Inventurliste: Definition, Vorlagen und Best Practices für Unternehmen

Eine gut geführte Inventurliste ist das Fundament einer effizienten Lagerhaltung und Bestandsverwaltung. Sie sorgt für Transparenz, ermöglicht fundierte unternehmerische Entscheidungen und hilft dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Doch wie genau erstellt man eine Inventurliste, welche Methoden gibt es, und wie kann eine ERP-gestützte Lösung wie Xentral den Prozess optimieren? In diesem Beitrag erfährst du alles, was du über Inventurlisten wissen musst.

Das Wichtigste im Überblick

• Eine Inventurliste ist essenziell und gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient der Bestandskontrolle, Buchhaltung und Erfüllung rechtlicher Pflichten.

• Es gibt verschiedene Inventurmethoden. Stichtags-, permanente und Stichprobeninventur haben unterschiedliche Vor- und Nachteile je nach Betriebsgröße und Anforderungen.

• Digitale Inventurlisten bieten große Vorteile. ERP-Systeme wie Xentral ermöglichen Echtzeit-Updates, automatisierte Bestandsverwaltung und eine nahtlose Integration in Unternehmensprozesse.

• Eine effiziente Inventur erfordert Planung und Schulung. Klare Prozesse, moderne Hilfsmittel und regelmäßige Bestandskontrollen reduzieren Fehler und verbessern die Lagerverwaltung.

Was ist eine Inventurliste und wofür wird sie verwendet?

Eine Inventurliste ist eine detaillierte Aufstellung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie dient der Erfassung und Bewertung aller materiellen und immateriellen Güter und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss.

Die Inventurliste dient nicht nur der internen Bestandskontrolle, sondern erfüllt auch wichtige gesetzliche Anforderungen. Unternehmen sind gemäß § 240 HGB sowie den Vorschriften der Abgabenordnung (§ 140 AO, § 145 AO) verpflichtet, eine ordnungsgemäße Inventur durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Diese Pflicht gilt für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe.

Rechtliche Anforderungen an eine Inventurliste

• Vollständigkeit und Richtigkeit der Bestände
• Lückenlose Dokumentation der gezählten Güter
• Nachweisbare und nachvollziehbare Erfassung
• Aufbewahrungspflicht der Inventurlisten für mindestens zehn Jahre

Bestandteile einer Inventurliste

Eine Inventurliste enthält also alle wichtigen Informationen zu den erfassten Gütern. Dazu gehören:

• Artikelnummer / Bezeichnung: Eine eindeutige Identifikationsnummer und eine kurze Beschreibung des Artikels.
• Menge / Bestand: Die exakte Anzahl der vorhandenen Einheiten.
• Wert pro Einheit: Der Einzelpreis oder die Bewertung des Artikels.
• Gesamtwert: Die Gesamtbewertung eines Artikels, berechnet aus Menge x Wert pro Einheit.
• Lagerort: Der spezifische Standort im Lager, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
• Anmerkungen: Zusätzliche Informationen, beispielsweise zum Zustand der Ware.

Inventurliste erstellen – Schritt für Schritt

• Bestandsaufnahme planen: Die Vorbereitung ist entscheidend. Lege einen Stichtag fest, kläre Verantwortlichkeiten und stelle sicher, dass genügend Personal sowie Hilfsmittel wie Barcode-Scanner oder Inventursoftware zur Verfügung stehen.
• Physische Zählung durchführen: Alle vorhandenen Güter werden gezählt, gewogen oder gemessen. Achte darauf, dass doppelte Erfassungen oder Fehlinformationen vermieden werden. Ein gutes System zur Markierung bereits erfasster Artikel hilft, Fehler zu reduzieren.
• Daten erfassen und dokumentieren: Die gezählten Bestände werden in die Inventurliste eingetragen. Eine digitale Erfassung erleichtert den Abgleich mit bestehenden Systemen und reduziert Fehler.
• Abgleich mit Buchhaltung / ERP-System: Nach der Erfassung erfolgt der Abgleich mit den in der Buchhaltung oder im ERP-System gespeicherten Beständen. Abweichungen sollten analysiert und, falls erforderlich, korrigiert werden.

