Umsatzsteuersenkung 2020 - Anleitung zur Umstellung in xentral

  • MwSt.
  • Umsatzsteuer
  • Mehrwertsteuer
Im Rahmen des Konjunkturpakets der Bundesregierung wird am 01. Juli bis 31. Dezember 2020 die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in Deutschland gesenkt. In diesem Zeitraum gilt ein normaler Umsatzsteuersatz von 16% und ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 5%. :wawision:mwstsenkung2020.jpg

Was ist zu tun?

  1. Die Steuersätze in den Grundeinstellungen oder in den Projekten anpassen oder in der App Steuersätze einen Steuersatz für Zeitraum vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020 anlegen
  2. Nach dem Buchhaltungsexport für den Juni 2020 die Buchhaltungskonten in den globalen Firmendaten oder pro Projekt umstellen
  3. Wenn erforderlich, Steuersätze in einzelnen Belegen manuell umstellen
  4. Besteuerung in euren Online Shops anpassen
  5. Wenn gewünscht, Artikelpreise anpassen: Per Stammdaten-Import oder Massenbearbeitung

1. Wo ändere ich die Steuersätze in xentral?

xentral ermöglicht Euch eine einfache systemweite Umstellung der Umsatzsteuersätze und eine optimale Vorbereitung auf die kommenden Herausforderungen. Hier zeigen wir Euch wie. Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer / Währung könnt Ihr zum Stichtag, also dem 01. Juli 2020, die Umsatzsteuer umstellen: :wawision:firmendaten_umsatzsteuer.png Alle Belege, die nach der Änderung des Steuersatzes in den Grundeinstellungen (s.o.) erstellt werden, verwenden den neuen Steuersatz (betrifft Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und Verbindlichkeiten). Im Anschluss an die Umstellung könnt Ihr neu erstelle Belege dieser Art überprüfen, um sicherzugehen dass die Einstellungen korrekt sind. Beim Weiterführen von Belegen wird der Steuersatz aus dem vorangegangenen Beleg übernommen, er kann aber manuell jederzeit verändert werden. Wird also z.B. ein “alter” Auftrag aus der Zeit vor der Umstellung nach dem 01.07.2020 zu einer Rechnung weitergeführt, so wird nicht der Steuersatz aus den Grundeinstellungen, sondern der aus dem Auftrag verwendet.

Wir verwenden Projekte mit eigenen Steuersätzen. Wo kann ich diese ändern?

Falls Du innerhalb eines Projektes eigene Steuersätze verwendest, ist die Umstellung dort genauso einfach. Unter Stammdaten → Projekt → Einstellungen → Steuer / Währung findest Du die gleichen Felder: :wawision:projekt_umsatzsteuer.png

Eigene Steuersätze mit Gültigkeitszeitraum

Wenn Ihr statt einer Umstellung direkt am Stichtag lieber schon vorher einen neuen Steuersatz mit einem Gültigkeitszeitraum vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020 anlegen wollt, könnt Ihr das in der App Steuersätze tun. :wawision:steuersaetze_app_uebersicht.png Beim Anlegen der Steuersätze ist wichtig, dass Ihr die Steuersätze 5% und 16% auch wirklich mit den Typen "ermäßigt" und "normal" anlegt und das Ihr die Option "als Standardsteuersatz setzen" aktiviert. Nur dann werden die Steuersätze ab dem ersten Tag der Gültigkeit in den Firmendaten überschrieben. Sobald dann neue Belege angelegt werden, verwenden diese den hier angelegten Steuersatz. Steuersätze mit dem Typ "normal" können manuell in Belegen pro Position ausgewählt werden. :wawision:steuersaetze_app_bearbeiten.png Am 31.12.2020 endet die Gültigkeit dann automatisch, wenn Ihr das Datum so eingestellt habt. Die App Steuersätze steht Euch bereits zur Verfügung.

