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5 Probleme des Mittelstands, die ein modernes ERP System löst
Der deutsche Mittelstand hat immer noch mit der Digitalisierung zu kämpfen. Dieser Artikel zeigt fünf große Probleme mittelständischer Unternehmen auf und erklärt, wie unsere Kunden diese mithilfe einer modernen ERP-Software gelöst haben. Wenn Sie zum Mittelstand gehören, dann werden diese Probleme Ihnen sicher bekannt vorkommen.

1. Geringer Innovationstrieb im Mittelstand

Für einige Mittelständler ist es aus zwei Gründen schwer, innovativ zu arbeiten. Erstens fehlt leider oft das nötige Verständnis für neue Technologien und zweitens ist die Antwort auf neue Vorschläge oft grundsätzlich „Nein, das brauchen wir wirklich nicht!”. Aus dieser Einstellung folgt, dass sich die Geschäftsmodelle der meisten Mittelständler seit Jahrzehnten nicht verändert haben, trotz Globalisierung und Digitalisierung. Es fällt mittelständischen Unternehmen offensichtlich schwer, die Chancen der Veränderung zu erkennen. 

Ein erster Schritt ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die dem Mittelständler den Alltag erleichtern. Für viele ist der erste Schritt der Wechsel auf ein modernes ERP-System. Es sorgt für mehr Flexibilität und Transparenz durch die Automatisierung von vielen Aufgaben. Moderne ERP-Systeme bieten leistungsfähige Schnittstellen zu allen relevanten Dienstleistern an, was dem Mittelständler ermöglicht, von deren innovativen Lösungen zu profitieren. 
Die gute Nachricht: Wer seine Geschäftsprozesse automatisiert, kann zukünftig seine Margen erheblich steigern. Wenn ein Mittelständler die Digitalisierung für sich nutzt, kann er seine Geschäftsprozesse verschlanken und mit der gleichen Mannschaft mehr Gewinn erwirtschaften. In erster Linie muss sich dafür die Denkweise der Führungskräfte ändern. Die jüngste wirtschaftliche Entwicklung zeigt, dass progressive Unternehmen deutlich bessere Erfolgsaussichten haben als defensive. (1)
Ein flexibles ERP-System ist für viele Mittelständler die Grundvoraussetzung für diese Umstellung.


Unserer Schnittstellen im Überblick

2. Mehr Chaos als Controlling

Ein zweites Problem vieler Unternehmen, sind vage formulierte Zuständigkeiten und fehlende realistische Ziele. Das provoziert unstrukturiertes Arbeiten der Mitarbeiter und erschwert das Controlling. Einzelne Abteilungen arbeiten aneinander vorbei und Führungspositionen bekommen stets die besten Nachrichten aus den chaotischsten Abteilungen. Hier braucht es eine klar definierte Mission des Unternehmens und erreichbare Ziele für jede Abteilung, um den Erfolg (oder Misserfolg) sichtbar zu machen. 

Ein modernes ERP System sammelt sämtliche Daten des Unternehmens an einer zentralen Stelle. Dadurch sind die wichtigen Kennzahlen jeder einzelnen Abteilung immer ersichtlich und können von dem Controller interpretiert werden. Dies hat zur Folge, dass jedem einzelnen Mitarbeiter eine klare Zuständigkeit zugewiesen werden kann. Das steigert nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter , sondern ermöglicht auch performance-orientierte Vergütungsmodelle. Solche Anreizsysteme haben den Vorteil, dass die eigenen Mitarbeiter selbst verantwortlich für ihre Vergütung sind, was wiederum die Arbeitsbereitschaft deutlich erhöhen kann. (2)
Die Geschäftsleitung und das Controlling haben jederzeit einen aktuellen Überblick über die Performance jeder Abteilung und können so deutlich bessere Prognosen für die Zukunft abgeben. Da moderne ERP-Systeme cloudbasiert sind, sind diese Informationen überall verfügbar, wo es Internet gibt.

