Vorlage für Mahnung: So geht’s effizient

Im geschäftlichen Umfeld kommt es immer wieder vor, dass eine Rechnung gestellt ist, aber die Bezahlung auf sich warten lässt. Um dein Geld dennoch zu erhalten, ist ein funktionierendes Mahnwesen im Unternehmen entscheidend. Wir zeigen dir, welche Schritte notwendig sind und wie eine professionelle Mahnung aussieht. Mit unseren Vorlagen für Mahnungen und den Tipps zur Automatisierung deines Mahnwesens sparst du wertvolle Zeit.

Das Wichtigste im Überblick:

• Das Mahnverfahren besteht in der Regel aus drei Stufen – Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und dritte Mahnung.

• Nach der dritten Mahnung hast du die Möglichkeit, weitere rechtliche Schritte (z. B. ein gerichtliches Mahnverfahren) einzuleiten.

• Ein ERP-System hilft dir dabei, den Überblick über offene Posten zu behalten, automatisch Zahlungsziele zu berechnen und Mahnungen bei Zahlungsverzug automatisiert zu versenden.

Was versteht man unter einer Mahnung?

Eine Mahnung ist eine Aufforderung zur Begleichung einer offenen Rechnung. Im Geschäftsverkehr kommt es immer wieder vor, dass Kund:innen in Zahlungsverzug geraten. In diesem Fall kannst du auf das Mahnwesen zurückgreifen. Mit dem Mahnwesen verfolgst du Zahlungseingänge und stellst die Liquidität deines Unternehmens sicher. In der Regel wird ein dreistufiger Prozess durchgeführt, um den Zahlungseingang sicherzustellen.

Der Ablauf einer Mahnung

Kommt ein/eine Schuldner:in in Zahlungsverzug, gibt es keine konkrete gesetzliche Vorgabe zum Ablauf des Mahnverfahrens. Bis zu drei Mahnungen haben sich jedoch als kaufmännische Gepflogenheit in der Praxis etabliert.

Erste Mahnung – Zahlungserinnerung

Es kann immer vorkommen, dass Kund:innen die Bezahlung einer Rechnung einfach vergessen oder die Rechnung nicht angekommen oder gar verloren gegangen ist. In diesem Fall liegt keine Zahlungsunfähigkeit vor. Im ersten Schritt ist es daher wichtig, eine freundliche Erinnerung an die Begleichung der offenen Rechnung zu formulieren. Du bist in der Regel an einer guten Geschäftsbeziehung interessiert und willst nicht gleich mit rechtlichen Konsequenzen drohen.

Es ist daher üblich, die erste Mahnung als Zahlungserinnerung zu bezeichnen. Diese wird freundlicher und weniger dringlich formuliert. Eine Zahlungserinnerung bezieht sich zwar auch auf eine offene Rechnung und setzt den/die Schuldner:in über den Zahlungsverzug in Kenntnis. Jedoch wird meist ein sehr vages Zahlungsziel gesetzt. Es bietet sich an, eine Kopie der betreffenden Rechnung beizulegen. Ein möglicher Hinweis auf rechtliche Konsequenzen wird bei einer Zahlungserinnerung nicht genannt.

Vorlage einer Zahlungserinnerung

Mit unserer Vorlage zur Zahlungserinnerung sparst du dir wertvolle Zeit.

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Zweite Mahnung

Reagiert der/die Kund:in nach der Zahlungserinnerung immer noch nicht, solltest du eine zweite Mahnung verfassen. Diese weist freundlich, aber deutlich bestimmter auf den Zahlungsverzug trotz erster Mahnung hin. Eine Bezeichnung des Schreibens als "2. Mahnung" ist üblich. In diesem Schreiben solltest du mit Nachdruck auf die Zahlung der offenen Rechnung innerhalb eines konkreten Zahlungsziels bestehen. Du kannst bei der Formulierung der zweiten Mahnung auf künftige durch die Mahnung entstehenden Kosten und weitere Konsequenzen bei Nichtbegleichung der Forderung hinweisen.

Um eine Eskalation zu vermeiden, kannst du auf die Klärung der gegebenen Umstände hinwirken. Versuche herauszufinden, warum keine Zahlung geleistet wird. Du solltest den/die Schuldner:in auffordern, bei Schwierigkeiten mit dir in Kontakt zu treten und gegebenenfalls alternative Lösungen wie zum Beispiel Ratenzahlung oder einen weiteren Aufschub zu besprechen.

Vorlage der zweiten Mahnung

Mit unserer Vorlage für die zweite Mahnung weist du freundlich, aber bestimmt auf den Zahlungsverzug hin.

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Dritte und letzte Mahnung

Wurde auf deine zweite Mahnung nicht reagiert, forderst du ein letztes Mal zur Zahlung auf. Die dritte Mahnung ist die letzte Möglichkeit für den/die Schuldner:in, den offenen Betrag ohne weitere rechtliche Konsequenzen zu begleichen.