Inventurliste Vorlage

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Arten der Inventur – Welche Methoden gibt es?

Die Inventur ist ein wesentlicher Bestandteil des Bestandsmanagements und kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Ressourcen kann die Wahl der richtigen Inventurmethode helfen, den Aufwand zu minimieren und eine hohe Bestandsgenauigkeit zu gewährleisten. Die folgenden Methoden haben sich in der Praxis bewährt:

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur erfolgt einmal jährlich zu einem festen Termin, meist am Ende des Geschäftsjahres. Sie bietet eine detaillierte Momentaufnahme des Lagerbestands, ist jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur werden Bestände kontinuierlich über das Jahr hinweg erfasst. Das reduziert den Arbeitsaufwand am Jahresende und erlaubt eine laufende Bestandskontrolle.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur basiert auf einer repräsentativen Auswahl von Beständen, aus denen statistische Hochrechnungen gemacht werden. Diese Methode ist besonders effizient, setzt aber eine behördliche Genehmigung voraus.

Körperliche Inventur vs. Buchinventur

Die körperliche Inventur basiert auf der tatsächlichen Zählung der Bestände, während die Buchinventur Bestände anhand von Buchhaltungsdaten erfasst. Beide Methoden können sich ergänzen, um eine hohe Genauigkeit sicherzustellen.

Digitale Inventurlisten – ERP-gestützte Bestandsführung

Der Einsatz digitaler Inventurlisten bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Moderne ERP-Systeme wie Xentral erleichtern die Bestandsverwaltung durch:

• Automatische Synchronisation von Lagerbeständen: Bestände werden in Echtzeit aktualisiert.
• Echtzeit-Updates und Bestandswarnungen: Bei kritischen Beständen wirst du sofort informiert.
• Barcode-Scanner-Integration: Artikel können effizient und fehlerfrei erfasst werden.
• Nahtlose Verbindung mit Einkauf, Verkauf und Produktion: Alle Prozesse bleiben synchronisiert, wodurch Fehler und Verzögerungen vermieden werden.

Best Practices für eine effiziente Inventur

Eine effiziente Inventur erfordert vor allem eine durchdachte Planung und den richtigen Einsatz von Ressourcen. Bereits im Vorfeld solltest du klare Verantwortlichkeiten definieren und einen Zeitplan festlegen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Moderne Technologien wie Barcode-Scanner helfen dabei, Fehler zu minimieren und die Erfassung der Bestände zu beschleunigen.

Auch die Schulung deines Teams ist wichtig, denn nur, wenn alle Beteiligten genau wissen, wie die Bestände korrekt erfasst werden, kann die Inventur fehlerfrei durchgeführt werden. Regelmäßige Schulungen und klare Anweisungen sorgen für eine präzise und effiziente Bestandsaufnahme.

Außerdem sollte eine Inventur nicht nur einmal im Jahr stattfinden. Durch regelmäßige Bestandsprüfungen können Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und korrigiert werden – so kannst du leichter den Überblick behalten und Engpässe oder Überbestände vermeiden.

Und ganz wichtig: Eine digitale Lösung wie Xentral vereinfacht den gesamten Prozess erheblich. Durch die automatische Synchronisation von Lagerbeständen, Echtzeit-Updates und nahtlose Integration in verschiedene Prozesse lässt sich die Inventur mit minimalem Aufwand und zugleich höchster Präzision durchführen.

Fazit

Die Inventurliste ist ein essenzielles Werkzeug für jedes Unternehmen, das seinen Bestand effizient verwalten will. Von der Stichtags- bis zur permanenten Inventur gibt es verschiedene Methoden, die je nach Unternehmensgröße und Branche sinnvoll eingesetzt werden können. ERP-Systeme wie Xentral erleichtern den Prozess erheblich und sorgen für eine transparente, effiziente und gesetzeskonforme Bestandsführung.

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