Vertrieb automatisieren: Eine Win-Win-Situation für Mitarbeitende, Unternehmen und Kundschaft!

Deinen Vertrieb zu automatisieren ist der nächste große Schritt in Richtung Erfolg. Die meisten Kundinnen und Kunden kaufen viel und bevorzugt im Internet, demnach sind sie auch die dort geltenden Standards gewohnt: Hohe Verfügbarkeit, schnelle Lieferung, möglichst wenig Direktkontakt zu Verkäufer:innen. Um diese Anforderungen auch mit deinem Business erfüllen zu können, ist eine Vertriebsautomatisierung quasi unabdingbar.

Wie du diese möglichst effizient umsetzt und welche Vorteile du daraus ziehst, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Was versteht man unter Vertriebsautomatisierung?

Unter dem Begriff Vertriebsautomatisierung werden Maßnahmen und Technologien zusammengefasst, die Vertriebsprozesse effizienter und vertriebliche Entscheidungen effektiver machen.

Deine Vertriebsmitarbeiter:innen sind vor allem für das Verkaufen zuständig. Dafür ist es notwendig, dass sie sich voll und ganz auf die Bedürfnisse deiner Zielgruppe konzentrieren können. Administrative Aufgaben wie beispielsweise der Abgleich der Produktanzahl im Lager mit den Bestellungen wirken dem entgegen und sind wahre Zeitfresser. Mit digitalen und automatisierten Prozessen steigerst du die Effizient im Vertrieb und sorgst für Zeitersparnis sowohl für deine Mitarbeitenden als auch deine Kundinnen und Kunden.

Außerdem kannst du mit einem automatisierten Vertrieb mehrere Vertriebskanäle gleichzeitig managen, ohne über die Einzelaufgaben das große Ganze aus dem Blick zu verlieren.

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, wie du einen Multichannel Vertrieb aufbaust.

Alles in allem geht es beim automatisierten Vertrieb darum, schnelle und effiziente Vertriebsprozesse zu schaffen, die zu mehr Leads bzw. zu mehr Umsatz führen.

⁠5 Gründe, deinen Vertrieb zu automatisieren

Deinen Vertrieb zu automatisieren birgt einiges an Optimierungspotenzial. Wir zeigen dir 5 Gründe, warum sich die Vertriebsautomatisierung lohnt!

⁠1. Barrieren reduzieren

Zeit ist Geld – dieses Sprichwort passt in die heutige Business-Welt wie die Faust aufs Auge. Sowohl deine Kundinnen und Kunden als auch deine Mitarbeitenden und Lieferanten bewegen sich in einer schnelllebigen Zeit. Wenn du Barrieren in der Kommunikation reduzierst, das Verständnis über deine Stakeholder verbesserst und Onboarding-Prozesse optimierst, wirst du einen Wettbewerbsvorteil erlangen.

⁠2. Zeit sparen

Natürlich geht es bei der Automatisierung deines Vertriebs vor allem um effziente und zeitsparende Prozesse. All deine Stakeholder von den eigenen Mitarbeitenden bis zu den Lieferanten werden davon profitieren – Keine lästigen administrativen Aufgaben mehr und endlich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

⁠3. Schnellere Entscheidungen treffen

Mit Hilfe digitaler Prozesse und dem besseren Kundenverständnis dank Automatisierung hast du alle wichtigen Informationen auf einem Blick parat. Statt administrative Aufgaben zu erledigen, kannst du dich voll und ganz auf die Bedürfnisse und Vorlieben deiner Zielgruppe konzentrieren. Echtzeit-Analysen helfen dir dabei, die Performance deiner Vertriebskanäle und Produkte zu überwachen. So ist es dir möglich, schnellere und bessere Entscheidungen auf Datengrundlage zu treffen.