In diesem Schreiben forderst du mit allem Nachdruck den Zahlungseingang innerhalb einer erneuten Zahlungsfrist ein und darfst mit weiteren Schritten drohen. Hierzu zählen beispielsweise die Einbeziehung eines Inkassobüros, das Hinzuziehen von Anwält:innen oder die Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Die dadurch anfallenden Kosten können dem/der Schuldner:in in Rechnung gestellt werden. Zusätzlich darfst du anfallende Mahngebühren und Verzugszinsen durch das Mahnverfahren in Rechnung stellen. Verschicke die dritte Mahnung per Einschreiben, damit die korrekte Zustellung sichergestellt ist.

Vorlage der dritten Mahnung

Mit unserer kostenlosen Vorlage für die dritte Mahnung setzt du freundlich, aber bestimmt den Zahlungseingang durch.

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Wichtige Bestandteile einer professionellen Mahnung

Eine Mahnung bedarf keiner konkreten Form. Sie kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Die Erstellung eines Mahnschreibens empfiehlt sich dennoch, um bei eventuellen Streitigkeiten einen Beweis in der Hand zu haben.

Mahnung enthält: Pflichtangaben

• Name und Anschrift Schuldner:in

• Name und Anschrift Gläubiger:in

• Datum der Mahnung

• Rechnungsnummer der angemahnten Rechnung

• Rechnungsdatum der angemahnten Rechnung

• Offener Rechnungsbetrag

• Fälligkeitsdatum der angemahnten Rechnung

• Aufforderung zur Zahlung

• Neue Zahlungsfrist mit eindeutiger Angabe des Datums

Der Ton der Mahnung: Klar und professionell

Mahnungen sind ein heikles Thema, da sie die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen nachhaltig beeinflussen können. Es gilt: Der Ton macht die Musik.

• Bleibe höflich, aber bestimmt

• Nimm Bezug auf deine vorhergehenden Schreiben

• Setze klare Fristen

• Zeige Konsequenzen auf

• Biete einen Gesprächskanal an

Rechtliche Schritte nach einer Mahnung

Mit einer Mahnung geraten Schuldner:innen in Verzug und werden darüber informiert. Damit stehen Gläubiger:innen gem. § 286 BGB weitere rechtliche Schritte zur Verfügung, um den Zahlungseingang sicherzustellen.

Wenn nach der dritten Mahnung die Forderung immer noch nicht bezahlt wurde, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben. Dazu wird beim zuständigen Mahngericht im jeweiligen Bundesland ein Mahnantrag gestellt. Die Richter:innen können einen sogenannten Mahnbescheid erlassen. Die Kosten dafür orientieren sich in der Regel am geltend gemachten Anspruch.

Der/die Beklagte wird zur Zahlung des geforderten Betrags inklusive Zinsen aufgefordert. Innerhalb von zwei Wochen kann gegenüber diesem Bescheid Einspruch eingelegt werden, andernfalls ist der Mahnbescheid rechtskräftig. Wird auf den Mahnbescheid ebenfalls nicht reagiert, kann anschließend ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden.

Vorteile der Automatisierung des Mahnprozesses mit einem ERP-System

Die Automatisierung deiner Buchhaltung und des Mahnprozesses führt zu wertvoller Zeitersparnis und einer besseren Übersicht über offene Posten. Ein ERP-System wie Xentral sorgt dafür, dass du den Status deiner offenen Rechnungen in einem übersichtlichen Dashboard jederzeit einsehen kannst. Deine Mitarbeitenden müssen Zahlungsfristen nicht händisch prüfen oder neu berechnen. Versäumt ein:e Kund:in ein Zahlungsziel, werden automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus dem System versendet.

Für eine optimale Ressourcennutzung sorgen Mahnungsvorlagen, die je nach Kund:in und Mahnstufe angepasst werden können. So stellst du sicher, dass du jederzeit den richtigen Ton triffst und ein professionelles Bild abgibst. Die Nutzung eines ERP-Systems sorgt außerdem dafür, dass dein Mahnwesen kein isolierter Prozess, sondern mit anderen Prozessen wie beispielsweise der Fakturierung und Debitorenbuchhaltung verknüpft ist. Dies automatisiert deine Buchhaltung und sorgt für nahtlose Prozesse.

Fazit: Effektives Mahnwesen für bessere Liquidität und Kundenbeziehungen

Ein funktionierendes Mahnwesen ist im Geschäftsverkehr äußerst wichtig, um offene Forderungen einzutreiben und die Beziehungen zu deinen Kund:innen positiv zu gestalten. Mahnschreiben sollten im Allgemeinen bestimmt und nachdrücklich, aber dennoch freundlich formuliert werden. Es eignet sich ein dreistufiger Mahnprozess, wobei viele offene Rechnungen bereits nach der ersten Zahlungserinnerung beglichen werden. Damit du bei den vielen Geschäftsbeziehungen und offenen Posten nicht den Überblick verlierst, eignet sich die Nutzung eines ERP-Systems zur Automatisierung deines Mahnwesens. Durch Muster und Vorlagen reduzierst du zudem zusätzlich operativen Aufwand und kannst dich wichtigeren Dingen widmen: deinen Kund:innen.