Dein Shop läuft an, Kampagnen zünden, Bestellungen steigen – und plötzlich rutscht der Alltag von „überschaubar" zu „ständig hinterher". Überverkäufe, Lieferverzug, Support‑Pings, fehlerhafte Rechnungen, Excel‑Wahrheiten statt Echtzeitdaten: Das ist das Signal, dein Auftragsmanagement konsequent zu automatisieren.

Automatisierung spart Zeit, senkt Fehlerquoten und stabilisiert die Performance – vom Auftragseingang bis zum Paket am Türschild. Genau hier setzt Xentral als ERP-System an: als Drehscheibe, die Aufträge, Bestände, Versand, Zahlungen und Buchhaltung in einem System zusammenführt – für reibungslose Abläufe und zufriedene Kund:innen.

Was gehört zum Auftragsmanagement – und wo greift Automatisierung?

Auftragsmanagement (Order Management) beginnt mit der Bestellung und endet, wenn die Sendung zugestellt ist:

• Auftragseingang/Placement
• Bestandssteuerung/Inventory Management
• Fulfillment (Kommissionieren, Verpacken, Versenden)
• Plus: Dokumente und Kommunikation (Lieferschein, Label, Versandmail mit Tracking, Rechnung, ggf. Gutschrift)

Eine Warenwirtschafts-Software verfolgt alle Auftrags‑Infos und beschleunigt die Bearbeitung – kanalübergreifend und in Echtzeit. Ergebnis: weniger Wartezeiten zwischen Lager, Buchhaltung und Vertrieb, standardisierte Prozesse und ein zentrales KPI‑Dashboard für schnelle Entscheidungen.

Die wichtigsten Automatisierungs-Bereiche im Überblick 

Diese Funktionen sind in Xentral standardisiert abbildbar und beschleunigen den Weg zu stabilen, skalierbaren Abläufen.

Praxisleitfaden aus Xentral-Projekten: Wachstum ohne Stillstand 

• Parallel statt Big‑Bang: Stell nie den Shop ab. Führe Xentral parallel ein und schalte erst um, wenn die Kernflüsse (Auftrag → Lager → Versand → Rechnung) im Staging „grün" sind – so vermeidest du Umsatzlücken.
• Modular starten: Du kannst mit Auftragsmanagement/Lager beginnen und weitere Bereiche später zuschalten (z. B. Einkauf, Finanz, CRM). Das reduziert Projektlast und beschleunigt Time‑to‑Value.
• 3PL/Drop‑Shipping einbinden: Auch mit Fulfillment‑Partnern behältst du Datenshoheit – Aufträge raus, Tracking zurück, alles in Xentral.
• Spitzentage meistern: Wenn Kampagnen, TV‑Features oder Influencer‑Posts Order‑Peaks auslösen, bleibt die Kette stabil – solange die Prozesse in Xentral standardisiert sind (Label, Pick, Mail, Rechnung).
• Team Enablement: Definiere klare Rollen (Shop/Vertrieb, Lager, Finance, Support) und nutze Checklisten für Go‑Live/Hypercare – das reduziert Fehler und Supportlast.

Systemarchitektur: Ein ERP als „Heimat" statt Tool‑Flickenteppich 

Shops sind die Storefront – aber kein Order‑Management. Verbinde Shop/Marktplätze, Lager/Logistik, Buchhaltung und CRM in Xentral; reduziere Schnittstellen‑Brüche und halte Daten zentral.

Xentral bietet über 1.600 Schnittstellen/Erweiterungen – u. a. zu Shopify, BigCommerce, eBay und DATEV – und wird so zur skalierbaren Heimat deines Ökosystems. Vorteil: Du steuerst, was intern bleibt (z. B. Kundenservice) und was du auslagerst (z. B. Logistik) – ohne Informationsverlust.

