Inventory Management System: Behalte den Überblick in deinem E-Commerce Business

Das Bestandsmanagement ist ein wichtiger Hebel in jedem Unternehmen. Eine effiziente Lagerhaltung ist wichtig, um Kosten gering zu halten und Kund:innen mit schnellen Lieferungen zufrieden zu stellen. In diesem Beitrag zeigen wir, was Bestandsmanagement ist, welche Vorteile ein Inventory Management System hat und wie du das passende findest. 

Warum ist Bestandsmanagement wichtig?

Das Bestandsmanagement laufen alle Elemente der Lieferkette zusammen. Die Bestände eines Unternehmens binden Kapital, das nicht mehr für andere Zwecke eingesetzt werden kann. Je nach Produkt müssen zudem Maßnahmen gegen Verderb, Diebstahl und Beschädigung ergriffen werden. Auf der anderen Seite ist ein ausreichender Bestand nötig, um Kund:innen rechtzeitig zu beliefern. 

Es gilt eine ausreichende Balance zwischen Lieferbereitschaft und gebundenem Kapital zu wahren. Das Bestandsmanagement ist also ein wichtiger Hebel, um verschiedene Ziele in Einklang zu bringen.

Ziele und Funktionen des Bestandsmanagements

Das allgemeine Ziel des Bestandsmanagements ist die Bestandsoptimierung im Lager, um eine optimale Ressourcenverteilung zu erreichen. Es bedarf einem Einklang zwischen möglichst niedrigen Lagerkosten und der ausreichenden Verfügbarkeit von Waren und Rohstoffen. Um diese Ziele zu vereinbaren umfasst das Bestandsmanagement drei grundlegende Funktionen. 

Was ist ein Bestandsmanagement-System?

Die Optimierung des Lagers ist ein komplexer Prozess, der heutzutage kaum mehr per Hand durchgeführt werden kann. Hinzukomm, dass die Produktion oftmals im Just-in-Time-Verfahren ablaufen und die Kundschaft im E-Commerce eine schnelle Lieferung erwartet. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und kosten wertvolle Zeit. Aufgrund dessen wird zunehmend Software für das Supply Chain Management eingesetzt. Sogenannte Inventory Management Software hilft durch Automatisierung dabei, die Prozesse zu vereinfachen. 
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Lesetipp: Der Spagat zwischen geringer Lagerkosten und Verfügbarkeit der Produkte ist schwierig. Vermeide Out-of-Stock-Situationen mit den Tipps aus unserem Beitrag!

Absolute Kontrolle: Die Vorteile eines Inventory Management Systems (IMS) 

Wagst du im E-Commerce Business gerade die ersten vorsichtigen Schritte und deponierst deine Waren noch in den eigenen vier Wänden, reichen Zettel und Papier für deine Lagerhaltung vermutlich aus.

Spätestens aber, wenn du dir einen eigenen Lagerraum mietest oder in der Folge die ersten Lagermitarbeitenden für deine erste kleine Lagerhalle einstellst, wird es Zeit, über eine Software-Unterstützung nachzudenken. 
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#1 Optimierte Warenhaltung

Ein Bestandsmanagement-System sagt dir genau, welche Waren sich in welcher Menge in deinem bzw. in welchem deiner Lager befinden, was bereits auf dem Weg zu den Endkund:innen ist und ob du in nächster Zeit mit Sendungen deiner Zulieferer rechnen kannst. So behältst du die absolute Übersicht. Du kannst rechtzeitig nachordern, bevor dir ein besonders beliebter Artikel ausgeht und vermeidest gleichzeitig, dich mit Ladenhütern einzudecken.
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#2 Perfekt gepackte Sendungen

Ein IMS verrät dir nicht nur, was du derzeit lagerst, sondern auch, wo sich jeder einzelne Artikel befindet. Das bedeutet, deine Lagermitarbeitenden sparen viel Zeit bei der Suche nach den Inhalten einer Sendung und vermeiden gleichzeitig ärgerliche Fehlgriffe bei sich ähnelnden Produkten. So sorgst du für schnellere Lieferungen und weniger Retouren. 
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Lesetipp: Keine Angst vor Retouren! In unserem Beitrag zum Thema Retourenmanagement zeigen wir dir, wie du das Retourenmanagement zur Kundenbindung nutzen kannst!  
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#3 Aussagekräftige Reportings

Ein Bestandsmanagement-System stellt deinen Lagerbestand nicht nur in Echtzeit dar, sondern kann sämtliche Informationen auch in Form von Reportings aufbereiten und ausgeben. So siehst du auch bei einem umfangreichen Produktportfolio mit einem einzigen Blick, welche Artikel etwa bereits gut laufen, wo noch ein wenig Marketing angebracht ist und was sich für dich gar nicht lohnt. Aber auch andere unternehmensrelevante Daten, wie Lieferzeiten oder die Retourenquote lassen sich so übersichtlich darstellen.
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Lesetipp: Du ärgerst dich über zu viele Retouren? In unsere Beitrag zur Retourenquote erfährst du, wie du diese effektiv senken kannst! 
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#4 Überraschungen vermeiden

Kontrolle über dein Inventar in Kombination mit der sofortigen Verfügbarkeit aller relevanter Informationen versetzen dich außerdem in die Lage, auf Unwägbarkeiten schnell und angemessen zu reagieren. Ein Artikel wird plötzlich zum Renner, weil ein:e Influencer:in ihn in die Kamera gehalten hat? Dein IMS informiert dich sofort über die steigenden Absätze.
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#5 Langfristige Planbarkeit