⁠4. Mehr Umsatz durch Sales Automation erzielen

Manchmal hilft die beste Produktbeschreibung oder das beste Produktbild nicht weiter und deine Kundinnen und Kunden wenden sich mit Fragen an dich. In dieser Situation gilt es, das volle Potenzial von Sales Automation zu nutzen. Die Reaktions- und Lieferzeiten müssen im Onlinehandel kurz ausfallen, sonst sind die potenziellen Kund:innen weg. Mit der Automatisierung deines Vertriebs wirst du schneller und individuell auf Anfragen reagieren können und deinen Umsatz ankurbeln.

⁠5. Kundenbindung stärken

Schnelle Reaktionen auf Fragen, effiziente Onboarding-Prozesse und der automatische Wissensaustausch werden die Kundenbindung positiv beeinflussen. Die Vertriebsautomatisierung sorgt dafrür, dass sich deine Mitarbeitenden auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können: deine Kundinnen und Kunden!  

Lesetipp: Nicht nur ein automatisierter Vertrieb bringt dich weiter. Es kann sich auch lohnen, einmal über den Aufbau deines Vertriebs nachzudenken. Mit Lean Selling sparst du Kosten und optimierst dein Vertriebsmodell!

Potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten für deine Vertriebsprozesse

Du kannst den Vertrieb an verschiedenen Stellen automatisieren und somit deinen Vertriebserfolg erhöhen. Primäres Ziel ist es dabei, deinen Mitarbeitenden mehr Zeit zu verschaffen, um sich wirklich um deine Kundschaft zu kümmern und Produkte verkaufen zu können. 

Die meiste Zeit verbringen Mitarbeitende oft nicht im Verkauf, sondern mit der Verrichtung administrativer Aufgaben im CRM-System. Diese kannst du aber ganz leicht an eine passende Software abgeben!

Wir zeigen dir im Folgenden verschiedene Beispiele, welche Automatisierungen im Vertrieb möglich sind.

⁠Morgendliche Berichte automatisieren

Die meisten Unternehmen beginnen den Tag mit einer morgendlichen Zusammenfassung aller wichtigen Daten, wie die aktuelle Zielerreichung des Teams, Statusmeldungen über Leads und die Produktivität der Mitarbeitenden.

Ein automatisiertes Dashboard, das alle relevanten Informationen bündelt, spart wertvolle Zeit. Für die Umsetzung eines solchen Dashboards hilft dir ein CRM-System enorm weiter, denn manuelle Lösungen in Excel oder Google Sheets können sehr schnell sehr komplex werden und im Endeffekt noch mehr Arbeit verursachen.

⁠E-Mails und Terminvereinbarung automatisieren

Bleiben wir beim obigen Beispiel mit den morgendlichen Berichten. Falls du noch klassiche E-Mails an deine Mitarbeitenden schickst, kannst du auch diese ganz einfach automatisieren. Statt immer manuell einzelne Mails an alle Teammitglieder zu schicken, kannst du automatisch jeden Morgen von selbst eine E-Mail an deine Mitarbeitenden schicken lassen.

Aber nicht nur die interne Kommunikation kann automatisiert werden. Auch häufig versandte E-Mails an Kundinnen und Kunden z. B. die Begrüßungsmails für Neukund:innen oder eine Dankes-E-Mail nach dem Kaufabschluss benötigen keine manuelle Handhabe mehr. Ein weiterer Vorteil ist die Automatisierung von Terminvereinbarungen mit benutzerdefinierten Links und automatischen Erinnerungs-Mails an die Kund:innen.

Auch hier eignet sich eine zentrale Datenverwaltung im Sinne eines CRM-Systems besonders.

Lesetipp: Wenn du dein Angebotsmanagement automatisierst, kannst du deine Abschlussquote erhöhen. Erfahre alles dazu in diesem Beitrag!

