichern
Hinweis:Sollten Sie in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" (= Briefpapier für Angebot ausblenden) gesetzt haben, so wird im jeweiligen Dokument z.B. beim Angebot (beim Neu anlegen) dieser Haken automatisch gesetzt. Sie können das Briefpapier dann wieder einblenden, indem Sie diesen Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernen + speichern.
Briefpapier pro Projekt
Für jedes Projekt kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden.Einstellungen
Seit Version 16.3 sind die Einstellungen für das Briefpapier sind zu finden bei: Stammdaten → Projekte →
→ Einstellungen → Grundeinstellungen
- Eigenes Briefpapier für Projekt → Haken setzen
- Beschriftung (mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten) → optional: Adresszeile und Footer kann aus den Standardeinstellungen übernommen werden. Andernfalls wird nur das PDF Briefpapier gezogen
- Briefpapier als PDF bei "Dateien" hochladen
- ggf. Seite 1 und 2 abweichend (wegen Adresszeile)
Eigene Schriftarten einfügen
Schriftart einfügen
Ab der Version 17.4 wurde das einfügen von ttf-Schriften einfacher. Wie folgt können Sie vorgehen: 1. TTF Dateien umbenennenDiese müssen in 4 Varianten vorliegen:
- Medium (normal)
- MediumOnlique (normal mit kursiv)
- Heavy (fett)
- HeavyOblique (fett mit kursiv)
- Normal => Schriftart.ttf
- Normal mit Kursiv => SchriftartI.ttf
- Fett => SchriftartB.ttf
- Fett mit Kursiv => SchriftartBI.ttf
Die Dateien müssen danach auf dem Server in den unifont Ordner gelegt werden.
Vom Xentrals-Hauptordner aus geht die Ordnerstruktur => www => lib => pdf => font => unifont 3. Schriftart in Xentral als Standard eintragen
Tragen Sie unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Schriftart den von Ihnen gewählten Namen der Datei (normal) ein und speichern Sie. In unserem Fall war das 'FuturaLTPro'.
Hinweis: Um Sonderzeichen darzustellen reicht es auch die Schriftarten DejaVuSans, DejaVuSansCondensed oder DejaVuSansMono direkt ab Schritt 3 anzubinden. Die Dateien sind bereits im unifont Ordner vorhanden (Schritt 1,2 & 3 sind deswegen nicht nötig).
Um in Belegen eigene Schriftarten für einzelne Positionen zu verwenden reicht es Schritt 1 & 2 auszuführen. Allerdings müssen die notwendigen .ttf Dateien mit kleingeschriebenen Namen im Unifont Ordner hinterlegt werden. Als Beispiel die Schriftart "SpezialSchrift": spezialschrift.ttf,spezialschriftB.ttf,spezialschriftI.ttf,spezialschriftBI.ttf
Subpositionen in Gruppen
Sie haben auch die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.Einstellung im Briefpapier
Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: GrundeinstellungenMarkieren Sie die Option: "Subpositionen in Gruppen"
Gruppenüberschrift in den Positionen
Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, gehen Sie unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen":
Danach können Sie die Artikel hinzufügen. In unserem Beispiel grenzen wir 2 Stücklisten voneinander ab: 
Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern: 
Subpositionen in Stücklisten
Ab Version 18.1 (bzw. 18.3 für die mehrstufige Darstellung) gibt es in den Briefkopf-Einstellungen auch folgende Optionen
Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt: 
Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich: 
Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden: 
Ansprechpartner im Adressblock ausblenden
Ab Version 17.2:Unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System gibt es dazu folgende Option:
FAQs
Frage:
Ich erhalte folgende Fehlermeldung 'PHP file in www/lib/pdf/font folder not found. See the Xentral helpdesk for more information about own fonts.'
Antwort:
Die für die Schriftart benötigte PHP Datei existiert nicht im www/lib/pdf/font Ordner und muss noch erstellt, bzw. richtig benannt werden. Siehe Punkt 3 beim Eintragen eigener Schriftarten ab Version 17.4.
