Bei länger andauernden Projekten, die mit hohen Kosten verbunden sind, können zwischen Auftraggeber und Lieferant Abschlagsrechnungenvereinbart werden. Abschlagszahlungen sind ein prozentualer Anteil der Gesamtsumme einer Rechnung, der bereits vor der vollständigen Leistungserbringung abgerechnet wird. Abschlagsrechnungen haben für beide Seiten Vorteile: Der Lieferant verringert dadurch das Risiko von Zahlungsausfällen und muss nicht mit der vollen Summe in Vorleistung gehen. Der Auftraggeber kann sich die ausstehende Summe in kleinere Teilzahlungen aufteilen und so seine Liquidität aufrecht halten.
Rechtlich gibt es bei Abschlagsrechnungen einiges zu beachten, denn sie gelten als Ausnahme. Auch aus steuerlicher Sicht müssen bestimmte Punkte erfüllt sein, über die wir euch im Folgenden informieren:

Wer darf Abschlagsrechnungen stellen?

In Deutschlang gilt die Regel: Rechnungsstellung erst nach Leistungserbringung. Für bestimmte Leistungen gibt es laut Gesetz Ausnahmen. Bei diesen Verträgen dürfen Abschlagszahlungen vereinbart werden:

Auch Berufsgruppen wie Rechtsanwälte, Architekten oder Ingenieure dürfen laut Gesetz Abschlagszahlungen mit ihren Kunden vereinbaren.

Wie hoch dürfen Abschlagszahlungen sein?

Bei Abschlagszahlungen gilt in der Regel die Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass sich Lieferant und Auftraggeber einigen müssen, wann und in welcher Höhe die Abschlagsrechnung fällig wird. Zu jeder Abschlagsrechnung gehört eine Schlussrechnung mit Aufführung der geleisteten Abschlagszahlungen.

Welche Angaben müssen Abschlagsrechnungen enthalten?

Wichtig ist, dass die Abschlagsrechnungen die Pflichtangaben enthalten, die allgemein für Rechnungen in Deutschland gelten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzidentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Lieferdatum oder Lieferzeitraum der Leistung
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Leistungen
  • Gesamtsumme
  • Aufgeschlüsselte Steuersätze oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Wichtig: Die Abschlagsrechnung als solche explizit benannt und durchnummeriert sein, z.B. „1. Abschlagsrechnung“.

Was sind die steuerlichen Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen?

Um die Umsatzsteuer richtig abzuführen, gibt es eine wichtige Besonderheit zu beachten: Nämlich ob es sich um eine Teilrechnung oder eine Abschlagsrechnung handelt.

Die Teilrechnung besteht aus einer oder mehreren Teilleistungen, die bereits vollständig erbracht wurden und anschließend in Teilbeträgen abgerechnet wird. Die Umsatzsteuer wird zu dem Voranmeldetermin fällig, in dem die Teilleistung erbracht wurde.
Die Abschlagsrechnung besteht aus einem Anteil der Gesamtsumme, die bereits vor der vollständig erbrachten Leistung abgerechnet wird. Die Umsatzsteuer muss in jeder einzelnen Abschlagsrechnung ausgewiesen werden und ist zum nächsten Voranmeldetermin fällig.

Im neuen Abschlagsmodul von xentral sind alle Besonderheiten bereits integriert.
Unternehmer, die mit Abschlagsrechnungen arbeiten, können sich mit dem neuen Abschlagsmodul von xentral ERP die Arbeit erleichtern. Alle Besonderheiten sind bereits in den Rechnungen integriert – auch die Auflistungen der bereits geleisteten Abschlagszahlungen werden automatisch erfasst.

Alle Abschlagsrechnungen werden über einen gemeinsamen Auftrag geregelt. Über den Reiter „Freigabe“ finden Nutzer nun den neuen Reiter „Abschlussrechnungen“. Hier gibt es einen Überblick über alle Abschlagsrechnungen, die bereits ausgestellt wurden. „Abschlagsrechnung“ wird einmalig als neuer Artikel angelegt und kann dann wie gewohnt über „Buchhaltung“ und „Rechnungen“ als Position eingefügt werden. Über „Freigabe“ und „Abschlagsrechnungen“ kann man in der Vorschau bereits das PDF mit den entsprechenden Pflichtangaben und Benennungen sehen. Auch hier werden ab der zweiten Abschlagsrechnung die bereits geleisteten Zahlungen in einer Tabelle aufgeführt.