2. Wo wird die Kontierung für den Buchhaltungsexport angepasst?

Sobald der Buchhaltungsexport für Juni erfolgt ist, können auch die Buchhaltungskonten in den globalen Firmendaten umgestellt werden. In dem markierten Feldern könnt Ihr die neuen Kontennummern eintragen. Beim nächsten Buchhaltungsexport werden dann die neu eingestellten Konten verwendet. :wawision:firmendaten_kontenrahmen_neu.png

Kontenrahmen pro Projekt

Ebenso kann der Kontenrahmen auch pro Projekt eigens neu eingestellt werden (sofern bereits bei Euch in Verwendung): :wawision:projekt_kontenrahmen.png

Verbindlichkeiten kontieren

Verbindlichkeiten werden direkt kontiert. Hier kann der neue Steuerschlüssel pro Verbindlichkeit unmittelbar eingetragen werden.

NEU — Belege mit gemischten Steuersätzen innerhalb eines Zeitraums korrekt exportieren

In den Monaten nach der Umsatzsteuersenkung kann es vorkommen, dass man innerhalb eines Monats Belege mit einem Steuersatz von 5% bzw. 16% und andere mit 7% bzw. 19% hat. Das tritt z.B. ein, wenn der Leistungszeitpunkt für manche dieser Aufträge noch im Juni war, für andere aber schon im Juli - also nach der Umsatzsteuersenkung. Mit dem neuesten DATEV-Update werden die Erlöskonten (z.B. 4400), die bislang für 7%- und 19%-Rechnungen gegolten haben, für 5% und 16%-Rechnungen verwendet. Daher benötigt man für 19%-Rechnungen, die zwischen Juli und Dezember 2020 exportiert werden, ein alternatives Erlöskonto. Damit alle Rechnungen und Gutschriften beim Export das korrekten Erlöskonto erhalten, kann diese Option aktiviert werden: "Alternative Erlöskonten für Umsatzsteuersenkung 2020". In den Feldern können dann die Erlöskonten eingetragen werden, die für den Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 für 7%- und 19%-Belege gelten (7% Inland, 19% Inland, 7% EU-Lieferung privat, 19% EU-Lieferung privat). :wawision:alternative_erloeskonten_fuer_umsatzsteuersenkung_2020.png Bei Rechnungen, die bereits für 2021 gebucht sind, empfiehlt sich gegenwärtig eine manuelle Prüfung, da die DATEV Erlöskonten zum 01.01.2021 wahrscheinlich wieder auf den alten Stand zurückgestellt werden. Für Belege mit Innergemeinschaftlichen EU-Lieferungen sollte die Buchung auf die korrekten Konten manuell geprüft werden, da diese nach wie vor aus den Firmendaten (Grundeinstellungen) gezogen werden.

3. Wie kann ich die Besteuerung eines einzelnen Belegs ändern?

Die Umsatzsteuer in einem einzelnen Beleg kann pro Position verändert werden. Es ist also möglich, innerhalb eines Belegs einige Positionen mit 19% und andere mit 16% zu versteuern.Hierzu könnt Ihr beim Editieren einer Position die Einstellung “individuellen Steuersatz verwenden” und dort bei Bedarf einen anderen Steuersatz vergeben. Zur Auswahl stehen Euch alle Steuersätze, die Ihr zuvor unter Administration → AppStore → Steuersätze angelegt habt. :wawision:auftrag_einzeln_steuern_aendern.png

Wie gehe ich mit Belegen um, die noch vor der Senkung der Umsatzsteuer erstellt wurden?

Bitte achtet darauf wann Eure Aufträge und Rechnungen geschrieben wurden, beziehungsweise wann die Lieferung oder Leistung erfolgt ist und prüft gegebenenfalls Eure Belege. Bei Detailfragen zu den steuerrechtlichen Bestimmungen in Einzelfällen können Euch Eure Steuerbüros und Steuerberater helfen.

Auftragsblocker App

Mit der App Auftragsblocker könnt Ihr sichergehen, dass keine Aufträge, die vor dem 01.07.2020 erstellt wurden, ausversehen im Autoversand verschickt werden ohne dass die korrekte Besteuerung vorher geprüft wurde. Ihr müsst nichts weiter machen, also die Option zu aktivieren und einstellen, ab welchem Datum Aufträge vom Autoversand gesperrt werden sollen. :wawision:auftragsblocker_app.png In allen Aufträgen wird dann beim Freigeben die Option "Für den Auto-Versand freigeben" automatisch entfernt. Erst wenn der Auftrag wieder manuell für den Autoversand freigegeben wurde, wird ihn der Prozessstarter ins Versandzentrum schieben. :wawision:auftrag_autoversand_freigabe_entfernt.png

Was passiert beim Weiterführen von Belegen?

