Stechuhr mit QR-Code-Karten verwenden
Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit einer Stechkarte an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem QR-Code-Leser* und einem Tablet-Device*. Verwenden können Sie die Stechuhr mit QR-Code-Karte, mit RFID-Chips oder alternativ mit Barcodes (weitere Informationen folgen im Artikel).
Einrichtung des Terminals
Die Benutzeroberfläche der Stechuhr ist, wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem QR-Code-Scanner an die Wand montiert wird. Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:- Bedienung per Touchscreen
- Bildschirmdiagonale nicht unter 7 Zoll
- Betriebssystem Android oder Windows Mobile
- USB-Host Anschluss (zum Anschluss des QR-Code Scanners)
- Zugang zum lokalen Netzwerk (WLAN, LAN) möglich
- Für das Tablet ist eine Wandhalterung erhältlich
- Stromversorgung nicht über USB-Buchse - Gerät muss über separate Lade-Buchse verfügen
- Zum Beispiel: Dragon Touch X10, 10 Zoll Octa Core Android Tablet PC
- Dauerbetrieb ohne automatischen Zustandswechsel (Abschaltung, Ruhezustand, Bildschirmsperre)
- Browser mit Vollbildbetriebsmodus (z.B. Firefox mit Plugin "Fullscreen"), oder Kiosk-Modus
- Stellen Sie die Netzwerkverbindung am Tablet her
- Öffnen Sie den Browser auf dem Tablet und rufen Sie die Xentral Startseite auf
- Melden Sie sich mit einem Administrator Account an
- Klicken Sie unter "Administration → Einstellungen → Mitarbeiterzeiterfassung Geräteeinstellungen" → auf
- Geben Sie einen Namen für das Tablet unter "Bezeichnung" an - Alle anderen Felder werden automatisch ausgefüllt (Siehe Screenshot)
- Speichern Sie die Einstellungen
- Drücken Sie den Button "Dieses Gerät verknüpfen" um den Pairing-Modus zu aktivieren.
- Melden Sie sich ab


Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr
Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:- Sofern noch nicht geschehen: Legen Sie den Mitarbeiter als Adresse in den Stammdaten an
- Legen Sie unter "Administration → Einstellungen → Benutzer" mit
ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter an. Dieses Benutzerkonto ist ausschließlich zum Buchen an der Stechuhr geeignet. Falls ein Mitarbeiter auch mit Xentral arbeiten soll, braucht er zwei Benutzerkonten: Ein gewöhnliches Benutzerkonto, und das Benutzerkonto für die Stechuhr.
- Falls der Mitarbeiter neben der Stechuhr eine weitere Zeiterfassung wünscht, muss dafür eine neue Adresse gebucht werden, so dass für jeden User eine eindeutige Adresse existiert
- Der Mitarbeiter erhält eine Xentral Stechuhr-Karte, die mit einer Nummer bedruckt ist. Geben Sie diese Nummer als "Benutzername" für das neue Benutzerkonto ein.
- Wählen Sie im Feld "Adresse aus Stammdaten" die Adresse des Mitarbeiters aus
- Geben Sie kein Passwort an
- Setzen Sie den "Account-Typ" auf Benutzer
- Setzen Sie den Haken unter "Zugriff aus Ferne erlauben", falls Xentral außerhalb ihres lokalen Netzwerks gehostet wird
- Geben Sie unter "Startseite" die Zeichenkette "index.php?module=stechuhr&action=list" ein
- Unter "Externer Login" stellen Sie bei "HW-Token" die Methode "Mitarbeiterzeiterfassung QR-Code" ein
- Speichern Sie

Stechuhr mit RFID Tag
Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit RFID Tags an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem RFID-Device*, einem Tablet-Device* und einer Adapterbox*.
Kompatible Hardware
Das Stechuhrmodul ist mit den folgenden Typen von Lesegeräten kompatibel:- ISO 15693 - HF Reader (13,56 MHz)
- MIFARE - HF Reader (13,56 MHz)
- UHF Reader (868 MHz)
Einrichtung der Adapterbox
Die Einrichtung der Adapterbox finden Sie unter "Administration → Einstellung → Adapterbox" Unter dem Modul Adapterbox in Xentral finden Sie eine Anleitung wie die Adapterbox angeschlossen wird.


