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6 Gründe warum ERP-Systeme scheitern
Ein ERP-System ist heutzutage das Gehirn jeden Unternehmens. Software kann und soll möglichst viele repetitive Aufgaben übernehmen, Prozesse automatisieren und Unternehmensdaten aufbereiten. Doch die Einführung einer ERP-Software scheitert bei vielen Unternehmen. Das ist ein finanzieller Supergau. In diesem Blogbeitrag zeigen wir sechs Gründe auf, die ERP-Systeme zum scheitern bringen und schlagen Lösungsansätze vor, welche dieses Risiko minimieren. Die gute Nachricht: Alle Fehler können vermieden werden, wenn die Einführung des ERP-Systems als das Mammut-Projekt erkannt wird, welches sie nunmal ist.

1 Die Geschäftsleitung hat zu hohe Erwartungen an die ERP Software

Es stimmt. ERP Systeme können die internen Prozesse drastisch verbessern, dies geschieht jedoch nicht über Nacht. Ein neues modernes ERP-System kann weder alle individuellen Prozesse des Unternehmens plötzlich lösen, noch kann das System sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit den Features des Systems auf Anhieb zurecht kommen. 

Die Realität ist, das die Umstellung auf ein flexibles System ein langes Projekt ist, das mit Prozessanalysen beginnt und mit der kontinuierlichen Schulung der Mitarbeiter und der Optimierung der Prozesse endet. Der Projektleiter benötigt beispielsweise in der Regel 50 bis 200 Stunden (Dies ist eine Schätzung auf Basis unserer Erfahrungen mit verschiedenen Kunden) zur Einrichtung eines ERP-Systems. Je nach Komplexität der Geschäftsprozesse steigen auch die Kosten. Die Geschäftsleitung sollte deswegen die benötigten Ressourcen für die Einführung einplanen und realistische Ziele setzen. Sobald die Grundfunktion des Unternehmens mit dem neuen System umgesetzt wurde, können anschließend Prozesse optimiert und automatisiert werden. Danach kann man sich um Individuallösungen kümmern. Wenn unrealistische Ziele gesetzt werden und zu wenig Ressourcen zur Verfügung stehen, sollte man sich nicht wundern, wenn das Projekt daran komplett scheitert. 

2 Projektbegleitung und Kommunikation wird vernachlässigt

Da das moderne ERP-System sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens umfasst, ist es für den Erfolg der Einführung unerlässlich, dass der CEO und der CTO diese umfassend begleiten.
Oftmals scheitert eine Einrichtung deswegen, weil die IT-Abteilung dieses Projekt mit ein paar wagen Zielen zugewiesen bekommt, aber nicht ausreichend über die Anforderungen der anderen Abteilungen informiert wurde. Mit dem ERP-System sollen am Ende alle Mitarbeiter arbeiten können, Buchhalter genauso wie Vertriebler und Key-Accounts genauso wie die Geschäftsleitung und die Controller. Deswegen ist es so wichtig, alle Akteure an einen Tisch zu holen und die Anforderungen korrekt zu erfassen. Der Projektleiter kann anschließend diese Anforderungen konkret mit dem Onboarding-Team des Softwareanbieters besprechen. So können mögliche Probleme schnell erkannt werden und Individuallösungen rechtzeitig programmiert werden.

3 Die Geschäftsleitung unterschätzt den Investitionsbedarf

Der dritte Fehler den die Entscheidungsträger oft machen, ist es die nötigen Ressourcen falsch einzuschätzen, da ihnen der Umfang der Softwareeinführung nicht bewusst ist. Wie bereits angedeutet, ist das ERP-System bildhaft das Gehirn des Unternehmens. Es verwaltet sämtliche Unternehmensdaten und bildet im Idealfall alle Geschäftsprozesse ab. Um erfolgreich auf ein neues System umzusteigen, werden deswegen weit mehr Ressourcen benötigt, als die Miete für die Lizenz vermuten lässt. Der Großteil des Mehraufwands liegt im eigenen Unternehmen selbst, da die Einrichtung der Software, die Schulung der Mitarbeiter und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu Anfang einen erheblichen Mehraufwand für das Personal bedeutet. Wenn die Geschäftsleitung diese Kostenpunkte einplant, erhöhen sich die Erfolgsaussichten für das Projekt. 

Die Geschäftsleitung ist also der erste Akteur im Unternehmen, der sich des Umfangs einer ERP Einführung bewusst werden sollte. Im Folgenden werden drei weitere Gründe aufgeführt, die auf mangelndes Projektmanagement zurückzuführen sind. 


4 fehlende Zielerreichungsgrade und unzureichende Priorisierung

Für die Projektplanung sind klare Etappenziele essentiell. Diese werden in der Regel vom Softwareanbieter grob vorgegeben, ob sie eingehalten werden, liegt jedoch in erster Linie am Projektmanager selbst. Falls der Projektleiter Prozesse priorisiert, die für das Tagesgeschäft unerheblich sind, kann dies ein Grund sein, warum das ERP-System scheitert. Deswegen sollte diese Rolle stets von einem Mitarbeiter übernommen werden, der sich detailliert mit allen Prozessen des Unternehmens auskennt und eine Affinität für Software und Prozessoptimierung mitbringt. 

