CRM-Schnittstelle im ERP

Kundendaten zum Unternehmenserfolg nutzen

21. Juli 2022

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Aufgaben von ERP und CRM

Eine ERP-Software und ein CRM-System beschäftigen sich beide mit der Optimierung von internen Abläufen. Sie kommen aber in verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz.

 

Eine ERP-Software kümmert sich um die Organisation und Verwaltung der unternehmensinternen Ressourcen. Dazu gehören vor allem die Bereiche Produkt, Mitarbeiter und Kapital. Konkret werden Daten vom Controlling, Personal der Materialwirtschaft und der Beschaffung verwaltet. Ziel dabei ist es, die Unternehmensprozesse schneller und effizienter abzuwickeln. Die Kundendaten beschränken sich häufig nur auf Namen und Adresse.

 

CRM bedeutet Customer-Relationship-Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Das CRM-System erfasst alle kundenrelevanten Daten, die auch zur Gestaltung von kundennahen Prozessen eingesetzt werden können. Zum Beispiel wird die gesamte Kontakthistorie tagesaktuell dargestellt, um sie in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Service einsetzen zu können.

 

Du siehst also, durch eine CRM-Schnittstelle kannst du deine ERP-Software enorm bereichern.

 

CRM-Schnittstelle im ERP: Diese Nutzenpotenziale bringt sie mit sich

Wenn du nun beide Systeme – ERP und CRM – koppeln möchtest, kannst du die verschiedenen Möglichkeiten beider Softwares – und sogar noch mehr – nutzen. 

 

Konkret profitieren ERP und CRM im gemeinsamen Einsatz so voneinander:

  • Nahtlose Übertragung von Kundendaten für Marketing, Service und Vertrieb, z.B. Informationen zu Zahlungsverhalten, Mahnstatus oder Bonität von Kunden
  • Automatische Synchronisierung von Stammdaten im ERP-System mit der CRM-Software
  • Nutzung von Artikelstammdaten, Währungsinformationen, Zahlungs- und Lieferanbindungen aus dem ERP für die Erstellung von Verkaufschancen und Angeboten im Vertrieb (CRM-Bereich)
  • Übergabe von Aufträgen aus dem CRM an Logistik und Fakturierung im ERP
  • Weitergabe von Informationen zum Lieferstatus aus dem ERP an den Vertrieb im CRM

 

Dies sind nur Beispiele. Je nach Unternehmen kannst du die CRM-Schnittstelle natürlich auch noch in größerem Umfang oder zielgenau in einem Bereich nutzen. 

 

Vorteile einer CRM-Schnittstelle

Die systemübergreifende und nahtlose Verwendung von Kundendaten beflügelt dein Geschäft und macht es dir leichter, schnell und zielgenau die Anforderungen deiner Kunden zu erfüllen.

 

Diese weiteren Vorteile entstehen außerdem durch die Verwendung einer CRM-Schnittstelle im ERP-System:

  • Verschlankte Geschäftsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten
  • Minimierter Abstimmungsaufwand und Reibungspunkte zwischen den Abteilungen
  • Verbindung umfangreicher Reporting-Möglichkeiten aus dem CRM mit den Daten des ERPs
  • Kosteneinsparungen durch effizientes Datenmanagement
  • Optimierung der Kundenbindungen durch bessere Betreuung und Beratung
  • Höhere Wahrscheinlichkeit auf Folgeaufträge, die zu Ertragssteigerungen führen

 

Einwandfreie Verknüpfung via bidirektionaler Schnittstellen!

Eine bidirektionale Schnittstelle zeichnet sich dadurch aus, dass beide Seiten – das ERP und das CRM – von den aktuellen Daten des jeweils anderen profitieren. 

 

So kann das CRM zum Beispiel von Daten aus dem ERP wie Lieferstatus oder offene Posten profitieren und diese in Anzeigen und Analysen mit einbeziehen. Andersherum kann das ERP auch Daten aus dem CRM nutzen, wie Aufträge und Adressen. 

 

Das spart summa summarum viel Zeit und minimiert Fehler, die z.B. aufgrund nachlässig gepflegter und aktualisierter Datenbanken entstehen und den Umsatz eines Unternehmens empfindlich schmälern können.

 

6 Funktionen, die jede CRM-Schnittstelle haben sollte

Bevor du dich jetzt auf die Suche nach dem passenden ERP mit integrierter CRM-Schnittstelle machst, solltest du noch wissen, welche Funktionen eine solche Anbindung unbedingt mitbringen sollte:

  1. Übernahme von Debitoren aus dem ERP-System
  2. Übernahme des Produktkatalogs aus dem ERP
  3. Übernahme von Rechnungen, Gutschriften und Positionen aus dem ERP (Datenauswertung erfolgt meist im CRM)
  4. Verkaufschancenverwaltung und Angebotserstellung im CRM inkl. Überleitung der Bestellung an das ERP-System
  5. Verwaltung periodischer Abrechnungen im CRM, Übertrag dieser abzurechnenden Positionen an das ERP und Übersicht über Servicevereinbarungen und Auswertungen im CRM
  6. Zeiterfassung in den Bereichen Service (anhand von Tickets) und Projekten im CRM, periodischer Übertrag der summierten Zeiterfassungen je Kunde/Projekt an das ERP 

 

Mit diesen Funktionen bist du für die großen Aufgaben gut gerüstet. Weitere Features ergeben sich meistens aus der Branche, in dem dein Unternehmen tätig ist und für das die ERP-Software kon