FAQ: Xentral Cloud-Migration

FAQ Cloud-Migration – Antworten auf deine Fragen

OnPremise geht End of Life Ende März 2023. 

Die Zukunft von Xentral liegt in der Cloud. Denn wir wollen mit der Zeit gehen und dir ein System bieten, das deinem Business langfristig ein sicheres Fundament bietet und mit allen Vorteilen einer Cloud-Lösung ausstattet. 

Unser Ziel ist es, mit Xentral das beste SaaS-ERP (Software as a Service) am Markt für kleine und mittelständische Unternehmen zu werden. Mit unserer strategischen Neuausrichtung läuft die On-Premise-Option nun schrittweise aus – das gibt uns die nötigen Kapazitäten, um unsere SaaS-Aktivitäten zu verstärken. 

Wenn du Xentral bisher on-premise genutzt hast, unterstützen wir dich dabei, dein ERP in die Cloud zu migrieren. Alles was du dazu wissen musst, findest du in diesem Artikel. 

(Update 27.10.2022: wir haben die Fragen und Antworten nach unserem End of Life Announcement geupdatet) 

Strategische Hintergründe und Details 

1. Warum liegt die Zukunft von Xentral in der Cloud?

Die drei wichtigsten Gründe für unsere Neupositionierung sind folgende: 

1. Wir wollen dir die bestmögliche Customer Experience bieten.
   Unsere SaaS-Lösung ist dafür der wichtigste Treiber und bietet gegenüber einer On-Premise-Lösung signifikante Vorteile.Unser Ziel bleibt das gleiche: Xentral unterstützt Unternehmen dabei, Business-Prozesse zu vereinfachen und flexibel zu skalieren. Wir wollen dir Arbeit abnehmen, anstatt zusätzlichen Aufwand mit dem Hosting, dem Updaten und der Verwaltung einer ERP-Software zu verursachen. Das ist genau das, was sich unsere Kunden wünschen, wie unser Support-Feedback und Umfragen zur Kundenzufriedenheit zeigen: Je geringer die Komplexität, desto glücklicher sind Xentral Kunden. Sie wollen keine Software verwalten, sondern sich vielmehr auf das Wesentliche konzentrieren – ihr Unternehmenswachstum. Starkes Wachstum und ein umfassender Support lassen sich allerdings mit einer SaaS-Lösung einfacher umsetzen als mit einer On-Premise-Lösung, bei der vor allem die Suche nach Fehlerquellen enorm viel Zeit kosten kann.
2. Schnittstellen sind für Xentral Kunden erfolgsentscheidend.
   Um ein Business erfolgreich zu führen und zu skalieren, brauchen unsere Kunden starke Partner und Tools. Deshalb arbeiten wir ständig an der Anbindung von strategischen Partnern über umfangreiche und moderne Schnittstellen. Technologiepartner wie Amazon setzen zunehmend auf moderne Technologien, die den Support von On-Premise-Installationen aus technischer und operativer Perspektive immer schwieriger gestalten. Insbesondere stellt die umfassende Sicherstellung von IT-Sicherheit, Compliance mit rechtlichen Anforderungen und Datenschutz in unserem heutigen schnelllebigen IT-Umfeld eine massive Herausforderung für die On-Premise-Nutzung dar. Schließlich ist ein ERP-System das Herz deines Unternehmens, in dem alle kritischen Businessdaten und Informationen zusammenlaufen. Die Lösung dieser Themen erfordert signifikante Kompetenzen und Ressourcen und wir bei Xentral möchten Kunden wie Partner nicht damit belasten.
3. Verständnis eurer Bedürfnisse.
   Wir wollen unsere Produktqualität und -entwicklung wesentlich verbessern. Dafür müssen wir die Bedürfnisse unserer Kunden besser verstehen.Die Entwicklung eines großartigen Produkts setzt tiefes Verständnis von dessen Nutzung voraus – insbesondere wenn es um komplexe Business-Prozesse geht. Die erfolgreichsten SaaS-Anbieter analysieren anonymisierte Nutzungsdaten und führen Kunden- und Nutzerinterviews durch, um ihre Produkte zu entwickeln und zu verbessern. Feedbackschleifen zwischen Nutzern und Entwicklern funktionieren dabei nahezu in Echtzeit, Probleme lassen sich umgehend beheben und die Kunden profitieren viel schneller von neuen Features. Auch wir haben diesen Qualitätsanspruch. Allerdings können wir unseren eigenen Erwartungen nicht gerecht werden, wenn ein großer Teil unserer Kunden mit On-Premise-Lösungen arbeitet und der Feedback-Loop zu Xentral unterbrochen beziehungsweise stark verzögert ist.

