ERP-Workflows für B2B & e-Commerce

Öffne einfach die Flows-App in Xentral. Dort findest du aktive Workflows, Protokolle und den Editor (falls aktiviert). Schritt-für-Schritt-Anleitungen gibt’s im Help Center.

Alles, was einer klaren Wenn-Dann-Logik folgt und über die Xentral API steuerbar ist. Von Follow-up-E-Mails, Aufgabenerstellung und Bestandswarnungen über automatische Statusänderungen und Ausbuchungen bis zur Übermittlung deines Lagerbestands an Systeme wie Shopify. Wenn ein Prozess regelbasiert läuft, kannst du ihn in Flows abbilden.

Nein. Der Workflow-Editor ist für Anwender:innen im Arbeitsalltag gemacht. Du baust Automatisierungen per Drag-and-Drop direkt in der Xentral-Oberfläche. Ohne Code, ohne IT-Ticket.

Der Unterpunkt "Flows" befindet sich im Xentral-Hauptmenü unter "Automation". Für die Freischaltung des Flow-Editors ist das Paket Premium Success nötig.

Die Bibliothek enthält über 70 fertige Workflows, die du per Klick aktivierst. Über „Flow hinzufügen" übernimmst du so eine Vorlage.

Über „Flow erstellen" startest du einen leeren Workflow und baust ihn im Editor komplett selbst.

Bibliotheks-Workflows lassen sich zusätzlich als Vorlage nehmen und im Editor an deine Prozesse anpassen.

Du findest die Flows-App im Xentral-Hauptmenü unter „Automatisierungen". Dort siehst du alle aktiven Workflows, Protokolle und den Editor. Bearbeiten können zunächst nur User mit Admin-Rechten. Solltest du den Editor nicht sehen, wende dich an deinen Customer Success Manager oder erstelle ein Support-Ticket. Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest du im Help Center und im Xentral Connect Handbuch unter connect.xentral.com.

Die Nutzung des Moduls ist in allen Plänen kostenfrei. Abgerechnet wird zukünftig rein nutzungsbasiert anhand der Job Executions. Jedes Servicepackage bringt ein monatliches Inklusivvolumen mit. Je größer das Paket, desto größer das Volumen. Bleibst du innerhalb davon, entstehen keine Zusatzkosten. Bei Überschreitung fällt eine geringe Overage-Fee pro 1.000 Job Executions an. Die genauen Preise findest du in den aktuellen AGB.

Bis September 2026 ist die Nutzung vollständig kostenfrei, auch über das Inklusivvolumen hinaus. Nutze diese Zeit, um zu prüfen, wie viele Job Executions deine Automatisierungen tatsächlich erzeugen. Rechtzeitig vor Abrechnungsstart bekommst du ein Dashboard, das dir Nutzung und Stand des Inklusivvolumens transparent zeigt.

Eine Job Execution ist die einmalige Ausführung eines kompletten Workflows. Einzelne Nodes oder Komponenten innerhalb eines Flows zählen wir nicht separat. Das unterscheidet uns bewusst von Tools wie n8n oder Make.com, die teilweise auf Komponentenebene abrechnen.

Ja. Du kannst einzelne Elemente oder ganze Flowgruppen deaktivieren und den Workflow zunächst nur mitlaufen lassen und loggen, ohne dass echte Aktionen ausgelöst werden. Zusätzlich kannst du jedes Element einzeln über „Testen" prüfen, auch mit gemockten Werten. Wer eine komplett isolierte Umgebung möchte, nutzt die Xentral Staging-Instanz. Flows hängen immer an der jeweiligen Instanz, Staging-Flows wirken sich nicht auf Produktivdaten aus.

Im Flow-Editor stehen der Xentral API-Konnektor sowie die Standard-Datenstrukturen und -Operatoren zur Verfügung. Externe API-Konnektoren, REST-Konnektoren, Webhook-Trigger und Zuordnungstabellen sind hier bewusst nicht freigeschaltet, um die Komplexität im Editor niedrig zu halten.

