Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Nummernkreise
Ab der Version 18.3 kommen auch die Variablen {ADRESSE} dazu, also z.B. {ADRESSE_LAND}. Die Variable muss nach dem Unterstrich um den entsprechenden Spaltennamen ergänzt werden.
Ansonsten können Sie auch den beschriebenen Referenznummernkreis verwenden.
Hinweis für den Buchhaltungsexport: Die Kundennummer/Lieferantennummer ist gleichzeitig Kontonummer Debitor/Kreditor. Kundennummern und Lieferantennummern müssen deshalb die gleiche Anzahl an Stellen haben, um in andere Programme importiert werden zu können. Z.B.:
Prinzip Nummernkreise
Die Nummernvergabe erfolgt fortlaufend über das ganze System. Sonderfunktionen sind ein eigener Nummernkreis pro Projekt. Die Funktion der Nummernkreiserzeugung kann auch überladen werden.Nummernkreise definieren
Der Reiter 'Nummernkreise' ermöglicht Ihnen die Festlegung von Wertebereichen für die Nummerierung unterschiedlicher Geschäftsdokumente (Angebotsnummern, Auftragsnummern, etc.) oder Akteuren (Kundennummern, Mitarbeiternummern, etc.). Zusätzlich kann hier eine Warnung bei doppelter Verwendung einer Nummer aktiviert werden. Passen Sie die sog. Nummernkreise an Ihre Anforderungen an, und speichern sie Ihre Einstellungen mit dem 'Speichern'-Button. Bewährte Nummernkreise sind:- Angebotsnummer: 100000
- Auftragsnummer: 200000
- Lieferscheinnummer: 300000
- Rechnungsnummer: 400000
- Gutschriftennummer: 900000
- Bestellungsnummer: 100000
- Arbeitsnachweisnummer: 300000
- Reisekostennummer: 30000
- Produktionsnummer: 40000
- Anfragenummer: 50000
- Nächste Preisanfragenummer:
- Nächste Proformarechnungsnummer:
- Nächste Verbindlichkeitsnummer:
- Kundennummer: 10000
- Lieferantennummer: 70000
- Mitarbeiternummer: 90000
- Artikelnummer: 1000000



- Kundennummernkreis: 10000 => passender Lieferantennummernkreis: 70000
- Kundennummernkreis: 100000 => passender Lieferantennummernkreis: 700000
- Kundennummernkreis: 1000000 => passender Lieferantennummernkreis: 7000000
- Einige Nummernkreise sollten auf keinen Fall identisch sein. Dazu zählen insbesondere Kundennummern, Lieferantennummern, Rechnungsnummern, und Gutschriftsnummern.
- Nummernkreise in Projekten (sofern mehrere Nummernkreise verwendet werden) müssen unterschiedlich sein (z.B. Rechnungsnummer Projekt x: DE400000, Rechnungsnummer Projekt y: CH400000)
- Nummernkreise so auswählen, dass Überlappungen unmöglich sind (z.B. Kunden 100000, Lieferanten 700000 → die Abstände so wählen, dass eine Überschneidung über die nächsten Jahre ausgeschlossen ist!)
- Lieferanten- und Kundennummern sind ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen (fortlaufende Nummer, aufsteigend)
- Lieferantennummern sind 5-stellig, 6-stellig oder 7-stellig (optimale Lösung für Export in andere Buchhaltungsprogramme, denn die Kundennummer wird auch als Kontennummer für die Buchhaltung verwendet; ggf. mit Steuerberater absprechen. Außerdem: bei genügend großen Kundennummern haben alle Nummern die gleiche Anzahl der Stellen UND genug Platz nach oben)
Nummer ändern
Der Nummernkreis kann jederzeit geändert werden. In das Feld die nächste zu vergebende Nummer eintragen. Vorsicht: sicherstellen, dass der neue Nummernkreis nicht mit alten Nummern kollidiert. Wenn Sie den Haken "Warnung doppelte Nummer" gesetzt lassen, werden Sie auf doppelte Nummern innerhalb eines Nummernkreises (z.B. doppelte Rechnungsnummern) mit einer roten Warnbox hingewiesen und können sofort reagieren. Nummer ändern (sicherstellen, dass niemand parallel im System arbeitet):- bearbeiten → Button klicken
- neue Nummer eingeben
- ok → klicken
- (optional: abbrechen → wenn die Nummer doch nicht geändert werden soll)

FAQs
Frage:
Ich möchte mehrere Projekte verwenden, kann ich hier dann auch einen zentralen Nummernkreis verwenden oder müssen diese getrennt sein?
Antwort:
Generell ist es immer einfacher, einen gemeinsamen Nummernkreis zu verwenden. Ausnahmen sind meist:
- getrennte Steuerrechtliche Behandlung von Niederlassungen/Filialen
- zentralen Nummernkreis in den Systemeinstellungen verwenden (ggf. Nummern umändern + speichern)
- in den Projekten die Nummernkreise nicht aktivieren (hier muss nichts aktiv beachtet werden. Wenn Sie Projekten nicht verwenden oder Nummernkreise in Projekten nicht benötigen belassen Sie einfach alles in den Standardeinstellungen)
Frage:
Warum fangen die Dokumentennummern im vorgeschlagenen Beispiel alle mit einer anderen Nummer an? (Beispiel: Rechnungsnummer 400000, Auftragsnummer 200000)
Antwort:
Die Nummern lassen sich auf diese Weise schnell zuordnen anhand der ersten Kennziffer. z.B. wenn ein Kunde mit einer 4XXXXXX im Buchungstext eine Überweisung tätigt ist sofort ersichtlich, dass es sich hierbei um die Rechnungsnummer handelt.
Frage:
Besteht die Möglichkeit für Verbindlichkeiten einen Nummernkreis zu definieren?
Antwort:
Da die Verbindlichkeit keine eigenständige Belegart, wie Bestellungen, Angebote, Aufträge usw. ist, kann hierfür weder eine Nummer im zentralen Nummernkreis noch im Nummernkreis des Projekts vergeben werden.
Frage:
Was ist der Unterschied zwischen "Anfragenummer" und "Preisanfragenummer"?
Antwort:
Die Anfrage gehört in Xentral zum Modul Verkauf, hier gehören also Anfragen dazu, die Sie von ihren Kunden erhalten. Entsprechend umfasst die Anfragenummer in den Nummernkreisen alle Anfragen dieser Art.
Die Preisanfrage hingegen gehört zum Modul Einkauf, ist also eine Anfrage die Sie an einen ihrer Lieferanten stellen, um den Preis eines Einkaufsteils zu erfragen. In den Nummernkreisen umfasst die Preisanfragenummer also all diese Preisanfragen (bzw. kann dies tun, wenn gewünscht).
Die Preisanfrage hingegen gehört zum Modul Einkauf, ist also eine Anfrage die Sie an einen ihrer Lieferanten stellen, um den Preis eines Einkaufsteils zu erfragen. In den Nummernkreisen umfasst die Preisanfragenummer also all diese Preisanfragen (bzw. kann dies tun, wenn gewünscht).
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