2. Welche Vorteile bietet mir die Xentral Cloud-Umgebung?

Ganz kurz gesagt: Mit der Xentral Cloud-Lösung musst du dich um nichts mehr als einen Browser und eine Internetverknüpfung kümmern. Und ganz konkret bieten sich dir folgende Vorteile:

• Besserer und schnellerer Support: Wir können dir noch besseren Support anbieten, da wir deine Anfragen leichter reproduzieren und Fehlerquellen beim Hosting ausschließen können. Außerdem können wir durch einen direkten Zugriff auf deine Instanz – selbstverständlich nur mit deinem Einverständnis – Probleme einfacher diagnostizieren und Lösungen schneller umsetzen.
• Serverwartung + – kosten: Die Wartung des Servers ist in Zukunft unser Thema – das spart dir Kosten und schont deine Ressourcen. Auch die Betriebskosten des Servers sparst du dir.
• Bessere Performance: Die Xentral Cloud-Umgebung skaliert in Spitzenzeiten automatisch – ohne dein Zutun – zum Beispiel durch höhere Rechenleistung und mehr Speicherplatz.
• Bessere Sicherheitsstandards: Du profitierst von den Sicherheitsstandards, die wir für alle Xentral Kunden entwickeln – und musst nicht selbst immer wieder technische Anpassungen vornehmen, Audits durchführen und andere Vorkehrungen treffen, um auf dem neuesten Stand in Sachen IT-Sicherheit und Datenschutz zu bleiben.
• Bessere Anbindungen und Funktionalitäten: Technologiepartner wie Amazon oder Fiskaly setzen immer mehr auf auf moderne Technologien, die den Support von On-Premise-Installationen aus technischer und operativer Perspektive immer schwieriger gestalten. Das bedeutet, dass einige Xentral Services wie System-Mails, Fiskaly oder Amazon-Anbindungen in Zukunft nur noch mit Cloud-Lösungen funktionieren und neue Funktionen nur für Cloud-Kunden ausgerollt werden könnten.

3. Wie ist die genaue Timeline der On-Premise Abschaltung und was bedeutet das? 

• Unsere On-Premise Version wird Ende März 2023 End of Life gehen. 

• Das bedeutet konkret ab dem 01.04.2023: 

  • Kein weiterer Support oder Service

  • Keine Updates oder Bug-Fixes 

  • Keine Veröffentlichung einer neuen Open-Source Version 

4. Was mache ich, wenn ich aktuell aufgrund von technischen Anforderungen (v.a. an die API) noch nicht migrieren kann? 

Solltest du aufgrund von technischen Hindernissen in der Cloud Version noch nicht migrieren können, melde dich bis spätestens Ende November 2022 bei uns mit einer kurzen Beschreibung der Hindernisse, sodass wir gemeinsam eine Lösung finden können. 

5. Was ist, wenn ich nicht auf die Cloud Version wechseln will? 

Es wird auch ab dem 01.04.2023 weiterhin möglich sein, die letzte On-Premise Version zu nutzen. Allerdings eben ohne Updates, Bug-Fixes und Support. Wir möchten dir deshalb ganz klar davon abraten. Solltest du trotzdem auf On-Premise bleiben wollen, kontaktiere uns so zeitnah wie möglich.

