Auftragsbestätigung Vorlagen: Effiziente und fehlerfreie Bestätigung deiner Aufträge

Der Geschäftsverkehr ist geprägt von Verhandlungen und Vertragsabschlüssen. Nicht immer erfolgen diese Abschlüsse schriftlich. Im Streitfall können die mündlich getroffenen Vereinbarungen nicht immer zweifelsfrei wiedergegeben werden. Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags schafft rechtliche Klarheit und beugt Missverständnissen vor.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was hinter der Auftragsbestätigung steckt und wie du eine solche effizient erstellst.

Was ist eine Auftragsbestätigung und warum ist sie wichtig?

Bei einer Auftragsbestätigung handelt es sich im Kern um eine Willenserklärung, bei der eine Vereinbarung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber festgehalten wird. Die DIN 69905 definiert eine solche Bestätigung als "Mitteilung über die Annahme eines Auftrags". Mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung wird somit bestätigt, einen Auftrag zu den vereinbarten Konditionen verbindlich anzunehmen.

Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags kann für dich von großem Nutzen sein. Zum einen ist die Auftragsbestätigung eine Zusammenfassung der vereinbarten Leistungsübersicht und kann eventuelle Missverständnisse vor der Leistungserstellung aus dem Weg räumen. Zum anderen macht eine Auftragsbestätigung einen professionellen Eindruck und kann im Streitfall vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden.

Die Auftragsbestätigung ist nicht gesetzlich definiert und keineswegs verpflichtend. Gerade wenn sowohl das Angebot als auch die Annahme dessen schriftlich vorliegen, ist eine erneute Auftragsbestätigung mitunter überflüssig. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Verträge oder Änderungen mündlich besprochen werden. Kommt es zum Streitfall, ist eine eindeutige Feststellung der Vereinbarungen oftmals nicht möglich, sodass hier eine Niederschrift sinnvoll ist.

Wichtige Bestandteile einer Auftragsbestätigung

Der Inhalt einer Auftragsbestätigung unterscheidet sich mitunter. Je nachdem, welche Leistung erbracht wird, in welcher Branche du dich bewegst oder welche individuellen Absprachen getroffen wurden, gibt es Unterschiede.

Im Allgemeinen gilt jedoch, dass die Auftragsbestätigung die Leistungsbestandteile sowie deren Konditionen übersichtlich und verständlich darstellen sollte. Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Auftragsbestätigung zählen daher:

• Name und Anschrift des Auftraggebers

• Name und Anschrift des Auftragnehmers

• Auftragsnummer

• Datum der Auftragsbestätigung

• Datum der Auftragserteilung

• Umfassende Leistungsbeschreibung

• Preise und Preisbestandteile (z. B. Stundensatz, Stückpreis etc.)

• Gesamtsumme und Umsatzsteuer

• Liefer- bzw. Leistungsdatum

• Zahlungsbedingungen (Rabatte, Boni, Skonti, Fristen)

• Verweis auf AGB

Diese Bestandteile werden gegebenenfalls von weiteren Details oder branchenüblichen Angaben sowie den standardmäßigen Gruß- und Schlussformeln ergänzt.

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5 Tipps zur Vermeidung von Missverständnissen

Ziel einer jeden Auftragsbestätigung ist, Sicherheit und Klarheit über den jeweiligen Geschäftsvorgang zu gewährleisten. Damit Missverständnisse vermieden werden, solltest du ein paar Dinge beachten.

#1 Formuliere einfach und klar: Formuliere einfache und unmissverständliche Sätze.

#2 Formuliere so präzise wie möglich: Achte darauf, dass du in deinen Ausführungen präzise bist. Beschreibe deine Leistungen klar und deutlich und achte darauf, dass Preisangaben und Informationen zur Lieferung klar definiert sind.

#3 Nutze Vorlagen: Um dir unnötigen Ärger aufgrund von fehlenden Angaben zu ersparen, solltest du Vorlagen nutzen, die du je nach Auftragsart anpassen kannst.

#4 Prüfe deine Auftragsbestätigung: Überprüfe deine Auftragsbestätigung im Anschluss noch einmal, um mögliche Unstimmigkeiten zu vermeiden und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

#5 Versende die Auftragsbestätigung rechtzeitig: Du solltest die Bestätigung unverzüglich nach Erhalt des Auftrags versenden. Zum einen sorgt auch dies für einen professionellen Eindruck. Zum anderen verringerst du damit die Gefahr, dass deine Kundschaft doch noch abspringt.

Erstellung einer Auftragsbestätigung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zwar gibt es keine gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Form einer Auftragsbestätigung, jedoch kann eine Vorlage den administrativen Aufwand für dich und deine Mitarbeitenden enorm verringern. Im Folgenden zeigen wir dir, welche Schritte zur Erstellung einer Auftragsbestätigung nach einer Bestellung notwendig sind.

Schritt 1: Prüfung der eingegangenen Bestellung

Überprüfe die eingegangene Bestellung auf Vollständigkeit. Achte darauf, dass die Kundendaten wie beispielsweise Name, Vorname und Anschrift korrekt ausgefüllt sind.