  • Beim Weiterführen eines Angebots zum Auftrag übernimmt der Auftrag den neuen Steuersatz aus den Firmendaten bzw. der App Steuersätze.
  • Beim Weiterführen eines Auftrags zur Rechnung übernimmt die Rechnung den Steuersatz aus dem Auftrag.
  • Beim Weiterführen einer Rechnung zur Gutschrift übernimmt die Gutschrift den Steuersatz aus der Rechnung.
Lieferschein zu Rechnung: Lieferscheine enthalten keine Umsatzsteuer Daten.
  • Wird ein Auftrag zum Lieferschein weitergeführt und der Lieferschein dann zur Rechnung, zieht die Rechnung daher den Steuersatz aus dem Auftrag.
  • Wird ein Lieferschein ohne vorausgegangenen Auftrag manuell angelegt und dann zur Rechnung weitergeführt, zieht die Rechnung den Steuersatz daher aus den Firmendaten bzw. dem Projekt.
Bestellungen und Verbindlichkeiten:
  • Wird eine Bestellung zur Verbindlichkeit weitergeführt, zieht die Verbindlichkeit immer den Steuersatz aus den Firmendaten beziehungsweise dem Projekt.

Verhalten beim Weiterführen verändern

Mit dem neuesten Update der Versionen 20.1 und 20.2 könnt Ihr unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer / Währung auch festlegen, ob Belege beim Weiterführen den Steuersatz aus dem vorausgegangenen Beleg nehmen sollen oder doch den aktuell in den Firmendaten hinterlegten Steuersatz. :wawision:firmendaten_weiterfuehren_von_belegen.png Das ist inbesondere nützlich, wenn Ihr Angebote oder Aufträge mit den alten Steuersätzen erstellt habt, diese aber zu einer Rechnung weitergeführt werden sollen, die die neuen Steuersätze verwenden sollen. Bitte beachten: Da Lieferscheine keine Umsatzsteuerdaten enthalten, zieht die Rechnung beim Weiterführen eines Lieferscheins zur Rechnung immer, wenn vorhanden, den Steuersatz aus dem vorausgegangenen Auftrag.

4. Was passiert bei einem angebundenen Online Shop?

Die meisten Shopschnittstellen von xentral übernehmen beim Import von Aufträgen die Steuersätze aus dem Shop. Bitte achtet darauf, dass die Besteuerung in Euren Online Shops zum Stichtag ebenfalls korrekt umgestellt wird. Hinweis: Im Shop installierte Plugins können womöglich etwas am Verhalten ändern, wie die Steuer übergeben wird. Praxistipp: Wenn Ihr den automatischen Shopimport per Prozessstarter verwendet und während der Stichtagsumstellung am 01.07.2020 sicher gehen wollt, dass keine Aufträge aus Eurem Online Shop importiert werden, bevor dort die Besteuerung angepasst wurde, könnt Ihr den Prozessstarter vorübergehend deaktivieren und so den Import stoppen. Sobald auch Euer Shop richtig eingestellt ist, aktiviert Ihr den Prozessstarter erneut und der Import läuft wieder an.Für einen ersten Test könnt Ihr auch einzelne Aufträge manuell abholen. Wenn diese stimmen, könnt Ihr den Prozessstarter wieder einschalten, sodass die Aufträge der letzten zwölf Stunden abgeholt werden.

5. Wie kann ich die Preise meiner Artikel anpassen?

Die Umsatzsteuersenkung veranlasst viele Unternehmen zu einer Anpassung Ihrer Artikelpreise. Unter Verwaltung → Import / Export Zentrale könnt Ihr mit einem Stammdaten-Import die Netto-Verkaufspreise aller Eurer Artikel schnell anpassen. Dazu benötigt werden mindestens Artikelnummer und der neue Verkaufspreis. :wawision:preisanpassung_stammdaten_import.png Wollt Ihr lediglich die Preise einer geringe Anzahl von Artikeln (ca. bis zu 100) anpassen, geht das auch mit der Massenbearbeitung im Artikelstamm. :wawision:preisanpassung_massenbearbeitung.png
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