5 Mangelnde Mitarbeiterintegration und Schulung

Definitiv häufigste Grund warum ein ERP-System langfristig scheitert, ist die mangelnde Schulung der Mitarbeiter. Oft wissen die Mitarbeiter nicht, wie sie die Informationen finden, oder wollen sich einfach nicht mit neuen Dingen beschäftigen. (vgl. Quelle Nr.2) Deswegen müssen klare Vorgaben gemacht und Schulungen regelmäßig organisiert werden, in denen der Projektleiter mit den Mitarbeitern spricht und sich zeigen lässt, wie mit dem neuen System gearbeitet wird. So kann Verbesserungspotential schnell erkannt werden. Gegebenenfalls können die Prozesse dann an den Workflow des Mitarbeiters angepasst werden.  Der Projektleiter schafft so klare Anreize für die Mitarbeiter mit der Software zu arbeiten, da ihnen das Potenzial bewusst wird und die Hemmungen aus dem Weg geräumt wurden.

In diesem Zusammenhang ist es auch besonders wichtig, ein internes Wissensmanagement zu etablieren, welches neuen Mitarbeitern ermöglicht schnell mit der Software und den positionsspezifischen Anforderungen zurecht zu kommen. Um den Anwendern zu helfen bieten viele ERP-Softwareanbieter hierfür Lernvideos und Schulungsunterlagen an. Wer diese Schulungsmöglichkeiten dann noch durch positionsspezifische Informationen ergänzt, stellt sicher, dass neue Mitarbeiter nach wenigen Tagen sicher mit der Software arbeiten.
Damit können Sie sicherstellen, dass die Features der Software auch tatsächlich verstanden und genutzt werden.
Trotzdem ist es extrem wichtig ständig zu überprüfen, ob die Funktionen der Software tatsächlich angewendet werden. Denn das ERP-System kann nur so gut werden, wie die Informationen sind, die es aufbereitet. Zudem entwickelt sich ein flexibles, modernes ERP-System immer weiter, sprich der Softwareanbieter bietet durch Updates neue Funktionen an, welche im Idealfall die Prozesse vieler Mitarbeiter weiter vereinfachen. 

6 Unzureichende langfristige Planung - kaum Flexibilität

Der letzt Grund, warum ERP-Systeme scheitern ist, dass zukünftige Anforderungen an die Software nicht, oder nicht ausreichend berücksichtigt werden. 
Dieses Problem wird klar, wenn man sich als Beispiel den Bankensektor ansieht. Hier wurde in den letzten Jahrzehnten auf veraltete IT-Infrastruktur gesetzt, weil die Verantwortlichen kurzfristige Ziele verfolgten. (vgl. Quelle Nr.3) Dies hat zur Folge, dass immer mehr Banken im Vergleich zu neuen Zahlungsanbietern zurückfallen, weil die Software zu starr geblieben ist. Ein ERP-System muss flexibel sein, besonders in der Anbindung neuer Dienstleister (Schnittstellen). Kaum ein Unternehmer weiß, wie seine Geschäftsprozesse in fünf Jahren aussehen werden. Deshalb sollte man darüber nachdenken, welche Schnittstellen in 10 Jahren eventuell benötigt werden und ob der ERP-Anbieter diese dann anbieten wird. 

Unsere Xentral Schnittstellen

Die fehlende Flexibilität der ERP-Lösungen am Markt war der Auslöser, warum unser CEO Benedikt Sauter vor ca. 10 Jahren begonnen hat eine eigene ERP-Software zu programmieren. Ursprünglich wollte Benedikt damit nur seinen eigenen Online-Handel automatisieren, aber daraus wurde bald ein eigenständiges Geschäftsmodell. Heute ist die Flexibilität von Xentral, neben der Benutzerfreundlichkeit des Systems und unseres kompetenten Supports, eine unserer großen Stärken.

Wer langfristig plant und diese sechs Fehler vermeidet, kann mit einem modernen ERP-System sein Unternehmen auf die nächste Stufe heben und langfristig erfolgreich werden. Ihre ERP Einführung wird dann sicher nicht scheitern, sondern Ihnen die Möglichkeit eröffnen, ihre Geschäftsprozesse zukünftig stetig zu verbessern.

Quellen:
(1) Kehl R.E., Rudolph B.J. (2001) Warum CRM-Projekte scheitern. In: Link J. (eds) Customer Relationship Management. Springer, Berlin, Heidelberg
(2) Zwick, T. Schmalenbachs Z betriebswirtsch Forsch (2003) 55: 45. 
(3) https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/banken-veraltete-it-pannen-1.4529923
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