Einrichtung des Terminals
Die Benutzeroberfläche der Stechuhr, ist wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem RFID-Device an die Wand montiert wird. Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:- Bedienung per Touchscreen
- Bildschirmdiagonale nicht unter 7 Zoll
- Betriebssystem Android oder Windows Mobile
- USB-Host Anschluss (zum Anschluss des QR-Code Scanners)
- Zugang zum lokalen Netzwerk (WLAN, LAN) möglich
- Für das Tablet ist eine Wandhalterung erhältlich
- Stromversorgung nicht über USB-Buchse - Gerät muss über separate Lade-Buchse verfügen
- Zum Beispiel: Dragon Touch X10, 10 Zoll Octa Core Android Tablet PC
- Dauerbetrieb ohne automatischen Zustandswechsel (Abschaltung, Ruhezustand, Bildschirmsperre)
- Browser mit Vollbildbetriebsmodus (z.B. Firefox mit Plugin „Fullscreen“), oder Kiosk-Modus
- Stellen Sie die Netzwerkverbindung am Tablet her
- Öffnen Sie den Browser auf dem Tablet und rufen Sie die Xentral Startseite auf
- Melden Sie sich mit einem Administrator Account an
- Klicken Sie unter „Administration → Einstellungen → Mitarbeiterzeiterfassung Geräteeinstellungen“ auf
- Geben Sie einen Namen für das Tablet unter „Bezeichnung“ an - Alle anderen Felder werden automatisch ausgefüllt (Siehe Screenshot)
- Aktivieren Sie den Haken "RFID-Device"
- Wählen Sie die Adapterbox aus an dem das "RFID-Device" angeschlossen ist
- Speichern Sie die Einstellungen
- Drücken Sie den Button „Dieses Gerät verknüpfen“ um den Pairing-Modus zu aktivieren.
- Melden Sie sich ab


Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr
Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:- Sofern noch nicht geschehen: Legen Sie den Mitarbeiter als Adresse in den Stammdaten an
- Legen Sie unter „Administration → Einstellungen → Benutzer“ ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter an. Dieses Benutzerkonto ist ausschließlich zum Buchen an der Stechuhr geeignet. Falls ein Mitarbeiter auch mit Xentral arbeiten soll, braucht er zwei Benutzerkonten: Ein gewöhnliches Benutzerkonto, und das Benutzerkonto für die Stechuhr
- Falls der Mitarbeiter neben der Stechuhr eine weitere Zeiterfassung wünscht, muss dafür eine neue Adresse gebucht werden, so dass für jeden User eine eindeutige Adresse existiert
- Der Mitarbeiter erhält seinen RFID-Chip, in dem eine Nummer gespeichert ist
- Vergeben Sie einen Namen
- Wählen Sie im Feld „Adresse aus Stammdaten“ die Adresse des Mitarbeiters aus
- Geben Sie kein Passwort an
- Setzen Sie den „Account-Typ“ auf Benutzer
- Setzen Sie den Haken unter „Zugriff aus Ferne erlauben“, falls Xentral außerhalb ihres lokalen Netzwerks gehostet wird
- Geben Sie unter „Startseite“ die Zeichenkette „index.php?module=stechuhr&action=list“ ein
- Unter RFID Tag → legen Sie den RFID-Chip auf den RFID-Leser und drücken Sie den Button Einlesen.
- Die Nummer des RFID-Chips sollte jetzt übernommen werden
- Speichern Sie
Zeiterfassung via normalem Barcode
Neben Stechkarte und RFID-Chip gibt es auch die Möglichkeit einen Barcode zu erstellen über den sich der Benutzer am System anmelden kann. Der Barcodeinhalt muss einer mindestens 8stelligen Nummer entsprechen, die dem Usernamen in den Benutzereinstellungen entspricht.Einstellungen im Benutzer
Die Einstellungen im Benutzer müssen analog zum Stechkarten-Nutzer im System vorgenommen werden. Einstellungen Stech-/QR-KartenbenutzerBuchen am Terminal

