xentral ERP Homeoffice Remote work

Gerade ist bei vielen Unternehmen Home Office angesagt. Einige Unternehmen haben Remote Work bereits fest in ihrer DNA verankert, andere testen die neue Arbeitsvariante zum ersten Mal. Darum stellt sich bei vielen die Frage: Wie kann man produktiv im Team zusammenarbeiten, wenn man nicht am gleichen Ort ist? Die Lösungen heißen nicht Zoom, Slack oder Google Meet – das sind lediglich Tools, die dabei unterstützen. Um im Home Office wirklich produktiv zu sein, muss das Setting stimmen. Wir haben für euch fünf Home Office Hacks, mit denen ihr garantiert effizienter arbeiten könnt:

#1 Brainy Home Office Hack: Daily Stand Up

Damit Remote Teams gut funktionieren, müssen die Verantwortlichkeiten geklärt sein. Bei vielen Unternehmen kommen im Tagesverlauf immer wieder neue Aufgaben rein, die am Anfang der Woche noch nicht klar waren. Um die To Do’s fair im Team zu verteilen, muss jeder einen Überblick über alle Aufgaben und deren Priorität haben. Das bespricht man am besten in einem täglichen Meeting, das nicht länger als 15 Minuten dauern sollte. Vorteil: Jeder checkt um die gleiche Uhrzeit ein, bekommt einen Überblick über die Aufgaben, kann neue Tasks ergänzen und anschließend im Team priorisieren. Um eine persönliche Atmosphäre zu schaffen, sollten bei den Meetings über Video-Call auch alle die Kamera einschalten. 

#2 Brainy Home Office Hack: Feste Arbeitsphasen definieren

Wer kennt es nicht: Man öffnet den Kalender und sucht vergeblich die weißen Stellen, in denen man Zeit hat, zwischen den Meetings seine eigentliche Arbeit zu erledigen. Das verursacht Stress und führt dazu, dass die Aufgaben wesentlich länger dauern, da man sie nicht am Stück bearbeiten kann und sich deshalb jedes Mal neu hineindenken muss. Um aktive Konzentrationsphasen zu fördern, sollten sich Teams bewusst Freiräume schaffen und beispielsweise Telefonate und Video Calls nur in einem fest definierten Zeitfenster vereinbaren. Den Rest des Tages – idealerweise mindestens 2 Stunden am Stück – sollte frei bleiben, um die Aufgaben zu bearbeiten. 

#3 Brainy Home Office Hack: Remote Work Infrastruktur schaffen

Jeder in deinem Team arbeitet anders. Deshalb hat auch jeder deiner Mitarbeiter andere Voraussetzungen an seinen Arbeitsplatz. Damit jeder im Team – vom Marketing über die IT bis hin zur Logistik – ideal arbeiten kann, solltest du mit deinen Leuten sprechen, was sie brauchen, um auch aus dem Home Office arbeiten zu können. Das beginnt bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes und endet beim Zugriff auf die relevanten Daten von Zuhause. Wenn ihr neue Software einführt, solltet ihr darauf achten, dass diese auch problemlos beim Team zu Hause funktioniert – auch wenn das Internet nicht das Schnellste ist.

#4 Brainy Home Office Hack: Microsoft Teams, Slack und E-Mail beenden

Tools, Tools, Tools! Sobald es um Home Office geht, dreht sich alles um Softwarelösungen für die digitale Kommunikation. Die sind definitiv auch wichtig, sollten aber arbeitsunterstützend sein und euch im Team nicht von der Arbeit abhalten. Laut dem Workfront’s 2020 State of Work Report werden Mitarbeiter im Schnitt 14-mal am Tag durch eine E-Mail oder einen Messanger unterbrochen. Darum sollte es im Team erlaubt sein, sich in den Konzentrationsphasen bewusst abzumelden und die Programme zu schließen. Nur so stellt ihr sicher, dass ihr euch im Team nicht gegenseitig stört, wenn der andere gerade eine wichtige Aufgabe bearbeitet.

#5 Brainy Home Office Hack: Digitale Team-Events

Was haben Team-Events mit der Produktivität zu tun? So einiges! Denn nur, wer sich auch mal persönlich untereinander austauscht, bekommt mit, was um seine eigene To-Do-Bubble herum passiert. Oft hat ein anderer aus dem Team noch weitere Informationen oder die Aufgabe schon mal bearbeitet und kann unterstützen. Insbesondere für Remote Teams, die sich nicht häufig sehen, ist es umso wichtiger, die persönliche Ebene auszubauen. Dazu zählen digitale Kaffeepausen, Afterworks mit Zoom oder ein virtueller Spieleabend mit Videochat-Apps wie Houseparty.

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