Inventur: Definition, Durchführung und praktische Tipps
Wenn die Inventur ansteht, wird es ernst. Sie schafft Klarheit über den Lagerbestand, deckt Abweichungen auf und bildet die Basis für eine präzise Buchhaltung. Wie genau eine Inventur abläuft und was du dabei beachten solltest, liest du hier.
Das Wichtigste im Überblick
Die Inventur erfasst Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens, meist zum Geschäftsjahresende. Die Ergebnisse werden im Inventar dokumentiert.
Inventurmethoden unterscheiden sich in Zeitpunkt und Vorgehen: durch Zählen, Messen oder Unterlagen-Auswertung.
ERP-Systeme erleichtern die Inventur durch zentrale Datenverwaltung, Echtzeit-Updates und Automatisierungen.
Eine Inventur ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen seine Vermögenswerte und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt erfasst und dokumentiert. Ziel der Inventur ist es, die tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen abzugleichen und Abweichungen zu erkennen. Dabei werden sämtliche physischen Bestände, wie Waren, Rohstoffe oder Betriebsmittel, aber auch finanzielle Positionen wie Forderungen und Verbindlichkeiten aufgenommen. Diese umfassende Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für das Inventar und die Bilanz des Unternehmens.
Lesetipp: Erfahre in diesem Artikel, warum du den Mindestbestand für dein Lager kennen solltest und wie du ihn berechnest.
Wer muss eine Inventur machen?
Laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen grundsätzlich alle Kaufleute und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, auch eine Inventur durchzuführen. Dies umfasst kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie große Konzerne. Auch Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit beginnen, beenden oder eine Umwandlung erfahren, sind zur Durchführung einer Inventur verpflichtet. Durch eine detaillierte Erfassung des Unternehmensvermögens und der Schulden wird eine Grundlage für den Jahresabschluss und die Steuerermittlung geschaffen.
Warum macht man eine Inventur?
Der Vergleich von Ist- und Sollbeständen erlaubt es, Lagerbestände präzise darzustellen, Schwund oder Schäden zu erkennen und Fehlbestände aufzudecken. Für den Jahresabschluss ist die Inventur besonders wichtig, da sie die Basis für eine exakte Bilanzierung und Gewinnermittlung bildet. Nur so kann der Unternehmenswert realistisch eingeschätzt und die finanzielle Lage transparent dargestellt werden. Dies ist nicht nur für das Unternehmen selbst wichtig, sondern auch für Investoren, Kreditgebende und das Finanzamt.
Unterschiedliche Arten und Verfahren der Inventur
Für eine Inventur stehen drei verschiedene Verfahren zur Wahl: die körperliche Inventur (Zählen, Messen, Wiegen), die Buchinventur (Auswertung von Unterlagen) und die Anlageninventur (Erfassung von Vermögensgegenständen). Je nach Inventurverfahren kannst du zwischen den folgenden Arten der Inventur wählen:
Permanente Inventur
Die permanente Inventur verteilt die Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr. Die Bestände werden laufend erfasst und mit Buchhaltungsdaten abgeglichen. Diese Methode ist besonders für Unternehmen mit regelmäßigen Lagerbewegungen geeignet.
Vorteile: Flexibel, vermeidet Lagerstillstand, gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast.
Nachteile: Hoher Aufwand für fortlaufende Dokumentation, mögliche Fehler bei Buchhaltungsabgleich.
Stichtags-Inventur
Bei der Stichtags-Inventur werden alle Bestände am Bilanzstichtag – dem letzten Tag des Wirtschaftsjahres – vollständig erfasst.
Vorteile: Klare Bestandsübersicht zu einem festen Datum, einfache Verbindung mit Jahresabschluss.
Nachteile: Hoher Aufwand in kurzer Zeit, Betriebsunterbrechungen möglich.
Verlegte Inventur
Bei der verlegten Inventur erfolgt die Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Die Bestände werden rechnerisch auf den Stichtag angepasst.
Vorteile: Flexiblere Terminplanung, entlastet Stoßzeiten.
Nachteile: Erfordert genaue Nachverfolgung von Zu- und Abgängen, rechenintensiv.
Stichproben-Inventur
Die Stichproben-Inventur basiert auf statistischen Verfahren, bei denen nur ein Teil der Bestände erfasst wird. Aus den Stichproben werden Hochrechnungen für den gesamten Bestand erstellt. Sie ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Vorteile: Spart Zeit und Kosten bei großen Beständen.
Nachteile: Risiko von Ungenauigkeiten, nur für standardisierte Lager geeignet.
Lesetipp: Chaos ist nicht immer schlecht. Lies hier, was es mit der chaotischen Lagerhaltung auf sich hat.
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Vorteile einer ERP-gestützten Inventur
Eine Inventur ist ganz schön viel Arbeit. Mithilfe eines ERP-Systems lässt sie sich zum Glück deutlich einfacher und zugleich präziser gestalten, wie die folgenden Vorteile zeigen:
Automatisierte Bestandsaktualisierung: Bestandsveränderungen werden laufend dokumentiert und ermöglichen eine permanente Inventur.
Echtzeitdaten: ERP-Systeme liefern jederzeit aktuelle Informationen, was eine transparente Bestandsführung und schnellen Abgleich sicherstellt.
Geringerer Zeitaufwand: Da Bestandsdaten automatisch verarbeitet werden, entfallen viele manuelle Erfassungsschritte.
Reduktion von Fehlern: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler, wie falsches Zählen oder Eingabefehler.
Optimale Lagerverwaltung: Mit ERP-Systemen können Bestände effizienter verwaltet und notwendige Nachbestellungen frühzeitig erkannt werden.
Häufig gestellte Fragen:
Die Inventur ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen seine Bestände und Schulden genau erfasst. Das Inventar ist das Ergebnis dieser Erfassung – eine Liste, die alle festgestellten Bestände und Werte übersichtlich aufzeigt.
Eine Inventur muss mindestens einmal jährlich zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden, um den Bestand korrekt zu erfassen. Alternativ sind permanente oder stichtagsbezogene Inventuren möglich, solange sie vollständige und genaue Bestandsdaten liefern.
Die körperliche Bestandsaufnahme ist die Zählung, Messung oder Wiegung aller vorhandenen Waren und Materialien im Lager. Sie dient dazu, den tatsächlichen Bestand festzustellen und Differenzen zur Buchführung aufzudecken.
Bei einer Inventur müssen nur Vermögensgegenstände und Schulden erfasst werden, die zum Unternehmen gehören. Private Gegenstände oder vorübergehend gelagerte Fremdwaren zählen nicht dazu.
Eine Inventurliste muss alle erfassten Bestände mit Menge, Bezeichnung und Wert aufführen. Zusätzlich sollten das Inventurdatum, der Lagerort und die Unterschriften der Verantwortlichen enthalten sein, um die Korrektheit zu bestätigen.
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