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Frage:
Ich erhalte folgende Fehlermeldung, was ist hier falsch? FPDF error: Undefined font: calibri,sans-serif;font-size
Antwort:
Die Schriftart ist nicht auf dem Server hinterlegt. Hier muss noch die eigene Firmenschriftart abgelegt werden, sofern Sie eine individuelle Schriftart für das Briefpapier verwenden möchten. Hierzu entweder eine Schriftart kaufen oder bereits vorliegende Schriftart umwandeln und auf dem Server ablegen => Für die Anleitung hierfür siehe Artikel "Briefpapier").
Manchmal kann es auch sein, dass in einem Angebot/Auftrag etc. Textbausteine mit HTML-Schriftfonts eingefügt wurde (z.B. in der Artikelbeschreibung). Dann sollten diese FontTags dort gelöscht werden (ggf. auch in der Datenbank).
Manchmal kann es auch sein, dass in einem Angebot/Auftrag etc. Textbausteine mit HTML-Schriftfonts eingefügt wurde (z.B. in der Artikelbeschreibung). Dann sollten diese FontTags dort gelöscht werden (ggf. auch in der Datenbank).
Frage:
In den Briefpapier Texten und anderen Texten tauchen plötzlich HTML Zeichen auf wie . Was muss ich einstellen?
Antwort:
Bei den Briefpapier Einstellungen den HTML Haken aktivieren. Dann werden zukünftig auch HTML Zeichenformatierungen genutzt (Umstellung ab 16.2, 16.3)
- HTML in Briefkopf und Text erlauben; HTML Tags wie <i>,<b>,<u>,<font>,<a>
Frage:
Welche Elemente sind auf dem Briefpapier fest und welche können variabel verwendet werden?
Antwort:
Für das Briefpapier gibt es folgende Möglichkeiten:
- Das Firmenbriefpapier wird über ein PDF eingespielt → dann ist dieser Bereich immer fest als Hintergrund hinterlegt (und kann ggf. pro Projekt optional als anderes PDF hinterlegt werden). Unterscheiden sich Seite 1 und Seite 2, so können die erste Seite und die folgenden Seiten als eigenes PDF hinterlegt werden. Folgende Abstände sind dann nicht verschiebbar: Footer und Absenderzeile (es sei denn, diese werden im PDF leer gelassen und der Xentral-Footer aktiviert)
- Das Firmenbriefpapier wird über Xentral eingestellt → es existiert kein fester Hintergrund. Alle Bausteine sind verschiebbar. Der Xentral-Footer und die Xentral-Absenderzeile können ebenfalls verschoben werden
Frage:
Kann man Sonderzeichen im Briefpapier abbilden oder andere Sprachen (z.B. Kyrillisch)?
Antwort:
Ja, das geht, wenn man als Schriftart DejaVu verwendet. Ab Version 17.1 ist diese fest mit dabei und Sie können sich folgenden Schritt sparen: Bis Version 16.4 müssten Sie diese Schriftart noch als TTF erwerben und dann mit folgender Anleitung anbinden: Eigene Schriftarten in Xentral anbinden. Danach müssen Sie noch im conf Ordner (befindet sich im Xentral Hauptordner) die Datei user_defined.php.tpl zu user_defined.php umnennen und dort define('USEFPDF3',true); eingeben.
Zudem muss die Datenbank (nicht nur die Tabellen) auf utf8_bin stehen. Oft steht diese auf latin8_swedish oder einer anderen Codierung. Ob die Sonderzeichen überhaupt in der Schriftart enthalten sind, können Sie mit Programmen, z.B. hier rausfinden: http://bluejamesbond.github.io/CharacterMap/
Zudem muss die Datenbank (nicht nur die Tabellen) auf utf8_bin stehen. Oft steht diese auf latin8_swedish oder einer anderen Codierung. Ob die Sonderzeichen überhaupt in der Schriftart enthalten sind, können Sie mit Programmen, z.B. hier rausfinden: http://bluejamesbond.github.io/CharacterMap/
Frage:
Wie kann ich für einen B2B Kunden ein eigenes Briefpapier für seine Kunden hinterlegen (Ich versende direkt an seine Kunden)?
Antwort:
Jeweils ein eigenes Projekt anlegen für diesen Kunden, dann werden die Dokumente auf dieses Briefpapier gedruckt.