Schritt 2: Auswahl der passenden Auftragsbestätigung Vorlage

Möglicherweise hat dein Unternehmen unterschiedliche Vorlagen je nachdem wie du deine Kundschaft ansprechen willst, welche Auftragsart es ist bzw. welche Leistungen du erbringst oder in welcher Branche sich deine Kund:innen aufhalten. Wähle daher eine zur jeweiligen Bestellung passende Vorlage aus.

Schritt 3: Ausfüllen der Vorlage mit den relevanten Daten

Sobald du die Vorlage für die Auftragsbestätigung ausgewählt hast, kannst du die Freifelder befüllen und relevante Daten des Auftrags eintragen. Hierzu zählen beispielsweise die Bestellnummer, das Auftragsdatum, die Kundendaten, die Übersicht der bestellten Produkte bzw. Dienstleistungen inklusive Preisen und Gesamtsumme sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen.

Schritt 4: Anpassung der Vorlage an spezifische Anforderungen (z. B. Dienstleistungen)

Gelten weitere spezifische Anforderungen für den jeweiligen Auftrag, solltest du die Vorlage diesbezüglich anpassen. Sind beispielsweise neben einer Bestellung der Artikel weitere Dienstleistungen (z. B. Montageservice) Bestandteil des Auftrags, musst du diese mit integrieren.

Schritt 5: Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail oder Post

Sobald deine Vorlage mit den jeweiligen Informationen erstellt wurde, solltest du noch einmal alle relevanten Daten prüfen. Anschließend kannst du die Auftragsbestätigung via E-Mail verschicken oder ausdrucken und per Post an deine Kundschaft verschicken.

Vorteile der Nutzung von Vorlagen für Auftragsbestätigungen

Die Nutzung von Auftragsbestätigungsvorlagen bietet sich an, um den Aufwand zu minimieren und ein rechtssicheres Dokument sicherzustellen. Zu den Vorteilen der Nutzung von Vorlagen gehören neben der Zeitersparnis außerdem:

• Einheitliches Auftreten und Professionalität

• Minimierung von Fehlern bei der Auftragsbestätigung

• Anpassungsfähigkeit der Vorlagen an unterschiedliche Geschäftsmodelle

Einsatz von ERP-Systemen zur Automatisierung von Auftragsbestätigungen

Vorlagen und Muster helfen dir, Auftragsbestätigungen nicht für jeden Auftrag grundlegend neu zu schreiben. Dennoch können solche Bestätigungen bei hohem Arbeitsaufkommen einen Großteil der Zeit deiner Mitarbeitenden einnehmen. Das manuelle Befüllen der Vorlagen nimmt einige Zeit in Anspruch und ist zudem anfällig für Fehler.

Die Automatisierung deines Auftragsmanagements mittels ERP-System schafft dir hier Abhilfe. Mit einem strukturierten und automatisierten Prozess profitierst du von zusätzlicher Effizienzsteigerung sowie Fehlerreduktion. Zusätzlich verschafft dir ein ERP die Möglichkeit, nicht nur dein Auftragsmanagement zu automatisieren, sondern den gesamten Prozess vom Auftragseingang bis hin zur Rechnungslegung.

Häufige Herausforderungen bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen und wie man sie löst

Die Erstellung von Auftragsbestätigungen erscheint im ersten Blick als keine allzu große Hürde. Dennoch gibt es immer wieder Herausforderungen wie beispielsweise unvollständige bzw. unklare Bestellungen oder spezifische Kundenanforderungen, die die manuelle Erstellung aufwendig werden lassen. Wer in diesen Fällen keine standardisierten und automatisierten Prozesse für die Auftragsbestätigung hat und jedes Dokument von Neuem aufsetzen muss, kommt oftmals an seine Grenzen.

Neben der reinen Zeitersparnis dienen Vorlagen und ein standardisierter Prozess zur Sicherstellung der Rechtssicherheit der Auftragsbestätigung. Wer die Bestätigung direkt aus dem Angebot bzw. der Bestelldaten erzeugen kann, stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden. So wird sichergestellt, dass die Auftragsbestätigung dem Angebot entspricht und damit rechtlich bindend wirkt. Außerdem werden Kommunikationsfehler zwischen Vertrieb und Kunde bzw. Kundin vermieden.  

Fazit

Eine Auftragsbestätigung ist ein hilfreiches Mittel, um Missverständnisse im Geschäftsverkehr zu vermeiden. In der Praxis werden Verträge häufig mündlich besprochen oder nachverhandelt. Im Streitfall ist es in solchen Situationen schwer, die genauen Vereinbarungen zu ermitteln. Eine schriftliche Bestätigung kann hierbei nicht nur im Streitfall aushelfen, sondern macht einen professionellen Eindruck, schafft Vertrauen und steigert die Kundenzufriedenheit.

Das Wichtigste ist, dass die Auftragsbestätigung vollständig und verständlich formuliert ist. Nur so herrscht für beide Vertragsparteien Einigkeit über den jeweiligen Auftrag.

Es gibt zwar keine gesetzliche Definition zur Form einer solchen Bestätigung. Vorlagen und Muster helfen jedoch, ein einheitliches Auftreten zu gewährleisten. Damit dein Auftragsmanagement nicht überhand nimmt und wichtige Ressourcen verschlingt, ist ein strukturierter und automatisierter Prozess von Vorteil.