Tradition trifft Xentral: Schönere Prozesse für Schöner Kosmetik

Eine digitale Plattform für Geschäftsprozesse löst nicht nur Probleme von Startups, sondern auch die etablierter Unternehmen. Als Schöner Kosmetik aus München die Business Operations Platform von Xentral eingeführt hat, war der Beauty-Anbieter schon über 90 Jahre alt – und hat mit Xentral einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht.
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Das ist Schöner Kosmetik: Naturnahe Kosmetik seit 1929
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Mit Startups und ihren Prozess-Pains kennt sich das Team von Xentral aus. Mindestens genauso spannend für den SaaS-Anbieter sind traditionsreiche Unternehmen, die über Jahrzehnte gewachsen sind und jetzt vor der großen Herausforderung der Digitalisierung ihrer Prozesse stehen.
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Digitale und vor allem übersichtliche Prozesse waren auch für die Schöner Kosmetik GmbH eine große Challenge. Das 1929 gegründete Unternehmen gehört zu den ältesten Kosmetikherstellern Deutschlands und wird bereits in dritter Generation geführt. Alles begann in der Münchner Innenstadt: Dort bot Ella Schöner vor fast 100 Jahren ihre eigene Kosmetiklinie an, da sie im Markt keine Produkte fand, die ihren Bedürfnissen gerecht wurden – das erinnert dich vielleicht an die Xentral Founder-Story. 
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Die Gründerin führte ihr Unternehmen erfolgreich durch die weltweite Rezession. Mit einer eigenen Kosmetikschule legte sie außerdem den Grundstein für die staatlich anerkannte Ausbildung für Kosmetiker:innen. Ende der 1960er Jahre übernahm ihr Sohn Hans die Geschäfte, nach seinem Tod führten sein Bruder Erich und dessen Frau Hilke das Familienunternehmen weiter. Es folgten die Internationalisierung, der Ausbau der Produktion und ein Wachstumsschub Anfang der 2000er. 

