Standard E-Mail einrichten

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail
Die E-Mail Adresse in den Grundeinstellungen ermöglicht das sofortige Absenden von Belegen und E-Mails. Die Belege können über das CRM (Stammdaten → Adressen) abgesendet werden. Belege über Stapelverarbeitunbgen der Belgübersichten, über das Aktionsfeld in jedem Beleg (Belg → Aktion: abschicken) oder über Logistikprozesse (Versand am Packtisch oder beim Scan der Tracking, Einstellungen: Stammdaten → Projekte). Oftmals wird hier die 'info@.......de' verwendet. Weitere E-Mail Accounts können auch später unter "Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts" eingerichtet werden.

Standard E-Mail Account einrichten

Folgende Schritte sind für die Aktivierung notwendig (ausführliche Feldbeschreibung s.u.):
  1. Zugangsdaten Webmail Account eingeben (Mailserver Account Daten von Ihrer IT) (Pflichtangaben)
  2. Testmail Empfänger eintragen (um die Funktion der E-Mail zu prüfen) (optional)
  3. Absenderadresse, Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten eintragen (Pflichtangaben)
  4. Wichtig: die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts.
  5. E-Mail Grussformel (empfohlen)
  6. E-Mail Kopieempfänger (optional)
  7. HTML Template (optional)
Sobald Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button.
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Feldeinstellungen: Standard E-Mail Account

1. Zugangsdaten Webmail Account

Tragen Sie hier die Zugangsdaten für den gewünschten Webmail Account ein, der die Standardeinstellung zum Versenden von Mails werden soll. Folgende Felder werden benötigt:
  • Benutzername (E-Mail) → Benutzername des Webmail Accounts
  • Passwort → Passwort des Webmail Accounts
  • Postausgangsserver → SMTP Server (Postausgangsserver) des Webmail Accounts
  • Port → Port des Webmail Accounts (Standardports sind meistens: Port 25 ohne Verschlüsselung, Port 465 mit SSL oder SMTPS, Port 587 mit TLS)
  • Verschlüsselung → Verschlüsselungseinstellung s.o. oder individuell

2. Testmail Empfänger und Prüfung

Ob die Einstellungen des Mail-Accounts richtig sind können Sie direkt über die Testfunktion prüfen:
  • Testmail Empfänger → aktive E-Mail Adresse zur Prüfung der oben eingetragenen Daten über die Testmail-Funktion
  • Testmail senden → Button, um die Testmail abzusenden (Tragen Sie zuvor noch 3. und 4. ein) Bitte erst speichern und dann senden!
Test E-Mail versenden:
  • Tragen Sie einen "Testmail Empfänger" ein
  • "speichern" Sie diese Einstellung
  • "Testmail senden" schickt direkt eine Test- E-Mail an die eingestellte Adresse

PHP Mailfunktion

(IT Sonderfall → im Standard nicht verwenden => WICHTIG: Die Checkbox "PHP mail() verwenden" muss deaktiviert sein, damit die SMTP Einstellungen verwendet werden)
  • PHP mail() verwenden (nur in Ausnahme!) → Nur aktivieren wenn oben nichts eingestellt ist!
  • Keine SMTP Authentifizierung