⁠Automatisierung der Lead-Verteilung

Leads müssen ohne Automatisierung individuell vom Vertriebsmanager bzw. der Vertriebsmanagerin bearbeitet und an die Mitarbeitenden verteilt werden. Das nimmt nicht nur unnötig Zeit in Anspruch, die die Führungskräfte in produktivere Tätigkeiten investieren könnten.

Auch die eigentliche Bearbeitung dieses Leads leidet mitunter. Bis ein Vertriebsmitarbeiter oder eine Vertriebsmitarbeiterin Zeit haben, kann es auch vorkommen, dass das Interesse der potenziellen Kund:innen verfallen und der Lead nicht mehr brauchbar ist.

Die Lösung dieses Problems liegt in der automatischen Lead-Zuweisung. Mit im Vorhinein festgelegten Kategorien zur Zuweisung des Leads, können deine Vertriebsmanager:innen den einzelnen Lead ganz einfach einem Teammitglied übergeben. Dadurch werden Leads zeitnaher und gleichzeitig zeitsparend bearbeitet, ohne dass ein einzelner Manager bzw. eine Managerin sich um alles kümmern muss.

Lead-Priorisierung bzw. Lead-Scoring automatisieren

Die Generierung von Leads ist ein Thema, das viel Zeit kostet, die oftmals nicht durch den entsprechenden Erfolg wertgeschätzt wird. Nicht alle Leads sind erfolgsversprechend. Eine Priorisierung bzw. ein Lead-Scoring hilft dabei, die vielversprechendsten Leads zu fokussieren und wertvolle Zeit einzusparen.

Ist eine Liste mit Zielkunden:innen erstellt, sollten diese nach Priorität gelistet werden. Bei der Auswahl der wichtigsten Kundinnen und Kunden hilft ein automatisiertes Lead-Bewertungs-System. Bei diesem wird anhand von festgelegten Kriterien berechnet, wie erfolgsversprechend ein Lead ist. 

Damit sparst du nicht nur viel Zeit, sondern investierst sie auch noch in die vielversprechendsten Leads und kurbelst deinen Umsatz an – so geht Erfolg!

Erstellung von Datensätzen

Nach dem Verkauf muss das CRM-System von den Vertriebsmitarbeiter:innen auf den neuesten Stand gebracht werden. Es müssen beispielsweise neue Datensätze für Kontakte und Aufgaben angelegt und mitunter mit bestehenden Datensätzen verknüpft werden. Das ist eine zeitintensive Aufgabe, die das Vertriebsteam von der eigentlichen Arbeit abhält. Der Vorteil: Diese Aufgabe kannst du ganz einfach automatisieren.

Zwar kann dir das initiale Eintragen von Daten nicht abgenommen werden, trotzdem können Funktionen für mehr Übersicht automatisch angezeigt werden, wenn du sie brauchst:

• Besucht ein Lead eine Seite mit Preisen, taucht automatisch eine neue Aufgabe im CRM auf
• Wenn ein Kontakt eine Demo-Version deines Produktes anfragt, wird eine Opportunity erstellt
• Eine weitere Aufgabe wird erstellt, wenn eine Demo-Version ausläuft

Mit solchen Funktionen stellst du sicher, dass du keine Gelegenheit für einen Verkauf mehr ungenutzt verstreichen lässt!

Vertriebsmaterialien zugänglich machen

Oft werden Inhalte an fünf oder sechs verschiedenen Orten gespeichert. Ein Albtraum für jeden Mitarbeitenden, der nun verschiedene Informationen zu Kund:innen oder Projekten benötigt. Eine besserer Zugang zu den Vertriebsmaterialien ist für effiziente Prozesse essentiell.

Die Lösung: ein zentraler Ort an dem alle Vertriebsmaterialien zu finden sind.

Mit einem CRM-System im Vertrieb hast du immer automatisch alle Daten an einem Ort. Mithilfe von Suchbegriffen kann dein Vertriebsteam dann ganz einfach finden, was es sucht.

