Mindestbestand berechnen: Die einfache Formel für dein E-Commerce Lager

Das Wichtigste im Überblick 

• Der Mindestbestand ist deine eiserne Reserve im Lager. Er sichert deine Lieferfähigkeit bei unerwarteten Engpässen oder hoher Nachfrage.
• Die Berechnung erfolgt über eine einfache Formel, die den täglichen Verbrauch und die Lieferzeit deiner Produkte berücksichtigt.
• Die Abgrenzung zum Sicherheitsbestand und Meldebestand ist entscheidend für ein funktionierendes Bestellwesen.
• ERP-Systeme wie Xentral überwachen Mindestbestände automatisch, lösen Bestellvorschläge aus und berücksichtigen Lagerdaten, Lieferzeiten und Schwankungen im Multi-Channel-Handel.

Was ist der Mindestbestand? Eine einfache Erklärung für dein Lager 

Der Mindestbestand, oft auch eiserne Reserve genannt, ist eine kritische Kennzahl in der Lagerverwaltung. Er definiert die Lagermenge eines Artikels, die unter normalen Umständen nicht unterschritten werden sollte. Stell ihn dir als Sicherheitspuffer vor, der dein Unternehmen vor Lieferengpässen schützt.

Dieser Puffer ist entscheidend, um auch bei unvorhergesehenen Ereignissen lieferfähig zu bleiben. Das können plötzliche Nachfragespitzen, Verzögerungen bei der Lieferzeit deines Lieferanten oder Qualitätsprobleme bei einer Lieferung sein, die eine neue Bestellung notwendig machen. Ohne einen definierten Mindestbestand riskierst du im schlimmsten Fall einen Verkaufsstopp oder sogar einen Stillstand in der eigenen Produktion.

Mindestbestand-Formel: So funktioniert die Berechnung 

Den Mindestbestand zu berechnen, ist kein Hexenwerk. Du benötigst dafür nur zwei Kennzahlen deines Unternehmens: den durchschnittlichen täglichen Verbrauch eines Artikels und dessen Wiederbeschaffungszeit, also die Lieferzeit in Tagen.

Den täglichen Verbrauch ermitteln 

Analysiere, wie viele Einheiten eines Produkts du durchschnittlich pro Tag verkaufst. Schau dir dafür einen repräsentativen Zeitraum an, zum Beispiel die letzten 90 Tage.

Maximale Lieferzeit bestimmen 

Kläre mit deinem Lieferanten, wie lange es maximal dauert, bis eine neue Bestellung bei dir im Lager eintrifft. Nutze den höchsten Lieferzeitwert aus deinen letzten Lieferantenstatistiken oder definiere bewusst einen Sicherheitsaufschlag. Statt Worst Case reicht oft ein „realistisch pessimistisches Szenario“ (z. B. 80. Perzentil aus deinen Lieferzeiten). Wenn dein Lieferant normalerweise 10 Tage braucht, aber schon mal 14 Tage gebraucht hat, rechnest du sicherheitshalber mit 12–13 Tagen.

Sicherheitsbestand bestimmen 

Der Sicherheitsbestand berücksichtigt Schwankungen bei Verbrauch oder Lieferzeit. Für eine fundierte Planung kannst du historische Daten und Streuungen einbeziehen – oder mit einem pauschalen Aufschlag (z. B. 20 %) starten.

Werte in die Formel einsetzen 

Multipliziere nun den täglichen Verbrauch mit der maximalen Lieferzeit, um deinen Mindestbestand zu berechnen.

Beispiel: So könnte eine Mindestbestand-Berechnung aussehen 

Dein Online-Shop verkauft pro Tag durchschnittlich 20 T-Shirts eines bestimmten Modells. Die maximale Lieferzeit deines Lieferanten beträgt 7 Tage. Die Berechnung sieht so aus:

20 T-Shirts/Tag × 7 Tage = 140 T-Shirts

Dein Mindestbestand für dieses T-Shirt-Modell sollte also 140 Stück betragen. Dieser Puffer stellt sicher, dass du eine Woche lang weiterverkaufen kannst, selbst wenn die Nachbestellung auf sich warten lässt.

Der Mindestbestand ist nur eine von vielen wichtigen Lagerkennzahlen. Um deine Lagerhaltung ganzheitlich zu optimieren, solltest du dich auch mit Themen wie der Lagerumschlagshäufigkeit oder den Lagerkosten beschäftigen. 

Mindestbestand vs. Meldebestand vs. Sicherheitsbestand 

Im Kontext der Lagerhaltung tauchen oft drei Begriffe auf, die leicht zu verwechseln sind: Mindestbestand, Sicherheitsbestand und Meldebestand. Eine klare Abgrenzung ist essenziell für ein funktionierendes Bestellpunktverfahren.

