Wir erhalten regelmäßig viele Anfragen, dass man gerne die Schnittstelle für Magento, Shopware, Gambio, OpenCart o. ä. vorab testen möchte. Es ist jedoch so, dass dies eigentlich das Unspannendste an einem ERP System ist.  Warum man Online-Shops an ein ERP System anbinden will kann verschiedene Gründe haben:

Abgleich der Lagerzahlen zentral mit Übertragung an die Shops

Zentrale Software von der aus man auch manuell Aufträge eingeben kann ohne einen Account im Shop zu benötigen
Baut man parallel ein B2B Geschäft auf vereinfacht dies auch viele Abläufe
Die Schnittstelle muss automatisch ohne Fehler arbeiten und ideal per Cronjob ausgeführt werden können. Zu den Aufgeben der Schnittstelle bei xentral gehören:

Abholen von neuen Aufträgen inkl. dem Abgleich von Kundendaten

Übertragen der neuen Lagerzahlen nach einem Warenein- oder ausgang
Eventuell einfacher Abgleich des Artikelnamens oder der Beschreibung
Übertragen der Trackingnummer an den Shop + Zwischenstatus für die Bearbeitung
In xentral kann man das Verhalten für jeden Shop einzeln einstellen.

Aufträge importieren

In xentral ERP kann man die Aufträge in einen Zwischenbereich importieren, von dem aus ein Mitarbeiter sehr schnell die Aufträge mit einem Klick in xentral übernehmen kann. Das hat den Vorteil, dass man schnell die Bestellungen und Adressen erkennt. Durch die Farbcodierung sieht man sofort welche Kunden eindeutig als Stammkunde erkannt wurden oder ob es bei einem Kunden eventuell einen Adresswechsel, z. B. durch einen Umzug gab. Beim Import möchte man neue Kundennummern normalerweise nur für wirkliche neue Kunden vergeben. Alle Bekannten sollen unbedingt auf bereits vorhandene Nummern verknüpft werden. Eine Anhäufung von doppelten Einträgen soll damit verhindert werden.

Ist der Auftrag importiert, sieht er genauso aus wie ein Auftrag, den man manuell angelegt hat. Der einzige Unterschied ist der, dass dieser Auftrag eventuell zusätzlich eine Internetnummer hat, die der Online-Shop erzeugt hat. Diese benötigt man z. B. bei der automatischen Verknüpfung des Zahlungseingangs bei Aufträgen mit Vorkasse. Optional gibt es die Transaktions-ID eines Zahlungsanbieters wie Paypal, Billlsafe, Secupay oder ähnliche. Auch hier wird die Transkations-ID benötigt, um den Zahlungseingang automatisch verknüpfen zu können.

Etwas besonders ist der Umgang mit Versandkosten und Gutscheinen. Diese werden in xentral ebenso auf Artikel im Auftrag gebucht. D. h. es gibt im Artikelstamm einen Artikel für Versand und einen für Gutschein. Werden beim Import Versandkosten oder ein Rabatt aus Gutscheinen o. ä. erkannt, werden die Preise mit dem Artikel in den Auftrag gebucht.

Nach dem vollautomatischen oder halbautomatischen Importieren, wird er Status im Shop umgestellt. Der Endkunde sieht, dass sich auf Shopbetreiber Seite etwas rührt.

Lagerzahlen abgleichen

Xentral ERP überträgt regelmäßig die Lagerzahlen an die Shops. Es werden aber nicht immer alle übertragen, sondern nur die Differenz. D. h. durch einen intelligenten Algorithmus weiß xentral was sich im Shop im Vergleich zur eigenen Datenbank verändert hat. Die Übertragung an die angebundenen Shops erfolgt automatisch bei Warenverkauf, manuell erfassten Auftrag oder Wareneingang. Das passiert mit einem Cronjob im Hintergrund, d. h. xentral hat einen Cronjob für alles und kümmert sich intern selbst um den Aufruf der verschiedenen Prozesse.

Manuelle Artikelübertragung
Die Schnittstelle zu xentral ERP ist immer die Artikelnummer. D. h. wenn es den Artikel in xentral mit der Nummer gibt, wird immer diese beim Importieren verwendet. Aber: existiert die Nummer nicht, kann man in der Schnittstelle einstellen, dass automatisch ein neuer Artikel angelegt wird. Auch das übersieht man nicht – im Ampelsystem der Aufträge wird sofort sichtbar, dass es Aufträge gibt, die nicht versendet werden können, da Artikel im Lager fehlen. Diese kann man dann schnell einlagern bzw. nachbestellen. Wir emfehlen immer, die Artikel (wenn es sich primär um einen Shop handelt) eher in Shop-Backend anzulegen und zu pflegen, da man dort optimal Bilder, Crosslinks und spezielle Beschreibungen angeben kann. Von xentral aus kann man bei jedem Shop, den wir anbinden, Artikelnamen, Beschreibung und Verkaufspreis immer per Mausklick manuell an den Shop übertragen oder vom Shop abholen.

Fazit

So sieht es aus mit der Schnittstelle. Es passiert viel im Hintergrund. Die Schnittstelle integriert den Shop so in die originalen Prozesse und Datenstrukturen, dass man von der eigentlichen Schnittstelle nicht viel merken sollte. Dennoch können wir auf Anfrage auch Importer bereitstellen. Man sollte sich davon nur nicht zuviel Erkenntnisse erwarten. Bei der Prüfung, ob ein ERP System geeignet ist, muss man die allgemeinen Strukturen und Oberflächen ansehen und etwas testen, um herauszufinden, ob es prinzipiell gefällt und zum eigenen Geschäftsmodell passt.