LIEBLINGSSTÜCK: Na slechts 18 dagen onboarding 800 bestellingen verzonden

Het fashionlabel LIEBLINGSSTÜCK ontwerpt en verkoopt comfortabele mode van premiumkwaliteit. Toen er in 2024 een overname plaatsvond, transformeerde het team ook de e-commerceprocessen en stapte over op Xentral. Met ondersteuning van digitalXL werd de implementatie in recordtijd gerealiseerd.

Lieblingsstücke only: e-commercelabel biedt female fashion om je goed in te voelen 

Iedereen zou er één in de kast moeten hebben: een lievelingsstuk dat goed past en je een goed gevoel geeft. Wie nog op zoek is, zit bij LIEBLINGSSTÜCK goed. Sinds 2010 biedt het fashionlabel hoogwaardige damesbovenkleding in het premiumsegment – vrouwelijk en tegelijk comfortabel. Accessoires en onderkleding vullen het assortiment van eerlijk geproduceerde knuffeltruien en favoriete shirts aan.

Zodat iedereen bij het label echt zijn of haar lievelingsstuk kan vinden, verschijnt er elke maand een nieuwe collectie. En zoals het een Beiers modebedrijf betaamt, mogen speciale collecties met traditionele klederdracht (Trachten) niet ontbreken. Het ontwerp gebeurt inhouse op de hoofdlocatie in Bruckmühl; daarnaast is er een tweede vestiging in Aichach.

Nieuw thuis voor het label, nieuwe ERP-software voor e-commerceprocessen 

Ondanks eerlijk geproduceerde en stijlvolle collecties bleef ook LIEBLINGSSTÜCK niet gespaard van de crises van de afgelopen jaren. Daarom was een herstructurering noodzakelijk, die in 2024 uitmondde in de overname van het label door Lovely Brands 24! GmbH & Co. KG. Om zich beter voor de toekomst te positioneren, werden in dit kader de e-commerceprocessen geoptimaliseerd: terwijl het team verhuisde naar nieuwe kantoorruimtes, moesten de bedrijfsprocessen van het oude ERP-systeem overstappen naar nieuwe software. De projectverantwoordelijkheid lag bij Miriam Schreyer en Sebastian Kleinert.

Voor hen was duidelijk: met de bestaande software zou de geplande procestransformatie niet lukken.

“Een groot probleem was dat de shop-koppeling in het oude ERP-systeem maandelijks extreem hoge kosten veroorzaakte en toch niet goed functioneerde. EDI-koppelingen kunnen met Xentral en Transus veel sneller en eenvoudiger worden gerealiseerd dan met het vorige ERP,” zegt Sebastian, die onder andere voor de koppeling met Tradebyte en Shopify betrouwbare software nodig had. “Daar komt bij dat de performance en het gebruiksgemak van het oude systeem teleurstellend waren,” vult Miriam aan.

“In e-commerce telt elke cent. Daarom zochten we een ERP-oplossing die eenvoudig, snel, efficiënt en kosteneffectief is, met een zekere standaardworkflow maar ook voldoende mogelijkheden voor maatwerk,” beschrijft Sebastian hun eisen. Omdat hij en Miriam al eerder met Xentral hadden gewerkt en ook andere merken binnen de bedrijvengroep de ERP-software uit Augsburg gebruiken, was de beslissing snel genomen.

Past meteen: dankzij self-onboarding en digitalXL in 18 dagen startklaar 

Miriam en Sebastian stonden voor de uitdaging om de nieuwe software zo snel mogelijk te implementeren, zodat openstaande bestellingen zonder vertraging konden worden afgehandeld.

“Eind februari was duidelijk dat we zouden overstappen op Xentral, op 1 maart zijn we begonnen met het opzetten van het systeem en al op 18 maart konden we bijna 800 klantbestellingen verzenden,” zegt Miriam trots. “Sneller kun je een ERP eigenlijk niet onboarden.”

Dat was vooral te danken aan het team van digitalXL, dat Xentral door en door kent. Miriam en Sebastian kenden digitalXL uit eerdere projecten en wisten dat zij daar aan het juiste adres waren voor aanpassingen binnen Xentral.

“De initiële inrichting in maart 2024 hebben we volledig zelfstandig kunnen doen via self-onboarding met het helpcentrum van Xentral. Zodra het om koppelingen ging, stond het team van digitalXL voor ons klaar,” zegt Sebastian, die daarbij altijd kon rekenen op Martin Großmann van digitalXL.

In maart volgde direct ook de koppeling met de magazijnlogistiek van fulfilmentdienstverlener Xenful. En in juni nam Miriam de naadloze integratie van ongeveer 70 retailpartners van het label op zich, zodat ook het filiaalbedrijf voortaan via Xentral loopt. Bij de EDI-koppeling met Transus kreeg zij ondersteuning van Pascal Baumann van digitalXL.

Xentral als nieuw lievelingsstuk voor het team en voor vertegenwoordigers 

15 van de ongeveer 33 medewerkers bij LIEBLINGSSTÜCK werken dagelijks in Xentral en verwerken alle B2B- en B2C-bestellingen via het systeem.

“Alle processen van bestelling tot factuur en creditnota lopen via Xentral. Ook artikelgegevens voor webshops en bestelsystemen worden hier centraal beheerd,” zegt Sebastian.

Ook B2B-bestellingen van zowel kleine boetieks als grote warenhuizen worden via Xentral afgehandeld. De producten worden namelijk niet alleen verkocht via de eigen webshop en in drie fysieke winkels in Lindau, Aschau en Bregenz, maar ook via marktplaatsen zoals Zalando, About You en Otto.

Als het snel moet: een flexibel en intuïtief ERP-systeem als turbo voor e-commerce 

“Met een ander ERP-systeem zou de migratie van onze processen meerdere maanden hebben geduurd,” schat Sebastian in. Omdat hij en Miriam al ervaring hadden met ERP-systemen en met digitalXL een sterke partner aan hun zijde hadden, waren de belangrijkste processen echter al binnen minder dan drie weken ingericht.

Voor de twee e-commerceprofessionals onderscheidt Xentral zich door de intuïtieve bediening, goede performance en het voordeel dat alle belangrijke gegevens en processen op één centrale plek samenkomen.

Op hun nieuwe ERP-systeem willen ze absoluut niet meer zonder: “Als we Xentral van de ene op de andere dag niet meer zouden hebben, zou dat voor ons stilstand betekenen. De orderinvoer zou niet meer werken, vertegenwoordigers zouden geen data meer hebben en de shops zouden niet meer functioneren,” zegt Sebastian. “Bovendien zouden we geen alternatief vinden dat we net zo snel kunnen inzetten als Xentral.”

Het volgende project staat al op de planning: LIEBLINGSSTÜCK zal marktplaatsen zoals Zalando, About You, Otto en meer via Tradebyte koppelen en de bestellingen volledig via Xentral afhandelen. Met de hulp van digitalXL staan er voor de toekomst verdere maatwerkoplossingen op de planning.

Wat de toekomst ook brengt: met Xentral ERP kan het team van LIEBLINGSSTÜCK met vertrouwen vooruitkijken en nog meer mensen helpen hun nieuwe lievelingsstuk te vinden.