Zeiterfassung mit Xentral

Die Zeiterfassung in Xentral kann auf verschiedene Arten und Weisen verwendet werden.

Stechuhr

Mit der Stechuhr bucht man die Arbeitszeit um einen Tag herum. D.h. Kommen, Gehen und Pause Start und Pause Stop. Zudem kann man in der Stechuhr Urlaub und Krankheit pflegen. Die Stechuhr kann auch kombiniert mit den nachfolgenden Zeiterfassungen verwendet werden. Damit würde man die Zeiten tagsüber auf Kunden, Projekte, Produktionen etc. buchen können. Stechuhr verwenden

Zeiterfassung mit SOLL-Vorgabe buchen

Als reiner Dienstleister möchte man aber oft nicht klassich wie ein produzierendes Gewerbe über eine Stechuhr Zeiten buchen. Daher kann man im dem Fall das klassiche Zeiterfassunsgformular von Xentral nutzen und dort Zeiten von Hand lückenlos auf Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Feiertag oder Freizeitausgleich buchen. Um zu sehen wieviel Stunden noch gebucht werden müssen bzw. wieviel Urlaub bereits genommen worden ist gibt es eine App Zeiterfassung Sollstunden. Für jeden Mitarbeiter können für jeden Monat Sollstunden bzw. Überstundentoleranzen eingestellt werden. Zeiterfassung Stundenübersicht

Zeiten ohne SOLL-Vorgabe buchen (Standard)

Hat man in der Firma auch keine SOLL Vorgaben kann man einfach über die Zeiterfassung die Zeiten buchen. Über Verwaltung Zeitkonten kann man die gebuchten Stunden sehen und bearbeiten. Wie das funktioniert ist im folgenden beschrieben:

Zeiterfassung verwenden

In folgendem Video erfahren Sie, wie man in Xentral auf einen Kunden gebuchte Zeiten gemeinsam mit den verbrauchten Materialien/Artikeln über eine Sammelrechnung abrechnet. (Hier zu wird die App "Sammelrechnung" benötigt)

Einstellungen Zeiterfassung

Sie können zum einen systemweite Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen und zum anderen über eine Vorlagen App für mehr Übersicht sorgen.

Systemeinstellungen

Sie haben nun die Möglichkeit, einige Einstellungen individuell zu variieren. Navigieren Sie hierzu unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System zu dem Bereich "Zeiterfassung". :wawision:zeiterfassung_systemeinstellungen.png
  • Setzen Sie den ersten Haken, wenn es Mitarbeitern gestattet sein soll, auch für Ihre Kollegen Zeiten zu buchen
  • Legen Sie hier fest, ob das Feld "Interner Kommentar" in der Oberfläche für die Zeiterfassung überhaupt erscheinen soll
  • Entscheiden Sie, ob auch ein Ort angegeben werden kann oder nicht
  • Falls Sie die erfassten Zeiten auch an Ihre Kunden abrechnen, ist der letzte Haken zwingend zu setzen, damit Sie stets die erweiterte Oberfläche für die Zeiterfassung erhalten
  • Seit der Version 17.2 gibt es noch die Möglichkeit ältere Buchungen zu verbieten. Dazu wählen Sie die Option Zeiterfassung schließen und geben in das neue Feld die Anzahl der Tage ein, wie alt eine Buchung maximal sein kann
  • Ebenfalls ist es möglich Xentral prüfen zu lassen, ob die Mitarbeiter am letzten Werktag Zeiten gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, gelangt der Mitarbeiter automatisch auf das Formular zum Zeiten buchen mit entsprechender Meldung.
:wawision:zeiterfassung_option_schliessen.png Im Beispiel oben bedeutet das: Der Mitarbeiter kann höchstens 3 Tage alte Zeitbuchungen nachtragen. Hinweis: Um einen Benutzer von dieser Regel auszunehmen, können Sie diesem im Rechteblock "Zeiterfassung" das Recht "bearbeitenerlauben" geben.

App "Zeiterfassung Vorlagen"

Wenn Sie verschiedene Tätigkeiten in Ihrem Hause über festgelegte Bezeichnungen abbilden möchten, können Sie diese nun auch in die Zeiterfassung integrieren: Navigieren Sie unter Administration → AppStore auf "Zeiterfassung Vorlage", um die App aufzurufen und eine neue Vorlage zu erzeugen. Klicken Sie nun auf :wawision:icon_neu.png?20 und tragen in das Feld "Beschreibung" Ihre gewünschte Bezeichnung ein. Wenn Ihre Mitarbeiter künftig nun Zeiten buchen, werden durch einen Klick auf das Lupensymbol neben dem Beschreibungsfeld alle vorhandenen Vorlagen eingeblendet und können daraufhin komfortabel ausgewählt werden. :wawision:zeiterfassung_vorlagen.png

Abrechnung von Zeiten mit Datum ohne Zeitangabe

Sie können bei der Abrechnung von Zeiten auch die Option "markierte Zeiten mit Datum in Rechnung oder Auftrag überführen" auswählen, wodurch dann zwar das Datum auf Ihr Dokument abgedruckt wird, nicht jedoch die Zeiten. :wawision:zeiten_datum_ohne_uhrzeit.png

Erfassung von Zeiten

Mitarbeiter können in Xentral ihre Arbeits- und Pausezeiten unter 'Mein Bereich->Zeiterfassung' registrieren.