(Daten-)Sicherheit & Kosten 

1. Was kostet mich die Cloud-Migration meines Xentral Setups?

Bis mindestens Ende März 2023 ist die Migration für dich völlig kostenlos. Unseren Cloud-Migration-Service bieten wir bis dahin allen Kunden mit On-Premise Xentral Instanzen an. Vereinbare allerdings deine Migration so zeitnah wie möglich. Je früher du diese vereinbarst, desto eher können wir dir deinen gewünschten Termin vergeben.

2. Ändert sich mein monatlicher Abopreis nach dem Umzug?

Beim Umzug auf die Cloud fällt lediglich eine zusätzliche Hostinggebühr von 65€ im Monat an. Alle anderen Kosten bleiben so wie bisher – du bleibst also ganz einfach auf deinem aktuellen Preismodell. 

Nach den Rückmeldungen von Kunden, welche schon in die Cloud umgezogen sind, wird dieser geringe Betrag durch die eingesparten Wartungskosten und dem Wegfall der eigenen Serverkosten mehr als ausgeglichen – ganz zu schweigen von den anderen Vorteilen, die die Xentral Cloud-Umgebung bietet.

3. Wie ausfallsicher bzw. verfügbar ist die Xentral Cloud-Umgebung?

Eines vorab: Das Hosting stellt nur einen von vielen Bausteinen für die Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit deines Xentral ERPs dar. Da sich beim Umzug von On-premise in die Cloud ausschließlich das Hosting ändert, gehen wir in dieser Antwort nur darauf ein.

Für unsere Cloud-Umgebung nutzen wir wie viele SaaS-Anbieter Amazon Web Service (“AWS”). Wir haben mit AWS mehrere SLAs (“Service Level Agreements”) zur Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit der Dienste vereinbart, die wir für Xentral nutzen. Die Dienste, die speziell für den Betrieb der Cloud-Instanzen unserer Kunden wichtig sind, haben ein SLA von mind. 99,5 % Verfügbarkeit. Mehr Details zu den AWS SLAs findest du hier.

Aus unserer Sicht gehört AWS zu den Cloud-Anbietern mit der besten Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit auf dem Markt. Mit der Xentral Cloud-Umgebung bist du in puncto Ausfallsicherheit also hervorragend aufgestellt.

Bitte beachte, dass der Hinweis auf die SLA unseres Cloud-Anbieters lediglich zu deiner Information dienen soll und keine Garantie zur Ausfallsicherheit bzw. Verfügbarkeit deines Xentral ERPs darstellt. Die Details zu unseren Konditionen findest du hier in unseren AGB und unserem Customer Care Leistungsschein.

4. Bietet Xentral Backups für Instanzen in der Cloud-Umgebung an?

• Jede Nacht erstellen wir einen Snapshot deiner gesamten Instanz erstellt und speichern ihn für 7 Tage. 
• Im Fall der Fälle können wir deine Instanz innerhalb von wenigen Minuten aus diesem Backup wiederherstellen. 
• Einen Überblick zu weiteren Backup-Funktionalitäten deines Xentral ERPs findest du hier im Handbuch.

5. Wie gut bin ich bei IT-Sicherheit und Datenschutz in der Xentral Cloud aufgestellt?

Wie viele SaaS-Anbieter verwenden wir Amazon Cloud Service (“AWS”), eines der meist genutzten und sichersten Cloud-Hosting-Angebote am Markt. Die Server, die wir für Xentral nutzen, stehen in Ländern der Europäischen Union. Und selbstverständlich haben wir mit Amazon eine Auftragsdatenvereinbarung geschlossen. Deine und die Daten deiner Kunden sind in der Xentral Cloud also hervorragend geschützt. Die Details zu unseren Konditionen findest du in unseren AGB und unseren Datenschutzbestimmungen.

