Zahlungsweisen festlegen
Administration → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen Unter dem Reiter 'Zahlungsweisen' können Sie festlegen, welche Arten der Bezahlung Sie Ihren Kunden anbieten möchten. Bei jeder Zahlungsart, die Sie aktivieren, haben Sie die Möglichkeit zusätzlich einen spezifischen Standardtext zu definieren, der auf der Rechnung automatisch eingefügt wird. Bei der Zahlungsart 'Rechnung' umfasst dies auch die automatische Berechnung des Zahlungsziels, und Angaben zum Skonto. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit Hilfe des 'Speichern'-Buttons. Folgende Zahlungsweisen sind grundsätzlich verfügbar:- Rechnung
- Skonto
- Vorkasse
- Nachnahme
- Lastschrift
- Barzahlung
- PayPal
- Kreditkarte
- Amazon Payments
- Amazon Bestellung
- Billsafe
- Secupay
- Sofortüberweisung
Erfassung von eingehenden Zahlungen in Xentral
Über den Import von Kontoauszügen im CSV Format, können Kontobewegungen in Xentral importiert werden. Dies dient u.a. dazu, mit Xentral erstellte Aufträge oder Rechnungen mit Zahlungen zu verknüpfen, und so den Bezahlstatus von Aufträgen und Rechnungen zu aktualisieren. Die angesprochene Zuordnung erfolgt, bei ausreichenden Übereinstimmungsmerkmalen, nach dem Kontoimport automatisch. Der Import von Zahlungseingängen mittels CSV-Kontoauszügen, ist hier beschrieben.Festlegung der Dokumenttexte und Variablen
Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen" können Sie zudem festlegen, welche Texte auf Ihren Belegen abgedruckt werden sollen. Die Texte werden, je nachdem wie für das Feld definiert, auf Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften angezeigt.Skonto Variablen
Die Skontobeträge können mit folgenden Variablen für die Zahlungsweise "Rechnung" ausgewiesen werden:
Musterbeispiel (ab. 17.1)
- {ZAHLUNGSZIELSKONTO} => Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Dynamisch berechnet auf Gesamtbetrag => Skontogesperrte Artikel werden gegengerechnet)
- {ZAHLUNGSZIELSKONTOTOTAL} => Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Fester Wert im Beleg, ohne dass skontogesperrte Artikel berücksichtigt werden)
- {ZAHLUNGSZIELTAGESKONTO} => Anzahl der Tage, wie lange Skonto gewährt wird
- {ZAHLUNGSZIELSKONTODATUM} => Datum, bis wann Skonto gewährt wird
- {SOLLMITSKONTO} => Gesamtbetrag abzüglich Skonto (skontogesperrte Artikel werden berücksichtigt)
- {SKONTOBETRAG} => Betrag, den der Kunde durch Skonto weniger zahlen muss
- {SKONTOFAEHIG} => Gesamtbetrag (Brutto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel)
- {SKONTOFAEHIGNETTO} => Gesamtbetrag (Netto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel)
Sonstige Variablen
Weiterhin stehen Ihnen die Variablen aus den Adressstammdaten zur Verfügung, wobei diese durch das Präfix "ADRESSE_" kenntlich gemacht werden müssen:
ab Version 16.4
Ab der Version 16.4 gibt es ein eigenes Textfeld für Skontoeinstellungen, hier kann Zentral ein Text für Angebot/ Auftrag und ein Text für die Rechnung eingestellt werden. Diese Texte werden nur verwendet, wenn das Skonto > 0 ist.
Neue Zahlungsweise / Zahlungsart anlegen
Wenn die standard Zahlungsweisen nicht ausreichen, können weitere Zahlungsweisen angelegt werden. Bitte beachten Sie, dass die Typbezeichnung der Zahlungsweise nicht doppelt vergeben werden kann. Folgende Zahlungsweisen liegen in Xentral bereits voreingestellt vor:- Rechnung
- Vorkasse
- Nachnahme
- Lastschrift
- Barzahlung
- PayPal
- Kreditkarte
- Amazon Payments
- Amazon Bestellung
- Billsafe
- Secupay
- Sofortüberweisung
Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen → NEU
Ab Version 19.1 ist es zudem möglich, das Freitextfeld der Zahlungsweise, also den "Text auf Beleg" zu übersetzen.
Die Übersetzung wird dann für Belege mit anderer Belegsprache verwendet.
Klicken Sie hierfür auf die graue Weltkugel rechts neben dem Textfeld und fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu.
Zahlungsweise Verhalten
Ab Version 18.1 kann man für eine neue Zahlungsweise auch das Verhalten einstellen.
Zur Auswahl gibt es hier:
- Rechnung
- Vorkasse
- Lastschrift
- Die Auftragsampel wird grün für die Zahlungsfreigabe
- Felder für Skonto und Zahlungsziele vorhanden
- Skonto wird im Zahlungseingang berücksichtigt
- Die Rechnung kommt nach Ablauf des Zahlungsziels ins Mahnwesen
- Die Auftragsampel bleibt rot für die Zahlungsfreigabe
- Die Auftragsampel wird grün für die Zahlungsfreigabe
- Alle Rechnungen mit dieser Zahlweise kommen in den SEPA-Lastschriftverlauf rein
FAQs
Frage:
Bei Verwendung der Zahlungsart Rechnung erscheint im Auftrag und der Rechnung automatisch die Ausweisung von Skonto.Besteht die Möglichkeit, dass diese Ausweisung nicht von vornherein vorbelegt ist und wir diese nur bei Bedarf auswählen?
