Gutscheinverwaltung (Voucher)

  • Gutschein
Mit dem Zusatzmodul Gutscheine können Gutscheine zentral gesteuert und verwaltet werden. Dieses bietet folgende Möglichkeiten
  • Erstellung von Gutscheinen (manuell oder automatisch)
  • Überblick über alle verkauften Gutscheine und deren spezifische Einstellungen
  • Betrachtung des aktuellen Restguthabens und der Gültigkeit von Gutscheinen
Unter Administration → AppStore → Gutscheine erhält man einen ersten Überblick über alle bestehende Gutscheine, welche sich im Umlauf befinden. :wawision:gutscheine_uebersicht.png?nolink

Anlage von Gutscheinen

Es können entweder Gutscheine manuell oder automatisch, über eine Vorlage, erstellt werden.

Manuelle Erstellung

Über den Button "+ Neuer Eintrag" gelangt man in die Anlagemaske, :wawision:voucher_anlagemaske.png in der die folgenden Angaben vorzunehmen sind:
  • Datum: Ausstellungsdatum des Gutscheins
  • Code: Angabe des Gutscheincodes
  • Artikel: Gutscheinartikel (muss vorher in den Stammdaten angelegt werden)
  • Gültig von: Festlegung des Start-Datums für die Gültigkeit
  • Gültig bis: Festlegung des End-Datums für die Gültigkeit
  • Kunde: Angabe des Kunden, auf den die Ausstellung erfolgt ist
  • Wert: Angabe des wertmäßigen Betrags in €
  • Währung: Angabe der Währung
  • Steuer: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
  • Checkbox: "nur Käufer darf den Gutschein einlösen"
Nach dem Abschluss mit dem Button "Speichern" wird der Gutschein erzeugt und der Übersicht hinzugefügt.

Automatische Erstellung

Für die automatische Erstellung von Gutscheinen gilt es die folgenden Einrichtungsschritte zu beachten:
  1. Anlage der Gutschein-Artikels unter Stammdaten => Artikel
  2. Erstellung der Gutschein-Vorlage unter Administration => AppStore => Gutscheine => Vorlagen
  3. Verkauf des Gutscheinartikels per Auftrag oder POS
Anlage des Gutschein-Artikels
Der Artikel dient als wesentliche Referenz bei der Vorlage, um die automatische Gutscheinerstellung zu ermöglichen. Ebenso wird er auch für die manuelle Gutscheinerstellung und auch bei der Einlösung benötigt. Hierbei gilt es insbesondere diese Unterscheidungsmerkmale bei der Anlage zu beachten:
  • Wertmäßiger Betrag des Gutscheins
  • Währung des Gutscheins
  • Gültigkeit des Gutscheins
  • Steuerliche Behandlung des Gutscheins (Bei Rückfragen zu dem Thema setzen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater in Verbindung)
Sofern eines dieser Merkmale unterschiedlich ausgeprägt ist, bei sonst gleichartigen Merkmalen, ist ein neuer Gutschein-Artikel anzulegen. Ein Beispiel-Artikel kann folgendermaßen aussehen: :wawision:gutscheine_gutschein-artikel.png?nolink Achtung: Gutscheine werden als normale Artikel in Rabattberechnungen mit einbezogen.Daher sollte bei Gutscheinartikeln die Rabattsperre gesetzt werden wenn die Einberechnung von Gruppenrabatten verhindert werden soll. Sollte beim Verkauf des Gutscheins ein anderes Erlöskonto als in den Standardeinstellungen hinterlegt für den Buchhaltungsexport gewünscht sein, muss dieses im Artikel eingegeben werden, siehe Beispiel: :wawision:erloeskonto.png?nolink
Erstellung der Gutschein-Vorlage
Über den Button "+ Neuer Eintrag" gelangt man in die Maske für die Vorlagenerstellung, :wawision:gutscheine_beispielvorlage.png?nolink in welcher diese Einstellungen vorzunehmen sind:
  • Artikel: Artikel aus den Stammdaten bei dem die Vorlage angewendet wird
  • Code-Vorlage: Auswahl in welcher Form der Code erstellt werden soll (Numerisch 10 Stellen oder Alpha-Numerisch 10 Stellen)
  • Steuerkonfiguration: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
  • Gültig: Festlegung der Gültigkeit (unbegrenzt, aktuelles Jahr [+1] [+2] [+3], 3 [6] Monate, 1 [2] [3] Jahre)
  • Code Anzeigen im Dokument: Code soll auf den Belegen mit abgebildet werden
Nach dem Abschluss mit dem Button "Speichern" wird die Gutschein-Vorlage erzeugt und der Vorlagen-Übersicht hinzugefügt.
Verkauf von Gutscheinen
Der Verkauf von Gutscheinen kann sowohl über einen Auftrag als auch die POS erfolgen. Beim Auftrag wird der Gutschein-Artikel als Position hinzugefügt und freigegeben. :wawision:gutscheine_verkauf_auftrag.png?nolink Beim Verkauf über die POS wird der Gutschein-Artikel dem Warenkorb hinzugefügt und der Verkauf abgewickelt. :wawision:gutscheine_verkauf_pos.png?nolink Auf Basis der Rechnungen, die im Rahmen des Autoversands oder der Weiterführung (bei Auftrag) bzw. des Verkaufsvorgangs (bei POS) erstellt werden, werden die Gutscheine automatisch mit der zugrundeliegenden Informationen aus der Gutschein-Vorlage erzeugt und der Übersicht hinzugefügt. Die Rechnung wird bei dieser Form der Gutschein-Erstellung mit als Referenz angegeben. :wawision:gutscheine_ueberischt_mit_auto-gutscheinen.png?nolink Gemäß unserem vorangegangenen Beispiel ist der aufgeführte Gutschein-Code auch auf den Rechnungsbelegen vorhanden. :wawision:gutscheine_rechnung_mit_gutschein-code.png?nolink