Tradition und Qualität führten zum Erfolg
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Bis heute beruht der Erfolg von Schöner auf Produkten, die auf verschiedene Hauttypen abgestimmt sind und mit hohem Anspruch an Wirksamkeit und Verträglichkeit entwickelt und produziert werden. Um das alles zu erfüllen, verfügt das Unternehmen heute über ein eigenes Labor und stellt seine Artikel selbst her. So ist der Kosmetikanbieter in der Lage, qualitativ hochwertige Produkte anzubieten, die auf kurzen Wegen und mit regionalen Lieferanten zu den Kund:innen kommen. Schöner bietet heute außerdem kosmetische Lohnproduktion für andere Marken an.
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Das Unternehmen verbindet Tradition mit Zukunft. Die Produkte sollen auch künftig möglichst naturnah bleiben und auf Werte wie Qualität und Nachhaltigkeit einzahlen. Gleichzeitig soll das Produktsortiment erweitert werden, um die individuellen Erwartungen einer wachsenden Kund:innenschaft auch in Zukunft voll zu erfüllen. 
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Außerdem will das Schöner-Team seine Stärken in der Lohnproduktion für andere Marken ausbauen und die Produktionskapazitäten erweitern. Bisher bremsten allerdings eine chaotische Business-Welt und fehlender Überblick über Prozesse in der Logistik und der Buchhaltung die Zukunftspläne aus.
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Excel lässt Wachstumsträume platzen 
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In diesem Punkt sind sich viele Startups und Traditionskonzerne ähnlich: Beim Einstieg in den Onlinehandel werden Daten erst einmal in Excel-Sheets gepflegt. Diese Form der Datenpflege funktioniert in vielen Fällen auch reibungslos, deshalb nutzen viele Firmen sie gern als Grundlage für verschiedene Prozesse im Unternehmen. Sobald die Prozesse jedoch komplexer werden und mit anderen Workflows Hand in Hand gehen müssen, ist Chaos vorprogrammiert. 
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Gegen die dadurch verursachten Sorgenfalten ist selbst der stärkste Collagen-Boost machtlos. Das musste auch das Team von Schöner feststellen. Viele Prozesse in der Logistik und in der Buchhaltung steuerte es allein mit Excel und DATEV. Mit wachsendem Erfolg verloren die Mitarbeiter:innen deshalb immer mehr den Überblick über den Versandprozess, Retouren und Rechnungen.
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Kosmetikprodukte erfordern Transparenz und Überblick
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Um das Chaos endlich in den Griff zu bekommen und sich wieder stärker auf den Kern seiner Arbeit zu konzentrieren, suchte das Team eine Möglichkeit, die internen Prozesse neu zu sortieren. Das ist insbesondere in der Kosmetikbranche wichtig. 
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Denn empfindliche Schönheits- und Kosmetikprodukte stellen hohe Anforderungen an verschiedene Abläufe im Unternehmen. Die strengen Hygienestandards in der Kosmetikindustrie erfordern zum Beispiel hohe Transparenz in der Produktion und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Auftragschargen. 
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Sowohl junge als auch etablierte Unternehmen können diesen Herausforderungen am besten mit einem Tool für Enterprise Resource Planning (ERP) begegnen. Durch einen persönlichen Kontakt zu Xentral Co-Founder und CEO Benedikt Sauter fiel bei Schöner 2021 die Entscheidung, es mit Xentral als ERP zu versuchen und sich von Excel als Steuerungs-Tool für Prozesse zu verabschieden. 
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Neben dem bestehenden Draht zum Unternehmen waren auch die Usability, der Funktionsumfang und das Preis-Leistungs-Verhältnis der Business-Plattform ausschlaggebend für die Entscheidung, Xentral in das Traditionsunternehmen einzuführen. 
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Dank Xentral: Mehr Übersicht und Flow in den Prozessen
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Seit Einführung von Xentral haben die Mitarbeiter:innen mehr Übersicht über alle Vorgänge im Unternehmen, können Aufträge und Projekte schneller bearbeiten und sind dank des zentralen Kommunikationsflusses innerhalb der Software jederzeit über alle Prozesse und Daten informiert.
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Favorite Features: Mit diesen Funktionen spart Schöner Kosmetik Zeit
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• Einkauf

• Kalkulation

• Verkauf

• Produkte/Artikel

• Lager

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Growth Report für Schöner Kosmetik
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• In der Logistik fielen vor Xentral 60 Arbeitsstunden pro Woche an, heute sind es nur noch 10.

• Das Unternehmen konnte die monatliche Bestellmenge um 25 % steigern.

• Insgesamt verzeichnete Schöner Kosmetik seit Einführung der Software 5 % mehr Wachstum.

• Das Team nutzt die Software als zentrale Informationsplattform und konnte unter anderem die interne Kommunikation erheblich verbessern.

⁠Der wichtigste Vorteil von Xentral ist die Zeitersparnis für das gesamte Team. „Alle Prozesse in nur einem Tool vereint zu haben, erspart uns viel manuelle Arbeit“, sagt der heutige Geschäftsführer Raphael Kraus. Insgesamt bewertet er die Zusammenarbeit mit Xentral als vollen Erfolg:
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„Ein direkter Effekt: Wir haben mehr Zeit. Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ist ein Erfolg.“ 

Raphael Kraus, Geschäftsführer Schöner Kosmetik
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Mit Xentral bereit für Wachstum
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Die Business Operations Platform von Xentral gibt Schöner Kosmetik wieder mehr Zeit, sich auf die Weiterentwicklung der Beauty-Produkte zu konzentrieren. Das Team hat große Pläne: Neben neuen Produkten ist die Erweiterung der Produktion um eine neue Produktionshalle geplant. 
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Ein wichtiger Punkt im Bereich Kosmetik ist die Rezepturverwaltung. Schöner will die damit verbundenen Prozesse als nächstes optimieren und freut sich schon, dafür ebenfalls auf Xentral bauen zu können.
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Steckbrief: Schöner Kosmetik GmbH
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