Antwort:
Sofern bei dem Kunden keine Zahlungsart hinterlegt ist, wird automatisch der Standard aus den Firmeneinstellungen gezogen. Tragen Sie hier bei "Rechnung" das Zahlungsziel mit X Tage und ohne Skonto ein, dann wird dieses gezogen. Z.B. erfolgt dies auch automatisch für alle importierten Shopaufträge bei Zahlungsweise "Rechnung" (sofern in der Schnittstelle nicht anders eingestellt).
Die Vorausgewählte Standard Zahlungsweise stellen Sie bitte bei "Steuer/Währung" in den Grundeinstellungen ein.
Die Vorausgewählte Standard Zahlungsweise stellen Sie bitte bei "Steuer/Währung" in den Grundeinstellungen ein.
Frage:
Kann man die Bezeichnung einer Zahlungsart ändern? Wo kann man diese überall ändern
Antwort:
- Die Zahlungsart kann auf dem Dokument (Textuelle Beschreibung) über die "Einstellungen → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen" geändert bzw. textuell erweitert werden.
- Zusätzlich kann über ein Zahlungsweisen Mapping "Einstellungen → Zahlungsweisen" eine Zahlungsart in der Oberflächenbeschriftung von Xentral (Dropdown Menü) geändert werden
Frage:
Wo können wir das Konto auswählen, auf das der Kunde überweisen soll? (wir haben für Auslandskunden ein anderes Konto vorgesehen)
Antwort:
Hier würde es folgende Möglichkeiten geben:
- auf das Briefpapier beide Konten aufnehmen mit dem Hinweis, dass z.B. für Auslandszahlungen das USD Konto verwendet werden soll
- bei der Zahlungsweise Rechnung oder Vorkasse einen festen Text mit aufnehmen, so dass der Kunde sieht, wohin er überweisen soll (dann bleibt der Briefpapier Footer unangetastet)
- wenn das alle englischsprachigen Kunden betrifft, könnte das andere Bankkonto auch in eine Übersetzungsvorlage aufgenommen werden: im deutschsprachigen Footer Bereich dann Konto A, im englischsprachigen Footer Bereich Konto B
- Briefpapier: alternativ könnte auch ein anders "Projekt" mit einem anderen Briefpapier verwendet werden (allerdings muss dann dieses Projekt im Auftrag auch immer ausgewählt werden. Macht evtl. nur Sinn, wenn das Projekt im Kunden fest gepflegt wird und/oder sowieso für die Logistik oder andere Zwecke gezogen wird bzw. automatisch immer vorausgewählt ist, da der Auftrag aus einem Shop importiert wird. An dieser Stelle ist dann keine manuelle Arbeit notwendig, um den Text korrekt gezogen zu bekommen.
- Textbaustein: natürlich kann das Bankkonto auch mittels eines Textbausteines in den Freitext geladen werden. Allerdings ist diese manuelle Lösung meist nur praxistauglich, sofern es sich um wenige Stammkunden oder wenige Rechnungen generell handelt (wenn z.B. wenige Vorgänge von derselben Person abgewickelt werden).
Frage:
Gibt es auch eine Möglichkeit DHL Nachname fest als Versandart zu erstellen, so dass das Häkchen bei Nachname beim Erstellen der Paketmarke automatisch gesetzt ist?
Antwort:
Bei DHL ist Nachnahme automatisch gesetzt, wenn die Zahlungsart Nachnahme aktiviert wurde:
- Nachnahme aktivieren: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen → "Nachnahme" aktivieren
Frage:
Wann wird das Zahlungs-Icon der Ampel auf grün gestellt? Oder wann wird ein Auftrag auf bezahlt gesetzt und wann eine Rechnung?
Antwort:
Hier würde es folgende Möglichkeiten geben:
Das Ampelsymbol "EUR" im Auftrag (Auftragsampel) springt immer dann auf grün:
Das Ampelsymbol "EUR" im Auftrag (Auftragsampel) springt immer dann auf grün:
- wenn der Haken "vorab als bezahlt markieren" gesetzt ist
- wenn die Zahlungsweise "Rechnung" ist oder "Nachnahme" oder für diese eigene Zahlart eingestellt ist "verhält sich wie Rechnung"
- wenn ein Zahlungseingang zugeordnet ist und der Kunde über die Bank komplett bezahlt hat
- Zahlungsweise auf bezahlt setzen
- Mahnwesen aufrufen (oder in eine Rechnung einzeln klicken) → setzt die Rechnungen mit dieser Zahlungsweise auf "bezahlt"
Frage:
Kann man Zahlungsweisen wieder löschen oder deaktivieren?
Antwort:
Ja, nicht benötigte Zahlungsweisen können deaktiviert werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie diese Zahlungsweise dann in alten Dokumenten noch zur Auswahl haben und in neuen Dokumenten diese dann nicht mehr vorhanden ist.
Zahlungsweisen dürfen keine identische Typbezeichnung haben.
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