Wird die Rechnung an den Lieferanten selbst gestellt, so gibt es folgende Möglichkeiten:
- in der Rechnung das Briefpapier ausblenden (Haken setzen in der Rechnung selbst)
- beim Lieferschein das Briefpapier ausblenden (Haken im Lieferschein setzen), auf das Briefpapier des Kunden direkt drucken (in Papierform).
- die Rechnung im Anschluss auf ein anderes Projekt buchen und dann direkt aus dem Dokument per Mail an den B2B-Kunden senden.
- oder Sie blenden für dieses Projekt das Briefpapier komplett aus, auf Rechnung und Lieferschein
Frage:
Wozu ist der Barcode auf dem Lieferschein direkt unter der Kundenadresse? Der Strichcode steht direkt unter der Adresse
Antwort:
Der Strichcode ist auf dem Lieferschein direkt unter der Adresse angeordnet, so dass bei verpackten Paketen dieser Barcode direkt im Sichtfenster einer Versandtasche zu scannen ist.
Benötigt wird dies z.B.:
Benötigt wird dies z.B.:
- wenn die Pakete in zwei Stufen verpackt werden → Mitarbeiter 1 kommissioniert und verpackt die Ware in Kartons, Mitarbeiter 2 scannt die verpackten Pakete (nur noch über den Barcode im Sichtfenster möglich) und erzeugt die Paketmarke. Ohne Barcode wäre bei abweichender Lieferadresse das Paket nicht mehr zuzuordnen. Zudem kann nicht jede Adresse händisch aus dem System gesucht werden. Durch einscannen des Barcodes gelangt man direkt zur Paketmarke, um diese im Versandzentrum auszudrucken.
Frage:
Wie ändere ich auf Dokumenten die Schriftgrößen von Gesamtsumme und Steuersatz?
Antwort:
Sie können im Briefpapier bei den Schriftgrößen folgende Felder anpassen:
Sie können folgendes prüfen:
Um das Logo oben rechts auf dem Briefpapier anzuordnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Man kann unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf die folgenden Werte anpassen:
Wenn Sie das Briefpapier automatisch im Versand weglassen möchten, es aber bei elektronischem Versand eingeblendet benötigen, dann können Sie das Briefpapier im Drucker auch "abstellen". Somit wird für Drucker X ohne Briefpapier gedruckt, für Drucker Y mit Briefpapier.
Das Briefpapier kann im Standard entweder eingeblendet (keine Einstelloption notwendig) oder ausgeblendet werden (Einstelloption in den Systemeinstellungen: Grundeinstellungen → Textvorlagen) → dies ist aber für die manuelle Einstellung gedacht. Die Einstellung finden Sie direkt im Drucker.
- Schriftgröße Gesamt
- Schriftgröße Steuer
Sie können folgendes prüfen:
- Ist im Briefpapier die UTF8 Kodierung gesetzt (Haken)
- Die Datenbank muss auf UTF8 stehen
- Evtl. haben Sie eine alte Klasse: man muss in conf/ in der Datei user_defined.php den Wert define('USEFPDF2',true);
Um das Logo oben rechts auf dem Briefpapier anzuordnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument
- Fügen Sie das Logo als Grafik ein und richten diese rechtsbündig aus
- Exportieren Sie das Dokument als PDF und laden Sie diese im Anschluss in Xentral hoch
Man kann unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf die folgenden Werte anpassen:
- Abstand Infobox rechts/links => z.B. -5 eintragen, um es nach links zu schieben.
- Ausrichtung Infobox Text => z.B. L;30;40 um die 2. Spalte größer zu gestalten.
Wenn Sie das Briefpapier automatisch im Versand weglassen möchten, es aber bei elektronischem Versand eingeblendet benötigen, dann können Sie das Briefpapier im Drucker auch "abstellen". Somit wird für Drucker X ohne Briefpapier gedruckt, für Drucker Y mit Briefpapier.
Das Briefpapier kann im Standard entweder eingeblendet (keine Einstelloption notwendig) oder ausgeblendet werden (Einstelloption in den Systemeinstellungen: Grundeinstellungen → Textvorlagen) → dies ist aber für die manuelle Einstellung gedacht. Die Einstellung finden Sie direkt im Drucker.
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