Voorraadbeheersoftware

MKB-bedrijven in de handel, foodbedrijven en B2B-leveranciers. Zij krijgen volledige transparantie over goederenstromen, voorraden en omloopsnelheden – en kunnen bestellingen en leveringen efficiënt en gecontroleerd aansturen.

Ja – als je bedrijf groeit en je processen efficiënter wilt aansturen. Xentral is het ERP voor retailers die willen opschalen: van onlineshop en marktplaatsen tot fysieke winkels.

Xentral past bij jou als je:

• bestellingen, voorraad, financiën en verzending in één systeem wilt bundelen,

• handmatig werk en losse eilandjes wilt vervangen door geautomatiseerde workflows,

• flexibel wilt blijven – met koppelingen naar shops, marktplaatsen en tools die je al gebruikt.

Kort gezegd: Ben je een handelsbedrijf en wil je groeien, dan is Xentral het juiste ERP voor jou.

Voor bedrijven die willen schalen en waarde hechten aan efficiëntie, automatisering en toekomstbestendigheid, is voorraadbeheersoftware vrijwel onmisbaar. Juist in een groeifase zorgt het ervoor dat processen beheersbaar blijven. Wat vandaag nog werkt met Excel, wordt bij toenemende omzet al snel een rem op de organisatie: de administratieve last groeit, fouten liggen op de loer en kostbare tijd gaat verloren.

Een professioneel voorraadbeheersysteem brengt hier structuur in aan. Het ontlast teams, voorkomt handmatig werk en zorgt voor end-to-end transparantie – van inkoop en magazijnbeheer tot verkoop.

Ook voor gevestigde bedrijven die hun processen willen moderniseren en zich willen voorbereiden op nieuwe eisen, is dit de logische volgende stap. Want alleen met geautomatiseerde, schaalbare workflows blijf je op de lange termijn flexibel, efficiënt en concurrerend.

Elk bedrijf is uniek en brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Toch zien we duidelijke patronen: Xentral is ideaal voor start-ups en kleine tot middelgrote bedrijven die actief zijn in handel of e-Commerce.

Dat sluit niet uit dat ook grotere bedrijven met POS-structuren succesvol met Xentral werken – zoals meerdere van onze klanten laten zien.

Of en hoe jouw processen met Xentral kunnen worden ingericht, gestructureerd en geautomatiseerd, ontdek je het beste in een persoonlijk gesprek met één van onze experts. Hier kun je direct een afspraak plannen.

Voor bedrijven die inzetten op groei, automatisering en flexibiliteit is moderne voorraadbeheersoftware eigenlijk onmisbaar. Hoe eerder je hiervoor kiest, hoe groter het voordeel: van meer efficiëntie tot duidelijk gestructureerde processen.

Een belangrijk pluspunt is dat cloudgebaseerde voorraadbeheersoftware snel en eenvoudig te implementeren is. Daardoor profiteer je vrijwel direct van de voordelen, zonder lange implementatietrajecten.

Ook als je je business nu nog goed beheert met Excel: bij een stijgende omzet nemen de complexiteit en administratieve last snel toe. Het risico om het overzicht te verliezen groeit mee.

Voor zowel groeiende bedrijven als gevestigde organisaties die hun processen willen moderniseren en toekomstbestendig willen inrichten, is de overstap naar een voorraadbeheersysteem daarom een cruciale stap.

Een voorraadbeheersysteem zorgt voor merkbare verlichting in het dagelijks werk. In plaats van foutgevoelige Excel-bestanden, omslachtige workarounds en handmatige processen werk je met duidelijke workflows, meer overzicht en aanzienlijk minder administratie. Dat levert tijd op voor wat écht telt: je business laten groeien.

Tegelijkertijd dekt een klassiek voorraadbeheersysteem – zoals de naam al aangeeft – slechts een deel van je organisatie af. Het is geen allesomvattende businesssoftware die alle resources centraal plant, beheert en aanstuurt. Daardoor bestaat het risico dat je een losstaande oplossing creëert, die later met veel moeite gekoppeld moet worden aan andere tools, zoals boekhoud- of CRM-systemen.

Het resultaat kan een versnipperd softwarelandschap zijn: verschillende systemen voor voorraadbeheer, financiën en klantmanagement. In gespecialiseerde sectoren, zoals de foodbranche, komen daar nog extra eisen bij kijken, zoals batchtracking en het beheren van houdbaarheidsdata.

Daarom is een centraal systeem als Xentral een logische keuze.

Xentral bundelt al je bedrijfsdata op één plek en automatiseert processen end-to-end – van inkoop en magazijn tot verkoop en finance. Zo voorkom je eilandoplossingen, werk je efficiënter samen en blijf je flexibel voor toekomstige groei.