- Kommen
- Gehen
- Pause Start
- Pause Stop

- Name des Mitarbeiters (erste Zeile)
- Aktueller Status des Mitarbeiters (zweite Zeile)
- Informationen über die Wochenarbeitszeit, Tagesarbeitszeit und letzte Buchungen (rechts)
- Tasten für die Buchung eines Ereignisses (links)
- "Logout" Taste für die Abmeldung, ohne die Buchung eines Ereignisses

Manuelles Buchen in der Mitarbeiterzeiterfassung
Sie können auch manuell Zeiten buchen unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung → Gebuchte Zeiten":
Auswertung von gebuchten Zeiten
Die Auswertung der gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfolgt unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung". Dort sind die Buchungsinformationen des in der Auswahlliste links ausgewählten Mitarbeiters in folgenden Reitern dargestellt:- Urlaub/Krankheit
- Anwesenheitsstatistik
- Stundenübersicht
- Gebuchte Zeiten
- Gebuchte Projektzeiten (ab 19.3)
- Gebuchte Kundenzeiten (ab 19.3)



- Vorlage Wochenstunden: Mo: Di: Mi: Do: Fr: Sa: So: von bis
- Hilfe Wochenstunden: Mo: Di: Mi: Do: Fr: Sa: So: von Monat: bis Stunden im Monat: Nach berechnen auf übernehmen klicken um Daten Sollstunden zu speichern.
- Standard Arbeitsbeginn: Diese Zeit wird verwendet falls an diesem Tag keine Zeiten per Stechuhr gebucht wurden, aber per Hand eine Ist-Zeit eingetragen wurde. Es muss die Form Stunde:Minute z.B. 08:00 verwendet werden
- Hochsetzen auf Arbeitsbeginn: Ist eine Standardzeit gesetzt und dieser Haken wird die Kommenzeit hochgesetzt falls der Mitarbeiter früher bucht.
- Runden "Kommen" Stechuhr:
- Runden "Gehen" Stechuhr:
- Runden Pausen in Minuten:
- Pause automatisch abziehen: fest von Arbeitszeit abziehen PauseArbeitszeit
- Pause automatisch abziehen: Stunden:Minuten ab Arbeitsstunden
- Pause automatisch abziehen: Stunden:Minuten ab Arbeitsstunden
- Pause automatisch abziehen: Stunden:Minuten ab Arbeitsstunden
- Pause Dauer: wird ignoriert falls Staffelung aktiviert
- Pause aus Stechuhr immer addieren zu automatischer Pause:
- Urlaub 2016 2017 2018 2019 2020 2021
- Urlaubstage im Jahr:
- Resturlaub im Vorjahr:
- Stunden pro Urlaubstag:
- Pause aus Stechuhr immer addieren zu automatischer Pause
→ Ist der Haken aktiviert, werden manuell gebuchte Pausen auf die Pausenzeit der automatisch abgezogenen Pause addiert. Bsp: 6 Std Arbeitszeit mit 30 Min automatisch abgezogener Pause + 10 Min manueller Pause → 40 Min Pause und 5:20 IST-Zeit
Einstellungen
Ab Version 18.3 finden Sie einen neuen globalen Reiter 'Einstellungen' in der Mitarbeiterzeiterfassung.
Urlaubsübersicht der Mitarbeiter
Unter dem Tab Urlaubsplan (alle Mitarbeiter) können Sie übersichtlich sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub genommen hat. Mit einem Hover über die Urlaubsmarkierungen sehen Sie die Namen der Mitarbeiter.
Hier wird für jeden Mitarbeiter für ein bestimmtes Jahr angezeigt:
- Gesamtanzahl an Urlaubstagen
- Genommene Urlaubstage - auch bereits in Zukunft eingetragene Tage
- Resturlaub - also wie viele Urlaubstage können noch verplant werden
- Vorjahresurlaubstage, die für dieses Jahr übernommen wurden


Anzeige von Urlaub / Abwesend im Haupt-Kalender
Ab Version 17.4 können Sie die in der Mitarbeiterzeiterfassung eingetragenen Urlaubs oder Fehltage im Kalender anzeigen lassen. Somit haben Sie für alle Mitarbeiter einen Urlauskalender, den Sie zwar einsehen können, aber nur der Administrator in der Mitarbeiterzeiterfassung ändern kann. Dazu werden die im Urlaub / Krankheit Tab eingetragenen Werte genommen:

Ein- und Ausblenden ehemaliger Mitarbeiter
Sollte ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, kann man den Gültigkeitszeitraum der Rolle wie folgt ändern.