Weitere Automatisierungen, die im Vertrieb vorgenommen werden können

Eigentlich kannst du fast jeden Bereich im Vertrieb automatisieren. Neben den oben aufgezählten kommen zum Beispiel noch Folgende hinzu:

• Selbständiges Lead-Tracking und Monitoring, um Kundenbewegungen nachvollziehen zu können
• Automatisiertes Reporting für die Zusammenfassung der Aktivitäten durch die Mitarbeitenden
• Automatisierte Rechnungserstellung
• Automatisierte Planung von Meetings und Terminen
• Automatisierte Telefonie z.B. durch direkt Verbindung des CRM mit dem Telefon eines Teammitgliedes

Erfahre mehr über die Erfolgsstory von Agata und Xentral und darüber, wie das Unternehmen mit Hilfe eines unseres ERPs eine Menge Zeit, Geld und Nerven spart!

Wie du siehst, ist mit einem automatisierten Vertrieb deutlich mehr möglich. 

Du entlastest nicht nur deine Mitarbeitenden, sondern gibst ihnen auch die Möglichkeit, ihre Energie in die wirklich wichtigen Prozesse der Vertriebes zu investieren. Das macht sie zufriedener und dein Unternehmen erfolgreicher. Win-Win oder?

7 Vorteile der Vertriebsautomatisierung

Den Vertrieb zu automatisieren hat viele Vorteile. Der Größte ist wohl, dass die Mitarbeitenden deutlich motivierter und produktiver sind, während das gleichzeitig häufig zu mehr Verkäufen führt.

Wenn du deinen Vertrieb erst einmal automatisiert hast, kannst du mit folgenden Benefits rechnen:

• Effizientere Vertriebsprozesse bei weniger Fehlern
• Zufriedene und produktive Mitarbeitende durch spannende Aufgaben und geringeren Administrationsaufwand
• Daten- und Aufgabengenauigkeit durch Entlastung und klare Verteilung der Aufgaben
• Schnellere Recall-Zeiten durch Erinnerungen und automatische Priorisierung von Leads
• Universelle Prozesse des gleichen Standards
• Kein Lead-Verlust mehr
• Bessere Reporting- und Analysemöglichkeiten durch zentrales Tracking aller Vorgänge und Tätigkeiten im Vertriebsprozess

⁠Möchtest du dich jetzt sofort nach einer passenden Software für die Automatisierung des Vertriebes umschauen? Dann solltest du vorher noch folgende Themen klären, um einen reibungslosen und schnellen Ablauf zu garantieren!

Lesetipp: In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Peak-Zeiten nutzen kannst!

Anforderungen, um den Vertrieb zu automatisieren

Wichtig ist, dass dann dein Unternehmen alle Voraussetzungen mitbringt, damit der Vertrieb effizient automatisiert werden kann. Dabei spielen nicht nur technische Fragen eine Rolle, sondern ganz grundlegende.

⁠Vertriebsautomatisierung ist nicht nur reine IT-Sache

Die wohl wichtigste Grundvoraussetzung, damit du deinen Vertrieb automatisieren kannst, ist ein gleiches Grundverständnis. Sowohl die Geschäftsführung als auch die einzelnen Abteilungen sollten sich bewusst sein, dass die Sales Automation kein reines IT-Projekt ist.

Nicht nur Software-Lösungen müssen integriert werden, sondern es müssen sich auch Strukturen, Workflows und Denkweisen weiterentwickeln. Der Prozess der Automatisierung muss geplant und begleitet werden. Ebenso ist nach der eigentlichen Implementierung neuer Systeme eine ständige Überprüfung und Optimierung der Workflows nötig, um die volle Wirkung zu entfalten.

⁠Abteilungen und Mitarbeitende müssen zusammenarbeiten

Die Abteilungen Sales und Marketing haben zwar dasselbe Ziel, jedoch unterschiedliche Sichtweisen und Maßnahmen. Es muss nicht nur das gleiche Grundverständnis über den Nutzen der Vertriebsautomatisierung herrschen, sondern es sollten auch alle Betroffenen aktiv eingebunden werden.