3. Absender- und Signaturdaten

Standard-Footer (= Signatur) für ausgehende E-Mails definieren
  • E-Mailadresse → Bei Empfänger angezeigte E-Mail Adresse (muss mit der Mail Adresse aus den Accountdaten übereinstimmen!)
  • Name des Absenders → Bei Empfänger angezeigter Name (Info: wird ggf. durch anders gespeocherten Namen im Webmailer überschreiben, z.B: wenn der Webmailer des Kunden oder des Kopieempfängers eine Adressbuchfunktion verwendet, wird es dort ggf. anders angezeigt)
  • Standardsignatur → zentrale Standardsignatur (soferin in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt)
In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden. Bilder mit Base64 in die Standardsignatur einfügen: Um ein Bild via Base64 in die Standardsignatur einzufügen muss zunächst das gewünschte Bild (in der richtigen Größe) ausgewählt werden. Base64 bietet die Möglichkeit Bilder mittels spezieller Verschlüsselung in der Standardsignatur zu hinterlegen (Hier muss das Bild nicht online gehostet werden). 1. Mittels einem Base64 Image Encoders wird aus dem Bild ein Base64 Bestandteil erstellt, dieser muss vor dem einfügen noch in folgende Form gebracht werden (nicht kopieren → abtippen): <img src=”data:image/png;base64, BASE64 CODE ”/> 2. Dieser HTML Befehl wird nun unter Firmendaten > E-Mail > Standardsignatur eingefügt, hierfür zuerst auf das Quellcode Symbol gehen. :wawision:base64_screenshot1.png 3. Im Quellcode kann an der gewünschten Position der HTML Befehl mit dem Base64 Bestandteil aus 1. eingefügt werden. 4. Nach dem Speichervorgang erscheint das gewünschte Bild in der Standardsignatur. Hinweis: Eigene Mailingdienstleister unterstützen Bilder via Base64 nicht. Alternativ können Bilder auch mit <img> Tags hinterlegt werden. Das Bild muss hier von einem externen Link kommen. Beispiel: <img src=„url“> ----

4. Wichtige Info zu den beiden einzustellenden E-Mail Adressen (Accountdaten, Absender)

  • Die E-Mail Adresse des Mailaccounts (1.) und der Absendeadresse (3.) müssen zum gleichen Mail Account gehören (diese Felder müssen dieselbe Mail Adresse beinhalten)

5. E-Mail Grussformel

  • Standard Grussformel → zentrale Grußformel (soferin in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt) bsp. Variable Absendername {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}

6. E-Mail Kopieempfänger, BCC

  • Kopie-Empfänger 1 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
  • Kopie-Empfänger 2 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
  • BCC → Jede ausgehende E-Mail beinhaltet den Hauptempfänger anstelle der Kopie
Verwendung Kopieempfänger und BCC: Falls Sie unter "Kopie-Empfänger 1" und/oder "Kopie-Empfänger 2" eine E-Mail-Adresse angeben, geht eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht an diese Adresse(n). Ab Version 19.1 gibt es ein neues Feld "BCC".Die E-Mail beinhaltet dann den Hauptempfänger. So können Sie besonders in der Einrichtungsphase folgende Funktionen überprüfen:
  • Versand der Trackingnummer an den Kunden
  • Synchronisation der Lagerzahlen
  • Vorkasse Zahlungserinnerung an den Kunden
  • Zahlungserinnerung (E-Mail Versand)
  • Eingehende E-Mails in das Ticketsystem
  • etc.

7. HTML Template

  • HTML Template → Möglichkeit ein HTML Template zu hinterlegen
HTML Templates hinterlegen: Es ist möglich HTML Templates für die verschickten E-Mail Inhalte einzufügen. Dazu klicken Sie im Editor auf "Quellcode" und fügen Ihren HTML Code ein. Wichtig hierbei ist:
  • Der E-Mail Inhalt von Xentral muss in einer Variable {CONTENT} in den HTML Code eingefügt werden
  • CSS Code muss ebenfalls im HTML Template zwischen Style tags hinterlegt werden
:wawision:template001.png?direct Diese HTML Vorlage kann nun direkt für Geschäftsbriefvorlagen verwendet werden. Die Geschäftsbriefvorlage ist der Content und wird über die Variable {CONTENT} automatisch beim Versand z.B. eines Angebotes eingefügt. Anbei ein Beispiel für eine versendete E-Mail, wie Sie bei Ihrem Kunden eintrifft:
:wawision:template002.png?direct
Anbei ein Beispiel von einem kostenlosen E-Mail Template (Quelle):
:wawision:html_template_beispiel.png?direct
Hinweis: Bilder kann man auch mit <img> Tags angeben. Das Bild muss von einem externen Link kommen. Beispiel: <img src="/url">

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