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Xentral Success Story - EFood Start-Up 3Bears
3Bears ist ein Hersteller von Porridge, der sein Produktsortiment zuerst ausschließlich online und mittlerweile auch über Einzelhändler, wie Rewe verkauft. Bekannt wurde das Unternehmen nach einem Auftritt der beiden Gründer Tim und Caroline in der deutschen Gründershow „Die Höhle der Löwen“. Und damit schossen innerhalb kürzester Zeit die Anzahl der Bestellungen in die Höhe.

Die Ausgangssituation

Bis zu ihrem TV-Auftritt verkaufte 3Bears drei Produktsorten über den eigenen Online-Shop. Die Gründer entschieden sich für Shopify, darüber konnten sie auch die Prozesse – von eingehenden Bestellungen über Lagerbestandsanalyse bis hin zu den wichtigsten Backoffice-Funktionen – abdecken. Da Tim und Caroline wussten, dass in ein paar Monaten die Ausstrahlung der TV-Show anstehen würde und damit womöglich die Bestellungen und auch der Verwaltungsaufwand ansteigen werden, entschieden sie sich für Xentral. Denn die wichtigsten Funktionen werden bei Xentral bereits in der Grundversion abgedeckt, alle weiteren Module und Schnittstellen, die in der Zukunft benötigt werden, können mit wenigen Klicks über den App-Store installiert werden.

Die Anforderungen und Herausforderungen

3Bears war es wichtig, das Fulfillment sowie die Produktion der verschiedenen Porridge-Sorten abzubilden und so weit wie möglich zu automatisieren. Eine Besondere Herausforderung war die Zahl der Bestellungen nach der Ausstrahlung der Folge in der Höhle der Löwen. Rund um die Ausstrahlung der Sendung waren es 47.000 Bestellungen, von denen fast 15.000 innerhalb der ersten zwölf Stunden aufliefen! Xentral entwickelte deswegen im Vorfeld die Schnittstelle für die Anbindung und Echtzeit-Synchronisation mit Shopify. Als bereits in der ersten Stunde während der Ausstrahlung tausende Bestellungen eingingen, war klar, dass die Schnittstelle noch weiterentwickelt werden muss, um langfristig diese extrem hohe Auslastung abzudecken. Mit der neuen Schnittstelle ist eine nahezu unbegrenzte Skalierung bei maximaler Performance möglich.

Darüber hinaus arbeitet 3Bears beim Fulfillment mit dem Dienstleister Andreas Schmid zusammen, einem der größten Fulfillment-Anbieter in Deutschland. Auch hier war eine individuelle Lösung notwendig, die das Xentral-Team für 3Bears entwickelte. Die Programmierung und die Implementierung von Xentral wurde in 8 Wochen umgesetzt.

Vollautomatisiertes Lagermanagement

3Bears nutzt die Enterprise Version von Xentral und konnte durch die individuellen Programmierungen die kompletten Bestell-, Lager- und Logistikprozesse vollständig automatisieren. Die Aufträge werden direkt in Xentral registriert, die Zahlungsprozesse werden im Hintergrund angestoßen und die bestellte Ware wird von den Produktionsstätten an den Fulfiller versendet. Dieser gibt eine Rückmeldung an Xentral und das ERP-System übermittelt die Daten an den Shop. Auch die Prozesse für die Bestellungen und Lieferungen an den Einzelhandel konnten fast vollständig automatisiert werden.

Heute haben Caroline und Tim ihr Sortiment deutlich erweitert. Sie bieten neben fünf fruchtigen Porridge Sorten auch eine schokoladige Variante mit Kakao, sowie Rezeptbücher und weiteres Zubehör an.
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