Zahlungserinnerung Vorlage & effektive Strategien für dein Zahlungsmanagement

Offene Rechnungen sind im Geschäftsalltag keine Seltenheit. Kunden vergessen Zahlungen, übersehen Rechnungen oder haben finanzielle Engpässe. Damit dein Unternehmen finanziell stabil bleibt, ist ein effizientes Zahlungsmanagement entscheidend.

Eine gut formulierte Zahlungserinnerung hilft dir dabei, dein Geld zeitnah zu erhalten, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

In diesem Beitrag erfährst du, wann und wie du Zahlungserinnerungen versendest und wie du den Prozess mit Automatisierung optimieren kannst.

Das Wichtigste im Überblick

• Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung an den Kunden, eine offene Rechnung zu begleichen.
• Sie sollte zeitnah nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verschickt werden.
• Eine klare, aber wertschätzende Kommunikation erhöht die Chance auf eine schnelle Zahlung.
• Die Automatisierung durch ERP-Systeme spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und garantiert einheitliche und pünktlich versendete Zahlungserinnerungen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an eine ausstehende Zahlung. Sie signalisiert dem Kunden, dass die Rechnung fällig ist, ohne sofort rechtliche Schritte anzudrohen.

Anders als eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung ein inoffizielles Schreiben und zieht weder Verzugszinsen noch rechtliche Schritte nach sich. So kannst du deine Kund:innen freundlich daran erinnern, falls sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung übersehen haben, und stößt niemanden vor den Kopf.

Rechtlich ist eine Zahlungserinnerung eigentlich nicht notwendig, da eine Rechnung bereits eine Zahlungsaufforderung enthält. Dennoch ist sie sinnvoll, um Kundenbeziehungen zu pflegen und in Verzug geratene Zahlungen ohne Druck einzufordern.

Wann sollte eine Zahlungserinnerung versendet werden?

Das Fälligkeitsdatum deiner Rechnung ist bereits verstrichen und es ist noch kein Geld vom Kunden eingelangt? Dann wird es Zeit für eine Zahlungserinnerung. Sie sollte idealerweise ein bis zwei Werktage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung erfolgen.

Im e-Commerce sind Zahlungsziele von 14 bis 30 Tagen üblich, sodass eine Erinnerung bereits wenige Tage nach Ablauf dieser Frist sinnvoll ist. In anderen Branchen, wie dem B2B-Sektor, können aber deutlich längere Zahlungsziele von 60, 90 oder sogar noch mehr Tagen vorkommen, was natürlich ein angepasstes Mahnwesen erfordert.

Es ist wichtig, den individuellen Zahlungsrhythmus der Branche zu berücksichtigen und die Erinnerung zeitnah zu senden, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren und die Liquidität deines Unternehmens zu sichern.

Wie schreibt man eine effektive Zahlungserinnerung?

Die Art und Weise, wie eine Zahlungserinnerung formuliert wird, hat großen Einfluss darauf, wie der Kunde darauf reagiert. Eine freundliche, aber bestimmte Ansprache ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kommunikation. Darüber hinaus sollte der Text alle relevanten Informationen enthalten.

• Kundendaten und Rechnungsnummer: Damit der Kunde die Rechnung eindeutig zuordnen kann.
• Fälliges Datum und Betrag: Klare Angabe der offenen Summe und des Zahlungsziels.
• Freundliche, aber bestimmte Sprache: Weder zu fordernd noch zu nachlässig formulieren.

Bei der Ansprache säumiger Kunden ist es besonders wichtig, stets höflich zu bleiben, da viele Zahlungen nicht absichtlich verzögert werden. Sollte der Kunde Schwierigkeiten haben, empfiehlt es sich, ihm Lösungen wie Ratenzahlungen oder eine Fristverlängerung anzubieten.

Am besten wählst du eine direkte, aber keine drohende Formulierung, da zu viel Druck kontraproduktiv sein und den Kunden verärgern könnte. Hier kommen zwei Vorlagen für eine eher sachlich gehaltene und eine etwas freundlich formulierte Zahlungserinnerung.

Vorlage für eine neutrale Zahlungserinnerung:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Name],

wir möchten Sie freundlich darauf hinweisen, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] in Höhe von [Betrag] noch nicht beglichen wurde. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Fälligkeitsdatum].

Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name / Unternehmen]

Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung:

Betreff: Erinnerung an Ihre Rechnung [Rechnungsnummer]

Liebe/r [Name],

wir hoffen, es geht Ihnen gut. Beim Abgleich unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] noch offen ist. Das kann natürlich leicht passieren! Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, ignorieren Sie diese Nachricht einfach.

Falls nicht, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie den Betrag in den nächsten Tagen überweisen könnten.

Viele Grüße und danke für Ihre Mühe,

[Dein Name / Unternehmen] 

Automatisierung des Mahnwesens im e-Commerce

Es kann eine echte Herausforderung sein, den Überblick über alle Rechnungen, Zahlungseingänge und Fristen zu behalten. Eine Automatisierung des Mahnwesens durch ERP-Systeme erleichtert das Forderungsmanagement erheblich – ganz besonders im e-Commerce.

Durch die Integration von Zahlungs- und Kundendaten lassen sich Zahlungserinnerungen automatisch versenden, ohne manuellen Aufwand deinerseits. Dadurch kannst du Verzögerungen reduzieren und die Liquidität deines Unternehmens verbessern.

Vorteile der Automatisierung auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Zahlungserinnerungen werden automatisch und pünktlich verschickt.
• Fehlerreduktion: Manuelle Eingabefehler werden minimiert, wodurch Mahnungen stets korrekt und einheitlich sind.
• Effizienzsteigerung: Kundenhistorien und Zahlungsstatus sind jederzeit abrufbar.
• Flexibilität: Individuelle Mahnprozesse können je nach Kunde oder Branche angepasst werden.

Eskalation: Von der Zahlungserinnerung zur Mahnung

Wenn eine Zahlungserinnerung erfolglos bleibt, stellt sich die Frage, wann eine Mahnung erfolgen sollte. In der Regel gibt es mehrere Stufen: Die erste Zahlungserinnerung ist höflich und dient lediglich als Hinweis. Bleibt eine Reaktion aus, folgt nach etwa einer Woche eine zweite Erinnerung, die etwas verbindlicher formuliert ist.

Sollte daraufhin immer noch keine Zahlung eingehen, wird die dritte Erinnerung in der Regel als Mahnung bezeichnet. Sie enthält oft eine klare Frist sowie den Hinweis auf mögliche Konsequenzen. Wenn auf eine Mahnung keine Reaktion erfolgt, kannst du Verzugszinsen berechnen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Fazit

Ein effizientes Mahnwesen ist sehr wichtig, um die Liquidität deines Unternehmens zu sichern und Zahlungsverzüge zu minimieren. Eine gut formulierte Zahlungserinnerung hilft, offene Rechnungen zeitnah zu begleichen, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Besonders im e-Commerce können Automatisierungen anhand von ERP-Systemen diesen Prozess erheblich erleichtern, indem Zahlungserinnerungen automatisch und fehlerfrei versendet werden.

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