Wir unterliegen als deutsches Unternehmen in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter der DSGVO, die wir in allen Verarbeitungstätigkeiten befolgen. Wir schließen mit allen unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (https://xentral.com/files/Xentral_AVV-Vertrag_16032022.pdf), aus dem unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Rechtsgrundlage (zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden, also nicht ohne Ihre Einwilligung) für die Verarbeitungstätigkeit von personenbezogenen Informationen entnommen werden kann.

6. Was muss ich beim Datenschutz beachten, wenn mein Unternehmen in der Schweiz ansässig ist?

Die Daten unserer Schweizer Kunden werden in Frankfurt gehostet. Wir unterliegen als deutsches Unternehmen der DSGVO, die wir in allen Verarbeitungstätigkeiten unabhängig von der Niederlassung des Kunden befolgen.

Mit der Revision des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz, das ab September 2023 in Kraft treten wird, ist der Angemessenheitsbeschluss zwischen Schweiz und EU weiterhin gewährleistet, sodass auf Grundlage dessen Datenübermittlungen zwischen der Schweiz und der EU in Zukunft auch weiterhin unkompliziert möglich sind.

Migrationsablauf 

1. Wann ist der beste Zeitpunkt für die Cloud Migration?

Wir empfehlen dir so zeitnah wie möglich deine Migration auszumachen. Je früher du dich bei uns meldest, desto eher können wir dir deinen gewünschten Termin vergeben. Außerdem kannst du so schon früher von den Vorteilen unserer Cloud Lösung profitieren. 

2. Wie läuft die Cloud-Migration im Detail ab?

Um den Umzug für dich möglichst einfach zu gestalten, haben wir ein Team aus Migrations-Experten zusammengestellt und einen klaren Ablauf definiert. Und so unterstützen wir dich ganz konkret:

1. Du meldest dich bei uns account@xentral.com 

2. Wir klären zunächst deine Fragen zur Cloud Migration 

3. Danach lieferst du uns den nötigen Input in Form eines kurzen Fragebogens, den wir dann prüfen. Bei Rückfragen melden wir uns. 

4. Der eigentliche technische Umzug mit direkt angeschlossenen Prüfungen dauert in der Regel nicht mehr als 2 Stunden und wird zu 100% von uns übernommen. Währenddessen kannst du mit deiner Xentral Instanz nicht produktiv arbeiten. 

5. Nach deiner Migration kannst du deine neue Cloud Instanz sofort nutzen. Falls du während dieser Phase Probleme hast, stehen dir unsere Experten sofort zur Verfügung 

Wie du siehst, ist das ganze also weniger aufwändig als vielleicht erwartet. Wir führen dich durch den gesamten Prozess und lassen erst locker, wenn dein Xentral ERP in der Cloud genauso läuft, wie es vorher on-premise lief.

3. Ich werde von einem Xentral Partner betreut. Kann er mich bei der Migration unterstützen?

Wir sind mit all unseren Partnern eng im Austausch. Die grundlegende Arbeit, also die Migration deiner Instanz in die Xentral Cloud-Umgebung, muss zwar  unser Entwicklerteam vornehmen, aber dein Partner kann dich und uns bei den Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung unterstützen. Solltest du mit Hilfe von Customizations dein Xentral angepasst haben, dann sollten wir gemeinsam überprüfen, ob eventuell Änderungen notwendig sind bzw. ob wir diese in unsere Produktroadmap mit aufnehmen. 

4. Was passiert, falls bei der Migration etwas schief geht?

• Wir haben in den letzten Monaten >100 Cloud-Migrationen durchgeführt. Fast alle davon sind problemlos verlaufen – und wenn Probleme auftraten, konnten wir sie sofort beheben und die Migration fortsetzen.

• Sollten während der Migration wider Erwarten größere Probleme auftreten, brechen unsere Techniker die Migration ab. Deine Instanz wird dann sofort wieder gestartet, damit du weiterarbeiten kannst. 