Einlösung von Gutscheinen

Die Einlösung von Gutscheinen ist sowohl über einen Auftrag als auch die POS möglich. Dabei gilt es zu beachten, dass zuerst alle Warenpositionen erfasst sein müssen, bevor der Gutschein selbst als Position hinzugefügt wird. Dieses Vorgehen ist von Bedeutung, da auf Grundlage der vorher erfassten Positionen die Berechnung erfolgt, in welcher Höhe der Gutscheinwert belastet wird. Im Auftrag gelangt man über den Button Gutschein in eine Maske für die Auswahl des Gutscheins, worüber dieser als Position hinzugefügt wird. :wawision:gutscheine_einloesung_auftrag.png?nolink In der POS kann dieser ebenso über den Button Gutschein als Position hinzugefügt werden. Dabei ist zunächst der Gutscheincode einzugeben, :wawision:gutscheine_einloesung_pos_eingabe.png?nolink woraufhin der Gutschein dem Warenkorb beigefügt wird. :wawision:gutscheine_einloesung_pos_warenkorb.png?nolink Sobald die Freigabe (bei Auftrag) erteilt bzw. der Verkaufsvorgang (bei POS) abgeschlossen wird, werden die Beträge mit dem aktuellen Gutscheinwert verrechnet. Sofern ein Restbetrag verbleibt, wird dieser nun in der Gutscheinübersicht ausgewiesen (Code im Beispiel: 5802882560), ist dieser komplett in Anspruch genommen worden entfällt dieser aus der Übersicht und kann zukünftig nicht mehr verwendet werden (Code im Beispiel: 1829568110). :wawision:gutscheine_uebersicht_nach_einloesung.png?nolink

Gutscheine mit Provision

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit einen Gutscheincode mit Provisionshintergrund hinterlegen. Bei Eingabe des Gutscheins erhält der Vertriebsmitarbeiter automatisch die Provision für diesen Auftrag.
Anlegen des Gutscheines mit Vertreter- Provision
Der Gutschein mit Provisionsbezug wird identisch wie der normale Gutschein über den Button "Neuer Eintrag" hinzugefügt. :wawision:gutschein_mit_provision.png
  • Code → Gutscheincode, der an den Kunden weitergegegeben werden kann
  • Artikel → Sollte der Gutschein sich auf einen bestimmten Artikel beziehen, kann dieser hier eingetragen werden
  • Kunde → Sollte der Gutschein nur für einen bestimmten Kunden gültig sein, kann dieser hier eingetragen werden
  • Vertreter → Sollte anhand des Gutscheines automatisch Provision an einen Vertreter gehen, kann dieser hier eingetragen werden
  • Provisionssatz → Hier kann die Höhe des Provisionssatzes des Gutscheines für den Vertreter eingetragen werden
  • Wert → Der Betrag (€-Wert) des Gutscheines
  • Nur Käufer darf den Gutschein einlösen → Bezieht sich auf Gutscheine die beispielsweise im Online Shop eingegeben werden. Hier darf der Gutschein nur über den Account (von dem Kunden) eingelöst werden, über den er gekauft wurde. Dies verhindert die Übertragbarkeit von Gutscheinen.
Provision aufrufen
Unter Administration → App Store → Provision kann die Provision des Gutscheines abgerufen und weiterverarbeitet werden. Zuvor müssen die grundlegenden Provisionseinstellungen getätigt worden sein. Im Reiter Belege kann die Provision des Gutscheins anhand des Auftrages ersichtlich werden: :wawision:provisionsmodul_gutschein.png
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