Hardware: Beispielaufbau für die Stechuhr (Stand: 08/2016)
Die Stechuhr kann z.B. folgendermaßen aufgebaut werden:- Tischscanner (z.B. mit USB-Anschluss)
- Tablet (mit 2 Anschlüssen: z.B. USB-Anschluss für Scanner + zusätzlicher Anschluss für Stromversorgung (=weiterer Anschluss))
- WLAN (alternativ: ein Notebook mit Maus/Touchpad oder ein Rechner mit Bildschirm Touch-Funktion mit Netzwerkanschluss oder ebenfalls WLAN)
Arbeitsfreie Tage
Feiertage können über das Modul "Arbeitsfreie Tage" eingetragen werden. Administration → Einstellungen → Arbeitsfreie Tage →

- Beschreibung eingeben
- Datum des Feiertages eingeben
- Typ festlegen
- speichern
Arbeitsfreie Tage laden
Es gibt auch noch die Möglichkeit die Arbeitsfreien Tage eines bestimmten Bundeslandes automatisch in die Liste zu laden:
Arbeitsfreie Tage in der Mitarbeiterzeiterfassung
Arbeitsfreie Tage, die Sie definiert haben, werden als vollständig abgeleistete Arbeitszeit behandelt, d.h. es werden automatisch die für den betrachteten Tag voreingestellten Stunden als "gearbeitet" eingetragen und durch eine farbliche Markierung als Feiertag gekennzeichnet:
- das rote Feld zeigt die Krankstunden
- das organgene Feld zeigt die unbezahlten Stunden (Urlaub)
- das blaue zeigt die vertraglichen Urlaubsstunden
Stechuhr 2 mit RFID Tag (Projektraum-Reger)
Eine Alternative zur der Standard Stechuhr, ist die Stechuhr von Projektraum-Reger die extra für Xentral entwickelt wurde.
Weitere Informationen finden Sie direkt auf der Webseite von Projektraum-Reger:
http://www.projektraum-reger.de/xentral-stechuhr/ Link zum Handbuch:
FAQs
Frage:
Benötige ich einen Extra-Benutzer für das Modul Stechuhr? Kann der Mitarbeiter dann nur dieses Modul nutzen?
Antwort:
Soll ein Mitarbeiter sowohl die Stechuhr nutzen als auch mit anderen Modulen arbeiten können, muss man tatsächlich zwei Benutzer anlegen, ein Standard-User-Konto sowie einen Benutzer nur für die Zeiterfassung.
Bei diesem Sonderfall zählen die zwei Benutzer allerdings nicht doppelt sondern nur als einer, d.h. Sie müssen keinen weiteren User kaufen.
Damit ein angelegter Benutzer nicht auf die Anzahl der "normalen" Xentral-Benutzer angerechnet werden sind folgende Einstellungen im Benutzer nötig:
Damit ein angelegter Benutzer nicht auf die Anzahl der "normalen" Xentral-Benutzer angerechnet werden sind folgende Einstellungen im Benutzer nötig:
- Die Startseite muss auf index.php?module=stechuhr&action=list eingestellt sein
- Der HW-Token muss auf Mitarbeiterzeiterfassung QR-Code eingestellt sein
Frage:
Mein Stechuhr Account liegt komischerweise doppelt vor?
Antwort:
Bitte prüfen Sie, ob die Verknüpfungen zur Adresse (und damit auch zur Mitarbeiternummer) richtig sind bzw. genauso wie beim Benutzeraccount vorliegen.
Frage:
Ich bekomme die falsche Login-Maske angezeigt?
Antwort:
Sollten Sie die Anmeldemaske für die Stechkarte statt der üblichen Anmeldemaske angezeigt bekommen, dann liegt das daran, dass hier die Cookies für das Stechuhrdevice auf Ihrem Rechner abgelegt worden sind. Entweder Sie löschen den Cookie aus Ihre System oder Sie verbinden die Stechuhr mit dem Tablet, wo die eigentliche Stechuhranmeldung erfolgen soll und rufen dort den Punkt "Mitarbeiterzeiterfassung Geräteeinstellungen" in Xentral auf. Dort müssen Sie dann nur beim hinterlegtem Stechuhrdevice den Button "mit Gerät verknüpfen" betätigen, um die Cookies für die Anmeldemaske auf dem Tablet abzulegen.