Nur so reduzierst du Barrieren innerhalb des Unternehmens und sorgst für effiziente Prozesse.

⁠Die richtige Auswahl der Software-Lösungen

Dieser Punkt ist zwar offensichtlich aber sollte dennoch nicht unerwähnt bleiben. Natürlich ist die Wahl der Technologie im Hintergrund entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg der Vertriebsautomatisierung. Hierbei ist allerdings besonders wichtig zu schauen, welche bisherigen Tools die einzelnen Abteilungen nutzen und welche Anforderungen die neue Software unbedingt erfüllen muss.

Um festzustellen, ob dein Unternehmen für einen automatisierten Vertrieb bestens gerüstet ist, solltest du die folgenden Fragen ehrlich beantworten:
⁠

1. Steht dein Vertriebsteam hinter dir, um die digitalen Prozesse und Vorgänge, die die Automatisierung des Vertriebes mit sich bringt, vollständig zu integrieren?
   ⁠
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2. Werden genügend neue Leads in deinem Unternehmen online generiert?
   ⁠
   ⁠
3. Nutzt du bereits technische Hilfsmittel bei der Kundendatenpflege?
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   ⁠
4. Läuft die Zusammenarbeit zwischen der Marketing- und der Service-Abteilung ohne Probleme?
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5. Welche weiteren Tools nutzt du bereits und müssen diese bei der Automatisierung beachtet bzw. integriert werden?

Mach’s nicht kompliziert! Vertrieb automatisieren mit dem ERP von Xentral

Du erfüllst alle Kriterien und hast alle deine Anforderungen an die Software aufgedeckt? Dann musst du nur noch die passende Software finden. Damit du einmal siehst, wie so ein System in der Praxis funktioniert, wird dir das nun am Beispiel der ERP-Software von Xentral vorgestellt!

⁠Was bietet mir das ERP von Xentral?

Bei Xentral handelt es sich um eine cloudbasierte ERP-Lösung, die sich für Unternehmen verschiedenster Größen eignet, darunter zum Beispiel Startups, KMU und Mittelständler. 

Je nach Unternehmensbranche bietet Xentral spezielle, auf die Bedürfnisse angepasste Versionen der Business Software:

• eCommerce
• Einzelhandel
• Großhandel
• Fulfillment-Dienstleister
• FBA-Händler:innen
• Produzenten & Hersteller
• Service Dienstleister

⁠Wie hilft mir Xentral beim Vertrieb automatisieren?

In den genannten Bereichen spielt der Vertrieb eine große Rolle. Deshalb gibt es ein ERP für Vertriebler, das dir sämtliche Funktionen für einen perfekt automatisierten Vertrieb bietet.

Die drei Hauptfunktionen, die unverzichtbar sind, sehen so aus:

• Multichannel: Zentrale und synchrone Verbindung aller Onlineshops, Marktplätze etc. inkl. der jeweiligen Aufträge
• CRM: Alle Kundeninformationen immer zentral und gesammelt abrufbar
• Angebot & Auftrag: Unterstützung beim kompletten Auftragsprozess, z.B. Erstellung von Vorlagen und Echtzeit-Verfolgung von Aufträgen im B2B- und B2C-Bereich

⁠⁠Du möchtest genauer wissen, welche Funktionen du im CRM-Tool von Xentral nutzen kannst? Wir geben dir im Video eine kleine CRM Tour durch Xentral ERP!

Neben diesen Hauptfunktionen gibt es im Xentral ERP natürlich noch viele weitere Features für diverse Bereiche. Im Folgenden zeigen wir dir, was dir unsere Business Software noch bietet.