Zeiterfassung-Formular

:wawision:wawision_kurzanleitung_zeiterfassung_fuer_mitarbeiter_bild1.png Es kann zwischen folgenden Erfassungstypen gewählt werden, wobei durch eine Buchung stets die Ist-Arbeitszeit erhöht wird: *Arbeit *Pause *Urlaub *Krankheit *Freizeitausgleich *Feiertag Die Angabe des Datums und der Zeitspanne sind, ebenso wie eine Kurzbeschreibung, Pflicht.Optional kann eine ausführliche Beschreibung der Tätigkeit und der Ausführungsort ergänzt werden. Für die Bestimmung des Ortes können auch die GPS Daten ihres Endgeräts herangezogen werden, sofern diese Funktion unterstützt wird und freigegeben ist. Das Buchen von negativen Zeiten ist nicht möglich. Im Abschnitt 'Erweiterte Erfassung' können Sie Zeiten mit Projekten, Teilprojekten, und Kunden verknüpfen. Soll eine erfasste Arbeitszeit später beim Kunden abgerechnet werden, setzen sie den Haken bei 'Abrechnen'. Zusätzlich kann eine Abrechnungsart und eine Kostenstelle angegeben werden.

Zeiterfassung-Kalender

Ab Version 17.4 gibt es eine neue Kalender-Ansicht um Zeiten zu erfassen. Ab Version 19.3 wird auch hier das Buchen von negativen Zeiten unterbunden. :wawision:zeiterfassung_kalender_ansicht.png
  • Termine durch Drag & Drop erstellen
  • Termine um Stunden & Tage per Drag & Drop verschieben
Mit dem Button rechts, können Sie einstellen ob die Kalenderansicht oder die Formularansicht die Standard-Oberfläche für das Zeitenbuchen istn :wawision:zeiterfassung_kalender_standard.png

Eigene Zeiterfassung Übersicht

Unter dem Reiter 'Eigene Zeiterfassung Übersicht' finden Sie eine Auflistung Ihrer gebuchten Zeiten. :wawision:wawision_kurzanleitung_zeiterfassung_fuer_mitarbeiter_bild2.png Ab Version 17.2 wurde die eigene Zeiterfassungsübersicht erweitert um einen Datumsfilter und zusätzlichen Spalten (Von und Bis):
:wawision:zeiterfassung_eigene_zeiterfassung_17_2.png
Außerdem gibt es ab 17.2 im "Zeiterfassung Buchen" Tab die Möglichkeit das Datum auf vergangene Tage/Wochen zu stellen. Mit dem zurück/vorwärts Buttons springt man tageweise nach vorne/hinten. Mit dem Datumsfeld kann man gleich ein genaues Datum auswählen.:wawision:zeiterfassung_datum_rueckdatierung.png Dadurch ist es komfortabler möglich vergangene Zeiten nachzutragen.

Buchen von Zeiten auf Auftragspositionen

Das Buchen von Zeit auf Auftragspositionen ist für Artikel möglich, die als "Dienstleistung" markiert sind. Andere Artikel werden in der Zeiterfassung nicht vorgeschlagen. In der Zeiterfassung wird das Feld "Auftragsposition" verwendet.:wawision:zeiterfassung_001.png?direct

Besonderheit abgeschlossene Projekte

Ab Version 17.2 ist es nicht mehr möglich Zeiten auf abgeschlossene Projekte zu buchen. Bei einem Versuch erhält man folgende Fehlermeldung:
:wawision:zeiterfassung_abgeschlossenes_projekt.png

Übersicht über erfasste Zeiten



In der Ansicht 'Verwaltung->Zeitkonten' gibt es zwei unterschiedliche Übersichten über erfasste Zeiten. Unter dem Reiter 'Zeitkonto Mitarbeiter' werden alle durch Mitarbeiter erfasste Zeiten aufgelistet. :wawision:wawision_kurzanleitung_zeiterfassung_fuer_mitarbeiter_bild3.png Unter dem Reiter 'Zeitkonto Kunden' erhalten Sie eine Liste aller Kunden, auf die Zeiten zum Abrechnen gebucht wurden. :wawision:wawision_kurzanleitung_zeiterfassung_fuer_mitarbeiter_bild4.png

