Auftragsmanagement automatisieren: Der Schlüssel für zufriedene Kunden!

Das Auftragsmanagement zu automatisieren spart nicht nur viel Zeit und Aufwand, sondern sorgt auch dafür, dass Prozesse effizienter ablaufen, weniger Fehler passieren und dein Unternehmen im Allgemeinen besser performt.

Wenn du dein Auftragsmanagement von manuell auf automatisiert umstellen willst, dann solltest du dir vorher gut überlegen, welche Software du nutzt und welche Vorteile der Veränderung du auf jeden Fall umsetzen willst.

Alles zu den Möglichkeiten, die dir das automatisierte Auftragsmanagement bietet und welche Software sich für dich eignet, erfährst du hier.

Welche Aufgaben hat das Auftragsmanagement?

Die Aufgaben des Auftragsmanagement beginnen, sobald ein Kunde oder eine Kundin seine bzw. ihre Bestellung aufgegeben hat und enden, wenn er bzw. sie das Paket erhalten hat. Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Aufgaben und Anforderungen, die an das Auftragsmanagement gestellt werden.

Ein typischer Prozess des Auftragsmanagements besteht zum Beispiel aus den folgenden 3 Schritten:

1. Platzierung (Placement): Der Kunde bzw. die Kundin gibt die Bestellung über ein automatisiertes Formular auf. Ein Verkaufsmitglied überprüft anschließend die Angaben und bestätigt die Bestellung.

2. Verwaltung des Lagerbestandes (Inventory Management): Überwachung der Lagerbestände, die mit den Anforderungen des Unternehmens schwanken.

3. Erfüllung (Fulfillment): Ein/e Lagermitarbeiter:in bestätigt die Versanddetails, erstellt eine Rechnung und führt den Auftrag aus: Kommissionieren, verpacken, versenden.

Das Auftragsmanagement ist essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Dennoch wird es oft als nicht so wichtig abgetan, was sich auf die Kundenzufriedenheit und den Umsatz des Unternehmens auswirkt.

⁠Lesetipp: Du willst deine Produktion auf auf das nächste Level bringen? Wir zeigen dir in unserem Beitrag, wie das Xentral ERP dich dabei unterstützen kann!

6 Probleme im manuellen Auftragsmanagement

Bevor du dich an die Automatisierung des Auftragsmanagements machst, solltest du zuerst feststellen, welche Herausforderungen du im Auftragsmanagement bewältigen musst. Nach dieser Bestandsaufnahme kannst du auch die Software passend zu deinen Bedürfnissen auswählen.

Hier findest du sechs gängige Probleme, die es im Auftragsmanagement gibt:
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1. Liefertreue: ROTD statt COTD

Oft wird sich auf bestätigte Liefertermine – auch Confirmed-On-Time Delivery (COTD) genannt – statt gewünschter Liefertermine an den Kunden konzentriert. Dadurch kann die Liefertreue auch bei verschobenen Lieferungen eingehalten werden. 

Das macht Kund:innen unzufrieden, da der Artikel im schlimmsten Fall Wochen später kommt, er bzw. sie aber schon dafür bezahlt hat und mit dem Produkt rechnet. Eine Requested On-Time Delivery (ROTD) erfordert ein effizientes Auftragsmanagement.
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2. Falscher Fokus im Auftragsmanagement

Häufig wird sich nur auf die Optimierungen der Lieferkette konzentriert, obwohl auch im Auftragsmanagement viel Potenzial zur Kostensenkung und der Schaffung von Mehrwert vorhanden ist. 

Eine automatisierte Auftragsentwicklung sorgt nicht nur für eine bessere Effizienz, sondern hilft auch dabei, Unternehmensziele schneller zu erreichen.
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Lesetipp: Du möchtest deinen Vertrieb automatisieren? In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du es anstellst!
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3. Auftragsmanagement als isolierter Bereich

Das Auftragsmanagement hat Schnittstellen zu vielen wichtigen Bereichen, darunter Finanzen, Lieferkette, Vertrieb oder Kundenservice. Trotzdem hat es wenig Einfluss auf die Vorgänge entlang des Cash-To-Order-Prozesses. Dabei beeinflussen sich diese Bereiche gegenseitig und wirken sich bei Problemen auch negativ auf Kundenzufriedenheit und Liefertreue aus. 