Du nutzt hauptsächlich eCommerce? Dann sind diese Features was für dich:

• Nahtlose Kommunikation mit Onlineshops, Marktplätzen etc,
• Automatisierter Import von Aufträgen aus allen Kanälen
• Zufriedene Kund:innen durch transparente Kommunikation

Amazon ist dein Place to be? Das hier unterstützt dich im Business:

• Live-Monitoring über alle wichtigen Amazon Kennzahlen
• Fulfillment bei Amazon möglich
• Amazon Prime Label – Merchant Fulfillment Network (MFN)
• Viele weitere hilfreiche Funktionen

Du möchtest CRM und Kommunikation effizienter gestalten? Mit diesen Funktionen gelingt dir das:

• Alle Kontakte zentral an einem Ort
• Zusatzfunktionen für eine bessere Kundenkommunikation
• Kommunikation und Dokumentation leicht gemacht
• Übersichtliche Zusammenführung aller Anrufe, E-Mails und Aktivitäten eines Kontaktes an einem Ort

Die Verwaltung von Deals und Leads wird mit diesen Features ganz einfach automatisiert:

• Visualisierung des Vertriebsprozesses inkl. Hinterlegung der Deal-Wahrscheinlichkeit
• Erstellung von Team-Funnels und Single-Funnels inkl. Filtern nach Teamkollege oder Phase
• Wiedervorlagen als Reminder hinterlegen
• Übersichtliche Controllings und Berichte

Lesetipp: In diesem Beitrag zeigen wir dir alles Wichtige zum Thema Abo-Commerce!

Key Funktionen rund um Aufträge und Angebote sind folgende:

• Automatisiertes Angebots- und Auftragsmanagement
• Versionierung von Angeboten für besseren Überblick und mehr Sicherheit
• Kundenspezifische Preise und Preislisten
• Verwaltung klassischer und moderner Angebotsvarianten

Aber auch offline kannst du mit dem Xentral POS ganz einfach verkaufen:

• Integriertes Kassensystem (POS)
• Unkomplizierte Buchung aller gängigen Zahlungsarten
• Omnichannel-Strategie möglich
• Sichere Mitarbeiterverwaltung und -protokollierung

Vertriebsplanung und Provisionierung sind so ganz einfach: 

• Planung von Außenterminen mit integrierter Umkreissuche
• Einfache Vertriebssteuerung
• Provisionierung von Teamkollegen und Artikeln
• Wiedervorlagen und CRM als Basis für Außentermine

Natürlich kannst du die Funktionen nutzen, wie es für dich und dein Unternehmen am besten passt.

Alles in allem hast du mit Xentral dein ganzes Business in nur einem Tool. Dabei ist es leicht zu integrieren und wächst auch mit den Anforderungen an dein Unternehmen bei steigendem Erfolg mit. 

 
⁠Fazit

Deinen Vertrieb zu automatisieren und effiziente Prozesse zu entwickeln, kann sich für dich auszahlen. Es gibt genügend Gründe und Optimierungspotenziale für die Vertriebsautomatisierung. Wenn du die nötigen Anforderungen erfüllst und eine für dich und deine Bedürfnisse passende Software-Lösung gefunden hast, steht deinem Umsatzwachstum fast nichts mehr im Weg!

Mach dich auf die Suche und nutze die Vorteile eines automatisierten Vertriebes voll aus, denn das ist der nächste Schritt in Richtung Unternehmenserfolg!

Du möchtest jetzt direkt mehr über Xentral und die ERP-Software wissen? Dann schau doch mal in den Xentral Test und die Xentral Erfahrungsberichte! Bist du dir noch nicht sicher, welche ERP-Software zu dir passt, dann hilft dir erstmal ein ERP-Vergleich weiter.

⁠Wenn es jetzt auch dich in den Fingern juckt und auch du deine Business Operations verbessern möchtest, dann kannst du Xentral unverbindlich für 14 Tage Wochen testen oder direkt einen Demo-Call vereinbaren und alle deine Fragen loswerden. Jetzt loslegen!