Standard E-Mail einrichten

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail
Die E-Mail Adresse in den Grundeinstellungen ermöglicht das sofortige Absenden von Belegen und E-Mails. Die Belege können über das CRM (Stammdaten → Adressen) abgesendet werden. Belege über Stapelverarbeitunbgen der Belgübersichten, über das Aktionsfeld in jedem Beleg (Belg → Aktion: abschicken) oder über Logistikprozesse (Versand am Packtisch oder beim Scan der Tracking, Einstellungen: Stammdaten → Projekte). Oftmals wird hier die 'info@.......de' verwendet. Weitere E-Mail Accounts können auch später unter "Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts" eingerichtet werden.

Standard E-Mail Account einrichten

Folgende Schritte sind für die Aktivierung notwendig (ausführliche Feldbeschreibung s.u.):
  1. Zugangsdaten Webmail Account eingeben (Mailserver Account Daten von Ihrer IT) (Pflichtangaben)
  2. Testmail Empfänger eintragen (um die Funktion der E-Mail zu prüfen) (optional)
  3. Absenderadresse, Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten eintragen (Pflichtangaben)
  4. Wichtig: die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts.
  5. E-Mail Grussformel (empfohlen)
  6. E-Mail Kopieempfänger (optional)
  7. HTML Template (optional)
Sobald Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit dem 'Speichern'-Button.
:wawision:email_19_004.png?direct&
:wawision:email_19_006.png?direct&

Feldeinstellungen: Standard E-Mail Account

1. Zugangsdaten Webmail Account

Tragen Sie hier die Zugangsdaten für den gewünschten Webmail Account ein, der die Standardeinstellung zum Versenden von Mails werden soll. Folgende Felder werden benötigt:
  • Benutzername (E-Mail) → Benutzername des Webmail Accounts
  • Passwort → Passwort des Webmail Accounts
  • Postausgangsserver → SMTP Server (Postausgangsserver) des Webmail Accounts
  • Port → Port des Webmail Accounts (Standardports sind meistens: Port 25 ohne Verschlüsselung, Port 465 mit SSL oder SMTPS, Port 587 mit TLS)
  • Verschlüsselung → Verschlüsselungseinstellung s.o. oder individuell

2. Testmail Empfänger und Prüfung

Ob die Einstellungen des Mail-Accounts richtig sind können Sie direkt über die Testfunktion prüfen:
  • Testmail Empfänger → aktive E-Mail Adresse zur Prüfung der oben eingetragenen Daten über die Testmail-Funktion
  • Testmail senden → Button, um die Testmail abzusenden (Tragen Sie zuvor noch 3. und 4. ein) Bitte erst speichern und dann senden!
Test E-Mail versenden:
  • Tragen Sie einen "Testmail Empfänger" ein
  • "speichern" Sie diese Einstellung
  • "Testmail senden" schickt direkt eine Test- E-Mail an die eingestellte Adresse

PHP Mailfunktion

(IT Sonderfall → im Standard nicht verwenden => WICHTIG: Die Checkbox "PHP mail() verwenden" muss deaktiviert sein, damit die SMTP Einstellungen verwendet werden)
  • PHP mail() verwenden (nur in Ausnahme!) → Nur aktivieren wenn oben nichts eingestellt ist!
  • Keine SMTP Authentifizierung

3. Absender- und Signaturdaten

Standard-Footer (= Signatur) für ausgehende E-Mails definieren
  • E-Mailadresse → Bei Empfänger angezeigte E-Mail Adresse (muss mit der Mail Adresse aus den Accountdaten übereinstimmen!)
  • Name des Absenders → Bei Empfänger angezeigter Name (Info: wird ggf. durch anders gespeocherten Namen im Webmailer überschreiben, z.B: wenn der Webmailer des Kunden oder des Kopieempfängers eine Adressbuchfunktion verwendet, wird es dort ggf. anders angezeigt)
  • Standardsignatur → zentrale Standardsignatur (soferin in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt)
In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden.

4. Wichtige Info zu den beiden einzustellenden E-Mail Adressen (Accountdaten, Absender)

  • Die E-Mail Adresse des Mailaccounts (1.) und der Absendeadresse (3.) müssen zum gleichen Mail Account gehören (diese Felder müssen dieselbe Mail Adresse beinhalten)

5. E-Mail Grussformel

  • Standard Grussformel → zentrale Grußformel (soferin in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt) bsp. Variable Absendername {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}

6. E-Mail Kopieempfänger, BCC

  • Kopie-Empfänger 1 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
  • Kopie-Empfänger 2 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
  • BCC → Jede ausgehende E-Mail beinhaltet den Hauptempfänger anstelle der Kopie
Verwendung Kopieempfänger und BCC: Falls Sie unter "Kopie-Empfänger 1" und/oder "Kopie-Empfänger 2" eine E-Mail-Adresse angeben, geht eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht an diese Adresse(n). Ab Version 19.1 gibt es ein neues Feld "BCC".Die E-Mail beinhaltet dann den Hauptempfänger. So können Sie besonders in der Einrichtungsphase folgende Funktionen überprüfen:
  • Versand der Trackingnummer an den Kunden
  • Synchronisation der Lagerzahlen
  • Vorkasse Zahlungserinnerung an den Kunden
  • Zahlungserinnerung (E-Mail Versand)
  • Eingehende E-Mails in das Ticketsystem
  • etc.

7. HTML Template

  • HTML Template → Möglichkeit ein HTML Template zu hinterlegen
HTML Templates hinterlegen: Es ist möglich HTML Templates für die verschickten E-Mail Inhalte einzufügen. Dazu klicken Sie im Editor auf "Quellcode" und fügen Ihren HTML Code ein. Wichtig hierbei ist:
  • Der E-Mail Inhalt von Xentral muss in einer Variable {CONTENT} in den HTML Code eingefügt werden
  • CSS Code muss ebenfalls im HTML Template zwischen Style tags hinterlegt werden
:wawision:template001.png?direct Diese HTML Vorlage kann nun direkt für Geschäftsbriefvorlagen verwendet werden. Die Geschäftsbriefvorlage ist der Content und wird über die Variable {CONTENT} automatisch beim Versand z.B. eines Angebotes eingefügt. Anbei ein Beispiel für eine versendete E-Mail, wie Sie bei Ihrem Kunden eintrifft:
:wawision:template002.png?direct
Anbei ein Beispiel von einem kostenlosen E-Mail Template (Quelle):
:wawision:html_template_beispiel.png?direct
Hinweis: Bilder kann man auch mit <img> Tags angeben. Das Bild muss von einem externen Link kommen. Beispiel: <img src="/url">

FAQs

War der Artikel hilfreich?
Vielen Dank für Ihr Feedback!

Made with ❤ at zwetschke.de