Das automatisierte Auftragsmanagement hilft dabei, den Order-To-Cash-Prozess als Ganzes abzubilden und Probleme sowie Hindernisse frühzeitig zu entdecken.
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4. Geschwindigkeit steht vor Genauigkeit

Die Anforderungen an die Auftragsabwicklung sind sehr hoch, denn Bestellungen bzw. Aufträge sollen schon innerhalb von Minuten oder Stunden bearbeitet werden. Deswegen wird oftmals Geschwindigkeit vor Genauigkeit gestellt. So entstehen häufig Fehler, die den Prozess im Nachhinein doch noch langwieriger machen.

Mit der automatischen Auftragsabwicklung und der damit einhergehenden Digitalisierung schaffst du es nicht nur, genau zu arbeiten, sondern kannst Aufträge im Handumdrehen bearbeiten.
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Lesetipp: Verdreifache deine Abschlussquote indem du dein Angebotsmanagement automatisierst. Wir zeigen dir, wie es geht!
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5. Hoher manueller Aufwand und geringe Automatisierung

Oft müssen Mitarbeiter:innen in der Auftragsabwicklung auf Informationen oder Updates der Buchhaltung, dem Lager oder dem Vertrieb warten. Unnötige Kreditprüfungen, Auftragssperren oder Auftragsablehnungen machen den Prozess noch schwerfälliger.

Gerade diese eintönigen, zeit- und kostenintensiven Prozesse kannst du an eine passende Software zur Auftragsabwicklung abgeben.
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6. Keine Beachtung der Customer Journey

Laut einer Umfrage ist 80% der Kund:innen die Erfahrung, die ein Unternehmen bietet, genauso wichtig wie dessen Produkte und Dienstleistungen. (Quelle: Salesforce)

Essentiell für ein erfolgreiches eCommerce-Unternehmen sind nicht nur Bearbeitung und Weiterleitung der Bestellungen und Aufträge an das Fulfillment, sondern auch die Optimierung der Customer Journey. 

Nur wenn die Kundenerfahrung gut ist und der Kunde bzw. die Kundin das Gefühl hat, dass er bzw. sie wichtig ist, kannst du erfolgreich Produkte verkaufen, Kund:innen generieren und behalten. 

Die automatisierte Auftragsabwicklung kann zum Beispiel mit folgenden Benefits für die Kund:innen einhergehen: Bestellbestätigung, Tracking-Möglichkeiten zur Auftragsverfolgung oder Versandbestätigungen des Auftrags.
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Lesetipp: Du hast Probleme mit Out-of-Stock-Situationen? Wir zeigen dir, wie diese entstehen und was du dagegen machen kannst!

Die Lösung: Das Auftragsmanagement automatisieren

Laut einer Studie der PwC, wendet sich einer von drei Kund:innen von einer Marke ab, wenn er oder sie schlechte Erfahrungen mit dieser gemacht hat. Insgesamt 92% dieser Kund:innen geben den Einkauf bei einem Unternehmen komplett auf, wenn sie zwei oder drei negative Erfahrungen gemacht haben. 

Reibungslose Kundenerlebnisse sind essentiell für den Erfolg eines Unternehmens im E-Commerce. Giganten wie Amazon machen es vor: Unendliche Bestellauswahl, einfache Bestellprozesse und sogar Same Day Delivery. Um da mithalten zu können, solltest du dein Auftragsmanagement automatisieren.

Software zum automatisierten Auftragsmanagement

Das automatisierte Auftragsmanagement nimmt dir vor allem monotone Aufgaben ab, beschleunigt die Arbeitsabläufe und verringert Fehler.

Eine Software für die automatisierte Auftragsverwaltung dient vor allem der Verfolgung aller Informationen und Prozesse rund um deine Aufträge, z.B. Auftragseingang, Auftragserfassung, Bestandsverwaltung, Ausführung des Auftrages und After-Sales-Management.
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Haupfunktionen einer Automatisierungssoftware für Kundenaufträge

Solltest du dich also dafür entscheiden, deine Aufträge mittels einer Software zu bearbeitren, haben wir hier einmal die wichtigsten Funktionen für dich aufgelistet, die solch eine Automatisierung mit sich bringen sollte:

• Zentralisierte Auftragsverwaltung

• Unterstützung mehrerer Zahlungsgateways und Betrugsprüfung

• Verwaltung von Lagerbeständen

• Integration von Ausführungspunkten

• Integration von Versanddienstleistungen

• Kundenverwaltung

• Integration von Einkaufsplattformen

• Reporting und Leistungsanalyse

Diese essenziellen Funktionen solltest du bei der Wahl deiner Automatisierungssoftware für deine Auftragsverwaltung also unbedingt beachten, sodass nicht nur dein Unternehmen von der schnellen Auftragsabwicklung und -bearbeitung profitiert, sondern auch deine Kund:innen.
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Lesetipp: Erfahre in unserem Beitrag, wie dein Unternehmen von einem automatisierten Angebotsmanagement profitieren kann.