Der Meldebestand ist also der entscheidende Auslöser für deine operative Nachbestellung. Er sorgt dafür, dass dein Lagerbestand nie unter den kritischen Mindestbestand fällt. 

Warum ein optimaler Mindestbestand für dein Unternehmen entscheidend ist 

Die richtige Balance beim Mindestbestand zu finden, ist mehr als nur eine Rechenaufgabe – es ist ein strategischer Hebel für den Erfolg deines Unternehmens.

Vorteile eines optimalen Mindestbestands:

• Hohe Lieferfähigkeit: Du kannst deine Kund:innen auch bei Störungen in der Lieferkette zuverlässig bedienen.
• Geringere Kapitalbindung: Du vermeidest es, zu viel Geld in deinem Lager zu parken, und schützt dich vor totem Kapital. 
• Optimierte Lagerkosten: Weniger Kapitalbindung bedeutet weniger Ausgaben für Lagerfläche, Versicherung und Personal. Mit einer genauen Berechnung deiner Lagerkosten identifizierst du weiteres Optimierungspotenzial.
• Mehr Flexibilität: Du kannst auf kurzfristige Nachfrageänderungen reagieren, ohne sofort in Panik zu geraten.
• Bessere Kundenzufriedenheit: Zuverlässige Lieferungen führen zu loyalen Kund:innen und positiven Bewertungen.

Die Risiken eines falschen Mindestbestands: Von Lieferengpässen zu totem Kapital 

Genauso wie ein optimaler Wert Vorteile bringt, birgt ein falsch kalkulierter Mindestbestand erhebliche Risiken für dein Unternehmen.

• Ist der Mindestbestand zu niedrig, drohen:
• Lieferengpässe und Out-of-Stock-Situationen: Du verlierst Umsatz und verärgerst Kund:innen.
• Produktionsstillstand: Wenn wichtige Komponenten fehlen, steht die gesamte Fertigung still.
• Verlust von Marktanteilen: Deine Kund:innen wechseln zur Konkurrenz, die sofort liefern kann.
• Ist der Mindestbestand zu hoch, führt das zu:
• Hoher Kapitalbindung: Dein Geld steckt im Lager fest, anstatt in Wachstum oder Marketing zu fließen.
• Steigenden Lagerkosten: Mehr Ware bedeutet mehr Platzbedarf und höhere Kosten.
• Gefahr von Ladenhütern: Produkte können veralten, verderben oder aus der Mode kommen.

Individuelle Anpassung je Artikel 

Nicht alle Artikel sind gleich wichtig. Nutze deshalb die ABC-Analyse zur Priorisierung:

• A-Artikel: 80 % des Umsatzes – hohe Priorität, enge Kontrolle, größere Sicherheitsbestände
• B-Artikel: Standardstrategie mit monatlicher Überprüfung
• C-Artikel: Quartalsweise Kontrolle, einfache Regeln reichen

Je nach Artikel und Situation passt du dann an: Kritische Artikel, ohne die deine Produktion stillsteht, bekommen einen höheren Mindestbestand. Saisonware wird vor dem Peak hochgefahren, Auslaufartikel laufen kontrolliert aus.

Diese Faktoren beeinflussen den Mindestbestand 

• Saisonale Schwankungen: Verkaufsdaten der Vorjahre in Kombination mit aktuellen Trends zeigen, wann du den Mindestbestand anpassen solltest.
• Lieferzeiten: Bei Versorgungsengpässen oder neuen Lieferanten ändern sich Laufzeiten.
• Bestellmengen: Mindestabnahmemengen und Rabattschwellen beeinflussen, wie viel du auf einmal bestellst.
• Risiko-Strategien: In Krisenzeiten kann es sinnvoll sein, Puffer aufzubauen.

Häufige Fallen vermeiden 

• „Set it and forget it": Einmal berechnet, nie wieder angepasst – ein häufiger Fehler. Überprüfe deine Mindestbestände regelmäßig – z. B. monatlich für A-Artikel.
• Saisonale Schwankungen ignorieren: Wer Weihnachtsgeschäft mit Sommerwerten plant, riskiert Engpässe.
• Gleichbehandlung aller Artikel: Teure, kritische Produkte und günstiges Verbrauchsmaterial brauchen unterschiedliche Sicherheitsstrategien.

So automatisierst du deinen Mindestbestand mit einem ERP-System 

Die manuelle Überwachung von Mindestbeständen in Excel-Listen ist fehleranfällig, zeitaufwendig und ab einer gewissen Unternehmensgröße schlicht nicht mehr machbar. Sobald du auf mehreren Kanälen wie Shopify, Amazon und eBay verkaufst, wird es unmöglich, Lagerbestände manuell synchron zu halten. Hier kommt die Automatisierung mit einem ERP-System ins Spiel.

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