De kosten van voorraadbeheersoftware kunnen sterk variëren per aanbieder en per use case. Een vast bedrag noemen is daarom lastig. De prijs wordt onder andere bepaald door de volgende factoren:

• Type oplossing: cloudsoftware of on-premise installatie
• Prijsmodel: maandelijks abonnement of eenmalige licentie
• Bedrijfsgrootte: aantal gebruikers, locaties en transacties
• Functionele eisen: gewenste modules, automatiseringen en integraties

Naast de software zelf kunnen er aanvullende investeringen nodig zijn, zoals kassasystemen, bonprinters of barcodescanners. Ook doorlopende kosten voor onderhoud, updates en support spelen – afhankelijk van de aanbieder – een rol.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de licentiekosten te kijken, maar naar de totale kosten over tijd (Total Cost of Ownership, TCO). Zo maak je een goed onderbouwde keuze die past bij je groei, processen en budget.

1. Gesloten voorraadbeheersystemen

Een gesloten voorraadbeheersysteem bundelt alle kernfuncties – zoals inkoop, verkoop, productie en magazijnbeheer – in één softwareoplossing. Het werkt doorgaans zonder externe koppelingen en is opgezet als een stand-alone systeem.

Alle processen worden intern afgehandeld; integraties met andere tools zijn meestal niet of nauwelijks mogelijk.

2. Open voorraadbeheersystemen

Open systemen bieden meer flexibiliteit. Ze dekken de basisprocessen af, zoals goederenontvangst en -uitgifte, en kunnen via interfaces worden gekoppeld aan andere softwareoplossingen.

Zo kunnen bijvoorbeeld bestelprocessen, facturatie of boekhouding via externe tools verlopen. Dit maakt het mogelijk om het softwarelandschap modulair en op maat uit te breiden.

3. Geïntegreerde voorraadbeheersystemen

Geïntegreerde systemen zoals Xentral combineren het beste van beide werelden. Ze bieden een uitgebreide set functies binnen één platform en maken tegelijkertijd naadloze integraties met externe diensten mogelijk.

Koppelingen met shopsystemen, leveranciersportalen, logistieke partners en banken zorgen voor een soepele gegevensuitwisseling en efficiënte samenwerking. Zo ontstaat een vernet, schaalbaar en toekomstbestendig voorraadbeheer dat meegroeit met je bedrijf.

De term voorraadbeheer (Warenwirtschaft) wordt vaak gelijkgesteld aan Enterprise Resource Planning (ERP), maar de focus van beide systemen verschilt duidelijk.

Een voorraadbeheersysteem (WMS) richt zich primair op het sturen en optimaliseren van goederenstromen binnen een bedrijf. Denk aan inkoop, opslag, logistiek en verkoop.

Een ERP-systeem gaat een stap verder. Het combineert voorraadbeheer met financiën, CRM, productie, e-Commerce, rapportage en meer in één centraal platform. Daarmee vormt ERP een volledige bedrijfssoftware.

Zoals de tabel laat zien, bieden ERP-systemen een allesomvattende oplossing. Alle relevante data uit verschillende afdelingen komen samen in één systeem.

Een ERP-systeem fungeert als de centrale aansturing van je bedrijf. Het omvat niet alleen de functies van voorraadbeheer, maar ook:

• financiële administratie en boekhouding
• CRM en relatiebeheer
• productie- en projectprocessen
• rapportages en KPI’s voor sturing en groei

Je kiest daarbij alleen de modules die je nodig hebt, zodat het systeem meegroeit met je organisatie.

Voor handelsbedrijven biedt ERP extra voordelen door de naadloze koppeling van verkoopkanalen zoals onlineshops, marktplaatsen en fysieke winkels. Bestellingen, voorraadbewegingen, leveranciers en financiën worden automatisch gesynchroniseerd.

Met een ERP-systeem zoals Xentral werk je vanuit één centrale waarheid, automatiseer je processen end-to-end en behoud je altijd overzicht – ook wanneer je business groeit of complexer wordt.

Ja. Dankzij de cloudarchitectuur van Xentral is dat geen probleem. Je hebt vanaf elk apparaat toegang tot je voorraadbeheer – of je nu werkt op desktop, tablet of smartphone.

Daarnaast bieden we zelfs een inventarisatie-app, waarmee je je inventaris direct op je smartphone kunt uitvoeren – volledig zonder laptop of papier. Zo werk je flexibel, mobiel en efficiënt, waar je ook bent.

Xentral stuurt je productinformatie naadloos naar alle geïntegreerde kanalen, of je kunt ze uploaden via CSV, API of transfermodule.