3. Mangelhaftes Informationsmanagement

In vielen mittelständischen Unternehmen sind Kommunikationsprobleme ein unterschätztes Problem. Jeder Mitarbeiter sollte im ERP-System einen Überblick über seine nächsten Aufgaben bekommen, mit allen dafür relevanten Informationen. Dies ist aber oft nicht der Fall. Stattdessen sitzen viele Mitarbeiter in stundenlangen Meetings, die zu 95% nichts mit ihren Aufgaben zu tun haben. Es ist eine Aufgabe der Geschäftsleitung, sicher zu stellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie schnell an die relevanten Informationen kommen, egal ob dies im ERP-System oder einem externen Kommunikationskanal wie „Slack" abgebildet wird. 

Ein Beispiel:
In unserem ERP-System kann der Vertriebsprozess als Pipeline dargestellt werden. Der Vertriebsleiter definiert hier verschiedene „Stages", die ein Kunde im Vertriebsprozess durchschreitet. Das ermöglicht unseren Vertriebsmitarbeitern den Überblick zu behalten, wer zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe zu erledigen hat. Jedem neuen Kundenkontakt sind hierbei sämtliche Informationen über die bisherige Kommunikation zugeordnet, damit jeder Mitarbeiter direkt sieht, welche Anforderungen der Kunde hat und was bisher besprochen wurde. Unser Vertrieb konnte damit die Kommunikation in der Abteilung verbessern. Eine solche Lösung kann natürlich auf die Anforderungen der jeweiligen Abteilung angepasst werden.

Ganz egal, wie Ihre interne Kommunikation bisher abläuft, es macht sicherlich Sinn, sich Gedanken zu machen, wie man diese noch verbessern könnte. Letztendlich kann eine Neustrukturierung hier viel Zeit der Mitarbeiter einsparen – auch ohne großen Aufwand. Dafür macht es Sinn die eigenen Mitarbeiter zu befragen, da jede Lösung primär ihre Kommunikation erleichtern soll.


4. Unnötige Handgriffe und zu viel Personalaufwand

In jedem Unternehmen gibt es Ineffizienzen, die häufig mit der Größe des Unternehmens zunehmen. Ein modernes ERP-System verringert die Arbeitsschritte, die beispielsweise ein Buchhalter selbst machen muss. Unserer Meinung nach sollte das ERP-System jeden repetitiven Mausklick übernehmen. 
Das Problem im Mittelstand ist oftmals, dass die Verantwortlichen das Potenzial von neuer Software falsch einschätzen. Sie sehen als erstes die Kosten und den Aufwand, die bei einer ERP Umstellung anfallen und übergehen, welche Chancen eine flexible Software bietet. Langfristig kann ein modernes System die Geschäftsprozesse deutlich verschlanken. Weniger Mitarbeiter können dann mehr leisten.

5. Ausländische Konkurrenz erhöht den Preisdruck auf den Mittelstand

Die Globalisierung bringt die Konkurrenz der ganzen Welt zu uns. Wer sich langfristig am Markt behaupten und dem Preisdruck standhalten möchte, braucht klare Alleinstellungsmerkmale. Der Mittelstand muss deshalb digital und agil werden und gleichzeitig weiterhin exzellente Qualität bieten. Die Automatisierung und Prozessoptimierung, welche durch moderne Technologie und Software ermöglicht wird, kann hier den Unterschied machen. Der Mittelstand muss nur beginnen, die neuen Möglichkeiten für sich zu nutzen.

Fazit: Der deutsche Mittelstand kann noch viel effizienter werden

Viele Mittelständler in Deutschland bieten technologisch ausgefeilte Produkte an, organisieren ihre Produktion aber leider mit veralteter Software. Mit einer modernen Unternehmenssoftware und selbstverständlich auch entsprechender Hardware können mittelständische Unternehmen ihre Effizienz enorm steigern. Die Digitalisierung ist für die meisten Mittelständler eine Chance, ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen und noch mehr Wert zu erschaffen. Dafür ist es nötig, dass der Mittelstand die Chancen von progressivem Handeln erkennt. 
Ein modernes ERP bietet dafür die Grundlage.

Quellen:
(1) Porter, Michael E.: Wettbewerbsstrategie – Methoden zur Analyse von Branchen und Konkurrenten; Campus
(2) Dressler, Matthias. "Der Einfluss variabler Vergütung auf die Arbeitsmotivation." Personal (1999): 294-297.
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