Dein 5‑Schritte‑Plan zur Automatisierung (KMU‑erprobt) 

1. Prozessaufnahme & Prioritäten: Mapping von Auftrag → Lager → Versand → Rechnung → Buchhaltung → Retouren; Engpässe markieren (Überverkäufe, Etikettenlauf, Rechnungslauf)

2. Datenbasis & Regeln: Artikelstamm (SKU, EAN, Maße/Gewicht), Steuer/Versandregeln, Zahlungsstatus, Lagerorte; Leitsatz: „Einmal sauber – überall korrekt"

3. Integrationen: Shop/Marktplätze, Versanddienstleister, Zahlungsanbieter, Buchhaltung/DATEV anbinden; Testaufträge durchspielen (inkl. Storno/Retoure)

4. Lager/Versand‑Workflows: Pickmethodik (Single/Multi‑Order, Zonen), Scanner, Verpackungslogik, Etiketten, Automails; SOPs für Peak‑Tage

5. Go‑Live & Optimierung: „Soft‑Switch" mit überschaubarem Volumen, KPI‑Monitoring (OTIF, Time‑to‑Ship, Fehlerrate), zügige Nachjustierung

Häufige Stolpersteine – und wie du sie vermeidest 

• Excel als „Wahrheit": Führe früh eine einzige Quelle für Bestände/Orders ein – erst dann greifen Automatisierungen verlässlich.
• Medienbrüche in der Doku: Lieferschein, Label, Rechnung, Gutschrift – alles aus einem System erzeugen und sauber ablegen.
• „Shop macht den Rest": Lass die Storefront verkaufen; Order‑Management gehört ins ERP.
• 3PL ohne Rückkanal: Ohne Tracking/Bestandsfeedback ins ERP gehen Transparenz und Service flöten.

Personalisierung je nach Kanalgröße/Volumen: Besonders wenn du mehrere Verkaufskanäle oder unterschiedliche Größenordnungen hast (z. B. kleine B2B-Mengen vs. große B2C-Versandaktionen), bietet Xentral dir die Möglichkeit, die Automatisierung optimal anzupassen. Ob einfache Standardaufträge oder komplexe Omnichannel-Strategien – Xentral skaliert mit deinem Wachstum und passt sich den spezifischen Anforderungen jedes Kanals an. Das gilt sowohl für Handel, Großhandel als auch B2C & B2B kombiniert.

Wann lohnt sich der Schritt? 

Je früher du standardisierst, desto weniger „Wachstumsschmerz" bezahlst du. Spätestens, wenn Bestellungen über mehrere Kanäle kommen, Bestände schwanken, Versandlabel und Rechnungen „hinterherlaufen" oder Support‑Anfragen steigen, zahlt sich der Umstieg aus – denn Automatisierung skaliert, zusätzliche Köpfe nicht.

Datenmigration & Change Management 

Der Übergang zu einem ERP-System wie Xentral kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn du von einer älteren, oft stark branchenspezifischen Lösung (z. B. eine lokale Warenwirtschaft) kommst. Xentral bietet Unterstützung bei der Datenmigration und Change Management.

Unser Partnernetzwerk und die umfangreiche Dokumentation stellen sicher, dass der Umstieg reibungslos verläuft – sei es für Lebensmittel, Produktion oder andere Branchen. Dabei helfen wir dir, alle bestehenden Daten korrekt zu migrieren, und stellen sicher, dass alle Teams mit den neuen Prozessen gut zurechtkommen. Ein gezielter Onboarding-Prozess minimiert die Lernkurve, während wir sicherstellen, dass alle relevanten Geschäftsprozesse auch weiterhin effizient abgebildet werden.

Warum Xentral? 

Xentral bündelt Order‑Management, Lager, Versand, Zahlungen und Buchhaltung in einer Plattform – integriert Shops/Marktplätze, erzeugt Belege, verschickt Tracking, übergibt Rechnungen an die Buchhaltung (u. a. DATEV) und liefert dir Live‑KPIs. Mit über 1.600 Integrationen und der Middleware‑Logik bist du schnell startklar – und wächst, ohne dass Abläufe zerfasern. Zusätzlich bietet Xentral auch ein integriertes POS-System für stationären Handel.