Abrechnung von erfassten Zeiten bei Kunden

Über die Ansicht 'Verwaltung->Zeitkonten' können Sie im Reiter 'Zeitkonto Kunden' die Abrechnung gebuchter Zeiten anstoßen. Klicken Sie dazu auf das Editier-Symbol (Stift) eines Kunden in der Liste, um die Detailansicht mit einer Auflistung der auf diesen Kunden gebuchten Zeiten zu öffnen. In dieser Ansicht können Sie die Rechnungsstellung über die entsprechenden Schaltflächen am Ende der Seite anstoßen. Zeitbuchungen, können in dieser Übersicht als abgerechnet oder nicht abgerechnet markiert werden. :wawision:wawision_kurzanleitung_zeiterfassung_fuer_mitarbeiter_bild5.png Im nächsten Schritt weisst man den Zeiten noch einen Artikel zu - das kann z.B. ein Stundensatz sein, der auf dem Beleg für die Zeiten erscheinen soll. Hinweis: Ab Version 19.1 kann man für jede einzelne Zeit, die man abrechnen will, einen eigenen Stundensatz definieren: :wawision:zeitkonten_artikel_jede_position.png Man kann weiterhin einen allgemeinen Artikel unten angeben, der auch verwendet wird solange das Feld pro Zeit nicht gefüllt wird. Es ist auch eine Kombination möglich, dass man unten einen Stundensatz angibt und z.B. aus 10 Zeiten nur 2 individuell belegt - beim Rest wird der allgemeine Artikel gezogen.

Zeiterfassung vs. Stechuhr: Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen Zeiterfassungen?




In Xentral gibt es folgende Zeiterfassungen:
1. Standard Zeiterfassung
2. Mitarbeiterzeiterfassung / Stechuhr (Arbeitsschritt)
3. App: Zeitkosten/Planstunden (Sollstunden und Urlaub; zu verwenden mit der Standard Zeiterfassung → Keine Kombination zur Stechuhr/Mitarbeiterzeiterfassung!)
1. Standard Zeiterfassung:
Verwendung des Zeiterfassungsformulares über Mein Bereich → Zeiterfassung.Hier werden alle Zeiten des Mitarbeiters eingetragen, einschließlich Pausen/Urlaub, also z.B. von 08:00 - 10:00 Arbeit / 10:00 - 10:30 Pause usw. Das Buchen auf Kunden, Aufträge, Projekte etc. ermöglicht eine Abrechnung der Zeiten für einen Kunden oder ein Projekt. Hier kann aus den Zeiten ein Auftrag/Rechnung über den Stundensatz erstellt werden. Generell: In der Standard Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter selbstständig seine Stunden eintragen. Geeignet für Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten, oder wenn die Zeiten bei Kunden abgerechnet werden. 2. Mitarbeiterzeiterfassung/ Stechuhr (Arbeitsschritt):
Folgende Buchungen können vorgenommen werden: Kommen / Gehen / Pause Start / Pause Stop / Urlaub / Krankheit

Die Mitarbeiterzeiterfassung mit Stechuhr ermöglicht eine Buchung auch mit Zeitvorgaben. Geeignet als Zeiterfassung für die Lohnabrechnung sowie ein Verbuchden von Arbeitsschritten in der Produktion.
Generell: Die Stechuhr mit Mitarbeiterzeiterfassung kann mit oder ohne Stechkarte genutzt werden. Sie bietet eine detaillierte Stundenerfassung mit Übersicht pro Mitarbeiter. Praxistipp: Die Stechuhr kann mit den Stempelkarten (QR-Code-Karte + QR-Scanner + Tablet) verwendet werden, oder auch über die Software-Oberfläche (vom PC/Laptop aus, mit dem normalen Login). 3. App: Zeitkosten/Planstunden:
Möchte man auch in der Zeiterfassung mit dem Formular seine Soll Stunden pro Monat sehen, kann man das mit dem extra Modul "Zeiterfassung Stundenübersicht", z.B. in Kombination mit dem Projektdashboard. Generell: Das Modul ​​Zeitkosten/Planstunden, in Verbindung z.B. mit dem Projektdashboard zeigt einen andere Ansicht für den Mitarbeiter. Die Gesamtübersicht anders dargestellt als bei der Mitarbeiterzeiterfassung. Praxistipp:Folgendes Szenario kann auch sinnvoll sein, z.B. die Stechuhr nur für die Stundenabrechnung/Steuerberater. Die reguläre Zeiterfassung wird zusätzlich verwendet, um bei Kunden abzurechnen und die Stunden in Dokumente zu überführen.

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