STERNGLAS: Hoe een horlogefabrikant tijdvreters heeft geëlimineerd

Dit is STERNGLAS: tijdmeters voor veeleisende puristen 

We hebben één ding gemeen: tijd is wat ons drijft. Terwijl Xentral eraan werkt om jou meer tijd te geven, ontwerpt en ontwikkelt het team van STERNGLAS de tools waarmee jij je tijd stijlvol in het oog houdt. De uurwerken en accessoires van het Hamburgse merk overtuigen door hoge kwaliteit en tijdloos design.

De horloges zijn ondanks hun waarde betaalbaar. Dustin Fontaine, die de startup in 2016 via Kickstarter oprichtte, is ervan overtuigd dat goed design en hoge kwaliteit niet duur hoeven te zijn. Om die belofte waar te maken, laten de designers zich inspireren door de Bauhaus-stijl: focus op het essentiële, zonder oog voor detail te verliezen. Daarnaast ontwikkelt het jonge bedrijf zijn automatische en quartzhorloges zo dicht mogelijk bij de klant en hecht het veel waarde aan eerlijkheid en transparantie.

Focus op tijd en essentie, met een sterke community achter zich – gezien alle overeenkomsten met Xentral was het geen verrassing dat onze wegen elkaar op een dag zouden kruisen.

De uitdaging: lijsten, lijsten en nog meer lijsten 

Het verhaal van STERNGLAS begon in een kleine horlogemanufactuur in Münster, waar oprichter Dustin Fontaine dagelijks meewerkte als stagiair. Ook vandaag de dag zit er veel vakmanschap in de horloges van zijn startup.

Maar achter de schermen waren de processen sterk handmatig. Data raakten steeds meer versnipperd over Google Sheets en werden steeds moeilijker te beheren. Dat ging niet alleen ten koste van flexibiliteit, maar kostte de creatieve horlogedesigners ook veel tijd.

De grootste pijnpunten voor STERNGLAS 

Warehousemanagement en facturatie liepen via Billbee, verzending via de Sendcloud-app in Shopify. Daarbovenop kwamen talloze lijsten – gedeelde Google Sheets vol opmerkingen. Deze setup bracht meerdere problemen met zich mee:

• Het team moest workarounds bouwen die telkens weer voor problemen zorgden

• Veel tijd ging verloren aan databeheer en procesafhandeling

• Overdracht van artikelstamgegevens gebeurde handmatig, met duplicaten en fouten als gevolg

• Verzendprocessen waren niet direct gekoppeld aan het warehousemanagement

• Voorraadbeheer was suboptimaal; processen zoals reserveringen of het werken met JIT-stuklijsten waren niet mogelijk

Nieuwe business, nieuwe problemen 

Daar kwam bij dat de bestaande infrastructuur puur was ingericht op B2C. Vanaf medio 2019 werd B2B echter steeds belangrijker voor STERNGLAS. De uurwerken zijn inmiddels verkrijgbaar bij meer dan 300 juweliers in landen zoals Duitsland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk en de VS. Het combineren van B2C- en B2B-afhandeling in één systeem leidde structureel tot problemen.

“Betalingstermijnen, betalingscondities en provisieafrekeningen waren een enorm pijnpunt voor ons,” herinnert Henning zich. Gelukkig behoort dat hoofdstuk inmiddels tot het verleden.

Xentral ERP zorgde voor meer tijd voor uurwerken 

Op dat moment werd duidelijk dat de bestaande systemen de benodigde functionaliteit niet langer konden bieden. Tijdens de zoektocht naar een oplossing voor de vele pijnpunten kwam het team van STERNGLAS uit bij Xentral.

Na het testen van de ERP-software werd de meerwaarde snel duidelijk:

“Veel functies die we eerder handmatig moesten nabouwen, zijn in Xentral gelukkig standaard aanwezig,” zegt Henning. “Met Xentral hebben we enorm veel stappen samengebracht en vereenvoudigd.”

Een van de eerste en belangrijkste stappen was afscheid nemen van de lijsten.

“Veel spreadsheets bestaan simpelweg niet meer,” zegt Henning zichtbaar opgelucht. “In Xentral hebben we nu één centrale artikelstam met alle belangrijke informatie. Niets hoeft meer handmatig bij elkaar gezocht te worden.”

Growth Report: wat Xentral STERNGLAS heeft opgeleverd 

Met Xentral wist STERNGLAS in korte tijd artikel- en adresbeheer te centraliseren, tijd te besparen en proceszekerheid en productkwaliteit te verhogen. Het bedrijf bespaart circa 20 uur per week; het aantal bestellingen per maand steeg van 1.500 naar 2.000.

Boekhouding 

• Halfautomatische betalingsmatching over alle rekeningen (o.a. Klarna, Shopify Payments)

• Automatisering van incasso’s en upload via de bankkoppeling voor B2B

Logistiek 

• Gestructureerder goederenontvangstproces

• Efficiëntere afhandeling via projectscheiding

• Inventarisaties met één druk op de knop

• Extra kwaliteitscontrole: geen beschadigd horloge meer verzonden

• Aanzienlijk minder retouren

Reporting 

• Transparantie intern én extern

• Eenvoudige data-queries

• Individuele rapportages, vooraf gefilterd en direct beschikbaar

• Verdere tijdsbesparing in de dagelijkse operatie

Favoriete tools van het STERNGLAS-team 

• Orderoverzicht

• Verzendcentrum

• Betalingen & aanmaningen

• Fast-lane-verzending

Met Xentral klaar voor nieuwe markten 

Henning weet precies waar STERNGLAS naartoe wil:

“We willen ook in de toekomst zoveel mogelijk mensen enthousiasmeren voor klassieke, ambachtelijk gemaakte horloges – niet alleen in Duitsland en Oostenrijk, maar wereldwijd.”

Ook voor cross-border e-commerce vertrouwt het team op Xentral:

“Voor onze tax compliance en OSS gebruiken we de drempelwaarden-app van Xentral, zodat we onze btw-aangiften binnen de EU correct kunnen afhandelen,” aldus de CFO.

Met deze setup is de stap van de EU naar internationale markten slechts één Xentral-app verwijderd.

Bedrijfsprofiel: STERNGLAS