Frage:
Wo kann ich mir ansehen, wie viele Stunden mein Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben, d.h. die reine Anwesenheitszeit?
Antwort:
Klicken Sie auf "Zeiterfassung drucken", wählen Sie Ihre Mitarbeiter und den Zeitraum aus und lassen Sie sich ein PDF erzeugen, wo Sie die Daten dann aufgeschlüsselt angezeigt bekommen.
Frage:
Wenn ich bei einem Mitarbeiter Urlaub / Feiertag eingetragen habe und der Mitarbeiter trotzdem bucht - wird ihm das angerechnet?
Antwort:
Ab Version 18.2 werden dann die Arbeitsstunden künstlich erhöht um die manuell zusätzlich gebuchte Zeiten, damit dem Mitarbeiter die Arbeit auch angerechnet wird.
Frage:
Wie genau werden die Zeiten in der Mitarbeiterzeiterfassung berechnet?
Antwort:
- Sobald eine Sollarbeitszeit angelegt wird, ist der Mitarbeiter im Minus
- Wenn dann Arbeitszeit gebucht wird, wird die Zeit aufaddiert
- Wenn ein Urlaubstag genommen wird, werden an dem Tag keine Minusstunden berechnet falls es eine Sollarbeitszeit gibt. Ansonsten wird nichts berechnet.
- Wenn ein Urlaubstag anteilig genommen wird (also 4 Stunden z.B.) dann wird die Zeit aufaddiert. Ansonsten wird nichts berechnet.
- Wenn es keine Sollarbeitszeit gibt, dann wird die Arbeitszeit einfach so aufaddiert.
Die Daten da kommen eigentlich nur von der Stechuhr, oder vom Urlaub aus der Mitarbeiterzeiterfassung. Mit Urlaub gibt es da eine Eigenheit: Wenn ein ganzer Urlaubstag gezählt wird, dann werden die Stunden des aktuellen Monats um die Stunden des Urlaubstages reduziert (und auch die Stunden des aktuellen Jahres). Das heißt wenn Sie im vorherigen, oder nachfolgenden Monat einen Urlaubstag eintragen, dann ändert sich nichts. Wenn Sie hingegen einen anteiligen Urlaubstag nehmen, dann landen die Stunden bei der Anzeige des aktuellen Jahres, selbst wenn Sie die anteiligen Stunden im letzten Jahr nehmen (Sofern es an dem Tag keine Arbeitsbuchung zu der Zeit gibt, sonst ändert sich logischerweise nichts).
Frage:
Kann ich die Überstunden eines Mitarbeiters verringern oder kürzen? Diese Studen wurden ausbezahlt?
Antwort:
Das geht aktuell leider noch nicht (Stand: Dezember 2018).
Frage:
Unser RFID Lesegerät / Chip funktioniert nicht mehr - was können wir tun?
Antwort:
Aktuell setzten wir einen Leser von Metratec ein: http://www.metratec.com/. Dort können weitere bestellt werden bzw. bei Hardware Problemen diese kontaktiert werden.
Falls Sie die Hardware von einem anderen Hersteller bezogen haben, würden wir Sie auch bitten, direkt den Hersteller anzuschreiben. Alternativ in Xentral die API Einstellungen unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → API überprüfen.
Falls Sie die Hardware von einem anderen Hersteller bezogen haben, würden wir Sie auch bitten, direkt den Hersteller anzuschreiben. Alternativ in Xentral die API Einstellungen unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → API überprüfen.
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