Technische Details

1. Werden meine Customizations in Xentral nach der Migration noch funktionieren?

Zur Definition: Mit “Customizations” meinen wir individuelle Anpassungen von Xentral außerhalb der Einstellungsmöglichkeiten über die Benutzeroberfläche.

Zur Antwort: Ja, das ist in aller Regel kein Problem. Wir haben bereits viele On-Premise-Kunden auf ihre eigene Initiative hin in die Cloud migriert und ihre individuellen Anpassungen / Customizations sind problemlos mit umgezogen. Falls du umfangreiche Anpassungen vorgenommen hast, klären wir im Vorfeld die Details und tun alles dafür, dass dein Umzug ohne große Änderungen an bestehenden Customizations möglich ist.

Langfristig sollten allerdings alle Customizations über unsere API laufen. 

2. Kann ich auch in der Cloud weiterhin meine Anpassungen pflegen und auch neue vornehmen?

• Auch in der Cloud wirst du die Möglichkeit haben, eigene Quelltexte zu nutzen oder anzupassen. 

• Das Deployment erfolgt in diesem Fall, indem du uns deinen Quelltext über das Xentral Ticketsystem zur Verfügung stellst. 

• Dieser Service ist selbstverständlich kostenlos und erfolgt in der Regel innerhalb sehr kurzer Zeit. 

• Die wichtigsten Infos dazu, welche Anpassungen in der Cloud aktuell bereits möglich sind, bietet dir unser Helpcenter. 

• Allerdings müssen wir darauf hinweisen, dass wir langfristig alle Customizations über unsere API abbilden wollen und werden. 

3. Wird es die Möglichkeit geben, direkt auf die Datenbank zuzugreifen? (lesen und schreiben) 

Sowohl der Zugriff auf Dateien, als auch die Manipulation / das Hochladen von Dateien, soll zukünftig über unsere API stattfinden. Diese weist im Gegensatz zu einem direkten Zugriff eine deutlich geringere Anfälligkeit für Bugs auf und resultiert in einem insgesamt stabileren System.

Wir wissen, dass die API noch deutlich verbessert werden muss. Auf Basis eures initialen Feedback haben wir eine klare Roadmap definiert und sind aktuell dabei, diese umzusetzen. 

Solltest Du hier bestimmte Anforderungen haben, welche du uns noch nicht mitgeteilt hast, lass uns diese sehr gerne an api@xentral.com zukommen. 

4. Wie viel Speicherplatz stellen wir zur Verfügung? 

Die Cloudinstanzen werden von uns entsprechend des jeweiligen Bedarfs skaliert. Ihr tragt unabhängig von eurem Speicherbedarf die gleichen Kosten von 65€ Hostinggebühr im Monat und seid auf keinen Fall eingeschränkt was Speicherplatz angeht. 

5. Wird es nach dem Umzug in die Cloud automatische Updates geben? 

Nein, vorerst nicht. Eines der langfristigen Ziele unserer Cloud-Strategie ist, dass alle Xentral Kunden mit der aktuellsten Version arbeiten. Aber bis dahin liegt noch Entwicklungsarbeit vor uns. Bis dahin gilt: Da in Xentral deine kritischsten Prozesse zusammenlaufen, entscheidest du wie bisher selbst, wann du bereit für ein Update bist. Der Update Prozess ist in der Cloud deutlich einfacher und mit mehr oder weniger keinem Aufwand verbunden. 

6. Wie kann ich ich Drucker, Waage oder Displays in der Cloud anbinden? 

Die Anbindungen von Hardware, wie Drucker, Waage oder Displays, sind sowohl über unsere Adapterbox, als auch über den von uns oder unseren Partnern bereitgestellten Print Spooler möglich. 

Wir hoffen wir konnten dir als On-Premise-Nutzer alle Fragen beantworten und freuen uns über den gemeinsamen Umzug in die Cloud-Umgebung!

Bei weiteren Fragen melde dich jederzeit bei account@xentral.com