Vorteile einer Software zum automatisierten Auftragsmanagements

Zusammenfassend bietet dir eine Software, die das Auftragsmanagement automatisiert, folgende Vorteile im operativen Geschäft und der Bearbeitung deiner Aufträge:

• Effiziente Automatisierungstools vom Betrieb der Storefront bis zur Auslieferung des Pakets

• 24-Stunden-Zugang auf die Software vom Telefon, Laptop und PC aus

• Standardisierung der Bestellprozesse über die Vertriebskanäle hinweg

• Genaue, automatisierte Bestandsverwaltung für weniger Fehler

• Zentralisiertes Dashboard mit allen wichtigen KPIs

• Informationsanzeige in Echtzeit für schnelle Lösungsfindung bei Problemen

Diese Tools ermöglichen es dir, Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen, indem nicht nur Workflows innerhalb der Auftragsverwaltung verbessert, sondern auch die Kundenerfahrungen optimiert werden. 

Das sorgt dafür, dass ein erfolgreiches E-Commerce-Unternehmen seine Kund:innen nicht nur durch qualitativ hochwertige Produkte, sondern auch durch eine einwandfreie, kundenorientierte Kauferfahrung zufriedenstellt. 

Lesetipp: Neben deinem Auftragsmanagement kannst du auch deine Beschaffung automatisieren und somit deine Geschäftsprozesse weiter beschleunigen.

Automatisiertes Auftragsmanagement in der Praxis: Das ERP von Xentral

Dein Auftragsmanagement kannst du auch ganz einfach mit einer ERP-Software automatisieren. Der Vorteil hierbei ist, dass noch weitere Geschäftsprozesse neben deiner Auftragsverwaltung automatisiert ablaufen und so dem Auftragsmanagement zuspielen können.  

Damit läuft dein Unternehmen insgesamt flüssiger und deine Mitarbeiter:innen haben abteilungsübergreifend mehr Zeit, sich um die wirklich wichtigen Aufgaben zu kümmern.

Eine ERP-Software ist dazu da, deine Geschäftsprozesse zu optimieren und zeitaufwendige Aufgaben wie Planung, Organisation und Verwaltung von Administrationsprozessen zu übernehmen. 

Eine solche, leane und cloudbasierte ERP-Software ist Xentral. Diese eignet sich für Startups, KMU und Mittelständler.
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Lestipp: In unserem Beitrag findest du alle wichtigen Informationen zu einer passenden ERP Software für den Mittelstand.

Die Option des automatisierten Auftragsmanagements hast du dabei für alle Branchen, die das ERP mit seinem Funktionsumfang abdeckt. Das sind:

• E-Commerce

• Einzelhändler

• Großhändler

• Fulfillment Dienstleister

• FBA-Händler

• Produzenten & Hersteller

• Service Dienstleister

Die verschiedenen Funktionen lassen sich in unterschiedliche Kategorien einteilen:

• Produkt

• Vertrieb

• Logistik

• Finanzen & Controlling

• Team & Projekt

• Schnittstellen & Erweiterungen

Insgesamt kannst du aus über 1.600 verschiedenen Schnittstellen und Erweiterungen auswählen. So ist es möglich, Anbieter wie zum Beispiel Datev oder Onlineshops wie Shopify direkt an das ERP anzubinden und die Daten zu übernehmen. 

Lesetipp: Mit einem Cloud-ERP steht deinem Unternehmenswachstum nichts mehr im Weg. Erfahre in unserem Beitrag, wie auch du davon profitieren kannst.⁠

Das garantiert dem Auftragsmanagement, dass jederzeit alle nötigen Daten abrufbar sind und die Bestellung des Kunden bzw. der Kundin nicht nur schnell bearbeitet wird, sondern auch, dass ihm bzw. ihr die aktuellen Daten zur Bearbeitung seiner/ihrer Bestellung zur Verfügung stehen.

Xentral bietet eine effektive Automatisierung für jeden Workflow, eine einfache Integration in dein Unternehmen mit schnellen Ergebnissen und eine individuelle und unlimitierte Skalierung, damit das ERP perfekt zu deinem Unternehmen passt.

Eine ERP-Software ist eine große Chance, neben dem Auftragsmanagement noch weitere Prozesse deines Unternehmens zu automatisieren. Nutze diese Möglichkeit und schau dir die Software genauer an. So machst du dein Unternehmen nicht nur effizienter und erfolgreicher, sondern stellst auch deine Kund:innen zufrieden.