Weiterhin erlaubt dir ein Lagerverwaltungssystem Planungssicherheit über lange Zeiträume. Saisonale Highlights gehen dir nicht mehr aus, da du dich frühzeitig bevorraten kannst. Tage mit Absatzpeaks wie der Black Friday bereiten dir kein Kopfzerbrechen mehr, weil Shop und Lager im Einklang arbeiten.
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Lesetipp: Du stehst vor der Frage Eigen- vs. Fremdlager? Wir haben dir die Vor- und Nachteile beider Optionen zusammengefasst!
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#6 Weniger Arbeit

Alle bislang genannten Prozesse lassen sich in einem IMS natürlich automatisieren – auch das simple Einpflegen von Retouren. Du musst keine Strichlisten über deinen Lagerbestand mehr führen oder in Handarbeit Tabellen auf den neuesten Stand bringen. Jeder Wareneingang und -ausgang wird automatisch registriert, jede Bestellung an deine Zulieferer bei der Unterschreitung eines Mindestbestands von allein versandt.
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#7 Geringere Kosten

Automatisierung bedeutet von Haus aus meist schon eine deutliche Kostenersparnis: Arbeit, die sonst ganze Tage verschlingen würde, wird jetzt einfach von der Software erledigt. Allerdings ergibt sich auch an anderen Stellen viel Einsparpotenzial. Zum Beispiel, indem du dich wirklich nur noch in den Mengen bevorratest, die ideal für dich sind – überflüssige Lagerkosten ade. Oder, weil du Ladenhüter identifizierst und in umsatzstärkere Produkte investieren kannst.
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#8 Zufriedene Mitarbeitende

Kein Mensch mag es, wenn ihm seine Arbeit schwer gemacht wird – vorwiegend dann nicht, wenn eine effiziente Lösung so offensichtlich ist. Mit einem IMS müssen Lagermitarbeitende nicht mehr ewig im hintersten Regalwinkel wühlen und dein Einkäufer wird am Wochenende nicht mit panischen E-Mails bombardiert, weil das Lager leer ist. Diese Entlastung werden deine Mitarbeitenden dir danken und mit einem Lächeln und großer Einsatzfreude entlohnen.
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Lesetipp: Stücklisten bringen Ordnung in dein Unternehmen. Wir zeigen dir, welche Vorteile diese Listen bieten und wie diese in der Praxis umgesetzt werden!
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#9 Glückliche Kund:innen

Kundenzufriedenheit ist das, was im E-Commerce am Ende des Tages wirklich Umsatz bringt. Denn wer ein positives Einkaufserlebnis erfährt, kehrt wieder, hinterlässt gute Bewertungen, empfiehlt weiter und sorgt damit für gute Verkaufszahlen. Ein IMS unterstützt dich bei der schnellen Lieferung, ständigen Warenverfügbarkeit und vermeidet Probleme, bevor sie entstehen. Glückliche Kund:innen sind da schon fast selbstverständlich.
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#10 Hohe Skalierbarkeit

Das wichtigste zum Schluss: Ein gutes IMS skaliert mit deinem E-Commerce Business. Es begleitet dich zuverlässig durch die Anfänge, stellt dir bei Expansion und Wachstum neue Funktionen zur Verfügung und ist in der Lage, plötzliche Peaks zu kompensieren. Du bindest dir also keinen überflüssigen Kostenklotz ans Bein oder musst gar befürchten, dass dein System eines Tages an seine Grenzen stößt und dein ganzes Geschäft kollabiert.

Indikatoren: Woran du erkennst, dass es Zeit für eine Bestandsmanagement-Software wird

Die Vorteile eines Bestandsmanagement-Systems sind nicht von der Hand zu weisen. Vor allem, wenn du noch viele manuelle Prozesse hast, kann eine Softwareunterstützung Sinn machen. Diese Anzeichen legen nahe, dass es Zeit für eine Automatisierung ist. 

Entscheidungsfragen: Welches Bestandsmanagement-System ist das Richtige für dich?

Hast du dich in mindestens einem der oben genannten Punkte wiedererkannt, wird es definitiv Zeit für ein Upgrade. Die Frage ist jetzt nur noch, für welches System du dich entscheiden solltest. Um dir deine Auswahl zu erleichtern, möchten wir eine dringende Empfehlung aussprechen: Achte auf zahlreiche Schnittstellen!

Eine Insellösung für deine Lager ist zu Beginn sicher bereits eine große Erleichterung für dein Business. Mit zunehmendem Wachstum solltest du jedoch sicherstellen, dass deine Lagersoftware auch mit anderen System interagiert. Nur so schaffst du es, langfristiges Wachstum sicherzustellen, ohne in den Folgejahren wieder bei Null anzufangen. 

Unser Tipp: Versuche es mit einem ERP-System. Damit deckst du nicht nur wesentliche Funktionen im Bestandsmanagement ab, sondern schaffst eine Schaltzentrale für dein gesamtes Unternehmen. All deine Geschäftsprozesse können in einem System abgebildet und optimiert werden. Mit einem ERP automatisierst du Geschäftsprozesse über alle Teilbereiche deines Unternehmens hinweg – vom Einkauf über das Lager bis hin zum Vertrieb. So steht deinem Wachstum nichts mehr im Weg. 

Schluss mit Lagerchaos

Das Bestandsmanagement ist ein wichtiger Teil eines jeden Unternehmens und bildet einen wichtigen Hebel. Es gilt verschiedene Ziele optimal zu vereinbaren, um Ressourcen effektiv einzusetzen. Die Vorteile einer Software für dein Bestandsmanagement sind nicht von der Hand zu weisen. Solltest du dich mit ineffizienten Lagerprozessen auseinandersetzen, wird es vermutlich Zeit für eine Automatisierung. Worauf wartest du noch?