Für externe Anbindungen, eigene Webhooks, komplexe verschachtelte Flows oder Datenmappings brauchst du vollen Zugriff auf das Xentral Connect Backend. Diesen Zugang haben unsere zertifizierten Partner sowie Kund:innen mit dem Scale-Paket. Für Logistikanbindungen gibt es zusätzlich den Carrier Integration Service.

Momentan sind alle Flows von uns zur Verfügung gestellt und somit kostenlos. Es wird in Zukunft aber auch von externen Entwicklern gebaute Flows geben, die kostenpflichtig sind.

Flows sind für deterministische, regelbasierte Prozesse gemacht. Klassische Wenn-Dann-Logiken. Sie sind zuverlässig, schnell und günstig in der Ausführung. KI-Agenten übernehmen Aufgaben, bei denen menschliche Interpretation nötig ist, etwa das Verstehen einer eingehenden E-Mail oder das Zuordnen unstrukturierter Informationen. Beides ergänzt sich. Alles, was du regelbasiert lösen kannst, gehört in Flows. Alles, wo Kontextverständnis nötig ist, übernimmt ein KI-Agent.

👉 Mehr dazu findest du in unserem Artikel über den Flow-Editor

Mit der Nutzung von Xentral Flows erkennst du folgende Bedingungen an:

• Eigenverantwortung für individuelle Prozesse: Alle mit Xentral Flows erstellten oder aus der Bibliothek übernommenen Workflows stellen kundenspezifische Anpassungen außerhalb des Xentral Standard-Leistungsumfangs dar und liegen in deiner Verantwortung.
• Partner-Implementierungen: Wenn ein Flow von einem zertifizierten Xentral-Partner erstellt oder verändert wurde, trägt der Partner die Verantwortung.
• Support & Consulting: Individuelle Flows werden nicht über den regulären Xentral-Support betreut. Unterstützung bei Erstellung, Anpassung oder Fehlerbehebung gibt es als kostenpflichtiges Consulting über das Xentral Solution Engineering Team.
• Haftung & Systemauswirkungen: Xentral übernimmt keine Verantwortung für die Funktionsweise individueller Flows oder deren Auswirkungen auf das Gesamtsystem, insbesondere bei Performance-Einbußen durch ressourcenintensive Prozesse.
• API-Nutzung: Viele Flows setzen die Xentral API voraus. Eine überdurchschnittlich intensive API-Nutzung kann zukünftig zusätzliche Kosten verursachen.
• Sicherung der Systemstabilität: Xentral behält sich das Recht vor, Flows, die die Stabilität des Gesamtsystems gefährden, auch ohne vorherige Ankündigung zu deaktivieren.

Hier ist der Link zum Help Center Eintrag zum Thema Xentral Flows. Wir werden diesen immer aktualisieren, sobald neue Features veröffentlicht werden: help.xentral.com 

Zertifizierte Xentral-Anwender:innen und Partner können eine erweiterte Version des Editors nutzen – mit mehr Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten.

Ja, das geht – und zwar ganz automatisch.

Ja! Unsere API, über die Xentral Flows mit deiner Xentral Instanz kommunizieren, ist versioniert, damit deine Flows stabil laufen.

Ja, auch Custom Fields lassen sich in Flows einbinden.

Momentan sind alle Flows von uns zur Verfügung gestellt und somit kostenlos. Es wird in Zukunft aber auch von externen Entwicklern gebaute Flows geben, die kostenpflichtig sind.

Die von Xentral vordefinierten Workflows stehen allen Kund:innen uneingeschränkt zur Verfügung und können ohne Hilfe von Partnern aktiviert werden. Individuelle Flows hängen vom Zugang zum Workflow Editor ab. Dieser wird Kund:innen ab dem Premium (Success) S Paket zur Verfügung stehen. Nach entsprechender Zertifizierung, können Kund:innen den Workflow Editor auch ohne Partner nutzen.

Klar! Alles, was die Xentral API kann, kannst du auch in Flows abbilden.